时间管理培训手册

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1、时间管理时间管理时间管理培训手册时间管理培训手册时间管理时间管理课程目标课程目标这个课程给大家最重要的讯息是。不是教给你把事情做得快的技巧不是教给你把事情做得快的技巧, , 也不是教你怎样可以不眠不休。也不是教你怎样可以不眠不休。我的问题所在？我的问题所在？我需要作出怎样的决定我需要作出怎样的决定?我可以做些什么和要做些什麽我可以做些什么和要做些什麽?时间管理时间管理目目 录录认识时间障碍如何运用时间总结时间管理时间管理什么是时间管理 时间管理是有效地运用时间，降低变动性。 时间管理的目的：决定什么事该做，什么事不该做。 时间管理最重要的功能：是透过事先的规划，作为一种提醒与指引时间管理时间管

2、理时间管理的错误观念什么是时间杀手人最容易掉进的时间陷阱认识时间障碍时间管理时间管理时间管理只是常识只要我把工作做好， 我的时间管理应该还不错我在压力下表现较好， 时间管理会令我失去我的优势我有使用计事本和行事历，这还不够吗？时间管理的错误观念时间管理时间管理什么是时间杀手无形的（不自觉）无形的（不自觉） 有形（自觉的）有形（自觉的）接听 打 会议打扰官僚作风沟通不足办公室政治资源不足阅读文件及邮件交通堵塞欠缺周详计划不懂分辨轻重缓急过分注重细节犹豫不决不懂得说不拖延善忘不懂授权欠缺组织健康欠佳时间管理时间管理工作欠目标，工作欠目标， 优先次序不明确优先次序不明确危机管理能力薄弱危机管理能力薄

3、弱多项工作须同时进行多项工作须同时进行自我组织问题自我组织问题外界骚扰外界骚扰无力拒绝要求无力拒绝要求不能有效授权不能有效授权拖延工作拖延工作会议会议人最容易掉进的时间陷阱时间管理时间管理时间管理小故事课上，教授在桌子上放了一个玻璃罐子，然后从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。教授把石块放完后问他的学生：“你们说这个罐子是不是满的?”，“是。”所有的学生异口同声地回答。教授笑着从桌底下拿出一袋碎石子，把它们从罐口倒下去，摇一摇，问：“现在罐子是不是满了?”大家都有些不敢回答，一位学生怯生生地细声回答：“也许没满。”教授不语，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢倒进罐子里，然后又问学生：“

4、现在呢?”“没有满!”全班学生很有信心地回答说。是的，教授又从桌子底下拿出一大瓶水，缓缓倒进看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满的玻璃罐。 一个平常的玻璃罐就这样装下了这么多东西，但如果不先把最大的鹅卵石放进罐子，也许以后永远没机会把它们再放进去了。生活中那么多事情，其实都可以像往这个玻璃罐里放东西那样，先进行时间级别分类，按照“事分轻重缓急”进行组合，确定先后顺序，做到不遗不漏。如： A级别：时间紧、具有一定的挑战性、非常重要的事情。如即将到来的考试必须多花时间进行准备。要注意的是：很多人惧怕A级别的事情，觉得太复杂，要耗费太多的精力，同时因为怕困难完不成或者完成得不完美而采取逃避的态度。

5、B级别：很重要、但在时间上没有特别要求。这一级别的事情当前不需要马上交差，但又非做不可，容易在不急的心理中被人遗忘，在最后关键时刻演变成A级别事件，如两周前上级布置的任务。C级别：时间上紧迫、但并不是很重要的、可以请别人代劳的事情，如取快件，可以请同学顺便去取。 D级别：时间上不紧迫也不是很重要的事情，有些可以请别人做；有的可以降低标准；有的必须要做则放在零碎时间中进行完成；有的对生活没有益处的事件则建议选择放弃，如毫无意义的闲逛。 时间管理时间管理目目 录录认识时间障碍如何运用时间总结时间管理时间管理要管理好自己吗? 要懂得管理自己，首先要认识自己。抛弃恶习, 引进新的工作方式和生活习惯时间

6、管理时间管理为什么需要目标？为什么需要目标？目标是行动的导航灯目标是行动的导航灯! !成功就等于目标，成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解。其他的一切都是这句话的注解。 美国潜能大师伯恩美国潜能大师伯恩崔西语崔西语时间管理时间管理为什么需要目标？为什么需要目标？哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现 ：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标时间管理时间管理成为社会各界的顶尖人士成为社会各界的顶尖人士成为各行业的专业人士成为各行业的专业人士社会的中下层面安稳地生活与工作社会的中下层面安稳地生活与工作社

7、会的最底层，抱怨整个世界社会的最底层，抱怨整个世界3有清晰且长期的目标有清晰且长期的目标 10有清晰但较短期的目标有清晰但较短期的目标 60%目标模糊目标模糊27%没有目标没有目标25年后调查发现年后调查发现 ：时间管理时间管理短期目标分解目标剥洋葱法多杈树法长期目标个人目标：健康、休闲和营养方面的目标事业目标：自我职业规划项目计划（例如推行新系统）日常运作计划（编写每月生产报告）每周的行事安排每日需要完成的工作短期的目标应该是现实的！短期的目标应该是现实的！长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己！长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己！时间管理时间管理命中是偶然的，打不中是必然的！命中是偶然

8、的，打不中是必然的！如如 果果 没没 有有 目目 标标时间管理时间管理订立计划以掌握时间订立计划以掌握时间以目标, 优先次序, 理想工作时间表表示这三块积木为基础, 想好一天的计划搞清楚个人活力周期表, 再根据最有效的工作时间,勾勒出“ 理想工作时间表”根据目标的轻重, 安排优先次序订好长期目标, 以及的短期目标运用企划的概念- 拟定计划时间管理时间管理分解目标长期目标TO DO LIST - 执行事项清单执行事项清单每天做每天做每天同一时间做每天同一时间做将优先次序写下将优先次序写下由最重要的事情写下由最重要的事情写下时间管理时间管理分解目标长期目标本 周 目 标本 周 任 务次 序星 期

9、一_月_ 日星 期 二_月_ 日星 期 三_月_ 日星 期 四_月_ 日星 期 五_月_ 日星 期 六_月_ 日1. 今今 天天 任任 务务次次 序序2. 3. 4. 5. 6. 7. 约 会/ 承 诺8. 8888889. 99999910. 10101010101011. 11111111111112. 12121212121213. 11111114. 22222215. 33333316. 44444417. 55555518. 666666TO DO LIST - 执行事项清单执行事项清单时间管理时间管理分解目标长期目标理想的工作时间表理想的工作时间表1/ 要有正面的工作态度要有正面

10、的工作态度2/ 留意自己的表现曲线留意自己的表现曲线3/ 预留自己安静的时间预留自己安静的时间4./利用工作日志利用工作日志时间管理时间管理分解目标长期目标看看你的工作日志看看你的工作日志, , 然后问自己然后问自己: :几点开始目标几点开始目标? ? 能不能早点开始能不能早点开始? ? 有没有任何让你分心有没有任何让你分心, ,以致无以致无法完成目标的事情法完成目标的事情?, ?, 能不能早点开始能不能早点开始? ? 你完全不受干扰的最长时段有多久你完全不受干扰的最长时段有多久? ( ? ( 不要把午饭也放进去不要把午饭也放进去) )你最有效率和最没有效率是什么时候你最有效率和最没有效率是什

11、么时候? ? 你将当天的主要目标完成到什么程度你将当天的主要目标完成到什么程度? ? 你会照着优先次序的书面计划做事吗你会照着优先次序的书面计划做事吗? ? 你在适当的时间做适当的事吗你在适当的时间做适当的事吗? ?你在怎么处理不应该做的事你在怎么处理不应该做的事? ? 可不可以授权可不可以授权? ? 手边的工作要如何做得更有成效手边的工作要如何做得更有成效, , 更为简化更为简化, , 并减少细节并减少细节? ? 你花的时间与你的优先次序是否相称你花的时间与你的优先次序是否相称? ?请记着请记着 : 巴雷德巴雷德“80/20”定理定理时间管理时间管理分解目标长期目标以行动配合计划以行动配合计

12、划将目标写下来将目标写下来- - 是什么目标是什么目标? ? 要达致什么的成果要达致什么的成果? ? 行动行动 要做些什么要做些什么? ? 次序次序 - - 哪些哪些应该应该先先做做/ / 哪些哪些为为后后? ? 订下完成订下完成 日期及排列优先次序日期及排列优先次序时间估计时间估计 每项的行动需要多长时间每项的行动需要多长时间? ? 灵活性灵活性 有没有预留时间给不可估计的突发事有没有预留时间给不可估计的突发事情情时间表时间表 甚么时候处理甚么事项？甚么时候处理甚么事项？时间管理时间管理你是怎样编排时间计划？一、年度计划甘特图二、周计划执行事项清单史蒂芬 柯维博士“与时间有约”时间管理时间管

13、理甘特图本世纪亨利.甘特发明的；内在思想简单，基本是一条线条图，横轴表示时间，纵轴表示活动（项目），线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况1.明确项目牵涉到的各项活动、项目。内容包括项目名称（包括顺序）、开始时间、工期，任务类型（依赖/决定性）和依赖于哪一项任务。 2.创建甘特图草图。将所有的项目按照开始时间、工期标注到甘特图上。3.确定项目活动依赖关系及时序进度。使用草图，按照项目的类型将项目联系起来，并安排项目进度。 此步骤将保证在未来计划有所调整的情况下，各项活动仍然能够按照正确的时序进行。 也就是确保所有依赖性活动能并且只能在决定性活动完成之后按计划展开。 同时避免关键性路径过长

14、。关键性路径是由贯穿项目始终的关键性任务所决定的，它既表示了项目的最长耗时， 也表示了完成项目的最短可能时间。请注意，关键性路径会由于单项活动进度的提前或延期而发生变化。 而且要注意不要滥用项目资源，同时，对于进度表上的不可预知事件要安排适当的富裕时间（Slack Time）。 但是，富裕时间不适用于关键性任务，因为作为关键性路径的一部分，它们的时序进度对整个项目至关重要。 4.计算单项活动任务的工时量。 5.确定活动任务的执行人员及适时按需调整工时。 6.计算整个项目时间时间管理时间管理权衡轻重最重要的是我们必须常常把最最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要重要的事列为最重要The m

15、ain thing is to keep the main thing the main thing at all times时间管理时间管理长期目标区分优先工作区分优先工作某些事件某些 浪费时间之事不重要又不紧急改进产能建立人际关系发新机会重要但不紧急某些 某些信件与报告某些会议不重要但紧急危机急迫的问题有期限压力的计划重要又紧急有趣的活动防患未然规划、休闲不速之客必要而不重要的问题受欢迎的活动时间管理时间管理分解目标长期目标权利下放授权授授 权权 应应 有有 的的 心心 态态 ? 把工作授权给下级把工作授权给下级, 应该存在一个给下属发应该存在一个给下属发展的机会展的机会 它不是用来惩罚下

16、级它不是用来惩罚下级 不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情时间管理时间管理授权的形态授权的形态主要可以分成两种形态：主要可以分成两种形态： 下达指令下达指令 充分信任充分信任时间管理时间管理如何介定哪些工作委派如何介定哪些工作委派?你必须自己做你应该做, 但有些人可以帮助你你可以做, 但如果其他人有机会也可以做其他人应该做, 但情况紧急时你可以帮他其他人必须做时间管理时间管理解释所分配工作的重要性订出需要的结果询问下属的意见及疑问预期的成果预期的成果订出下属的权利范围及规定达到完成工作限期的共识订出跟进时间表肯定成就, 提高士气应守的规则应守的规则时间管理时间管理自

17、我约束 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5是属于非习惯性的，而95的行为都是习惯性的。江山易改，本性难移 !罗曼罗兰名言：性情即命运 ! 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。1、给变你的习惯2、修正你的态度时间管理时间管理3、增加你的生产力1. 你的办公桌你的办公桌你的工作环境是怎么样你的工作环境是怎么样? 有什么方法令你的办公环境可以令你感到有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率愉快和增加效率? 时间管理时间管理改善工作环境改善工作环境将所有可以吸引你视线的东西全挪开将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面将你每天必须用的文具放在上面

18、( , ( , 时间表时间表, , 笔记本笔记本, , 日历日历, , 笔座笔座.).)将你要用的器材放在容易找到的地方将你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方到的地方将一些你知道不会作出反应的信件抛弃将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 利用文件夹来将不同的文件归档利用文件夹来将不同的文件归档时间管理时间管理2. 归档归档一些你需要今天马上完成的事情一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作一些你需要这个星期完成的工作 - FILE 一些你需要归档的文件一些你需要归档的文件

19、 - FILE 有空才阅读的书本有空才阅读的书本 - READ 需要传阅的文件需要传阅的文件 - PASS ON 一些文件需要等待资料完成一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS时间管理时间管理3. 如何处理如何处理 / 电邮电邮如果找不道要通话的对方如果找不道要通话的对方 - - 切记要留言切记要留言, , 并说明事情的严并说明事情的严重性重性, , 以确保对方回电以确保对方回电打打 之前之前, , 要把事情重点写下来要把事情重点写下来 要谈比较复杂的事情要谈比较复杂的事情, , 可以先将文件可以先将文件 给给 对方先看对方先看, , 减减少详细解释的时间少详细解释的时间备有有关文件备

20、有有关文件 自设时限自设时限时间管理时间管理4. 处理会议处理会议每次召开任何会议前每次召开任何会议前, 必须要紧记以下几点必须要紧记以下几点: 我是否一定要出席这个会议我是否一定要出席这个会议 会议之前应派发议程会议之前应派发议程 说明开会的目的说明开会的目的 如果你是主席如果你是主席, 你应你应 鼓励发言和要求言之有鼓励发言和要求言之有 物物 , 要避免发要避免发言同事偏离主题言同事偏离主题 最好设定一个时限最好设定一个时限, 以方便各人安排工作以方便各人安排工作时间管理时间管理5. 要懂得说不要懂得说不 说不应该是有礼貌说不应该是有礼貌 要给对方的清晰的解释要给对方的清晰的解释 给对方另

21、外的选择和建议给对方另外的选择和建议 时间管理时间管理6. 处理拖延心态处理拖延心态为什么我们会拖延？为什么我们会拖延？不不知道如何或从何入手知道如何或从何入手不知道为什么要做？不知道为什么要做？不喜欢去处理不喜欢去处理个人情绪及健康问题个人情绪及健康问题缺乏奖励缺乏奖励没有迫切性没有迫切性找借口找借口过分忧虑过分忧虑忙碌过后忙碌过后时间管理时间管理7.改善拖延方法改善拖延方法行动：每次只处理一项工作及时去做交付下属去做把工作分成若干部分订出工作时间问题、文问题、文件洗牌件洗牌着手工着手工作时间作时间时间管理时间管理改善拖延方法改善拖延方法建立自信建立自信 - - 跟跟自己自己说说 “ 我我一

22、定可以做到一定可以做到”设立目标设立目标找出与自己相关的方法找出与自己相关的方法- - 对对自己自己的的好处好处储蓄时间全力再战储蓄时间全力再战自我奖励自我奖励设立完工期限设立完工期限时刻提醒自己事情的重要性时刻提醒自己事情的重要性有充分的准备，才会把事情做好有充分的准备，才会把事情做好时间就是金钱时间就是金钱时间管理时间管理我们可以怎样赢得每一分秒我们可以怎样赢得每一分秒? 利用交通时间利用交通时间与运动同行与运动同行避开繁忙时间避开繁忙时间车上观察构思车上观察构思车上看书车上看书出差外游出差外游收集情报收集情报计划构想计划构想寓工作于娱乐寓工作于娱乐时间管理时间管理目目 录录认识时间障碍如

23、何运用时间总结时间管理时间管理希望你能够希望你能够: : 看到自己的问题在那里看到自己的问题在那里 要改变生活的习惯和工作方式要改变生活的习惯和工作方式 在自己所能控制的情况下, 把握每分钟 订立目标订立目标, , 策略策略, , 行动去应付每一个挑战行动去应付每一个挑战在不能完全自己控制的情况下在不能完全自己控制的情况下, , 把负面的影响减到最低把负面的影响减到最低总结总结时间管理时间管理有清晰的目标有清晰的目标, 知道自己在做什么和要做什么知道自己在做什么和要做什么分辨事情的先后次序分辨事情的先后次序 知道自己是否朝着目标前进知道自己是否朝着目标前进 选择做对的事选择做对的事, 而不是说只念着把事情做对而不是说只念着把事情做对 讲求效率讲求效率, 以最少的资源追求最大的成效以最少的资源追求最大的成效 计划每天计划每天,每周每周, 每年要做的事情每年要做的事情 估计需要完成时间估计需要完成时间, 并编排时间表行事并编排时间表行事懂得在适当时候说 “ 不”建立一套方法和技巧减少打扰缩短必须要做的事所花的时间抗拒拖延求取生活和工作平衡总结总结时间管理时间管理课程结束课程结束谢谢观看谢谢观看