办公用品管理流程讲义

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1、贵州台金农业技术开发有限责任公司办公用品管理办公用品管理流程设计流程设计二零一二年十一月办公用品管理流程设计办公用品管理流程设计 流程设计的目的 流程结构设计办公用品流程设计的目的办公用品流程设计的目的v 企业行政办公用品包括笔、胶水、订书机、复写纸、复印纸、印泥、笔记本、档案袋、碳粉、墨盒、硒鼓、计算器等，它们与企业日常办公活动息息相关。v 行政部办公用品管理流程的设计目的 明确职责分工，梳理、规范办公用品的各项日常操作步骤，有效管理和使用企业的办公用品 规范企业办公用品的采购、保管、发放、使用等工作，合理控制办公用品的使用、消耗和费用支出，降低企业的办公费用和经营成本 逐步实现企业管理的规

2、范化、标准化和程序化，提高企业的管理水平和竞争力办公用品管理流程结构设计办公用品管理流程结构设计办公用品管理办公用品管理流程结构流程结构办公用品日常管理流程办公用品日常管理流程1、关键节点工作执行标准 2、流程执行工具 3、关键事项与考核指标办公用品申购管理流程办公用品申购管理流程1、关键节点工作执行标准2、流程执行工具3、关键事项与考核指标办公用品采购管理流程办公用品采购管理流程1、关键节点工作执行标准2、流程执行工具3、关键事项与考核指标1、关键节点工作执行标准2、流程执行工具3、关键事项与考核指标办公用品比价管理流程办公用品比价管理流程1、关键节点工作执行标准2、流程执行工具3、关键事项

3、与考核指标办公用品验收入库流程办公用品验收入库流程1、关键节点工作执行标准2、流程执行工具3、关键事项与考核指标办公用品管理流程与工作标准办公用品管理流程与工作标准l办公用品日常管理流程图l办公用品日常管理工作标准l流程关键事项与考核说明主办部门行政部办公用品管理制度建设各职能部门审批行政人员流程名称办公用品日常管理流程总经理行政经理办公用品采购领用与使用办公用品报废办公用品报废申请审核审核审批开始1、拟定办公用品日常管理制度3、办公用品申购4、办公用品采购5、办公用品验收入库6、领用审查办公用品发放7、监督办公用品的使用办公用品使用9、报废处理8、报废审查结束领用申请编修部门签发人签发日期审

4、批采购？是否2、统计办公用品库存执行办公用品日常管理制度审批权限内权限外办公用品需求办公用品管理工作标准办公用品管理工作标准l办公用品管理制度建设l办公用品采购l领用与使用l办公用品报废办公用品管理制度建设办公用品管理制度建设u 行政人员调查、收集相关企业或优秀企业的办公用品日常管理制度u 结合本企业的文化和实际情况，拟定适合本企业的办公用品日常管理制度u执行工具l 办公用品日常管理制度l 企业制度编写规范办公用品采购办公用品采购u 统计员工或部门的办公用品需求u 盘点办公用品库存，统计需采购的办公用品u执行工具执行工具l 企业内部采购管理制度l 办公用品申购单l 办公用品采购单l 办公用品预

5、算表l 办公用品入库登记表l 办公用品入库凭证领用与使用领用与使用l行政人员对办公用品领用申请进行审查l明确公共办公用品的保管人与责任人l监督、调查的内容包括办公用品领用传票与办公用品台账、办公用品申请书与办公用品实际使用情况、办公用品领用登记表与实际用品登记表等u执行工具执行工具l办公用品台账l办公用品领用传票l办公用品领用登记表l实际用品登记表办公用品报废办公用品报废l核对办公用品报废申请表的填写是否正确，是否已经主管领导审批l调查报废申请情况是否属实l检查办公用品报废申请单是否已经行政经理审批l对经过报废申请审批的办公用品进行出售或销毁处理l登记已经报废处理的办公用品的名称、编号、报废日

6、期、处理方式等u执行工具执行工具l办公用品报废申请表办公用品报废申请表l办公用品报废登记表办公用品报废登记表l办公用品管理制度办公用品管理制度流程关键事项与考核说明流程关键事项与考核说明 办公用品日常管理制度拟定 办公用品库存统计 办公用品使用监督 办公用品报废审查 办公用品报废处理 费用控制办公用品日常管理制度拟定办公用品日常管理制度拟定l制度拟定及时率，目标值为100%l制度拟定一次性通过率，目标值为100%l制度拟定合理性，拟定的制度内容符合实际办公用品库存统计办公用品库存统计l统计及时率，目标值为100%l统计准确率，目标值为100%办公用品使用监督办公用品使用监督l监督及时率，目标值

7、为100%l监督公平性，监督过程中无徇私行为，监督标准统一办公用品报废审查办公用品报废审查l审查及时率，目标值为100%l审查出错次数，目标值为0次办公用品报废处理办公用品报废处理l报废处理登记准确率，各项信息登记准确、无错漏登记l报废处理准确性，报废用品价值评估准确，出售或销毁工作符合规定费用控制费用控制l办公用品日常管理费用节省率，目标值在_%以上l办公用品采购预算空置率，采购费用控制在预算范围内办公用品申购办公用品申购管理流程与工作标准管理流程与工作标准l办公用品申购管理流程图l办公用品申购管理工作标准l流程关键事项与考核说明主办部门行政部办公用品需求统计员工财务部流程名称办公用品申购管

8、理流程行政经理行政人员采购申请费用预算与审批开始3、递交办公用品清单1、填写办公用品需求单6、核准费用预算结束编修部门签发人签发日期7、采购所需办公用品办公用品采购2、统计办公用品采购需求审核审批办公用品申购管理流程图办公用品申购管理流程图4、市场询价5、统计费用预算办公用品申购管理工作标准办公用品申购管理工作标准v办公用品需求统计v采购申请v费用预算与审批v办公用品采购办公用品需求统计u 各部门员工填写并提交办公用品需求单u 行政人员统计办公用品采购需求u 对库存办公用品进行统计，结合需求，确定需采购办公用品的类别、数量u执行工具执行工具l 办公用品需求单l 办公用品库存单u 根据采购需求统

9、计结果，填写办公用品采购清单u 将办公用品采购清单递交行政经理审批u执行工具l办公用品采购清单l办公用品管理制度采购申请采购申请费用预算与审批费用预算与审批u 根据行政经理审批确认的办公用品采购清单，对各类办公用品进行市场询价u 至少确定三家供应商，对供应商的价格进行对比分析u 根据各供应商报价统计费用预算u 编制详细的办公用品费用预算表，内容包括品名、单价、数量、总额等u 财务部核对各项办公用品的数量是否符合实际u 对行政部提交的预算表进行审核，确认数据无误u执行工具执行工具l 办公用品预算管理制度l 办公用品预算表办公用品采购办公用品采购u 行政人员根据审核通过的办公用品采购清单及预算表，

10、将采购任务分配给想要的采购部门或人员u执行工具执行工具l 办公用品采购清单l 办公用品预算表l 企业内部采购管理制度流程关键事项与考核说明流程关键事项与考核说明u办公用品采购需求统计l统计及时率，目标值为100%l统计准确率，需采购办公用品的类别、数量统计准确u办公用品市场询价l询价及时率，目标值为100%l价格对比度，至少确定3家供应商，找到价廉物美的供应商u办公用品采购预算l预算合理性，办公用品预算符合实际情况，预算合理l预算准确度，预算准确，误差控制在_%_%以内办公用品采购管理流程与工作标准办公用品采购管理流程与工作标准v办公用品采购管理流程图v办公用品采购管理工作标准v流程关键事项与

11、考核说明主办部门行政部制定采购计划行政部财 务 部流程名称办公用品申购管理流程行政经理选购办公用品洽谈价格开始2、制定办公用品采购计划3、参与比价及筛选供应商4、协助洽谈价格结束编修部门签发人签发日期5、配合提货办公用品验收入库1、统计办公用品采购需求审批审批办公用品采购管理流程图办公用品采购管理流程图选购物品支付货款6、验收办公用品7、入库登记办公用品采购管理工作标准办公用品采购管理工作标准u制定采购计划u选购办公用品u洽谈价格u办公用品验收入库制定采购计划制定采购计划u 根据各部门办公用品需求表，统计办公用品采购需求u 编制办公用品采购需求表u 本剧办公用品需求表，制定办公用品采购计划u

12、采购计划的内容包括供应商信息调查、采购时间、采购人员、采购方式、采购预算等执行工具执行工具u办公用品采购需求表u办公用品采购计划表选购办公用品选购办公用品u根据审批通过的采购计划，参与比较与筛选供应商u比价管理流程参照“办公用品比价管理流程与工作标准”执行工具执行工具u办公用品采购计划表u企业内部采购管理制度洽谈价格洽谈价格u根据供应商报价，结合以往采购价格，协助进行价格洽谈u确定各项需采购办公用品的价格执行工具执行工具u办公用品预算表办公用品验收入库办公用品验收入库u配合相关部门在规定时间内提货u保证办公用品及时送达u检查所采购办公用品的质量，及时发现质量问题u对无质量问题的办公用品进行统计

13、u办公用品验收入库流程参照“办公用品验收入库流程与工作标准”u核对确认待入库办公用品的数量、种类，及时记录多购或少购的情况，并进行处理u登记办公用品的实际入库数量、入库时间、入库经办人等信息执行工具执行工具u办公用品采购计划表u办公用品验收报告u办公用品入库清单流程关键事项与考核说明流程关键事项与考核说明u办公用品采购计划制定u价格洽谈u办公用品提货u办公用品检查验收u办公用品入库登记办公用品采购计划制订办公用品采购计划制订u采购计划制订及时率，目标值为100%u采购计划可操作性，计划制订符合实际，具有可操作性u采购预算合理性，采购预算合理，符合实际价格洽谈价格洽谈u采购成本节约率，目标值为_

14、%以上办公用品提货办公用品提货u提货及时率，目标值为100%u采购按时完成率，目标值为100%u提货过程损耗率，提货过程的办公用品损耗率控制在_%以内办公用品检查验收办公用品检查验收u检查验收细致度，检查验收工作细致，能及时发现所采购办公用品存在的问题u验收及时率，目标值为100%办公用品入库登记办公用品入库登记u 入库登记及时率，目标值为100%u入库登记准确率，入库信心登记准确，无差错办公用品比价管理流程与工作标准办公用品比价管理流程与工作标准 办公用品比价管理流程图 办公用品比价管理工作标准 流程关键事项与考核说明主办部门行政部收集价格信息行政部采 购 人 员流程名称办公用品比价管理流程

15、行政经理产品及价格比较开始2、筛选供应商3、比较产品5、洽谈价格结束编修部门签发人签发日期6、确定候选供应商洽谈并确定价格与供应商1、收集供应商价格信息审批未通过4、比较价格采购办公用品7、确定采购供应商通过配合提供信息办公用品比价管理工作标准办公用品比价管理工作标准u收集价格信息u产品及价格比较u洽谈并确定价格与供应商l 收集供应商价格信息l 确定供应商的资质与信誉l 根据所收集供应商的信息及采购人员提供的信息，初步筛选信誉良好、价格合理的供应商执行工具执行工具l 办公用品管理制度收集价格信息工作执行标准收集价格信息工作执行标准l 对初步筛选的供应商的产品进行质量、规格方面的比较，如将同一价

16、格范围的办公用品的质量进行比较l 对不同供应商同一质量或规格的办公用品进行价格对比，将各供应商按价格高低顺序进行排序执行工具执行工具l 办公用品管理制度l 办公用品预算表产品及价格比较工作执行标准产品及价格比较工作执行标准流程关键事项与考核说明流程关键事项与考核说明u 会场整理与清扫会场整理与清扫l会场整洁度，会场感觉、整洁、无卫生死角l会场整理及时率，目标值为100%u 会议文件编制会议文件编制l会议文件编制及时率，目标值为100%l会议文件编制准确度，目标位文件符合企业文件编制要求，内容符合实际、无错漏u 会议决议发布与督办会议决议发布与督办l决议发布及时率，目标值为100%l决议督办及时

17、率，目标值为100%u 会务工作改进会务工作改进l会务工作改进措施执行率，目标值为100%l会务改进工作目标达成了，目标值为_%洽谈并确定价格与供应商洽谈并确定价格与供应商工作执行标准工作执行标准l 根据各供应商的信誉、质量与报价，结合企业采购预算，在采购人员的协助配合下与供应商洽谈价格l根据洽谈结果，确定物美价廉的候选供应商l将候选供应商及报价交行政经理审批l经行政经理审批，确定采购供应商u执行工具执行工具l办公用品管理制度l企业内部采购管理制度流程关键事项与考核说明流程关键事项与考核说明u 供应商价格信息收集供应商价格信息收集l 价格信息收集及时率，目标值为100%l 价格信息收集准确率，

18、目标值为100%u价格比较价格比较l 价格比较合理性，价格比较符合实际、工作、合理u价格洽谈价格洽谈l 价格洽谈有效性，价格洽谈合理，能以最少资源实现最大利益办公用品验收入库流程与工作标准办公用品验收入库流程与工作标准u办公用品验收入库流程图u办公用品验收入库工作标准u流程关键事项与考核说明主办部门行政部验收办公用品行政部采 购 人 员流程名称办公用品验收入库流程行政经理办公用品入库开始3、办公用品入库5、验收入库手续结束编修部门签发人签发日期6、报销办公用品费用报销办公用品费用1、验收办公用品是4、开具入库凭证否审批2、退换货采购办公用品合格？办公用品验收入库工作标准办公用品验收入库工作标准

19、v验收办公用品v办公用品入库v报销办公用品费用验收办公用品验收办公用品l 对所采购办公用品进行验收，检查质量，及时发现问题l 检查所采购办公用品数量，确定数量无误l 如检查发现质量不合格的办公用品，相关采购人员应与供应商进行联系l 采购人员与供应商商定不合格的退换货处理方法。若退货，则采购人员需重新进行采购；若换货，则采购人员根据企业换货管理制度进行操作u执行工具执行工具l办公用品管理制度l企业内部采购管理制度办公用品入库办公用品入库l 确定质量合格的办公用品的类别、数量l 清点完毕后将办公用品入库l 填写办公用品入库登记表l 经行政经理审批确认后，行政部开具办公用品入库凭证l 检查入库登记及

20、审批手续是否已办理完毕l 确认后，在办公用品入库登记表上签字并填写日期u执行工具执行工具l 办公用品管理制度l 办公用品入库登记表l 办公用品入库凭证报销办公用品费用报销办公用品费用l 确认办公用品入库手续已办理完毕l 根据实际情况计算需报销的实际费用l 到财务部报销费用u执行工具执行工具l 企业财务管理制度流程关键事项与考核说明流程关键事项与考核说明u办公用品验收u办公用品入库u入库手续签收v考核指标与目标值 检查验收细致度，检查验收工作细致，能及时发现所采购办公用品存在的问题 验收及时率，目标值为100%验收准确率，所验收办公用品的类别、数量、质量等信息准确无误办公用品验收办公用品验收办公

21、用品入库办公用品入库v考核指标与目标值 入库及时率，目标值为100%入库准确率，目标值为100%入库手续签收入库手续签收v考核指标与目标值 入库手续签收及时率，目标值为100%入库手续齐全性，入库手续齐全、无缺少或未办理等情况办公用品领用管理流程与工作标准办公用品领用管理流程与工作标准l办公用品领用管理流程图l办公用品领用管理工作标准l流程关键事项与考核说明主办部门行政部领用申请审批行政部员工流程名称办公用品领用管理流程行政经理办公用品领用开始发出办公用品领用通知2、确认发放的办公用品结束编修部门签发人签发日期3、登记办公用品领用与发放信息报领用登记与记录存档1、审查领用申请发放审批收到领用通

22、知填写办公用品领用单确认领用的办公用品4、领用登记签字5、记录保存于归档领用登记签字领用办公用品领用管理办公用品领用管理工作标准工作标准u领用申请审批u办公用品领用u领用登记与记录存档领用申请审批领用申请审批l 行政部收到办公用品领用申请后，审查领用申请的真实性l 审查无误后确认需领用的办公用品u执行工具执行工具l 办公用品管理制度l 办公用品领用单办公用品领用办公用品领用l 确认实际发放的办公用品及领用人u执行工具执行工具l 办公用品管理制度l 办公用品领用单领用登记与记录存档领用登记与记录存档l 登记实际发放的办公用品的名称、数量，领用人或部门、领用时间，经办人等信息l 行政部确认办公用品的领用登记表内容无误l 领用人在办公用品领用登记表上签字确认l 确认办公用品领用登记表已签字l 将办公用品领用登记表按企业档案管理制度规定归档保存u执行工具执行工具l 办公用品领用登记表l 企业档案管理制度流程关键事项与工作标准流程关键事项与工作标准v 办公用品领用单审查 审查及时率，目标值100%审查出错率，目标值为0v 办公用品发放 办公用品发放及时率，目标值为100%办公用品发放准确率，办公用品按实际审批的领用单进行，不存在少发或多发情况v 办公用品领用与发放信息登记 登记及时率，目标值为100%登记准确率，目标值为100%