公司费用报销管理制度

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1、公司费用报销管理制度第一章 总 则1.1 为了加强公司费用成本管理，促进集团各项工作的顺利开展，明确管理、运营费用及物资采购的申请、批准、审核、报销职责、程序和办法，特制定本规定。1.2 适用范围：本制度适用于集团公司总部、各部门及驻外投资基地管理运营费用的报销，包括办公费用、员工费用、车辆费用、业务接待费、差旅费、会议费、汽油费、过路费、通讯费、房屋租赁费、咨询顾问费、低值易耗品购置费、福利费、员工培训费以及固定资产购置/在建工程/工程装修/集中采购等费用成本类。第二章 部门职责 2.1 费用报销审核职责 2.1.1 财务部：负责制定有关管理费用报销流程及制度，并根据经批准的各部门管理费用的

2、范围、额度，对费用申请单、报销凭证进行审核，办理现金预借、报销或付款。 2.1.2 营销管理中心：包括采供部、销售部、市场部及所属门店等。负责对本部门经营性物资(产品)的采购、旅差申请及报销进行初审后按相关审批流程履行审批手续，其中涉及办公费用、通信费用、车辆费用的，由行政人事部复审后交财务部审核报销。2.1.3 行政人事部：负责办公费用、员工费用及车辆费用的复审及制定相关管理办法。办公费用包括通讯费、办公用品、水电杂费、保险费、安保费、食堂接待费、员工活动经费等；员工费用包括培训费、招聘费、食堂餐费、加班费、慰问费、驻外房屋租赁费等；车辆费用包括车辆修理费、油费、养路费、车辆保险费、车辆税金

3、、验车费等；2.1.4 基地建设管理部：负责对非经营性物资(产品)的采购、资产经营性费用开支、基本建设预(结)算进行初审后按相关审批流程履行审批手续。非经营性物资包括基础设施建设物资、水电物资、机电零部件、农业生产资料、低值易耗品、办公设施设备、后勤生活用品等；资产经营性费用包括房屋维修维护费、水电增容及设施维修维护费、机械设备维修维护费、公司生产基地改建扩建造价控制及维修维护费等。2.1.5 投资发展部：负责驻外投资项目所有费用、建设成本支出的申请和报销初审，然后按费用审批流程进行审批报销。第三章 费用管理及报销审批权限3.1 集团经营费用及管理费用实行预算管理。3.1.1 公司于本年末根据

4、次年生产、经营、发展的需要制定年度费用预算，财务部审查平衡后报总裁批准下达各部门费用预算定额。年度费用预算执行过程中将视情况对费用预算作适当调整。3.2 费用开支、物品采购申请审批、报销权限3.2.1 费用开支、物品采购申请在权限范围内由主管副总裁审批；3.2.2 集团所有费用开支、物品采购的申请过程审批按7.1流程进行审核；3.2.3 集团所有费用开支、物品采购报销按7.2款、7.4款流程进行过程审核，最终审批权是董事局主席。3.3 属预算外的开支，必须追加预算申请后报总裁审批（一般当月不得报销）。3.4 如果有签字权的各层级负责人外出，报销暂缓；确实需要急办的，需报请总裁特批；如出差在外，

5、负责人必须有书面适当授权于相关人员代理审核职责，代理人审核所产生的所有责任均由授权人承担。 3.5 费用、物品采购申请 3.5.1 费用发生或物品采购均应事先申请。按各类费用具体管理要求填写费用申请单或申购单，由发生费用或物品使用部门负责人按流程对所辖范围先进行申请审批。3.5.2 费用申请需办理现金预借或申请转帐支票的，填写借款单（转账填写暂支单），联同费用申请单或申购单一起交由财务部审核，财务部按权限审核后由申请人按流程办理审批后办理借款。主要费用申请程序如下； 3.5.2.1 差旅费：员工出差需事先填写出差申请单，按7.1款规定经部门或主管副总裁进行申请审批, 并按上述3.2条授权审批后

6、办理预借现金。3.5.2.2 业务接待费：员工对外发生的业务接待费用，应事先填写招待客人申请单，按照本制度7.1款规定经部门或主管副总裁批准后方可办理预借现金手续。在外临时需要的接待需电话请示部门领导，由部门领导向主管副总裁报批后方可执行；接待任务完毕后需重新补办相关申请手续。来访人员接待原则上在公司食堂进行，接待部门提前1个小时将来访人员级别职务、人数通知行政人事部，由行政人事部根据本制度标准安排食堂准备。 3.5.2.3 个人通信费：部门个人通信费报销人员名单及报销额度由所在部门提出申请，经部门负责人及主管副总裁进行申请审核后交行政人事部门汇总，提交总裁、董事局主席审批后转财务部备案，作为

7、费用报销审核依据。通信费报销标准见本制度8.3规定。3.5.2.4 公司车辆费用：车辆修理费、油费、过路费、车辆保险费、车辆税金、验车费、等车辆费用需事行政人事部门审批。3.6 费用报销审核 3.6.1 费用经办人原则上应在费用发生后的三个工作日内填制报销凭证，履行报销手续，当月费用在当月办理报销，特殊情况可另行处理。具体按7.2款要求办理审核。 3.6.2 现金报销需填写费用报销单，并附真实、合法、完整的原始凭证（在背面注明人员、用途、原因和发生的时间）；如有费用申请，应附经批准的费用申请单或申购单。报销凭证根据对应的金额，依照相应的审批权限，经相关的领导审核签字后，方可提交报销。经按7.2

8、复审的报销凭证，可提交董事局主席审批后交财务部门报销。 3.6.3 费用审核原则上应在收到报销凭证1个工作日内完成，审核完毕由审核人签名。3.6.4 审核内容包括：费用报销是否经费用发生部门经理或主管副总裁审批；需归口管理部门复审的费用是否已经审核；报销内容是否符合公司规定；报销凭证是否真实、合法、齐全；审批权限是否在合法授权范围及额度内；主要费用审核要求如下：3.6.4.1 差旅费：在审核中，会计人员应注意：是否有出差申请单据 出差报销单填写文字及数值的正确性、是否有涂改现象 出差补助是否已按文件规定执行 票据的是否符合时间、地域逻缉 出租车发票应写上起止地点及实际金额，原则上要求同一车次应

9、连号 住宿城市有公司指定宾馆的，必须到指定宾馆入住，有特殊原因无法入住指定宾馆的，需预先知会主管副总裁，有主管副总裁批准书面凭证，不然将不予报销 票据粘贴必需整齐美观 3.6.4.2 在外接待发生的业务接待费需审核：在招待客户前必须填写招待客人申请单(董事局主席、总裁、副总裁按本规定接待权限内可免填单)或按3.5.2.2规定请示，招待完后补单，否则财务不予报销，报销时应将招待申请单附后 同一餐报销必需使用相同餐馆发票 尽量附上点菜清单 单笔金额超过600元的，应留下餐馆电话号码、菜单以便财务核实 3.6.4.3 汽车费用：每次申请油费，行政人事部门必须提供根据上次加油所使用的公里数换算出的每公

10、里平均油耗写在申请单上 出差在路上加油的，应写上所加油的起止公里数以便财务核实 财务需认真审核所报过桥、过路费的逻缉性维修保养费报销必须附有维修预算、实际维修清单，换下的零部件必须带回公司由行政人事部审验后在清单全签字认可。 3.6.4.4 非经营性物资采购或零星采购：必需附上相关的申购单，单据上需有主管副总裁的签字 常规用品需在集团指定的供应商处采购； 零星采购附上供应商的联系电话备查 相关的进仓验收单据，大件物品需提供使用部门会同仓管部门的验收报告正规发票3.6.4.5 经营性大宗物料采购：相关的购销合同 验收单据、正规发票等合同规定内容 供应商联系电话（财务抽查率应超过80%），重复采购

11、除外 磅单。3.6.4.6 员工工资：相关的打卡记录 数量金额、应扣款的核对 财务人员需定期核对加班时数杜绝不必要的加班 员工个人绩效评价分值（行政人事部提供） 3.6.4.7 临时用工费用：临时聘用对方记录、打卡考勤记录 用工工作量记录资料 用工单价资料 3.6.5 在审核中发现手续不完备，凭证缺失、填写错误等不符点，审核部门应退回，由经办人补办后重新提交审核。 3.7 费用报销 3.7.1 符合7.2审核批准流程要求的报销凭证可交财务部出纳办理现金报销或付款。 3.7.2 现金报销由财务部出纳付款，费用发生前借支现金的，由出纳根据借款单计算，在扣除借支金额后付款或收回剩余现金。 第四章 各

12、项费用的控制规定 4.1 差旅费的报销规定参照本制度第八章第8.1规定执行。4.2 业务接待费包括：招待来访客人的茶叶、饮料等费用，宴请客人（包括食堂工作餐）的用餐、食品、酒水等费用；赠送客人、客户的纪念品、礼品等费用。4.2.1 公司用于招待来访客人的茶叶、饮料等统一由行政人事部门负责购买、保管、发放及费用控制，不得突破公司下达的费用预算限额。4.2.2 以公司名义制作的纪念品或以公司名义赠送的礼品，统一由行政人事部门负责订做或采购管理，各部门需领用时，按行政人事部有关规定办理领用手续。4.3 公司举行的员工联谊活动所需费用由行政人事部和财务部集中管理，联合控制。4.4 经批准享受移动电话补

13、贴的人员，不能报销任何电话卡费用，同时保持24小时手机开机，如果人为关闭手机将取消当月的移动电话补助。 4.5 私家小车费用：在工作中经批准使用私家小车公干的给予相应的使用补助，但违章罚款、事故赔偿、装饰、事故维修费等不予报销；第五章 关于采购发票及付款管理规定5.1 公司采购非经营性大宗物资、经营性大宗农副产品及商品必须签订购销合同，并提交合同复印件给财务部备案。财务付款时严格按合同条款规定付款给合同的供货单位；5.2 采购部门必须向供货单位索取的正规发票：5.2.1 采购部门采购非经营性大宗物资必须向供货单位索取正规税务发票；采购常用物资、零星物资必须按照3.6.4.4规定，月终结算并取得

14、正规发票；5.2.2 采购大宗经营性农副产品，按7.3条款规定采购部门必须获得直接生产者身份证明文件，按规范填制采购发票； 5.3 支付货款，原则上不以现金支付，批次支付金额在5000元以下的可付现金外，超此限额全部以银行转账或汇款的方式支付；如确需支付现金，应当在每月月初将当月现金支付采购预算提交财务部。5.4 公司杜绝以大额现金预存入供货单位或指定的个人账户后再取得增值税发票或其他发票的行为；5.5 不得以供应商无发票等为理由，委托其他单位开具增值税发票。5.6 财务人员不按规定收取发票的，除追究其责任外，处以该发票税额数的罚款。 第六章 不当审核处罚规定6.1 处罚规定6.1.1 部门经

15、理审核报销发票不认真，财务会计审核发现多报销的，处罚部门经理每次100元。 6.1.2 会计在审核中未按公司规定审核报销费用而发生多报销的每次处罚50元；财务总监出现不当审核行为导致发生多报销的每次处罚100元。 第七章 费用申请审批流程和报销流程7.1 费用申请审批流程图流 程 图说 明 权责部门相关表单文件费用/成本预 算 部门经理审核填写物资申购单填写费用申请单 财务办理借款/预支手续购销合同非经营物资凭审批单填借款单NG董事局主席审批财务总监审批非经营性大宗物资申购单交NG分管副总裁审核非经营物资凭审批单填借款单申请人凭单填借款单NG 部门制订年度经营(管理)费用预算，然后在制订月计划

16、时附上当月费用预算，经审批后进行控制使用。公司各部门年度部门费用(成本)预算表月费用预算表费用申请单物资申购单出差审批表等凡是费用/采购物资申请表填写要求不得涂改，不得用铅笔或红色字体的笔填写。费用申请单物资申购单必须写明用途；出差审批表必须注明出差所办何事。经办人员费用申请单物资申购单出差审批表费用申请单物资申购单出差审批表等凡是费用/采购物资申请表准备完成后，经办人员提交给部门经理审核签字，部门经理须对以下方面进行审核：1）费用/物资采购/出差的必要性及真实性；2）费用/物资采购/出差申请表填写的规范性若发现不符合要求，立即退还给相关经办人员重新整理提报。相关部门经理费用申请单物资申购单出

17、差审批表部门经理审核签字后，申请人将申请表提交给分管副总裁，由分管副总裁对即将发生的费用开支行为或采购行为的确认签批，确认主要内容包括：1）确认费用支出/物资采购/出差的必要性；2）确认费用支出/物资采购/出差的合理性；若发现不符合要求，立即退还给相关经办人重新整理提报。分管副总裁费用申请单物资申购单出差审批表经副总裁审核同意后，费用开支/物资采购/出差申请人凭已签字批准的费用申请单物资申购单出差审批表等费用/采购申请单到财务部领取并填制借款单；非经营性大宗物资须将申购单直接交董事局主席审批经办人员费用申请单物资申购单出差审批表借款单经办人员将费用申请单物资申购单出差审批表借款单送呈财务总监审

18、核，审核的主要内容：1） 是否能及时安排此费用和符合预算范围；2） 费用开支是否符合财务制度规定；大宗非经营性物资是否符合合同价格(成本)约定；若发现不符合要求，立即退回经办人重新申请财务总监部门预算书费用申请单物资申购单购销合同出差审批表借款单经办人将费用申请单/物资申购单/购销合同/出差审批表连同借款单一起提交董事局主席签批。非经营性大宗物资还须提交购销合同作为借款附件。董事局主席费用申请单物资申购单购销合同出差审批表借款单财务部出纳凭批准单予以办理借款手续或转帐预支付手续。财务部购销合同借款单以下批件复印件存留经办人手中：费用申请单物资申购单出差审批表 7.2 费用审批流程流 程 图说

19、明 权责部门相关表单文件物资进仓验收出差工作报告 NG董事局主席审批NG财务总监审核NG部门经理审核报销单据/发票整理粘贴财务账务处理 1）出差人员回到公司后三天内必须将出差完成任务情况编制成出差工作报告，作为差旅费报销审核的依据。出差工作报告必须有部门领导签字确认；2）采购物资审批必须有仓管进仓验收单；3）费用开支应有正规票据，业务接待费500元以上必须附有菜单及就餐点电话号码报销人员出差工作报告物资验收进仓单接待用餐点菜单报销人员根据本制度要求,整理好需要报销的发票或单据,并进行整齐粘贴。根据报销内容填写费用报销单，外地出差的填写差旅费报销单。报销单填写要求不得涂改，不得用铅笔或红色字体的

20、笔填写，并附上相关的报销发票、单据和出差工作报告或物资验收进仓单或点菜单。所有报销事项必须附有经批准的费用申请单或物资申购单或出差审批表批准件的复印件为凭。非经营性大宗物资还必须附有购销合同原件供审核。报销人员费用报销单物资申购单购销合同物资验收进仓单点菜单费用申请单出差审批表差旅费报销单出差工作报告费用报销单及相关单据准备完成后，报销人员提交给部门经理审核签字，部门经理须对以下方面进行审核：1）报销数据的真实性和准确性；2）报销凭证的完整性及逻辑性；3）报销票据及单据的规范性。若发现不符合要求，立即退还给相关报销人员重新整理提报。相关部门经理费用报销单物资申购单购销合同物资验收进仓单点菜单费

21、用申请单出差审批表差旅费报销单出差工作报告部门经理审核签字后，将报销单据提交给由财务部主管会计进行报销费用的复核确认，再由财务部财务总监审核，审核内容包括：1）产生的费用是否符合报销标准或审批要求；2）报销数据的真实性；3）单据或票据是否符合财务管理规范要求.若发现不符合要求，立即退还给报销人员重新整理提报。财务总监费用报销单物资申购单购销合同物资验收进仓单点菜单费用申请单出差审批表差旅费报销单出差工作报告符合审批要求的报销凭据呈董事局主席进行批准签字。若董事局主席发现不符合要求，除将报销凭据退回报销人员之外，并按本制度第六章规定对不当审核责任人员进行处罚。董事局主席费用报销单物资申购单购销合

22、同物资验收进仓单点菜单费用申请单出差审批表差旅费报销单出差工作报告财务对审核符合要求的报销单据进行帐务处理主管会计费用报销单物资申购单物资验收进仓单点菜单费用申请单出差审批表差旅费报销单出差工作报告借款单7.3 大宗农副产品收购发票开票核销流程流 程 图说 明 权责部门相关表单文件配送客户订单贸易购销合同 采购计划 单列出符合地产要求品种NGNGNG手工填制采购发票财务账务处理主管会计审核手工填制采购凭证填制采购明细表并形成电子档仓管验收入库采购农副产品重量资料采购产地供应商身份证资料部门经理审核 1）订单组获得配送客户提出的订单；汇总成为采购计划单；2）销售部获得大宗贸易合同或农产品购销合同

23、，汇总成为采购计划单。订单组人员销售业务员配送订单及汇总表贸易/购销合同订单组将采购计划复份交给市场部信息组；市场部根据采购订单列出符合地产要求产品的品种、种类，形成地产采购系列品种表采购组长信息组长采购计划单地产采购系列品种表订单组将采购计划单、市场部信息组将地产采购系列品种表分别交采供部经理、销售部经理审核。若不符合规定，立即退回相关组别重新整理上报。采供部经理采购计划单销售部经理营销总经理地产采购系列品种表采供部经理将采购计划单交采购组长，采购组长先核对仓库是否有存货，然后才确定进行地产收购或市场采购；进行地产收购时要取得生产者个人身份证复印件，收购的产品重量需要提供过磅单；市场采购时需

24、要将符合地产采购要求的品种另行统计。采购组长采购计划单地产采购品种清单磅单仓管据实按质按量验收入库存，填制进仓单；发出加工时填制出仓单。仓管员磅单(复印件)进仓单或出仓单库存商品明细帐采购组长根据磅单进仓单将采购情况录入电脑，内容包括：采购日期、品名、规格、数量、单价、金额、经办人、复核人等内容。打印成电子表并附上磅单进仓单交财务部，以备审核。采购组组长采购明细表磅单（原件）进仓单采购组长根据地产采购品种清单采购明细表磅单（原件）进仓单规范填制采购凭证交财务复核。内容包括：售主姓名、地址、联系电话、品名、单位、数量、金额、收货款人、验收员、制票等项。采购组长采购明细表磅单（原件）进仓单采购凭证

25、主管会计复核相关单证。若发现不符合的马上要求采购组长重新制表、制票。主管会计采购明细表磅单（原件）进仓单采购凭证采购组长每月28日到财务部，根据财务部的要求规范填制采购发票采购组长主管会计采购明细表磅单（原件）进仓单采购凭证采购发票财务做采购帐务分录、报表主管会计7.4 各项收入、费用报支程序7.4.1 出纳收入现金： 7.4.1.1 公司零星现金收入：由出纳开出收据收取现金并签章； 7.4.1.2 销售商品：由营销部门开出收款通知（发票）出纳收取现金并签章。7.4.2 各项资金管理规定及审批程序： 7.4.2.1 员工因出差或工作需要借支现金的，在业务完毕或出差回公司后三日内到财务部门报帐结

26、清借款，公司严格执行前款不清，后款不借的原则。 7.4.2.2 与证券、投资相关的支出：报支人填单财务总监审核总裁审批董事局主席批准出纳付款； 7.4.2.3 与固定资产及在建工程有关的支出：报支人填单工程技术人员签署意见部门经理审核主管会计审核分管副总裁审核财务总监审核董事局主席审批出纳付款。7.4.2.4 副总裁以上人员的费用在2000元以下的报支：报支人填单主管会计审核财务总监审核总裁审批出纳付款。2000元以上的须报董事局主席批准。第八章 费用标准 8.1 公司差旅费报销标准表（单人） 单位：元/天 项 目等 级火车轮船飞机汽车A类地区B类省城地级市县或县级市住宿费生活补助住宿费生活补

27、助住宿费生活补助住宿费生活补助董事局主席集团总裁软卧一等舱公务舱位据实报销据实报销据实报销据实报销据实报销据实报销据实报销据实报销据实报销副总裁董事办主任总 监三总师正职硬卧二等舱普通舱位据实报销24050200501805015050各部门正副职硬卧三等舱事前审批据实报销18040150401304012040其他员工硬卧三等舱事前审批据实报销15040130301203010030 8.1.1 A类地区指北京、上海、深圳、广州；B类地区指除A类地区以外的各省会城市。 8.1.2 生活费补助为没有招待业务或统一就餐活动时才有。 8.1.3 副总裁以上人员在出差期间的其他杂费据实报销。 8.1

28、.4 同性双人出差原则上安排两人一间住宿，住宿费用标准按单人标准的150%为上限。 8.1.5 随同领导出差住宿费按领导标准执行。8.1.6 员工出差乘坐火车硬座，从晚上8点至次日早晨7点之间连续乘坐时间超过6小时以上或连续乘坐超过24小时以上的，给予硬座车票价100%的补助。乘坐汽车的，增加一天生活补助。8.1.7 员工超过中午12点离开北海出差的，按半天计算生活补助。8.1.8 员工出差参加提供食宿（或支付会议费已包含食宿费）会议、出差当地有接待单位提供食宿的，仅给予出差途中的生活费补助，不得再报销住勤期间的住宿及生活补助。随董事局主席、总裁出差员工，享受陪餐的当天不得报销生活补助。 8.

29、1.9 经批准探亲一般员工的交通费用，按直线火车硬席、轮船四等舱位和汽车客运票价报销，超规定标准部分及绕道多出部分由员工自理，住宿费及伙食费由本人自理。部门经理以上人员探亲期间的交通食宿费由总裁掌握审批报销。 8.1.10 公司员工出国（境）从事商务和考察的，在国内部分的差旅费按上述规定执行，国（境）外的费用，按国家财政部、外交部关于临时出国人员费用开支标准和管理办法的规定执行。对外商邀请考察的项目，如对方负责交通食宿的，不得在公司报销相关的费用。 8.2 招待费开支标准 元/人(正餐)最高参与人员在公司外就餐限额标准在公司食堂就餐限额标准备 注董事局主席实报实报所有招待事项须事先向上级领导申

30、请并取得接待单后进行。集团总裁、副总裁实报80总监、董事办主任驻外基地经理、三总师10060部门正副经理、驻外基地副经理7040其他人员（经批准）5030 8.3 电话费限额报销标准 单位：元/人职 务办公电话费移动电话费限额出差期间增加漫游费：10元/天董事局主席实 报实 报集团总裁实 报实 报副总裁、总监、董事办主任、驻外基地经理、三总师长途登记报销300部门正副经理、驻外基地副经理长途登记报销150其他人员（经批准）长途登记报销30-120 8.4 员工宿舍水电费限额补助标准 单位：元/人.月职 务补助限额备 注董事局主席、集团公司总裁实报超标准部份自付，节余不补发副总裁、总监、董事办主任、三总师100部门正副经理、驻外基地副经理50其他人员（经批准）20 8.5 自带交通工具高管人员车辆补助标准 单位：元/人.月职 务补助标准备注总裁、副总裁1500此标准为在北海市内的补助，出差北海以外地方的费用实行实报实销。超标准部份自付，标准内凭票报销，节余不补发。总监、董事办主任、三总师、营销中心总经理、副总经理1200第九章 附则 9.1 本制度由公司财务部负责解释及组织修订。9.2 本制度自公布之日起执行。此前所发的规定与本制度抵触者均以本制度为准。