企业信息化调查报告

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1、2021年XXX网信息化调查报告摘 要本报告通过整理前期对XXX公司访谈记录，总结出公司存在的一些问题，并结合相应的问题做出相应的信息化建议规划。全报告总共分四局部。第一局部为前期对公司相关人员进行访谈的情况描述。第二局部是从房地产行业信息化及IT技术带来互联网媒体的爆发来说明公司目前所面临的竞争，及实施信息化战略的必要性。第三局部先就访谈过程总结出XXX信息化在公司层面上存在四方面问题。第四局部先设想上一局部问题得到解决，XXX未来的愿景设想；然后就信息化重点应用系统方面设想公司的IT蓝图，最后，针对IT蓝图做出XXX信息化的总体规划，并针对下一步做出具体安排。目录第1章概述11.1 调研目

2、的11.2 调研对象及内容11.3 调研时间及方式1第2章XXX信息化必要性12.1 XXX网简介12.2 XXX信息化的必要性2第3章XXX信息化现状3XXX信息化中存在的问题33.1.1 组织流程方面43.1.2 信息管理方面53.1.3 根底设施方面73.1.4 应用系统方面7第4章XXX信息化愿景9XXX信息化愿景设想94.2 XXX信息化蓝图设想54.2.1 网络根底设施114.2.2 工程管理软件124.2.3 客户关系管理124.2.4 知识管理软件154.2.5 人力资源管理164.2.6 企业信息门户164.2.7 系统选型说明184.3 XXX信息化总体规划194.4 下一

3、步方案20第1章概述1.1 调研目的本次的调研目的在于了解XXX信息化的实施现状和建设现状，了解信息化为XXX网的开展所带来的影响和作用，并分析XXX在信息化建设过程中存在的问题，以进一步寻找更好更全面实现XXX信息化的方法和措施，提高XXX的信息化建设水平，从而到达更好的实现管理和业务方面的要求。1.2 调研对象及内容1. 调查对象：魏总、余总，以及各部门负责人2. 调研内容：1) 各部门的工作内容2) 各部门的信息化需求和建议1.3 调研时间及方式本次调研时间为：6月20日到9月30日，调研方式主要有：1) 运用访谈法调研公司相关领导和部门经理访谈内容见附件一；2) 实地操作公司的信息化系

4、统；3) 相关网站查阅信息化、行业相关资料等。第2章XXX信息化必要性2.1 XXX网简介XXX网以高新技术和互联网为根底，定位于“以房为核心的城市生活网，由诸多IT、地产、经济等各领域专业人士，倾十年之力精心打造，在华中地区家喻户晓。随着行业规模的不断扩大，XXX网的企业实力、业务规模与盈利能力年年以超常规、跨越式的速度增长，始终走在行业内前列，现今已经成为武汉最有影响力的门户网站，拥有超过50万人的注册用户，首页150万次的日点击率，日均访问量到达20万独立IP，以及8,000人的论坛最高同时在线人数与61,370帖的论坛日最高发帖数。2007年,XXX网全面升级，继成功推出房产网后，又陆

5、续打造装家居网、生活网等，将其开展成既相对独立又互相关联的城市生活网站群，引领了专业垂直网站向综合类门户转型的新潮流，在业内引起广泛关注。公司同时还拥有遍布武汉的30多家线下中介门店，成功推进二手房交易案例数万宗，在武汉市二手房中介行业形成了极好的口碑和影响力。另外，XXX公司还先后成功进入宜昌、重庆等城市，并将有步骤地入驻其他各大省市，旨将公司业务从省内向全国范围进行延伸，将公司品牌推向全国。2.2 XXX信息化的必要性从上局部XXX网简介中，我们可以看到XXX网现在所取得的丰硕成绩以及强劲的开展趋势。但与此同时，XXX也不能忽略自己所面临的问题。过去，XXX网作为新兴互联网媒体，效劳于传统

6、行业中最领先的房地产行业，有着很大的优势。原因有：房网敏锐地捕捉到了房产行业趋向互联网开展的趋势，率先成立网上门户，成为国内关注房地产首批门户网站中的一员；房产行业在信息化方面没有现在全面，其更多人力、物力、时间都放在地产建设上，对于营销、信息传递等方面都需要依赖于XXX这样的新兴互联网媒体。但是随着IT技术的迅猛开展，各行各业的情况都发生了巨大的变化。在房地产行业，以万科为代表的房地产开发商已将信息化作为公司战略层上，不仅运用相关的管理系统贯穿“拿地、开发、销售、物业等过程，同时，还特别注重数据信息的收集运用，牵手互联网公司如万科与百度，恒大与阿里巴巴的联合，为房地产下一世代转型做长远准备。

7、房地产企业当前的信息化，及长远的互联网战略随时都可能威胁到XXX目前的经营模式。而在互联网行业，同样是随着技术的不断开展，XXX所在的互联网媒体行业进入门槛越来越低，出现了越来越多的竞争者。根据站长之家的收录情况来看，目前全国共有118家房产网站，其中有如XXX同性质的专业房产网站，互联网巨头的房地产栏目，还有地方房地产网站。XXX所处的是一个竞争很剧烈的行业，虽然XXX网经过不断努力，已经小有名气了，但想要在全国范围内获得更高的市场份额、更高的知名度，仍需要借助最新IT技术提高自身核心竞争力。此外，由于XXX的主要业务源于房地产行业，而房地产行业的开展却受到诸多因素的影响，如治环境、经济环境

8、、社会环境、市场环境。在行业受到影响的时候，XXX能否依靠自身渡过难关，甚至逆市创造出更好的业绩，都是不小的挑战。但另一方面，根据国家所实施的信息化战略及房地产开发商和媒体同行的事例中，我们也可以看出，充分利用现代IT技术的开展，实施信息化战略，XXX是能够通过增强自身管理和业务能力，获得更强竞争力的。相信XXX在全面实施信息化后至少能到达以下效果。第3章XXX信息化现状XXX信息化中存在的问题评价公司的信息化水平，不单是看其网络硬件根底设施、应用系统多么强大优秀，而是看其信息化最终是否到达公司预期效果。在访谈过程中，我们发现XXX信息化未能到达预期效果，还有其组织流程和信息管理方面的缺乏有关

9、。组织流程是指在信息化过程中，公司的人员安排，不同的人员安排以为着不同的重视程度和战略高度；信息管理是指信息化过程中对于相关系统所产生信息的标准标准、管理流程、质量水平、平安等方面的管理，.1 组织流程方面任何一项工作的开展都离不开人员的配合，人员的良好配合那么离不开良好的组织管理。在前一项“XXX信息化现状中，我们可以看出，XXX在信息化方面已经做了一定的投入，但显然软硬件的相关使用维护情况都不是很理想。这其中的一个重要原因就是缺乏人员对信息化工作的管理。XXX在组织流程方面的问题可以总结为以下四点：1. IT组织功能定位较低。一般IT组织在企业中的定位，取决于领导人对信息化的认知，同时定位

10、反过来也会影响信息化所能发挥的作用。目前公司对于信息化的作用还仅停留在系统层面上，并没有考虑信息化给公司在信息层面上带来的价值。所以现在公司在信息化工作中主要集中在系统的维护上，而不是聚焦在信息化给工作和管理上提供的好处和优势，在IT组织的设置上，也只是将其作为技术部的一项附加工作。XXX如果想要信息化能够在管控带来一定的成效，必须在未来的IT组织规划中，将其提升到一定的高度如下列图CIO所在位置。2. IT组织管控缺失。提升IT组织定位，是为了能够更好的对公司进行管控。目前由于信息化交由技术部管理，信息化重心放在软硬件的维护上，而不是对部门的管控上。此外，由于技术部有其他重要工作，不能主动及

11、时收集到其他部门对网络硬件根底设施和信息系统等的有效使用情况反应，最后公司的软硬件使用情况不断恶化。良好的IT组织管控应该如下列图：公司层面IT组织负责规划管理，部门层面IT组织负责运营反应维护。3. IT人员构成及技能不理想。虽然XXX身处行业，但是所效劳的却是传统房地产行业，所以公司业务对于IT技能要求不高，这也导致了公司在IT人员构成方面并不理想，熟悉网络硬件、能够很快熟悉各种信息系统的人员少，最终阻碍公司深入信息化工作的开展。4. IT效劳支持水平不够。据了解，对于新人的培训过程，IT相关的培训时间短、内容有限，再加上还不明了这些内容在今后的作用，使得对于大局部新人而言，很难及时掌握。

12、在后续的效劳支持上也有所欠缺，根本上没有相关使用说明的文档。3.1.2 信息管理方面信息化不是单纯的搭建网络根底设施和应用信息系统。因为再好的网络根底、功能再强大的信息系统，价值表达的第一步就是能够做好信息管理。XXX在具体信息管理方面的问题主要有：1. 局部信息缺乏标准标准。在公司的运营过程中，XXX每天都会产生大量的信息，这些信息包括每天员工的考勤情况、员工在OA上填写的工作日志、营销人员保存的客户信息等。对于考勤信息，因为是需要按天、按月形成相应统计报表，所以其信息的收集和整理都是有一定标准的。但是还有如工作日志等信息的产生只是为了起到监督或存档的目的的信息，却在信息的标准上存在很大问题

13、。信息缺乏标准标准，虽然在录入过程中节省了时间，但是对于后续信息的利用却造成很大的困扰。IBM认为信息标准内容包括：信息责任人、信息来源、信息内容、信息性质，以及信息如何保存、传递、共享、利用，以及信息平安等描述。只有基于上述方方面面的详细描述，才能指导各种应用系统设计与开发的过程。一旦缺失信息标准，不但造成管理统计口径不一，而且带来数据质量、平安、完整等方面的问题，从而影响对业务状况的判断，导致做出错误经营管理决策2. 缺乏信息管理流程。主要表现在信息保存、信息共享和信息利用上没有确定行之有效的流程制度，导致存在诸多问题，具体描述如下：能力问题描述信息保存 公司还有相当的资料停留在纸质文档收

14、集阶段，尤其在综合管理部。造成纸张浪费，也容易遗失，不利于保存 信息的收集和保存在相当程度上表现为部门和个人行为，依部门、人员的意识与技能不同差异很大。此外人员异动、环境故障造成历史信息丧失、泄密的风险很大信息共享 信息缺乏共享，导致大量的重复信息收集。如综合管理部人事档案、战略分析信息、统计报表、固定资产、财务预算、营销方案等信息，假设有标准细化的流程支持适当共享，会节省很多工作量。 缺少信息共享操作过程中可以遵循的共享标准，如：权限管理信息利用 由于信息分散存储，已采集到的信息未能合并，因此利用程度不高 没有统一的信息标准和收集体系，信息源质量不高，同时没有有效的工具支持对信息的深度分析利

15、用 难以为管理决策提供有效的信息支持 绩效的很多数据来源于CMS、论坛系统，很难统计3. 信息质量水平不高。信息管理水平低，使得信息不准、不全、不及时，对企业的经营管理和决策水平的提高产生了很大的阻碍。其中原因有：1) 业务原因：下属企业的业务运行部门自身业务流程中缺乏保证运行数据质量的机制2) 技术原因：信息系统不够完善，信息没有能够就源及时地采集和管理3) 管理原因一：公司主要依赖各部门定期上报信息和数据，对信息的主动追踪监控及获取能力缺乏4) 管理原因二：缺乏严格的信息管理流程和标准，尚未建立信息责任，对信息的管理没有提升到象对人、财、物管理的层面4. 缺乏信息平安管理。由于对信息系统选

16、型方面的工作没有开展，目前公司大量信息用Word、Excel的形式记录。这些内容一方面难以整理成供决策的信息，另一方面也存在很大的平安隐患。因为Word和Excel没有任何访问控制权限设置，没有防护病毒的能力，极容易为他人所获，也很容易被删除掉。.3 根底设施方面目前公司的网络现状：1) 机房布局混乱。旧机房网络线路和 线路混在一团，没人整理。2) 网络硬件设备管理混乱。各部门计算机、测试效劳器、打印机等各设备IP地址混乱分配使用，不但很难集中监控和管理，对于全网的带宽分配也是起不到显著的效果。3) 硬件设施已经落后。H3C ER3260路由器长期CPU和内存100%占用，网速非常慢；路由器下

17、的一级级联交换机性能偏差，内网传输速度很难保持接近100Mbps的根本速率，对技术部的工作影响较大；无线接入设备十分不稳定，经常上不了网。具体表现出的问题：1) 线路故障、网络线路出现故障时，对于排查十分困难，有些 故障甚至束手无策。2) 网络流量异常、网站翻开慢等情况下，很难及时定位问题所在，不能及时有效的解决。3) 技术部需要更稳定更快的内网速度。4) H3C ER3260路由器最大200用户保证不了公司网络用户最大数量的接入，长期处于超负荷状态，网络延迟非常高，需要更换新路由器。5) 家用无线路由器，保证不了最大用户的接入，以及稳定的带宽资源，需要更换锐捷RG-AP3220替代。3.1.

18、4 应用系统方面应用系统是信息化过程中的重点内容。在访谈的古城中，我们也重点了解了XXX所购入的应用系统，我们重点体验的是其中的OA系统，其它系统由于某些原因，并未做深入了解。这里我们以表格的形式总结出目前公司各应用系统的使用情况：系统名称功能简述使用部门角色系统已使用模块系统可延伸应用模块协同OA公司内部员工在线系统办公平台分管领导工作流、工作日志工程管理部门经理工作流、工作日志工程管理、任务安排行政人员工作流、工作日志、行政办公人事专员工作流、工作日志、人力资源财务人员工作流、工作日志薪酬管理、绩效管理普通职员工作流、工作日志资源申请、日程安排进销存系统对商品的进、销、存等过程进行管理XX

19、X电商财务管理系统对公司的财务收支情况统计管理综合管理部财务人员呼叫中心对会员来去话进行统计管理会员中心在这些应用系统中存在以下问题：1. OA系统的实施情况不佳。对于OA中的工作流局部，从系统使用记录可以看出，原来实施过程中，根据公司实际情况设计了15条工作流，涉及行政、业务联络、社区帖子广告活动视频工程、人事等5个方面的流程。去年9月份开始，通过工作流在OA上共执行近千条审批流程，但在使用频率上，处于逐步减少的态势。对于OA中的行政办公局部，通知公告原规划有奖惩、紧急、说明、规定、人事、通知等6方面的分类，但由于某些原因，没有坚持使用。在行政办公这局部的工作日志方面，有些员工还在坚持写，但

20、由于都是复制粘贴型，在格式上不统一，可读性差，而且管理层没有做出相应要求，虽有零散记录，但并没有起到应有作用。2. OA系统未实现应该实现的功能。使用OA系统的主要目的是为了实现办公自动化，工作流和行政办公是其核心功能。工作流能够帮助实现快速的流程审批，行政办公能够实现公司内部的通知公告功能。但这些功能并没有得到很好的利用。OA系统功能多，但其中多数不够完善，全面实现公司的信息化，还需要根据自身情况，考虑其他更为专业的应用系统。3. OA外其他应用系统方面存在的问题：1) 系统提供的统计报表功能弱。如 CMS系统、论坛系统和呼叫中心等局部数据没有提供统计功能，导致每月绩效统计工作繁重，可供决策

21、使用的数据少。2) 系统之间整合度不高。目前公司购入系统绝大局部都是非开源的，导致二次开发难度大，加之技术部工作重人员少，根本没有做系统之间的整合工作。如OA系统与财务系统的整合；CMS、论坛系统与未来可能使用的CRM系统之间的整合。3) 应用系统使用范围不广。公司目前的信息化主要是部门级别的，如财务部门的财务管理系统，电商部门的进销存系统。而为提高公司信息化水平，应用于公司级别的系统目前只有OA系统。实际上，公司级别的信息化才能够真正表达出信息化给企业带来的优势。第4章 XXX信息化愿景XXX信息化愿景设想通过对XXX组织流程的调整、信息管理的标准、根底设施和应用系统的完善，将信息化提升至公

22、司战略层，实现公司的办公无纸化和运行高效有序。具体而言，未来三年XXX的信息化建设目标应该包括：组织流程上：1) IT组织核心目标是支持公司的管理运营，支持并驱动公司管理变革、战略升级的实现；2) 协同全公司的信息资源，逐步建立IT共享效劳中心，提高公司的信息化管理效率；3) 建立标准的IT治理、运营维护组织体系和流程，提高IT效劳水平。信息管理上：1) 将信息作为公司的重要资源，为其管理和利用建立良好的文化、机制和组织流程保障；2) 制定公司信息化标准、管理制度和流程，提高信息共享水平，运用信息流及时、准确、完整地反映企业的资金流、物流和人员流，满足决策、管理和运营的需要。根底设施上：1)

23、规划及管理公司IT技术标准和架构规划、建设；2) 统一公司关键根底设施的选型、建设、维护标准，降低公司IT投入本钱；3) 建立公司通畅的网络、数据中心、平安管理体系，支持公司应用系统的稳定、平安运行。应用系统上：1) 实现公司战略、经营管理、财务管理、人力资源、知识管理、工程管理等管理支持系统的建设与完善，支持关键管理领域的持续改良；2) 实现支持公司客户效劳、门户网站等业务运营系统的建设，促进业务协同、提高运作效率、降低本钱、提高客户效劳水平；3) 实现管理系统与运营系统的集成，提高数据整合水平，提高全面的监控与决策支持平台。4.2 XXX信息化蓝图设想XXX信息化蓝图设想包含网络根底设施建

24、设、应用系统两方面。应用系统包含全公司级应用知识管理软件、办公自动化系统，及管理应用财务系统、人力资源系统、客户关系管理系统和各业务系统。4.2.1 网络根底设施随着网络技术的不断开展，新技术不断涌现，如云计算等的出现，不断降低企业的网络根底设施本钱。通过将应用放在云平台上，企业可以因此节省局部根底网络平台的建设费用。但对于局域网的建设同样仍然非常有必要的，一方面，局域网是公司内部人员访问因特网的桥梁，另一方面，公司以往应用系统仍基于局域网平台。针对上一章中提到的根底设施建设中局域网出现的问题，目前解决方案如下：1) 标准化线路布局。从新机房往各个办公室走线，每个办公室2根总线，采用屏蔽5类双

25、绞线。2) 提升路由性能。将H3C ER3260路由器更换为华为AR1220-S路由器。3) 增强网络监控能力。增加锐捷RG-EG2000SE行为管控网关，对内网的流量，外网流量，端口的使用进行管控，能到达对数据实时、准确的检测。4) 合理划分公司内网资源。增加一台锐捷RG-S5750-28GT-L三层交换机，对内网进行VLAN的划分；增加一台RG-WS3302无线控制器，对所有AP进行统一有效的配置，包括无缝漫游等各项功能的实现；增加12台RG-AP322-无线AP，均匀覆盖整个办公网络，能满足最大值384个终端设备的接入；制定详细IP，vlan及带宽的分配制度。5) 增加AP热点。提升公司

26、内部无线网络质量，提高无线传输速率，保证信号良好、联网流畅。4.2.2 工程管理软件工程管理软件，其主要作用就是辅助管理层更好的管理工程，标准工作流程，使整个公司的所有人员都调动起来，以到达更好的管理的作用。通常工程管理软件都具备的功能有：1) 能支持跨地域、跨部门、跨组织的多方团队协作，不担忧工程成员之间的沟通问题。2) 实时查看工程进度、监控调整工程工作量、工程费用，而不必通过会议的形式了解情况。3) 工程方案的分解、每项任务落实到个人，对于工程按时完成也起到一定的促进作用。4) 具有工程知识、文档资料统一管理、方便查询和重用，尽可能减少不必要的时间精力浪费。在访谈过程中，领导层就表达了对

27、取消每周例会的期待，但目前又只有通过这种方式来了解下属对工作的安排，以及工作的进度，造成大量珍贵时间的浪费。同时，领导层还反映了工作例会中对工作的安排经常会出现任务分配、要求进度等不明确的问题，非常影响工作效率。此外，多部门经理也反映在开展工作的过程中，有时需要跟其他部门合作时，由于沟通不便，也会出现很多不必要的问题，影响工作效率。对于这样的问题，我们可以引入工程管理的思想。“事事皆工程的思想能够有效的克服做事过程中的形式主义，提高工程参与者的时间意识，从而提高办事效率。同时，线上进行工程管理还有利于公司记录工作内容。4.2.3 客户关系管理客户关系管理的定义是：企业利用相应的信息技术以及互联

28、网技术来协调企业与顾客间在销售、营销和效劳上的交互，从而提升其管理方式，向客户提供创新式的个性化的客户交互和效劳的过程。其最终目标是吸引新客户、保存老客户以及将已有客户转为忠实客户。CRM系统普遍的管理内容为以下三局部：1. 销售队伍自动化从第一次联络到订单执行与交货，销售队伍自动化系统维持一个可供整个企业共享的单一信息源。凭借其可完全客户化的工作流、机遇管理、销售循环分析、预测及使用简单的报表特点，系统始终使得随时了解与回应潜在及实际客户变得十分容易。2. 营销自动化营销自动化系统可以帮助您通过高本钱效益、高度个人化的目标应销程序迅速对您的客户做出回应，从而实现收益机遇与投资回报的最大化。在

29、系统的协助下，制订、定标、实施、管理与分析大型营销活动即变得简单易行。系统将对包括从概念到前置陪送以及其间所有环节在内的整个营销过程进行自动化，从而到达削减营销创意的本钱、增进营销创意效力的目的。3. 客户效劳自动化客户效劳系统可以提供完整的工作流、问题跟踪、案例管理及效劳状态的信息，帮助您创立一个可靠的知识库，从而保证一致而高效率的客户效劳。您的知识库是通过诸如 与电子邮件或网络自助效劳等传统渠道建立起来的，可以让客户自行登陆、解决与跟踪他们自己的效劳请求。只要触摸一下按键，您即可轻松地访问完整的案例历史记录、快速解决客户查询与支持问题，从而为您的客户提供理想的效劳。系统利用实时、双向的信息

30、流在您的前台与后台办公管理系统之间提供了及时的信息结合，以节省您珍贵的时间。XXX通过不断的探索，在业务类型和范围上不断突破，但是在对客户关系管理上，主要还是通过Excel表格的形式记录管理客户的资料信息、营销情况。在与各部门经理进行访谈的过程中，我们发现二手房部、事业开展部、营销中心、家居部、会员中心等五个部门对于这局部的需求尤为强烈，具体如下表的统计：相关部门目标客户销售工程客户来源二手房部中介、经纪人端口效劳扫街，后期维护事业开展部会员和楼盘供给商广告、看房活动、商业地产各站点Excel汇报营销中心面向居民的楼盘信息广告业务员家居部装修公司广告、活动业务员、网站后台会员中心网站会员活动、

31、通知、调研网站、论坛、微信目前这些部门对于这些客户的管理主要是通过Excel表格进行管理，局部还有特殊的要求，如事业开展部需要使用公司专门的表单对楼盘状态进行跟进，二手房部特别需要类似地图的方式对二手房地理位置管理。总之，对于客户关系管理，公司的需求非常的复杂，急需梳理，并使用专业CRM系统进行管理跟进工作。如果使用客户关系管理CRM系统来替代公司目前的表格记录形式，XXX至少能获得以下优势：1) 公司业绩不再受个别销售人员影响。使用CRM系统后，客户关系为公司所有，客户关系的管理不受个人状态变化影响，利用集体的力量也能为公司创造出远大于个人的业绩。2) 业务不再受管理问题拖累。使用CRM系统

32、后，客户资料零散不集中、业务过程查询不方便、客户跟进持续性不够、业务监管与辅导不到位、造成忘记及时回复客户、下错单、报错价、重复报价不一样、送错样、发错货，被恶意删除与修改客户资料，人事变动造成业务跟进难于继续进行等管理问题都能得到解决，业绩也相应得到提升。3) 提高客户忠诚度。从企业的长远开展来谈，建立长期的客户关系就是降低争取新客户的费用，并简化销售和效劳流程，在最短时间内根据客户全貌信息确定最正确的决策、获得资源。客户关系管理能够促进企业和客户之间的交流，并协调客户效劳资源，给客户做出及时的反映，得到客户的信任。4) 客户信息共享。在传统的方式下，销售人员可能会把竭力争取到的客户遗忘掉，

33、转头寻找新的客户，销售人员出现变动时，一个营销人员本来已经接触过的客户可能会被其他销售人员当做新客户来对待，不仅浪费了公司的财力和物力，而且不利于客户关系的维护。5) 产生更多的生意时机。通过CRM系统，可以帮助企业分析客户等级，将有限的资源用到重要的客户身上，挖掘二次营销或大订单的时机。通过CRM系统的数据分析，可以帮助企业找到客户的关注点和购置习惯，改善我们的效劳内容，提升客户满意度和新订单的商机。6) 对销售人员合理化管理。可以有效的防止销售人员在工作时间内偷懒、耍滑，接私单的现象，随时掌握销售人员所在的位置信息，及时下达任务给销售人员，对销售人员采取合理的考勤考核。4.2.4 知识管理

34、软件知识管理就是利用软件系统或其他工具，对组织中大量的有价值的方案、筹划、成果、经验等知识进行分类存储和管理，积累知识资产防止流失，促进知识的学习、共享、培训、再利用和创新，有效降低组织运营本钱，强化其核心竞争力的管理方法。知识管理也是信息管理的一局部。在XXX里，存在大量需要共享的知识内容。对于业务部门，有诸如房地产知识、销售技巧、工程总结，内容部门有新闻写作、专题设计、SEO优化常识等非常多的内容。此外，通过知识管理软件，建立一个公司内部知识管理平台，XXX能获得以下优势：1) 改善跨部门的知识分享。知识管理可以解决组织内各部门知识分享的问题，因为各部门中的个人都可以自由撷取知识库中所需的

35、信息的知识，可以将知识加以有效的集中整合到达加值效果。2) 降低营运本钱。知识的积累、加值与创新可以大幅降低企业的营运本钱，并且能实时找到所需知识，解决问题，提升效益，防止顾客流失。3) 提高留职率。通过认识雇员知识的价值并给他们相应的报酬，从而提高雇员留职率。 企业的知识假设被系统性的整合与管理，这些知识会随时间与经验，成几何级数或等比级数快速似滚雪球方式成长，不会因员工的离职，而造成企业无法继续成长或知识被中断的困境。4) 提升竞争力。组织透过知识分享，可以提升执行效率与效益，藉由知识分享与共享，解决顾客或企业所面临的问题，相关经验的累积与学习，成为组织的知识，并建立一套经验法那么，如此一

36、来可以提升企业的竞争力，并维持长期持续性的竞争力。5) 把知识积累起来。充分发动每个部门、员工，奉献自己所掌握的企业知识，积少成多，聚沙成塔。重视企业原有知识数据，进行批量导入，纳入管理范畴。帮助企业评估知识资产量、使用率、增长率。6) 把知识应用起来。让知识查询调用更加简单，充分利用知识成果，提供工作效率，减少重复劳动。依据知识库构建各部门各岗位的学习培训方案，随时自我充电，成为“学习型团队。提供知识问答模式，将一些知识库中缺少的经验性知识，从员工头脑中挖掘出来。支持异地协同，通过互联网获取知识库内容，为异地办公提供知识支持。4.2.5 人力资源管理人力资源管理系统HRMS, Human R

37、esources Management System，是指组织或社会团体运用系统学理论方法，对企业的人力资源管理方方面面进行分析，规划、实施、调整，提高企业人力资源管理水平，使人力资源更有效的效劳于组织或团体目标。其功能涉及人事档案管理、合同管理、薪酬管理、社保管理、绩效管理、考勤管理、培训管理和招聘管理等。在访谈过程中，通过对综合管理部同事的了解，我们发现XXX现在的人力资源管理主要是通过Excel表格的形式记录。对于员工档案，更是使用零散的Word保存。这在数据保存上是非常不平安的。因为相对于HRMS系统设置各种平安机制，Word、Excel文件更容易受病毒以及人为的破坏。其次，零散的数据

38、保存不利于查询，更无平安的与其他部门共享机制，数据价值得不到表达。如果XXX使用专业的人力资源管理系统，公司将在人力资源管理方面获得以下便利和优势：1) 即时的自动提醒，不仅解除了大量需要人脑记忆的信息，还解决了人脑记忆所产生的各种误差。合同到期自动提醒，为企业和员工省去不必要的法律隐患。 2) 企业中大量的、重复的人事工作，系统可以自动定期分配给员工进行自我完善和管理，不仅降低了人力资源部门的劳动强度，还大大减少了人力资源部门在完善这些信息时，由于涉及到了几道环节而造成的错误。 3) 员工考核期内的各种工作数据自动提取，帮助员工回忆当期工作，防止员工出现高估自己的情况，从而提高员工满意度。

39、4) 360的绩效考核，让员工自己也参与到每个考核周期对自己的评价，不仅做到了客观公正，还提高了员工对企业的满意度，同时对员工下一步的工作改良提供了有效的信息。 5) 灵活的流程自定义功能，满足企业的不同需求，全方位支持企业各种组织结构和复杂的业务流程，还可实现动态调整；除了流程能自行定义，还提供了自定义模块，系统无法满足的企业各类临时应用，如临时报表等，均可以根据需要自动自成。 6) 无论是同一系统内，还是不同系统之间的各个模块均高度集成，信息呈网状立体化分布管理，相关数据自动整合和关联。 7) 提供各种智能的分析工具，为企业考察内耗等情况提供决策支持。 8) 多层次、多角度的平安设置，实现

40、信息和应用的平安性和可控性。 9) 数据存储的统一性、系统的易用性、支持的远程性和效劳的持续性。4.2.6 企业信息门户企业信息门户EIPEnterprise Information Portal是指在Internet的环境下，把各种应用系统、数据资源和互联网资源统一集成到企业信息门户之下，根据每个用户使用特点和角色的不同，形成个性化的应用界面，并通过对事件和消息的处理、传输把用户有机地联系在一起。它是企业信息化到一定水平的必然选择，企业信息门户平台的主要功能有：1) 于企业内部是管理和查询日常业务的公用平台：员工可以访问企业的客户信息、销售信息、生产信息、库存信息、财务信息，以最低的本钱共享

41、和利用企业的所有信息；2) 对外那么是企业网站：通过企业门户及时向客户和合作伙伴提供产品、效劳的信息。3) 使企业员工、客户和合作伙伴能够从单一的渠道访问其所需的个性化信息。4.2.7 系统选型说明系统选型是企业信息化的一项重要内容。在对XXX进行信息化蓝图规划的过程中，我们了解了XXX所需要的一些系统。下面对具体选型过程中应该注意的问题：1. 明确系统的功能是否符合公司要求。现有很多系统局部功能重叠，要明确公司的具体需求。如XXX现有OA具有人力资源管理、工程管理和CRM的功能，但是其缺乏以支撑起公司在这些方面的需求。其他系统中，如市场上局部CRM系统、人力资源管理系统和财务管理系统中具有合

42、同管理的功能；局部CRM系统和工程管理软件具有即时通讯、内部讨论的功能；局部财务管理系统、工程管理软件具有固定资产管理的功能等。这些附加的功能，有时候可以帮助公司省其他系统选型的费用，但有时也会因功能不能到达公司的要求而增加公司费用。2. 注重系统之间的集成。选择可定制性高、数据导入导出方便、能够做二次开发的系统，有利于系统之间的相互联系。就XXX目前情况，对于系统的整合要求有很多，如在对员工进行绩效统计时需要对CMS系统、论坛、呼叫中心等系统的一些数据进行统计，这局部会花费部门经理很长的时间统计。其次，公司的客户关系管理系统需要和论坛网站及微信等会员信息打通。3. 紧跟信息技术的开展趋势。云

43、计算作为一种基于互联网的产生和获取计算能力的全新方式，在很短的时间内就引领了IT产业开展和技术创新的潮流。在中小企业信息化根底设施建设日渐完善及网络传输日益增速的前提下，基于云计算的SaaS将成为解决中小企业信息化建设困扰的变革方向，并为企业带来诸多价值。在公司对以上系统进行选型的过程中，可以适当考虑基于云平台的应用系统。4.3 XXX信息化总体规划根据上图对XXX信息系统需求迫切程度与构建复杂程度分析，我们可以先从XXX已有的OA系统入手，作为信息化的突破口，然后就公司目前最为迫切需要解决的CRM系统进行选型，将其作为XXX信息化的第一期目标。然后就构建复杂程度低的，涉及公司管理问题的HRM

44、S、PM、KM等系统作为公司信息化的第二期目标。而对于需要在其他系统构建完之后才能实施的EIP系统及构建复杂程度较高的BI系统，那么为公司信息化的第三期目标。具体时间规划如下列图：4.4 下一步方案公司下一步方案的重点就是对OA系统的重新实施。根据我们在访谈过程中，对各部门OA的使用情况，及对公司OA系统的详细了解，我们决定首先重点实施OA中的人力资源、行政办公、工作流等模块。其它模块暂时没有实施的原因：1) 暂时没有发现公司公文管理和档案管理需求；2) 其次CRM系统功能太弱，使用过程会拖累公司业务的进行；3) 工程管理功能仅其记录工程根本情况作用，不能很好反映工程进展情况，实用性低。OA系

45、统的具体实施方案如下：第一步，实施OA人力资源模块。虽然OA上的人力资源模块功能远没有专业HRMS系统强大，但相对于HRMS系统，它仍有自己的优势，那就是在使用OA上的其他模块时，可以快速查看相关人员的根本情况，对OA来说是个非常实用的功能。该局部实施过程中，我们会与综合管理部相关同事讨论，确定OA中录入哪些内容是必要的，然后整理出来，形成规定。其次是讨论人力资源模块中，其他功能，如招聘、培训、考勤等管理，绩效考核等在OA上实施的必要性。第二步，实施行政办公模块与综合管理部行政同事确定该模块中各局部的管理人，确保今后在通知公告，办公用品、会议室、车辆等申请、公共通讯录维护上有相关制度、相关流程

46、、相关负责人。然后，与领导层沟通，确定工作日志、日程安排方面上，做出相关规定。第三局部，实施工作流模块与技术部信息专员讨论工作流相关实施方案，必要时还要征询领导层意见。该局部的实施，首先要确定宁缺毋滥的原那么。然后必要时参考以往工作流的使用情况，确定必要的工作流。再讨论如何最优化工作流：如何尽可能简化审批流程，必要时如何进行工作委托等，确保今后工作流运行的高效性。然后，制作相应表格，并进行美化、提供人性化操作提示，保证表格的易用性。最后，针对每条工作流编写使用说明，确保工作流的完美运行。第四步，对OA的权限进行重新分配对公司人员的OA权限进行合理分配，可以保证OA的平安性，人员使用也不会受无关功能影响。第五步，与领导层讨论使用文件共享、邮箱和移动OA、OA客户端的可行性文件共享目前仅有电商部门共享部门通讯录，可以拓展到其他内容的共享。内部邮箱是很多公司使用OA的重要原因。领导层可以通过内部邮箱向全员发公司邮件告知公司重大决策、重要活动等，也可以定时发送邮件的形式传播公司文化；部门经理可以通过邮箱的形式给员工发送每日工作具体内容，配合文件共享功能，实用性很强。移动OA、OA客户端的使用能够保证消息送达的及时性，大大增强了OA的可用性。最后，制定OA培训方案与技术部信息专员讨论对新人进行OA培训的内容和方式，并形成方案。