各类档案管理制度(WORD17页)

《各类档案管理制度(WORD17页)》由会员分享，可在线阅读，更多相关《各类档案管理制度(WORD17页)（17页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、第三章 各类档案管理制度一档案分类编号方案一 文书档案 文书档案采用年代组织机构进行分类， WS.* 案卷号根据保管期限进行小流水编号。 顺序号 年度 文书档案代号二 教学档案教学档案采用学年度问题分类法进行 JX.*分类，案卷号根据保管期限进行小流水编号。 顺序号 学年度 教学档案代号 三 会计档案会计代号为：KJ会计档案根据年度、形式分类。 KJ.*1 会计报表类 2 会计帐簿类 案卷顺序号3会计凭证类 类别代号 会计档案代号四 设备档案设备档案代号为：SB SB.*以一件设备为一个档号。 案卷顺序号 设备名称代号 设备档案代号五 基建档案基建档案代号为：J J.* 基建档案的编号采用基建

2、档案代号、项目代号、 保管单位顺序号。 保管单位顺序保管期限：永久、长期。 项目代号 基建档案代号六 声像档案声像档案代号为：SX SX.*声像档案编号采用声像档案代号、类别号、 案卷顺序号。 案卷顺序号声像档案分类：按问题编号，按时间排列。 类别号 1 照片档案 声像档案代号2 录像档案3 录音档案七 荣誉档案荣誉档案代号为：R R.*荣誉档案编号采用荣誉档案代号、分类代号、 案卷顺序号。 案卷顺序号荣誉档案分类： 分类代号1 奖状 荣誉档案代号2 奖牌3 奖杯4 锦旗5 证书6 其它（题词、字画、实物等）保管期限：永久、长期。八 业务档案业务档案的代号为：Y Y*业务档案以每位教师为单位进

3、行大流水编号， 共分三类： 案卷流水号1 教师业务档案正本 业务档案代号2 教师业务档案副本3 其它材料保管期限：长期九. 教科研档案教科研档案的代号为:KY KY*教科研档案按类别、课题项目进行分类编号， 案卷号共分两类： 课题项目代号1 论文类 类别号2 课题类 科研档案代号二.文书档案管理制度文书档案是指单位在各项管理活动中形成的,具有查考使用价值的集中保管起来的文书材料,是单位基本情况和历史面貌的真实记录。根据国家有关档案工作的规定,为加强我校文书档案的科学管理,特制定以下制度。一. 本校党、政、工、团形成的档案,由档案室集中统一管理。二. 文书档案归档范围:凡是反映本校主要职能活动,

4、具有查考利用价值的文件材料,均属归档范围。三. 本校文书档案分类采用年代组织机构分类法,内设党支部、校长室、教导处、德育室、总务处、工会、教工团支部、少先队大队部共八个部门。四. 文书档案的保管期限定为永久、长期、短期三种。五. 文书档案立卷类目及保管期限:1. 党支部1-1 上级党委下发的关于学校开展党支部 工作情况的通知、规定 长期1-2 本校党支部年度(或学年度)工作计划、 总结、重要报告、汇报 永久1-3 本校支委会、党支部大会会议记录 永久1-4 本校党员名册、党员、党组织工作统计报表 永久 1-5 本校支部改选工作意见及改选结果、 上级党委批复 永久1-6 本校党员教育、民主评议材

5、料 重要的 长期 一般的 短期1-7 党组织发展党员工作意见、报告、上级 重要的 长期 对发展党员的预审批复和转正通知 一般的 短期 1-8 本校党组织和党员评先创优活动材料 市级以上 永久 区级以下 长期 1-9 本校党员违纪处分报告及上级党委的批复 永久 1-10 关于党员出国探亲、自费留学要求保 长期性 长期 留党籍的报告、请示、审批表 短期性 短期 1-11 党的纪检工作意见、报告及有关材料 长期 1-12 本校党员组织关系转移介绍信、存根 长期 1-13 党费收缴、支出凭证材料 短期 1-14 本校党支部工作形成的其它材料(公示 重要的 长期 材料、文明单位创建记录等) 一般的 短期

6、 2. 校长室 2-1 本校编制年鉴、大事记 永久2-2 本校校务日记 长期2-3 本校校史、组织机构沿革 永久2-4 本校学年度工作计划、总结和重要的工作报告 永久2-5 本校行政、校务会议记录 永久2-6 本校制定的管理制度、条例、岗位责任制等材料 长期2-7 本校重大活动材料(校庆、校友会、校运 会等) 永久2-8 本校庆祝教师节活动形成材料 重要的 长期 一般的 短期2-9 市、区教育局有关人事、工资、福利问 重要的 长期 题的规定、办法、通知 一般的 短期2-10 本校向上级的报告、请示及批复 重要的 永久 一般的 短期2-11 本校专项工作的调查、检查、普查材料 重要的 永久 一般

7、的 短期2-12 本校外事接待工作形成的有关材料 重要的 永久 一般的 短期 2-13 各类报刊登载有关本校情况的通讯报道 和上级领导对本校的重要题词 重要的 永久 一般的 短期2-14 本校关于机构设置、撤并、名称更名、 人员编制、干部任免、启用印信等请 示、批复和报告 永久2-15 本校教职工花名册、履历表及劳动工资 年报表 永久2-16 本校中层干部、年级组长、教研组长名册 长期2-17 本校评选各种先进集体、先进个人材料 市级以上 永久 区级以下 长期2-18 反映本校成绩的荣誉证书、有纪念凭证 市级以上 永久 作用的实物、校刊资料 区级以下 长期2-19 本校教职工犯错误处分材料 长

8、期2-20 本校发生各种事故报告和有关材料 重要的 永久 一般的 长期2-21 本校教师工作情况登记表、记录册、考核表 长期 2-22 本校教职工工资调整和评定工资计划、 总结、审批表、统计表及新教师转正、定级有关材料 长期2-23 本校教职工调动介绍信、存根及有关审批表 长期 2-24 本校教职工离退休名册和改变待遇审批表 长期2-25 本校教职工三十年教龄获荣誉证书名册 长期2-26 本校教职工申请出国、出境材料 长期2-27 本校教职工申请离职、辞职材料 长期2-28 本校职改领导小组、评审小组建立请示、 批复、评审、聘任会议记录、总结等 长期2-29 本校教职工职称申请表和发放专业技术

9、 职务资格证书名册、聘任名册 长期2-30 各系列专业技术职务评审结果的批复、名 册、续聘名单 永久2-31 有关职改工作中形成的有查考、利用价值 的文件材料 长期2-32 本校有关安全保卫工作材料 短期2-33 本校聘用制干部续聘合同书及有关材料 长期 2-34 本校聘用退休工人、代课教师审批表及有关材料 短期 2-35 本校教职工困难补助材料、遗属补助材料及 死亡人员名册抚恤记录 短期2-36 本校教职工考勤记录 短期 2-37 本校教职工住房情况及分房记录 短期2-38 本校教职工献血名单 短期2-39 本校教职工独生子女名单 长期2-40 本校教职工关于处理人民来信来访材料 重要的 长

10、期 一般的 短期2-41 本校关于人代会代表推荐材料 长期2-42 本校各民主党派、少数民族名册、统计 报表及港、澳、台、国外亲属名册 长期3. 教导处3-1 本校教导处（德育、科研）年度(或学年度) 工作计划、总结 永久 4. 总务处4-1 总务处年度工作计划、总结 长期4-2 本校教职工工资名册 长期4-3 本校固定资产统计表 永久4-4 本校财产清单(仪器设备、图书、体育用具、 教学用具、办公用具)移交清册 长期4-5 本校征地、房地产权、界址协议书及批复、 契约等 永久4-6 本校接受援助项目.协议书与有关单位签 国外的 永久 订的合同等文件材料 国内的 长期5. 工会 5-1 本校工

11、会工作计划、总结、报告、会议记录 长期5-2 学校领导民主评议材料 长期5-3 本校工会干部任、免职报告、批复 永久5-4 本校工会会员名册、工会会员转移介绍信 及存根 长期5-5 本校工会统计报表 年度 永久 季、月报 短期5-6 本校召开教代会工作计划、总结、会议议 程、章程、决议、议案处理及发言稿 永久5-7 本校工会会员福利和困难补助、休养等有关 材料 短期5-8 关于工会工作的上级文件 短期5-9 本校妇女工作材料(妇委会、女干部、先进等) 长期5-10 其它材料(计划生育工作等) 短期5-11 本校退管会形成的其它材料 重要的 长期 一般的 短期6. 教工团支部6-1 本校教工团支

12、部年度工作计划、总结 长期6-2 本校团委、总支、支部建立、改选、增补 委员报告和上级团委批复 长期6-3 本校各届团委、教工团支部干部名册 长期6-4 本校团委、团总支会议、教工团支部会议 记录 长期6-5 本校发展团员、离团工作有关统计表及有 关材料 长期6-6 本校共青团组织关系转入介绍信和转出存根 长期6-7 本校有关团员处分报告和团委批复 长期6-8 共青团市、区委命名和表彰优秀团员、团 干部及先进集体登记表和有关材料 长期6-9 本校教工团支部活动形成的其它材料 短期6-10 上级团委下发的有关文件材料 短期7. 少先队大队部7-1 少先队工作年度计划和总结 长期 7-2 少先队活

13、动大事记及特色活动 长期7-3 少先队干部名册及小干部工作会议记录 长期7-4 少工委市、区命名和表彰优秀队员、队 干部及先进集体登记表和有关材料 长期7-5 关于少先队工作的上级来文 短期三教学档案管理制度 教学档案是学校在教学工作、教育管理、教学研究等活动中形成的反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，在今后学校教学工作中有一定查考利用价值的文件材料，它是办好学校的重要基础之一，也是衡量学校管理水平的标志之一。 为了管理好学校的教学档案，特制订本制度：一教学档案的归档范围： 凡是记载反映学校教务工作、教务管理、教学研究的文字、图表、音像材料都属于教学档案。根据本校特色，加强收集德育特色资料、

14、市、区公开课的教案、优秀教案、典型的备课笔记和优秀班主任的工作手册。 二 教学档案的归档类目： 综合类、学籍管理类、课堂教学类、德育教育类、艺术科技教育类.、卫生工作类、教材类。三 教学档案归档时间： 教学档案按学年度和学制来归档，每学期结束，要将本学期的教学档案收集齐全，按组卷要求，形成预立卷。每学年结束，按一学年的教学档案整理归档，并移交档案室。四 教学档案的分类和保管工作： 教学档案的分类要遵循教学档案形成的规律和教学活动的特点，保持它的完整性、系统性、条理性和成套性。 教学档案按学年度问题分类法进行整理分类和按学制问题分类法进行整理分类。教学档案由学校档案室集中统一管理，按学年度有系统

15、地排列，设专柜保管，并编制单独的案卷目录，提供利用。 教学档案保存期限为永久、长期、短期。五. 教学档案归挡范围及保管期限：171.教学管理综合类1-1 国家、市、区教育局颁发的有关教育、 教学 工作的文件及有关材料 长期1-2 学校重大教育改革报告、实施计划、总结 长期1-3 上级对本校督导评估的通知、评估意见、本校 自查报告 永久1-4 学校关于督导工作中形成的其它材料 长期1-5 学校关于教学检查、教学质量监控、评估材料 长期1-6 学校教学管理规章制度、实施计划、调研报告、 总结 长期1-7 学校学期课程总表、教师任课(必修、选修、活 动课)一览表、教师工作量等材料 长期1-8 教师进

16、修培训、培养规划、计划 长期1-9 学校招生有关文件、简章 长期 2学籍管理类2-1 新生录取名册及统计情况表 长期2-2 学生毕业证书验印名册、存根 永久 2-3 应届毕业生学籍卡 长期2-4 各年级学生名册及成绩总册 长期2-5 学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、 转学、退学、借读)及各类情况统计表 长期2-6 学生奖惩材料（奖学金、三好学生、优秀学生 获奖统计及奖状复印件、先进班级、处分材料） 长期2-7 特殊学生教育、教学帮困材料 长期 3课堂教学类（含必修课、选修课、活动课）3-1 各学科教学计划、教学大纲、教学进度表 永久 3-2 各年级学生期中、期末考试(或考查)空白试卷

17、、 标准答案.评分标准和质量分析 长期3-3 教研组工作计划、活动记录、总结 短期3-4 典型教案、重要备课听课记录、公开课教学活 动讲评材料 长期 3-5 教学实验、实习计划、总结，教学评选典型材料 长期 3-6 体锻标准、素质测试达标材料 长期3-7 输送体育尖子人才名单及材料 长期3-8 本校参加市、区体育比赛得奖项目成绩、名次、奖状等材料 长期 4.德育教育类4-1 年级组、班主任工作计划、总结 短期4-2 典型班主任手册 长期4-3 对学生进行政治思想教育的专项材料 短期4-4 少先队大队主题会、集体班会、中队 主题班会典型材料 短期4-5 本校德育特色工作资料 长期 5.艺术.科技

18、教育类5-1 本校校园文化专题活动（如：艺术节、摄 影比赛、绘画比赛、音乐、舞蹈比赛等） 重要的 长期 工作计划、小结 一般的 短期 5-2 本校参加市、区艺术节活动演出、比赛节 目单、获奖名单等活动形成材料 重要的 长期 一般的 短期 5-3 本校文学社团等各类兴趣小组活动计划、 记录、小结 短期5-4 艺术交流活动（包括境内外）及参与社区 重要的 长期 艺术活动的计划、小结、活动记录等材料 一般的 短期5-5 区艺术教育讲师团及艺术教育指导教师的 型教案及自编教材等 长期5-6 科技节计划、小结、获奖作品、名单等及 重要的 长期 活动过程中形成的材料 一般的 短期 5-7 科技特色教育的计

19、划、总结 重要的 长期 一般的 短期5-8 科技小发明、小制作及科技小能手的评比、 重要的 长期 获奖情况及有关实物、照片 一般的 短期5-9 头脑奥林匹克比赛活动的作品及获奖情况 重要的 永久 一般的 长期5-10 区科技教育讲师团及校科技教育指导教师的 典型教案、自编教材 长期5-11 科技教育基地的工作计划、活动记录 短期5-12 输送艺术、科技人才的材料及名单 长期6卫生工作类6-1 学生体质（身高、体重）情况材料 长期6-2 学生预防近视眼材料 短期6-3 学生健康教育、心理健康教育材料 重要的 长期 一般的 短期6-4 学校食堂饮水卫生等材料 短期7.教材类7-1 本校教师自编教学

20、资料 长期7-2 本校自编或主编的各年级学科单元测验卷、 复习练习卷、习题精选例等 短期四教科研档案管理制度 教科研档案是学校教育教学改革深入发展和教学研究过程中的真实记录和反映，必须加强管理。为充分发挥教科研档案在学校中的作用，特制订本制度。一 我校教科研管理工作教科研室负责，教科研室领导要把教科研档案工作与教科研计划管理、课题管理和成果紧密结合起来，教科研工作与建档工作实行同步管理。二 教科研文件的归档范围，按教科研进程划分为：（1） 教科研准备阶段：课题申请书、计划任务书、教科研立项审批文件、协作协议书等。（2） 总结鉴定阶段：专题总结、阶段总结、工作总结、论文、专著、成果鉴定书、推广作

21、用报告、课题经费预算。（3） 成果申报和奖励阶段：申报材料、审批材料、成果材料。三 实行由课题（项目）负责人主持立卷归档责任制。 凡列入本校教科研计划的课题，应由课题负责人根据归档范围，进行文件 材料的收集、整理、立卷、归档工作。因故中途停止或失败的计划内课题，所形成的文件材料也应归档，并说明情况。四 教科研文件材料应在项目完成后一个月内整理移交归档，周期长的课题可分阶段归档。课题负责人在归档时，负责填写课题档案简介和参加工作人员名单，并请领导审查签署意见，向档案室移交。五 教科研档案立卷类目及保管期限：1 论文（获奖论文、优秀论文、学校论文集） 市级以上1 长期 区级、校级2 短期2 科研项

22、目（立项申请书、项目审批文件、计划、 国家级1 永久 实施原始记录、科研成果鉴定申请书、科技成 市级2 长期 果登记表、获奖通知、奖状、证书等） 区级、校级3 短期五 教师业务档案管理制度 教师业务档案是反映教师教育、教学水平的真实记录，是教师评定职称、评选先进的重要依据，必须加强管理。 为此，特制订本制度。一 教师业务档案由五个组成部分：1 教师业务考绩档案正本；2 教师业务考绩档案副本；3 教师基本情况材料；4 论文与论著；5 公开课材料。二 教师业务考绩档案正本由教师本人填写，每学期填写一次，由档案室集中收发及保管；教师业务考绩档案副本由学校分管领导通过考核评定后填写，由档案室集中保管。

23、三 教师业务档案按学科分类排列，每位教师组一卷，并以此大流水编制档号，保管期限为长期。四 教师业务档案立卷类目及保管期限：1 教师业务考绩档案正本 长期2 教师业务考绩档案副本 长期3 其它具有保存价值的材料： 长期1） 教师情况表、工作小结、工作考核表、毕业证书 任职资格申报表、职务续聘申报表、教师获奖材料2） 教师的论文、论著3） 教师公开课材料（教案、证明、评议）六 会计档案管理制度会计档案是经济活动中的历史记录和经济效果的综合反映，是进行会计监督、分析、计划、决策的依据。为了加强会计档案的管理，提高科学管理水平，更好地为社会主义经济建设服务，根据中华人民共和国会计法和会计档案管理办法的

24、规定，制订本制度。一 会计档案指会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算材料，它是记录和反映本单位经济业务活动的原始记录，具有重要的凭证、参考作用和史料价值。二 财务会计部门形成的会计档案从会计年度（公历1月1日起至12月31日止）终了之日起，保管一年期满后，由财务会计部门移交档案室保管。三 档案室接收的会计档案，必须符合下列要求：1 会计核算材料必须齐全、完整。2 会计材料必须分类整理、按规范化的基本要求立卷、装订成册。3 案卷必须有统一制作的封面，并将封面上的项目写清楚。四 会计档案必须分类排列上架，存放有序，便于查找和利用。五 会计档案原则上保持原卷册的封装，个别卷册确需拆封重新整理的，应

25、当会同原财务会计部门和经办人共同进行，以分清责任。六 档案室应编制必要的会计档案检索工具，积极提供会计档案为学校工作。七 档案室必须妥善、安全地保管会计档案，防止会计档案的破损或褪变。八 会计档案立卷类目及保管期限：1 报表1-1 本校财务预决算报表 永久1-2 本校财务月报、季报 五年2 帐簿2-1 本校明细帐、总帐 十五年2-2 本校现金、银行日记帐 二十五年 3 凭证3-1 本校预算会计的各种原始凭证和记帐凭证 十五年3-2 本校涉外会计凭证 永久4 其它4-1 会计档案移交清册 十五年4-2 会计档案保管清册 永久4-3 会计档案销毁清册 永久七.设备档案管理制度设备档案是鉴定评价(仪

26、器)设备技术状态的科学资料, 是为保障(仪器)设备正常运转并处于良好状态的重要依据. 应当归档保存的随机技术文件以及直接接收, 使用, 维修和改进工作中形成的各种文件材料.一. 设备档案归档范围接收归档本校单价五千元以上的各类设备1. 申请订购的文件, 合同, 订货单(卡)2. 随机的全部技术文件(装箱证, 合格证, 使用操作维修说明书, 结构图纸和线路图, 备件规格, 验收清单等)3. 安装调试记录及验收报告4. 使用过程中, 定期检修记录和更换零部件记录, 重大故障及处理记录等5. 设备转让协议, 报废的技术鉴定材料, 报告和主管部门批复的文件二.设备档案收集与整理, 分类, 立卷1. 收

27、集: 各处室所使用的校外购置的单价五千元以上设备仪器的随机全套资料, 由拆箱负责人收集齐全, 及时移交档案室, 统一积累与集中保管.2. 分类整理, 组卷:按名称分类组卷, 将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位. 卷内文件排列依照设备材料的自然形成过程排列.3.编目, 立卷: 一个保管单位编一个流水号, 一件编一个件号, 然后编写卷内目录, 备考表和卷面, 立卷归档时归档号依照类别编流水号.三.设备档案的利用1.编制分类案卷目录的检索工具;2.凡需利用(借阅)须履行登记手续.四.设备档案的销毁对确已无保存价值的设备档案, 列出销毁清册, 经主管领导审批后, 由销毁人, 监销人销毁,

28、并签名注销.五.设备档案的保管期限为长期.1 本校各种办公设备、教学仪器、电化教学设备、交通设备等价值五千 元以上的开箱单、说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试的 报告、维修卡、维修记录及发票（复印件）八.基建档案管理制度基建档案是反映我校基本建设真实记录。 根据国家科学技术档案工作条例以及国家档案局, 国家计划委员会颁发的基本建设项目档案资料管理行规定, 为加强我校基本建设档案管理,特制定本制度。一. 基建工程档案是指整个项目, 从批准建成投入使用的全部过程中形成的, 具有保存价值的各种文字, 图纸, 计算机, 照片等多种形式载体的文件材料。二. 我校的基建工程均由闵行区教育局基建站负

29、责管理, 基建工程文件材料均由教育局基建站负责收集, 归档。三. 为确保基建工程档案的完整, 我校对区教育局基建站复制的归档材料要进行验收。四. 基建档案立卷类目及保管期限基建档案的保管期限均为永久.1 本校基建报告、批复、施工合同、基建预决算、验收记录2 学校基建图纸（平面图、蓝图、地上地下管线分布图）九.声像档案管理制度为了加强声像档案的管理, 更好地开发利用声像档案信息资源, 根据中华人民共和国档案法和上级有关声像档案管理规定和办法, 制定本制度。一. 声像档案声像档案是指国家机关, 社会有保存价值的照片, 录音, 录像带, 影视片等不同载体的历史纪录。二. 本校声像档案归档范围1. 上

30、级领导和著名人物与本校有关的重大公务的声像资料.2. 本校召开的重要会议和教育, 教学重要活动形成的声像材料.3. 本校获市, 区级以上奖励项目或荣誉称号, 名次等的声像资料.三. 声像档案材料归档要求1. 凡应归档的声像材料, 必须收集齐全, 规范整理, 由档案室集中统一管理。2. 凡是归档的声像资料, 必须图象清晰, 声音清楚, 并加以必要的文字说明。3. 归档的声像资料, 必须是原版, 原件。四. 声像档案的整理声像档案的整理方法, 一般按问题分类。1. 照片档案: 照片一般按专题分类, 保持其内在的联系, 单独组卷, 统一编号, 统一存放。2. 录音, 录像带, 光盘以盒(盘)为单位,

31、 按归档先后次序进行流水编号, 尽可能做到: 永久性和周转性分开, 机密性和一般性分开, 原版带(原盘)与复制品分开, 每盒(盘)外套上要贴有标签, 注册内容, 主要人物, 形成日期, 带长(放映时间), 编号, 型号和保管期限, 并单独填写目录。五. 声像档案的保管1. 声像档案应存放在库房专用木柜内, 做到: 除了必须具有文书档案的保管条件外, 还需具有防有害气体, 防强磁条件.2. 声像档案一般每隔半年转带一次, 定期检查, 发现变形, 断裂, 发黄, 发霉变质, 经主管领导鉴定和批准后, 及时采用措施, 进行技术处理, 未经批准, 不得擅自处理, 复制和销毁。六. 声像档案的利用1.

32、建立声像档案的管理, 借阅和利用制度, 履行审批手续, 原版声像档案一般不外借。2. 编制声像档案检索工具, 以便查找利用。七. 声像档案立卷类目及保管期限：1 照片1-1 本校各位领导和全体教职工集体照片 永久1-2 本校重大活动照片（校庆、校友会、校运会、教代会、教师节、上级领导来校视察、外事接待等） 永久1-3 毕业班集体照 永久1-4 学校和教师、学生获市、区各类先进称号和各种竞赛获奖照片 长期1-5 本校教师、学生在报刊上发表的照片 长期1-6 本校参加校外各级体育比赛的照片 长期1-7 学校在教育教学活动中产生的其它照片 长期2 录音2-1 反映本校教育教学重要活动的录音带 长期3 录像3-1 反映本校教育教学重要活动的录像带 长期4 光盘4-1