案例分析商场供销存信息管理系统

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1、商场供销存管理信息系统一 调查资料分析通过可行性分析，某企业决定开发电器产品供销存管理信息系统后，经过详细调查，收集各种单据、帐页和报表等，得到以下有关情况：目前，这个商店经营的商品是五种品牌的家用电器，每种品牌的家用电器又有十几种。商品购人入库管理的过程是，当购入商品到货后，负责采购的工作人员首先填写入库单，然后与仓库管理员一起对购入的商品进行检验，一是检查商品的质量及外表是否合格。二是核对这些待入库的商品实物数量是否与入库单上的数据相符。三是确定这些商品是否为首次购入的新商品，若是，则在库存帐台中建立此商品的新帐页，同时还要在该商品的新帐页中填写该商品的商品号，商品名称，购入单价和销售单价

2、。四是共同核对如：帐单上的商品代码是否正确无误。经过全面检验，合格的商品要入库归位，同时还要根据入库单上的数据登记商品购入流水帐。认定为不合格的商品连同不合格的购入入库单交由采购人员处理。商品销售出库管理的过程是，每当发生一笔销售业务，销售人员就填写相应商品的出库单，仓库保管员剧此付货，同时登记商品销售流水帐。按照管理规章制度的要求，每天下班之前，统计分析人员还要根据商品购入流水帐和商品销售流水帐，按商品编号分别累计汇总出各种商品单日累计购入入库量，累计销售出库量和实际库存结余量等数据，并把这些累计汇总后的数据正确填入库存台帐中。够入入库单及商品购入流水帐帐页格式如表1和表2所示。商品销售出库

3、单及商品销售流水帐帐页格式 如表3和表4所示。商品库存台帐帐页格式如表5所示。商品进销存月报表的主要栏项及各栏项之间的关系如表6所示。表1 商品购入入库单格式日期入库单编号商品号商品名称 购入单价（元）购入数量（件）备注 表2 商品购入流水帐帐页格式商品代码： 商品名称： 购入单价：日期入库单编号购入数量累计够入量备注表3 商品销售出库单格式日期出库单编号商品号商品名称销售单价（元）销售数量（件）备注表4 商品销售流水帐帐页格式商品代码： 商品名称： 销售单价：日期出库单编号销售数量备注表5 商品库存台帐帐页格式商品代码： 购入单价： 销售单价：商品名称：日期累计够入数量（本日）累计销售数量（

4、本日）库存数量 表6 年月商品进销存月报表 商品号 商品名称 购入单价本期累计购入数量本期累计购入金额 销售单价本期累计售出数量本期累计售金额出 本期盈利额 库存结余量 库存资金额 备注（1）（2）（3）（4）（5）=（3）（4）（6）（7）（8）=（6）（7）（9）=（8）（5）（10）（11）=（3）（10）（12）另外，在实际管理活动中，各种各样的查询请求随时都可能发生，下面列出几项：（1） 根据商品号查询当前实际库存数量。（2） 根据购入入库单编号或销售出库单编号，查询某一笔购入入库或销售出库情况。（3） 根据商品号，查询某一时期内该商品的进销存情况。 该商品库存管理的组织机构设置如图

5、1所示。经营副经理仓 库统计分析组出入库管理员图1 组织机构设置图管理人员的分工如下：库长（1人）全面负责商品库的行政与各项业务管理工作。出入库管理组（5人）负责商品的购入入库检验，商品的出入库管理，登记商品购入流水帐和商品销售流水帐。统计分析组（1人）每天根据出入库管理组的商品购入流水帐和商品销售流水帐，统计汇总出各种商品当日出入库累计数字，然后分别记入库存台帐。另外，负责生成商品进销存月报表，并经仓库负责人签字后呈上级主管部门。有时还要满足来自各方面的各种查询请求。商品库存管理 管理职能见图2所示。统计分析出入库管理库存台帐管理出库管理统计分析查询入库管理生成月报表图2 管理职能二 业务流

6、程分析现行商品库存管理系统的业务流程图，如图3所示。销售员采购员不合格入库单出库单入库单保管员检验员销售流水帐合格入库单统计员保管员购入流水帐库存台帐统计员月报表直方圆主管部门 图3 业务流程图三 数据流程分析现行系统的数据流程图如图4所示。P1登记购入流水帐 1 4 F1 F4D1购入流水帐P3记库存台帐 6P2登记销售流水帐 7 8 D3 库存台帐 2 5 F2 P4制作报表 D2销售流水帐 3 F3 图4 数据流程图现对图4中的数据流说明如下：“1，4”：合格的商品购入入库单。“2，5”：正确的商品销售出入单。“3”：商品进销存月报表。“6，7，8”：当日发生的各笔出入库数据及其累计汇总

7、数字。“9”：从库存台帐中提取的数据。四 数据字典1. 数据项的定义数据项编号：01数据项名称：库存量别 名：实际库存余量简 述：某些商品的库存数量类 型：数值型长 度：4位整数取 值 范 围：099992数据流的定义数据流名称：商品购入入库单编 号：F1简 述：采购人员填写的商品购入入库凭单数据流来源：采购人员数据流去向：登记商品购入流水帐处理功能数据流组成：日期+入库单编号+商品号 +购入数量流 通 量：25份/每天高峰流通量：40份/每天上午8：3010：303数据存储的定义数据存储名称：库存台帐数据存储编号：D3简 述：记录数据的编号，名称，单价，与库存数量等信息关 键 字：商品号相

8、关 的 处 理：P3，P44处理逻辑的定义处 理 名：登记商品购入流水帐编 号：P1输 入：数据流F1输 出：数据流F4描 述：当一张商品购入入库单的数据检验合格，并且商品事物入库归位后，立刻将这张入库单上的数据登入商品购入流水帐中。激发条件：商品入库发生五 现行系统评价通过对现行系统的全面调查与分析，本系统数据流向是合理的，能够满足实际管理工作的需要，因此勿需对本系统做大的改进。六 新系统逻辑模型的提出根据当前的分析与评价结果，提出新系统逻辑模型如图5所示。最初及新商品库存数据商品出库单商品入库单数据编辑数据编辑数据编辑库存台帐文件销售流水帐文件购入流水帐文件查询统计分析更新维护制作月报表备

9、份清除月报表直方图 图5 新系统逻辑模型七 系统边界（1） 输入边界商品购入入库单，销售出库单和查询条件。（2） 输出边界月报表、查询与统计分析结果。八 系统目标设计（1）完全取消手工记帐方式。新系统应该具有方便的数据输入性能，良好的人机界面，尽量减少汉字及重复输入。（2）灵活快捷的查询性能，能快速实现对各种商品的单项输入，售出及库存数据的查询。还能实现对某一种商品或者全部商品在某一时间内的统计查询。（3）把目前几本上是“静态”商品库存管理变为“动态”管理，以便随时提供商品库存动态信息，从而达到加速资金周转，减少库存资金占用的目的。（4）系统应具有一定的操作合法权检验功能。九 新系统功能机构设

10、计综合考虑新系统的逻辑模型（见图5）和设计的新系统目标要求。绘制的新系统功能结构入图6所示。商品库存管理推出系统数据录入数据修改数据删除数据查询报表输出更新维护统计分析备份清除 图6 系统功能结构图对图6中的几项功能说明如下：1 数据录入（1）商品库存文件的数据录入。一是在系统初次建成待投入实际正式运行之前，把整理好的商品库存数据装入到商品库存文件中，包括商品代码、商品名称、购入单价、销售单价和库存数量。二是在系统正常运行过程中，若首次购入新的商品时（在此之前，有关这些商品的信息在库存台帐文件中不存在），则录入这些商品的商品代码、商品名称、购入单价、售出单价，而库存数量录入零值，其实际值在购入

11、流水帐文件中录入。（2）商品购入文件的数据录入。根据购入入库单录入如下数据：入库单编号、日期、商品代码和购入数量。并且将“标记位”自动处理为数值“0”，以表示尚未用此购入数量更新维护过库存台帐文件中的库存数量。（3）商品销售文件的数据录入。耕具商品销售出库单，录入出库单编号、日期、商品代码和销售数量。“标记位”的处理同上文。2 数据修改（1）商品库存文件的数据修改。根据给定的商品代码修改商品库存文件中相应记录的其他数据。（2）商品购入文件的数据修改。一是根据给定的商品购入入库单编号，主要修改相应记录中的购入数量及购入单价。需要注意的是，当“标记位”为“1” 时，还需要同步地修改商品库存文件中的

12、同一种商品代码的商品库存数量。二是针对某个入库单编号进行各种修改。同样地，若原入库单记录的“标记位”为“1”时，那么也同样在商品库文件中相应修改商品库存数量。（3）商品销售文件的数据修改。其操作方式与商品购入文件的数据修改方法基本相同，只是此种修改操作的依据是给定的商品销售出库单编号，或者是给定的商品销售日期和商品代码。3 数据删除 数据删除同数据修改基本上是一样的，只不过这里是将删除的记录从相应的数据库文件中删除掉。当然，有两点需要注意，一是库存台帐文件中的记录不要轻易删除，否则会引起不必要的麻烦。二是要注意商品购入文件和商品销售文件记录中的“标记位”为“1”的情况，在这种情况下，两个文件中

13、记录删除的同时，也需要涉及到商品库存文件相应记录中商品库存数量的改动。4 数据查询 为了实现方便灵活的快速查询的功能，本系统的数据查询功能包括的查询条目比较多详细情况见程序清单中的相关内容。5 更新维护 更新维护是指用商品购入文件和商品销售文件中“标记位”为“0”的那些记录（用其购入数量、销售数量）去更新商品库存文件中相同商品代码的库存数量。然后将其“标记位”置为数值“1”，表明已经用该记录更新过商品库存文件。6 更新维护 统计分析是指根据给定的商品代码，绘制出该商品在本年度各月份销售量的直方图。7 备份清除 是指对给定日期之前的商品购入记录和销售记录进行转储，然后再将它们从相应数据库文件中删

14、除掉。需要注意的两点。一是在这些备份清除的记录中，字段“标记位”的值必须保证为数值“1”，也就是说，执行此项操作之前应该先执行维护更新操作。二是一旦执行了此项操作，那么，这些被备份和被清除了的记录将从购入流水帐文件和销售流水帐文件中消失，它们将不可能再参与查询与统计等操作。十 新系统计算机信息系统流程设计 在系统分析阶段已经提出了新系统的逻辑模型，如图5所示。现在对其做一点改进，那就是，为了便于输出打印库存月报表，可以先根据库存台帐文件、商品购入流水帐文件和商品销售流水帐文件生成一个临时报表库文件，然后再根据这个临时报表库文件进行打印输出，一旦输出打印结束，便将这个临时报表库文件清空。因此，计

15、算机化的信息系统流程图设计成图7所示的形式。最初及新商品库存数据商品出库单商品入库单数据编辑数据编辑数据编辑库存台帐文件销售流水帐文件购入流水帐文件查询统计分析更新维护制作月报表备份清除报表临时库文件月报表直方图 图7信息系统流程图十一 代码设计1商品代码设计考虑到本商场之经营五种品牌的家用电器，而每种品牌的家用电器有十几种。因此，将商品（家用电器）代码设计成由三位整数组成的层次码，设计方案如图8所示。 顺序号 汽车型号代码 图8 商品代码设计方案2商品购入单或商品销售编号方案设计考虑到每天出入库业务均为几十笔，故采用的编码方案入图9所示。 顺序号 日 月 年 图9购入单或销售单编码方案十二

16、输出设计 本系统的输出报表是商品进销存月表，其打印输出格式设计成表6所示的基本形式。十三 存储文件结构设计由于本系统的应用程序全部用FoxPro6.0编写，因此，存储文件的结构设计就是指DBF文件的结构设计。本系统中建立的四个基础数据库（DBF）文件结构如表7表10所示。打印报表时建立的临时报表库（BBDBF）结构如表11所示。为了便于阅读理解，库文件中的字段名均用汉字命名。表7 商品库文件（KCDBF）结构字段字段名类型宽度小数位1商品代码字符型 32商品名称字符型 203购入单价数值型 8 24售出单价数值型 8 25库存量数值型 5表8 商品购入流水帐文件（GRDBF）结构字段字段名类型

17、宽度小数位1购入单编号字符型82日期日期型83商品代码字符型34购入单价数值型825购入数量数值型36标记位数值型17备注字符型20表9 商品销售流水帐文件（XSDBF）结构字段字段名类型宽度小数位1销售单编号字符型82日期日期型83商品代码字符型34售出单价数值型825销售数量数值型36标记位数值型17备注字符型20表10 商品代码文件（DMDBF）结构字段字段名类型宽度小数位1商品代码字符型32商品名称字符型20表11 库存报表临时库（BBDBF）结构字段字段名类型宽度小数位1商品代码字符型32商品名称字符型203购入单价数值型824累计购入量数值型85累计购入额数值型1026售出单价数值

18、型827累计销售量数值型88累计销售额数值型1029累计盈利额数值型10210库存结余量数值型811库存资金额数值型102十四 输出设计本系统中的商品出入库数据录入单沿用现行系统的商品购入入库单和商品销售出库单格式，见表1和表3。十五 试验数据的准备为应用程序调试准备的试验数据如表12表15所示。表12 商品库存文件（KCDBF）试验数据商品代码商品名称购入单价销售单价库存数量101海尔洗衣机17500018500050202美的牌空调18000019000050333TCL电视机200000250000100101海尔微波炉720008000050402美菱牌冰箱16500017200050

19、表13 商品代码文件（DMDBF）试验数据商品代码商品名称101海尔洗衣机202美的牌空调333TCL电视机101海尔微波炉402美菱牌冰箱表14 商品购入流水帐文件（GRDBF）购入单编号日期商品号购入单价售出单价购入数量标记位表15 商品销售流水帐文件（XSDBF）销售单编号日期商品号销售数量标记位十六 程序设计程序设计包括主菜单程序（KCMAINPRG）、子菜单程序（SUBMENUPRG）、人机对话程序（ZYHWASEPRG）、库存数据录入程序（KCSRPRG）、库存数据修改程序（KCXGPRG）、库存数据删除程序（KCDEPRG）和库存查询程序（KCDISPRG）。管理信息系统 VF实习报告 指导老师：李旭琳 制作人：王志敏 熊小刚