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1、91物料、物品报价审批作业流程1目的：规范公司所有需采购的物料、物品之报价审批程序，落实对各供应商材料价格的比较、审核及监控功能，使各供应商合理报价、定价，以维护公司之正当利益，并促使公司之报价作业程序化、规范化且有所依循。2范围：公司除食堂食用和总务车辆维修外，其它报价作业均适用之。3、定义：31 特殊和重要物料、物品：是指单位价值超出含500 元以上的物料、物品，或板材类、玻璃类、化工类、铝材类、饰品类、木纹纸类、封边带类、纸箱类、保丽龙类、珍珠棉类、海棉类、布料类、皮料类、木方类、产品上的五金配件类、劳保用品、委外加工物品（包含外协产品、外协材料、委外维修）32 专项费用性支出：节日礼品
2、、文娱活动、促销建店项目费用、展会专项费用、修缮项目费用、消防器材、（基建工程，单项/1000 元以上）。4职责：41 采购员：对所购材料（或物品）报价之初评、及时进行报批，并传至相应采购文员进行登录。42 采购部副经理：对所有物料或物品之报价进行单价评估初审，以及供应商单价谈判等相关事宜。43 采购部经理：所有外购物料、物品报价单的审核以及单价评估，以及供应商单价谈判等相关事宜。44 董事长授权人：对公司所有物料、物品的报价进行批准与确认。4、5 审计部：对公司所有物料、物品的报价单进行稽核评估。46 财务部：依据审批后有效的报价单进行帐务计价核算。47 董事长：特殊和重要物料、物品和专项费
3、用性支出之报价单的核准。5作业流程：名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 5 页 -9251 报价作业；511本报价审批规定是指已同公司确立正式采购合作业务关系的，或预选多家供应商竞争或备用未完全确定合作业务关系的供应商报价之审批程序。512 采购部须统一制定嘉豪何室报价单的格式传供应商，由供应商依统一格式的报价单填写，并执行报价作业。513 当采购员确定需要开发新供应商或原有供应商单价变更时，采购员应提供样品或图纸至供应商，要求供应商给予报价，同时并要求供应商的相关权限人员作签名并加盖公司业务章作实。若无样品或图纸提供的物料、物品时，可先行通知供应商送样，后由采购员依
4、样找对应的请购单位确认。样品确认依照【采购作业程序】作业。514 选择供应商报价时采购员应依据“货比三家”的原则通过多渠道报价、审价或同现有供应商的比价进行选择价格及品质均合理的至少三家以上的新供应商进行议价，同时应考虑供应商的品质及交货费用以及发票等因素，若属已签订购销合同的供应商则参考购销合同条款，若无同供应商签订购销合同的供应商，则先同供应商签订购销合同，具体作业请依【采购作业程序】作业。（若无法选择三家以上供应商时，须向采购经理作详细说明，由采购经理当作此项的重点供应商开发对象）。515 当获取落实合理的价格后并制作原物料比议价表。同时并在原物料比议价表及报价单的采购员栏签字确认并附上
5、供应商购销合同呈送采购部副经理批准。采购部副经理按照厂商的原物料比议价表和报价单、购销合同进行单价、交货方式、税票、品质、厂商供货能力等进行评估确认，同时也可依据物料/品的类别进行市场单价调查。当评估完成后确定二家供应商，并在原物料比议价表及报价单审批栏内签字确认并返回采购员。（采购部副经理须在 1 个工作日内完成审批工作）采购员将审批后的二家供应商之原物料比议价表及报价单附上购销合同一并呈送采购部经理批准，采购部经理依据供应商的原物料比议价表、报价单、购销合同进行整体名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 5 页 -93价格审核，同时也可以通过市场调查进行单价评估。经审
6、核确定后采购部经理须在原物料比议价表、报价单的审核栏内签名确认，后返单至采购员。（采购部副经理须在半个工作日内完成审批工作）由采购员将原物料比议价表、报价单、购销合同送至董事长授权人处确认。关于特殊和重要物料、物品和专项费用性支出的报价单须呈到董事长核准后才予以生效。经审批采购员须在当日内将有效的报价单复印三份，留一份底存档，至一份供应商保留，至一份审计部作市场单价调查，将原件至财务部作供应商付款凭证作业。516属于一次性购买的物料、物品或无法签订购销合同的供应商则无须购销合同作业。517 在实际作业过程中，由于特殊原因致使某种物料或物品需要作当次的临时单价调整，但又不作为正常采购报价依据，原
7、有报价单又须继续保留作下次正常采购作业依据等情况时，采购部可针对特殊情况使用“一次性报价单”进行报价审批作业，此报价单财务部、采购部、审计部、供应商等只能作当次使用。（采购部须在报价单上注明在批货物上使用）。518 辅助材料（不含包装材料、油漆类、各胶类等材料）、易耗件以及维修类材料因其使用频率较低且供应商变更性大，可直接依供应商之报价单逐级审批。519“零星（现金）购置”或“采购员外购”材料（或物品）因其使用频率低、品种繁多、无固定供应商且大部分为采购员外出以现金购买，其相应之报价资料或报价单经采购员初评后由采购员将相应之物料请购单、来料检验入库单、送货单及卖方名片一应俱全后，直接交采购部经
8、理予以确认、至董事长授权人审批，无须填写原物料比议价表进行审批。其单价的合理性由审计部组织公司稽核组人员进行定期或不定期的核查与确认，以确保采购员单价的合理性与真实性，维护公司利益。5110 审计部收到经审批有效的报价单后，应作市场单价调查，监督对应物料、物品的单价合理性。并每月16 日和次月 1 日（节假日顺延）分别出具采购单价评估表至采购部经理、董事长授权人和董事长名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 5 页 -94各一份。每季度最后一天出具季度采购单价审计总结，次年1 月 5 号出具年采购单价审计总结。月度、季度和年度总结分别派发至采购部经理、董事长授权人和董事长
9、各一份。5111 采购部经理依据采购单价评估表出具改善措施至审计部经理审批，至董事长授权人审核至董事长核准。5112 采购部经理依据审计部月度、季度和年总结分别在次月初5 号前出具季度改善总结和次年1 月 10 日前出具年改善总结至审计部经理、董事长授权人和董事长各一份。52 资料存档；521采购员办理审批业务后，将经签核有效的原材料比议价表、报价单、购销合同或供应商报价资料等，应及时统一将资料交至采购文员存档，并将审批后的对应资料及单价录入电脑档案中，以便体现现行交易单价的时效性及材料订购时单价的正确性。53 作业声明；531 所有分厂及部门所使用的材料（或物品）之报价审批由嘉豪公司物控部采
10、购统一实施。采购员外购材料（或物品）之报价审批按518条款执行。532 外协报价作业，依据此报价作业相同方式运作。533 单价的确认及严肃性的维护：所有材料之单价的确认与审批必须依本程序规定的相关责权人确认后方可生效，任何单位或个人未经公司授权均不得以任何形式参与或影响报价之正常程序（特殊情况经董事长授权的除外），否则采购部将严格禁止采购，财务部将不得给予付款作业。60 相关文件；61【采购作业程序】70 记录和表格；71原材料比议价表72 报价单73一次性报价单名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 5 页 -9574 购销合同75 采购单价月评估表80 处罚规定；81 在运行过程中,若有不依流程作业者一律处以每单10 元的罚款。82 财务部未按本流程执行作业一律处以当事人15 元/单的罚款，直接主管处以 10 元/单的罚款。若给公司带来经济损失时，一律依据公司的相关赔偿管理制度执行。83 采购员未及时将报价单分发至财务、审计等部门时，一律处以15元/单的罚款，部门直接主管处以10 元/单的罚款。若给公司带来经济损失时，一律依据公司的相关赔偿管理制度执行。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 5 页 -
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