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1、讨论计算机在方案生育档案管理中的应用【论文关键词】计算机方案生育档案管理应用【论文摘要】方案生育工作的内容比拟繁杂，包括政策宣传、药具发放、办理证件、计生奖励造册发放、流动人口管理等，就是统计上报各种数据，这些数据为国家和各级政府掌握人口开展趋势、人口流动状况以及方案生育动态提供原始资料，然而其多年来一直沿袭着以书面表格逐级上报的形式，在操作上有很大的难度，本文结合多年的工作理论，针对计生统计工作存在的问题，提出计算机在方案生育档案管理中的应用的一些考虑与理论。?中华人民共和国人口与方案生育法?已于2002年9月1日正式施行，贯彻落实该法是方案生育职能部门头等重要的工作任务。该法的公布，使方案
2、生育工作真正纳入了法制化管理，对建立新的、更完善的管理机制具有非常重要的现实指导意义。在我们这个人口众多的国度里，方案生育历来是我国的一项根本国策，从中央到地方，各级政府都非常重视方案生育工作，许多考核都实行方案生育工作“一票否决制。与十年前相比，方案生育工作已从标准化、制度化步入到法制化的轨道，浸透到各项工作的方方面面。如评选先进单位、先进个人、调开工作、外出打工、各项福利，单位用工等等都与方案生育工作有关。本文结合多年的工作理论，针对计生统计工作存在的问题，提出计算机在方案生育档案管理中的应用的一些考虑与理论。1问题的提出方案生育档案管理工作非常重要，要管理的内容丰富，工作量大。随着改革开
3、放的不断深化，市场更加繁荣，人才流动现象更加普遍、频繁，尤其是在广阔农村，由于外出打工者规模的扩大，致使流动人口急剧增加且档案数据变化频繁，这些都大大地增加了农村方案生育工作的管理难度和工作量。在数万人以上的乡镇里，仅靠建立相关登记簿(结婚登记簿、子女出生登记簿、育龄妇女异动登记簿、流动人员登记簿、药具发放登记簿等)和老一套的常规管理方法，要保证管理完全到位几乎是不可能的，所以，改革管理方式和手段，显得非常重要。2方案生育档案管理工作的现状目前方案生育档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，方案生育档案管理仅以保管为目的，以案卷不丧失为原那么，再
4、加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案根底普遍较差的场面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不标准，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不标准，有标题但不能反映主题内容或标题缺少根本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是局部特殊案卷缺少卷内目录，以致于局部未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是组卷混乱现象比拟多，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。六是保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。3利用计算机等现代化的手段，改人工管理为计算机管理目
5、前在全国范围内，计算机技术在方案生育信息管理方面的应用还不够广泛，如今大多仍在延用传统的纸张作数据传递的媒介，与当今的信息时代显得极不协调。工作人员在抄录数据、统计计算的过程中，难免出错，故很难进步速度和质量。另外传统报送报表过程中的辅助开支(路费或邮寄费、人工费)也较多。基于以上原因，我们可以根据实际情况，编制统一的方案生育档案管理软件，下发到各单位。下级单位(或基层单位)，根据统一的格式，填写数据，然后通过网络，将数据传递到上级单位。这样做至少有以下优点：统计速度快。数据上报只需要几秒钟时间；数据准确。排除了在抄录数据过程中由于人为因素而出现的过失；节约本钱，不用纸张，不用乘车送报表，不用
6、花费很多的时间去填表、送表，只需点击鼠标，利用现代化计算机网络，非常方便地进展数据传递；不用手工统计计算，大大地减轻了方案生育工作人员的劳动强度。要进步档案管理的程度就必须实行标准化、标准化的工作程序与方法，即要求档案管理的搜集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进展工作。一要全面普查案卷，去粗取精。这是实现档案管理标准化、标准化的第一步工作。因为一般的方案生育档案由于多年来未做全面的清查，加之划分保管期限不准，不可防止地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能防止今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。二要重新组合案卷，实现案卷标准化。
7、将那些组卷过厚，内容混杂的案卷进展重新组卷。重新组卷的原那么是尽可能将那些互相存在某种联络的文件组合在一起。三要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是可以满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完好性，在分类过程中，首先根据?中国档案分类法?进展分类，再因事制宜制定出一些详细细那么。四要标准题名，保证检索查准率，因此在著录时要统一标准题名。4加快数据准备，推进方案生育档案现代化管理进程一是分清轻重缓急，循序渐进。方案生育档案管理的一个重要目的就是要使档案为方案生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了进步方案生育档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值
8、大孝利用率上下和是否开放的情况对所有档案进展排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进展优先加工这样就可以加快档案管理计算机化的进程和进步社会利用的效率。二是分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进展著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进展案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进展文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件那么进展文件级著录。这样处理不仅能提醒档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又进步了效率。三是分门别类，充分利用档案原基矗对于那些案卷根底较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案、“案件等那么可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有根底可以减少著录环节，大大地进步著录速度。参考文献1顾云霞刍议方案生育档案管理j江海纵横2022(3)2戴冰郭瑛计算机网络化管理系统在方案生育信息效劳领域中的应用j中国优生与遗传杂志2022103李鄂琴瞿志海吴春桃关于方案生育信息管理现代化的讨论j武汉职业技术学院学报20222
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