word文稿录入排版技巧（最终版本）2007-7-16

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1、文稿录入排版技巧学者风范2007年7月16日文稿录入排版技巧目录1 word中正文的输入11.1 普通文字11.2 上下标及公式的输入1快捷方式的调出方法1输入方法31.2 特殊符号的输入41.3 格式刷的使用52 文档排版技巧52.1 设置首行左缩进52.2 设置标题字体、样式（无需生成目录的操作）62.3 打印B4拼页16开文件（带页码格式）62.4 设置标题（可用来生成目录）72.5 自动生成目录92.6 文本框及图文混排技巧93、网页内容复制到word以后的排版及查找替换功能的使用123.1 网页内容快速转入word123.2 文档内查找替换空行的操作134、word中表格的处理144

2、.1 表格调整及表内数据的处理144.2 三线表的设置16文稿录入排版技巧学者风范摘要：以word2003为例，简要介绍了文稿录入、排版的技巧，并对某些功能进行了独家详细介绍。关键词：word；上标；下标；公式编辑器；排版；表格处理；折页打印设置技巧；文档目录自动生成技巧。使用word进行文档编辑是一件十分轻松的事，如果不掌握技巧，就不是那么简单了，为此本人就一些常用技巧及部分特殊技巧进行了总结归纳，想必会对大家的学习、工作、生活有所帮助。1 word中正文的输入1.1 普通文字使用各种输入法正常输入正文，无需对排版等进行设置（要使用两端对齐的基本设置，不然右侧边界的字会出现进进出出、很不齐的

3、现象），打字完成后再进行排版。推荐使用的输入法有：拼音加加集合版，紫光拼音输入法，自然码输入法，微软拼音输入法2003，再有就是五笔字型（适用于专业人员），以上输入法均可以在网站上下载安装使用。本文作者推荐使用拼音加加集合版+自定义的特殊符号输入，在该输入法中全拼、双拼、简拼均可以使用，效果同样好用，并有其它一些特殊功能，如自动保存词组、人工删除词组（ctrl+词组序号）、直接输入特殊字符（非插入方式）、直接输入字母无需转换（回车直接上字母）、查生字。1.2 上下标及公式的输入快捷方式的调出方法可以通过菜单调出上下标，方法为：在工具栏的任意位置单击鼠标右键弹出菜单后选择最后一行的“自定义”然后

4、在“命令”“格式”选项中找到x2和x2，并用鼠标左键按住拖放到工具栏的任意位置，当出现“I”标志时，松开左键，上下标的快捷方式设置成功。如图1、图2所示。图1 上下标快捷、方式的调出步骤图2 上下标快捷、方式的调出步骤公式编辑器的快捷方式从“插入”选项中调出，也要用鼠标左键拖拉到桌面工具栏的任意位置（如图3所示）。但是如果在安装word时没有安装公式编辑器，就需要在使用这个功能时进行安装，系统会有提示，如果当时已经安装，就可以正常使用了。图3 公式编辑器快捷方式的调出步骤输入方法如a2+b2的输入只需在输入a2+b2后，选中2，然后单击快捷方式X2，即可转为上标，其余雷同。也可以在完成一个下上

5、标的设置后，选中该上标格式，用格式刷刷其它需要设置上标的文字。即：先设置a2为上标，然后选中2，然后双击格式刷，就可以到其它地方刷上标了。如果用到公式录入，就要使用公式编辑器，打开后出现图4的公式界面，单击选择格式，详细的对应关系见图5。这些格式可以组合使用，如输入比较复杂的数学公式就要用到这些组合功能。图4 公式编辑器菜单栏图5 公式编辑器全部输入格式对照图1.2 特殊符号的输入一般根据输入法来确定如何输入特殊符号，如、和外国人名中间的小点等就要在输入法提供的功能中选择输入了。如拼音加加可以直接定义成组符号，紫光拼音可以单独定义符号，微软拼音、智能ABC和五笔字型可以在输入法提供的软件盘中选

6、择特殊符号的输入。只是有些需要转换，而有些则可以直接输入无需进行转换，如拼音加加、紫光、自然码等输入法在输入特殊符号时都不用单独转换，而是有一些特殊的设置，如自然码（可以引入拼音加加使用），以字母O开头，可以输入od：；oz：；ot：；oh：各种希腊字母；oe：各种俄文字母，or：各种日文符号；oi：各种编号，；用户还可以自己定义或增加特殊符号，这样就可以像输入正文文字一样的快速录入，从而提高办公效率。1.3 格式刷的使用格式刷属于常用工具栏的命令，其图标为，可用来简化批量重复操作，如设置标题为黑体，3号字，只要完成了一个标题的设置，就可以在选中该内容之后双击格式刷图标，然后让鼠标“带着”刷子

7、将其他标题刷为相同的格式，作者在使用中经常用格式刷处理标题样式（如字体、字号、行距等）、段落缩进、设置上下标、表格内统一样式等，学会了格式刷，以后就不用逐个设置相同格式的标题、段落的内容了。2 文档排版技巧由于工作用纸多为16开或B5，因此纸张一般设置成16开的。正文字体、字号一般使用宋体、小四号，标题可以适当大一些，如三号字或小二号字，一般设置成黑体字。文件内容输入完成后，一般按下面操作进行排版。2.1 设置首行左缩进首行左缩进就是第一行开始空两格，设置方法为：选中全部文字，快捷操作方法是ctrl+A，或者在打字区域的左侧，出现如图所示的箭头时，三击鼠标左键。其实，快速选中文字另有几种快捷方

8、式，选中一行：单击鼠标左键；选中一段，快速双击左键；选中全文：快速三击左键；选中文章中的部分内容，鼠标点到开始点，然后移动鼠标到目标位置，暂不点击，先按住shift，再点击鼠标左键，该范围的文字即被选中。这些操作应该比用鼠标从头拉到尾快很多，而且方便操作。然后单击“格式”菜单项的“段落”，设置首行缩进2个字符。这样之后全文即完成了首行缩进。图6 快速选中一行、一段或全文时的鼠标状态2.2 设置标题字体、样式（无需生成目录的操作）先设置文章的大标题字体、字号，它是单独设置的。计算机内安装的字体均可以供选择，字号系统提供了11638点阵的字号，标题一般选择三号或者小二号，以示与正文区别。如打印特大

9、字，会用到人工输入字符点阵的情况，如打印50号、300号字等，可以试试看。文章内部的各级小标题字体、字号设置，可以在设置好一个后，用格式刷进行快捷设置。2.3 打印B4拼页16开文件（带页码格式）在打印页数较多的文件时，如想打印蜡纸，没有页号是相当麻烦的事情，一般使用16开（B5）的纸张格式，而打印时又想打印成8开（B4）的，还想保留原有的页号格式（如第X页，共Y页），怎么办？折页打印，不行，没有单独的页号！我们可以这样操作（如图7所示）：先按B5或16开纸张正常输入文字，并设置好页码样式（页眉、页脚）；然后将页面设置成B4纸张（相当于8开），横放，在页面设置页边距页码范围选项中选择“拼页”，

10、这样设置后就可以打印出8开纸张，左右都是16开，且都有页码格式的文件了。根据打印机的不同，蜡纸一般都是纵向放入打印机，有商标的一侧先装入。如使用EPSON-LQ1600系列的打印机，装蜡纸后，可以通过调整纸张装入打印机的默认位置，按住控制+微调进纸，直到打印机出现声音提示，不再能够微调为止，打印机的装纸初始位置设置完成（在本次使用而未关打印机的过程中，每次装纸，自动进纸到此位置），为打印蜡纸，还应在每次自动进纸后人工微调进纸8下（点动），这样能够确保打印的文字在打印蜡纸的有效区域内。这样就减少了人工调整蜡纸进纸位置，可能引起的打印位置不准确或纸张损失。这种拼页排版打印进纸调整方法，已经在我公司

11、推广使用很长时间，效果很好。 图7 B4拼页16开文件打印设置2.4 设置标题（可用来生成目录）在编辑讲义、成册的技术或管理文件时，总想快速查找到指定章节，同时还要自动生成目录（序号章节页号），这就用到了“标题”概念，在Word的“格式”工具栏的最左侧，单击样式的下拉箭头，出现标题样式（如图8所示）。 图8 标题下拉菜单 图9 设定标题样式下面简要介绍标题设置方法：鼠标选定需设置的标题行（以设置1级标题为例），单击样式出现图11所示的下拉菜单，鼠标移至标题1，单击鼠标左键，完成第一个标题设置，然后修改标题1的字体、字号、行间距，完成后再执行一次图8下拉菜单出现图9的对话框，单击图9中箭头所指位

12、置“标题1+黑体，小四，”，标题设置即告完成，其他同级标题可用格式刷刷一遍，二级及下级标题设置步骤同上，超过三级标题后，需将页面从“页面视图”调为“大纲视图”，然后应用提升标题或降低标题的命令（如图10所示）来设置标题样式。图10 大纲视图页面提升、降低标题操作使用Word2000设置标题的操作与上述步骤有所不同，在选定一个作标题的行后，单击“样式”下拉菜单，单击标题1（仍以设置标题1为例），进入编辑状态后，修改标题1的字体、段落等格式，选中标题行后，光标单击并移到样式下拉菜单的标题1一行，回车或单击确认，在出现的对话框中，选择第一行“更新样式，以反映最近所做修改”，这样对标题1样式的修改及设

13、定就完成了，其余等级的标题操作类推。2.5 自动生成目录标题设置完成后，执行插入“引用索引和目录”命令（Office2000可直接插入索引和目录），光标移至目录选项（如图11所示），将格式调整为作者希望的格式后，单击确定，完成目录插入。 图11 插入索引和目录对话框有时插入目录后，还需对文件内容（如正文、标题等）进行修改，这就会使部分章节的名称、页号发生变化，这样目录就需要进行更新，否则修改过的内容就无法正确显示。更新目录时，只需在文件内容修改后，在目录区域单击鼠标右键，在出现快捷菜单中选择并单击“更新域”，在弹出的对话框中，“选择更新整个目录”（如图12所示），目录立即被更新。图12 更新目

14、录操作2.6 文本框及图文混排技巧在一般的技术文献中，经常会使用到文本框、图片、图文混排等操作，下面仅就文本框及图文混排的技巧进行介绍文本框的使用技巧在工具栏区域内单击鼠标右键，调出“绘图”工具栏，使用绘图工具中提供的自选图形、直线、箭头、文本框等可进行一般简图的绘制，图13a为作者使用Word2000绘制的简图。在图13 a的绘制过程中，使用了矩形、自选图形（曲线）、直线（虚线）、文本框、选择对象以及文本框组合，在图13a 中所有文字、数字均通过文本框输入，以便进行组合。具体步骤为：使用矩形、曲线、直线绘制基本图形，两条竖线设置为虚线；添加图中文字标识的文本框、横坐标、纵坐标标识，绘制图X的

15、标识文本框；随后进行组合操作，单击绘图工具栏“选择对象”，将鼠标移到图13b的左上方，按住鼠标左键不放，并向右下方拖，直到覆盖图形的所有区域，松开鼠标，图形就被选中了；选定后的样式如图13b所示，之后在图形区域单击右键，选择组合（如图14所示），图片即成为图13a的样式了，这时你可以任意移动图片，图片会跟着整体移动，而不至于有的跟着移动，有的不动，造成图形混乱。a.绘制完成效果图 b.组合选定效果图13 文本框绘制组合样式图4 文本框组合对话框图文混排技巧当文本框及图片插入到文档后需要进行图文混排，具体步骤为：选定图片后单击鼠标右键，在弹出的对话框中，选择“设置图片格式”；然后选择高级对话框，

16、此时会出现图15所示的两个高级选项，在图15a中最下方的三个选项都可以选定，在图15b中，一般使用上下型或四周型（偏右侧）的混排样式，以上内容都选定后按“确定”，即可完成图文混排。需要说明的是图15a选项不适用于数码相片、扫描照片等格式，该格式的图片仅使用图15b的设置即可完成混排。这种格式的图片如需进行图文混排，应在执行“分解图片”命令后才能进行，该命令在“绘图”选项中，如图15c所示，可以通过自定义将快捷方式拉到桌面上。 a.图片位置高级选项 b.文字环绕高级选项c.分解图片选项图15 设置图片格式对话框3、网页内容复制到word以后的排版及查找替换功能的使用网页内容下载到计算机或粘贴到w

17、ord后，在编辑时经常发现文章中有多行空白区域，逐行人工删除，需要删除的太多了，累一点不说，显得操作者太没有水平，本人最近发现了一种快捷方式，短时间内就可以把这些空行清除，而且毫不费力，也无需记住太多的命令。下面对网页内容向word复制、粘贴、查找、替换等进行技巧介绍。图17 office剪贴板的设置3.1 网页内容快速转入word图16 office剪贴板命令word2000以后的版本提供的智能剪贴板功能，如图16所示，单击该命令即可调出“剪贴板”对话框，word2000可以一次智能粘贴12次，word2002（XP）、2003可以连续粘贴24次，即连续复制，一次性粘贴。具体操作方法为：先打

18、开word，调出剪贴板（可以在word中设置好，如图17所示的设置即可在复制时，直接显示剪贴板），然后打开网页（或其它文稿的内容），选定复制范围，选择复制，word2000可以12次，word2002/3可以24次，然后回到word编辑界面，单击“全部粘贴”（图17上方左侧按钮），多个复制内容一次性的被“整合”（复制、粘贴）到一起。要想继续复制其他内容，需将刚才的复制到剪贴板的内容清空点击“全部清空”（图17上方右侧按钮），然后再去复制其他内容。如果是已经下载的网页内容（推荐使用flashget网际快车在网页上下载全部链接），可以一次性的通过“插入文件”或一次打开多个下载文件逐个选择范围向wo

19、rd复制，但两者都要求计算机有足够的内存。当然word的剪贴板也可以用来进行 特殊符号的快捷输入方法，如在编辑文稿过程中经常用到某些特殊字符，就可以将其编辑一次，然后调入剪贴板，随时显示在屏幕右侧，单击即可插入正文中，岂不方便多了，这得益于word的智能剪贴板可以将所有复制（包括剪切）的内容在右侧按复制顺序显示。3.2 文档内查找替换空行的操作经分析，从网页导入到word的文件一般包括“手动换行符”（显示为）、连续的回车符（段落标记，在段尾显示为，可通过显示隐藏标志调整出来）或者回车符+一个短空格+回车符，这些都可以通过下面的操作来快速的进行清除。图18 显示段落标记等控制符的按钮打开word

20、的“编辑”菜单栏打开“替换”，然后，单击对话框的“高级”（一般显示为“常规”），在“查找”栏内点击特殊字符的“手动换行符”输入“l”,在“替换”栏内点击特殊字符的“段落标记”输入“p”，即图19所示。然后选择“全部替换”，立刻全部更换为段落标记。下一步将多余段落标记全部替换掉，操作方法为，查找特殊字符两个段落标记，即，并在替换栏内输入一个段落标记，即，然后执行“全部替换”若干次后，文档中的重复、连续段落标记就被删除了，文章内容显得紧凑多了，随后按照正常的排版思路就可以快速的进行排版了。关于word查找/替换中的其它特殊字符如何进行替换，不妨试试，应该会有收获的，比如将一个代号（如photo单词

21、）替换为一幅图片或照片，也是可以的），而且与上述操作基本一样，当然要先对照片执行一次“复制”操作。图19 word查找替换特殊字符4、word中表格的处理4.1 表格调整及表内数据的处理当你向表格内输入数字、文字时，你只管按要求完成输入即可，不用顾及格式有多难看，规范格式的工作可交给计算机来做，比如表1的内容经过计算机的简单操作（见图20）即可转为规范的表2格式，转换具体步骤为：将鼠标移至表1上方，表格左上角会出现四个方向箭头的标志，用鼠标左键单击该标志，选定整个表格；然后移动鼠标到“表格自动调整”，选定第一行“根据内容调整表格”或（和）第二行“根据窗口调整表格”，表1马上变为表2的样式。表1

22、 输入后未作调整的表格样式抗拉强度/MPa伸长率/%杯突/mm执行标准生产批号工艺111012520235.06.0GB31989999-1工艺211513021256.07.0GB31989999-2工艺312014023266.08.0GB31989999-3表2 经计算机自动处理后的标准表格样式抗拉强度/MPa伸长率/%杯突/mm执行标准生产批号工艺111012520235.06.0GB31989999-1工艺211513021256.07.0GB31989999-2工艺312014023266.08.0GB31989999-3图20 表格自动调整对话框如果某个表格内的文字较多，可通过调

23、整该表格内的文字首行缩进，左、右缩进（见图21），比较快捷的方式是同时按住鼠标左右键，向左或右侧移动缩进位置，这样有微调的效果，并有较为准确的尺寸。正常的缩进调整是粗略的，在表格操作中使用不方便。 图18 表格内文字缩进调整按钮另一种就是采用文字“字符缩放”的方式进行简单调整，如图22所示，这样设置后，字号没有明显变化，而大小却有“胖瘦”之分。在表格内一般经常用到的是90或80，还可以自行定义所需的缩放比例。图22 采用字符缩放方式调整文字显示当然，在表格处理中也会用到“平均分布各行”及“平均分布各列”操作，表内数据“水平居中”、“垂直居中”等操作。4.2 三线表的设置科技文献投稿的格式要求，

24、所有表格均要设置成三线表，原始表格为表1、表2样式地表格均需转换为表3的三线表格式。表3 三线表标准样式抗拉强度/MPa伸长率/%杯突/mm工艺111012520235.06.0工艺211513021256.07.0工艺312014023266.08.0完成该三线表的步骤为：选定整个表格，移动鼠标到“表格表格自动套用格式”后单击；选定“古典型1”，此时选定标题行，并对标题行格式进行修改，取消标题行倾斜；也可将该格式添加到模板。经过上述操作后“古典型1”对应的表格样式即为标准的三线表样式，如图23所示（Office2000不能修改模板，但可以在表格设为三线表后，选定标题行，人工调整标题行不倾斜）

25、。图23 修改标题行后的“古典型1”标准三线表样式按此方法设定的三线表样式在进入编辑状态后一般无需进行任何修改，但如果要添加辅助线，就要用到表格工具中的绘制表格按钮。特别需要说明的是，有些新手在绘制三线表格时，表格中没有绘制竖线或在转换三线表时使用了，更有甚者，采用绘图工具的划线来绘制三线表，每列文字的对齐采用全人工的方式调整，就更离谱了。图24 三线表模板的更改与保存编后语：有关文稿编辑、录入、排版的技巧还有很多，我们可以在日常应用中进一步发掘，应该说入门以后再进一步的学习就变得简单多了，如使用word的绘图功能绘制简单的图形、文本框的组合、图文混排等技巧都应掌握。计算机的许多功能仍需我们进行挖掘，让我们共同努力吧，为了工作、学习和生活。本文图片均由作者通过SnagIt软件抓图获得。本文作者uc账号:64739101； QQ账号：358725389第 18 页