论商务信函的写作特点

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1、 论商务信函的写作特点篇一： 商务信函的写作特点商务信函的写作特点写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言， 准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了 几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。口语化 每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在 您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解， 以为写作商务信函就应该用一种特 殊的“生意腔” ，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿 写 “Your letter has been received”

2、， “Your plaint is being looked into” 而不是 have received “I your letter”或者“We are looking into your plaint” 。其实我们简单的来理解一下，每次信 函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一 些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两 个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么 说？我想您会说“I am sorry we cannot delive

3、r the goods today” 既然在电话中您会这样说， 。为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓 的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。语气语调 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目 的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收 信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通 过信函中的语气语调来表现。真诚 不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也

4、是最基础的，所以您的信函也 必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读 一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。直接 跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼 要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫 不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者 感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。礼貌 我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如 your kind inquiry, your esteemed order

5、 等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着 这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友， 不会影响今后合作的机会。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的 建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的 观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及” 。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要 把握好“度” ，才能达到预期的效果。简洁 就

6、象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易 理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”“but”“however”“consequently”这些让 ， ， ， 句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了 “goods have been sent” 那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如 ， “forward” “dispatch” 等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。精确 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间

7、，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。针对性 请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知 道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无 法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam” 。语言朴实 前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用 简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如 “We look forward to a bright

8、 and glorious future of cooperation”就不如直接写成 ， “We hope to have the opportunity to work together with you in the future.” 这样才更加符合西方人的语言 ， 习惯。回复迅速及时 给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合 适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。标题 这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail 的标题是很 重要的一个部分， 您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。

9、如果标题没有内容， 看起来象群发的垃圾邮件的话， 很多买家就会直接删除。比如这样的标题 “How are you?” ， “Can we work together?” ，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports-Zhejiang Textile s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.” 这样您的邮件会显得更加专业。校对 写完之后， 一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确， 然后检查一下您所提供的事实， 数据等是否有错。

10、我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您 在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。商务信函的写法信函是公司的脸面， 它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容 应包括如下几点： 信头： 一般来讲，商业信函均使用印有 letterhead 的公函信笺，这样信头就不必自己 再写了。信内地址： 写在信纸的左上角，编号和日期下方。顺序是从小到大： 公司名称或收信人姓名、职务 房屋或大楼名称 大楼号码及所在街道或路的名称 省市名称及邮编 国家名称 称呼敬语： 如知道对方姓名，就用 Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓，如不知道

11、对方姓 名，可用 Dear Sir, Dear Madam, 也可用： To whom if may concern。如对方职务较高， 则最好用其职务名称，如： Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson 等。称呼一家公司就用 Dear Sirs 或 Gentlemen。正文 结束敬语： 如称呼用 Dear Sir/Dear Sirs/Dear Madam , 结束敬语就应用 Yours faithfully。如称呼用 Dear Mr. John/Dear Mr. Smith, 结束敬语就应用 Yours sincerely。署名 英文信函中讲究五 C 原则，也就是要求

12、做到正确(Correctness)、清晰( Clearness )、简明( Conciseness )、完整( Completeness )和礼貌( Courtesy )。信函的语调也是同样 重要的，它表达了你对收信人的态度，适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。xx 信息网站邀请函_： 您好！ 伴随着市场经济日益成熟，法制建设日益健全，市场对现代企业经营运作、财务管理的 规范化、技巧性要求越来越高。如何高水平地进行投资理财、纳税规划和财务决策，降低企 业财税成本，直接关系企业的效益水平。而充分利用互联网广袤的信息资源，利用专业理税 服务机构和财税专家， 及时掌握最新的财税信息， 严守财税法

13、规， 同时又用足用活财税政策， 减少人为消耗， 避免财税错弊， 是提升企业竞争力的关键之一， 也是每一个有远见的企业家、 各类财税工作者努力的方向。xx 信息网做为国内财税服务领域中最具实力、影响和规模的 机构，以国家财税管理部门、财税研究机构的良好关系为依托，借助突出的专业和人才（专 家）优势，面向企业提供专业化、高层次的实务咨询、税收筹划和信息服务，满足了企事业 单位高水平理财纳税的需要。xx 信息网主要功能包含财税法规与纳税辅导动态信息数据库检索系统、专家在线咨询 服务和互动答疑系统、专家在线财税规划系统、财税政策评点和月度财税形势报告系统、专 项财税业务分析研究报告、 财税培训考试系统

14、、 网上计税系统、 客户信息发布和宣传系统等。网站内容以财税法规、动态财税信息的检索查询、高效的财税辅导和政策分析评点为主，信 息面延伸至投资、金融、证券、房地产、招商引资、优秀产品和成果推介等领域，数据库设 置为法规、辅导、动态、理财、知识、用户等六大类二十七个数据库，下设五百多个专业子 库；会员服务区设有财税法规、财税辅导、动态信息、财会专区、税务规划、财税热点、行 业频道、 分省频道、 涉外税务、 会员宣传等频道。截止 2017 年 2 月， 数据库信息总量为 214500 多条，会员服务区固定页面达 92017 多页，数据库中包括中央财税法规 18961 件，地方财税 法规 29298

15、 件，国外税收法规 563 件；财税指南和辅导信息 20745 条；投资理财信息 68180 条；财税知识类信息 10092 条。2017 年底，预计数据库信息量将达到 28 万条（件） 至 以上， 仍为互联网上独一无二的大型数据库。特别数据库中不仅包含了中央财政税务部门颁布的宏 观政策，同时收录了各省、自治区、直辖市、计划单列市和部分地区（市）财税机关制定的 具体实施条例，连同国家权威部门、研究机构的政策预报、政策评点、疑难分析和财税政策 改革动向研究预测，以及 xx 信息网专家顾问、研究人员对企事业单位各种具体涉税、财会 问题的深层分析和筹划，其全面性、准确性、专业性和权威性，也是目前国内

16、其他同类网站 无可匹敌的。xx 信息网为企业提供高层次的纳税辅导和活性咨询服务。本网在协助客户探讨政策背 景，分析政策含义，掌握政策利用的基础上，及时将客户单位以各种方式提交上来的常规咨 询，在一个工作日内予以解答；复杂的纳税实务问题，通过在线的财税专家和有密切指导关 系的财税管理部门， 尽快为企业整理出准确诠释或参考性建议， 帮助企业提高财务管理与税 务规划能力,降低或避免因纳税方法错误或政策理解不当而带来的经济损失。同时，将客户 反馈的涉及企业税负、 财税执法、 税收征管和稽查及企税争议等问题及时转送到有关的财税 管理机关和专业财税研究机构， 促进和加快财税立法， 加强税企沟通， 维护企业

17、的合法权益。为保证遍布全国各地的客户都能够得到及时快捷的服务，截止 2017 年 2 月，本网已在全国 29 个省、市、自治区设立了咨询服务中心，就近对当地客户进行咨询、回访、指导和培训。还受部分省区的财税管理部门、财税社团的委托，合作承建了北京、广东、四川、山东等 20 个省级财税咨询服务频道或网站，更加贴近地方实际，满足各类纳税人的需求。xx 信息网除提供网上信息检索查询，专家实务答疑等基础服务外，特别针对不同类别 会员的不同情况和需求， 提供各层次的专项服务和特有服务。其中最具特色的是对高级会员的个案课题研究。用户可将本企业在经营中遇到的重大问题，例如具有行业共性、在现行法 规中无依据、

18、没有适当解决途径的等等，提交给本网的实务筹划项目组，配合在相关领域知 名的专家、财税顾问和政府研究员选领课题作专项研究，为用户量体裁衣制定解决方案。并 将对现行政策的制定修改有参考价值的问题反馈给国家财税管理部门， 以期对相关行业发展 有所帮助。xx 信息网作为高级理税专业服务的中介机构，力求最大限度地发挥纳税人与财 税管理机关之间的桥梁作用。为了加强税企、企企之间交流与合作，xx 信息网每年举办多次全国用户单位财税研讨 会，聘请国内权威的财税专家就最新财税政策进行剖析和点评，探讨财税政策改革趋向，就 经营中的实际问题展开现场咨询。几年来，本网已成功举办或合办了北京昌平“加入 WTO 与财税政

19、策走向”高层论坛（与中国税务报社合办）、西安（与中国国际税收研究会合办）、 成都(与四川省国际税收研究会合作)、武汉（武当山、与湖北省注册税务师协会合作）等多 期专业高层次的政策分析、税收筹划等高级研讨活动。2017 年以来，本网还先后 组织了多达 6 次的分省、 分区域、 分税种的财税高级培训活动， 为会员客户提供更多的学习、 培训及与财税专家面对面交流、咨询的机会。2017 年 3 月起，本网还将筹办每单 月一次的财税专家在线咨询会， 充分利用互联网的先进技术手段， 增加客户和知名财税专家 的互动、交流时间，更好地解决会员单位面临的各类财税疑难问题。xx 信息网为广大财税人员提供多方面的工

20、作协助。本网依照财税工作内容，建设有财 务人员实务工作指南，包含各种财务制度典范、财务报表格式、计税公式、税务申报程序向 导、财税人员工作技巧和常见问题处理等内容。财税实务指导不同于普通财务软件，随着新 的财税规章制度的调整而随时更新， 对财税工作者进行动态指导， 极大地减轻了重复性工作 和繁琐的计算，使整个财务工作高效、轻松，节省了大量的时间和精力。财税实务技巧来源 于大量的实际案例， 经过专家的提炼和分析解答， 成为财税工作者可直接学习或借鉴的既成 经验，对提高个人业务水平，减少财税差错，避免经济损失，具有重要价值。此外与国际接轨创建英文税政板块， 已涵盖一百三十多个国家基本税制原文， 并

21、刊登我 国重要涉外法规英文版， 为我国企业的对外经贸合作和国际化创造重要条件。以及开辟会员 服务频道，展示企业风貌，帮助会员单位打造品牌形象；利用网络平台作为会员单位提供学 术论文和专著发表的舞台； 联合国家级专业媒体， 聘请知名记者对有条件的高层会员单位进 行跟踪报道，人物专访，增强企业社会效益。为进一步密切本网与企事业单位、 经营管理部门的联系， 及时反映并解决纳税人经营管 理工作中遇到的新情况、新问题，加强沟通、交流与合作，特邀请贵单位作为 xx 信息网的 合作服务单位，共同透视财税体制改革的方方面面，关注财税形势的今天、明天！迎接新经 济、新挑战，为市场经济繁荣和企业腾飞贡献力量！ 此

22、 致 敬 礼！ xxxx 信 息 网商务回覆函范例We are very glad to receive your fax inqu iry.Since it is the first time we contact, we would be highly appreciated if yo u could provide us your bank name and address. We realize the types of IC yo u need, but we do not know the specification you require for that IC such as

23、 the voltage current. Could you please tellus the purpose of this IC? The fax you send us is not very clear for the wor ding part. Therefore, please fax it again (no need for graph ).We wish we coul d provide the best services to you .Sincerely yours. 译文： 您好： 敝公司對貴公司傳真詢問，非常感激，因為與貴公司為首次接觸，可否請貴公司惠予示 之

24、貴公司交往的銀行或公司行號名稱，地址。敝公司了解貴公司所需集成电路之型態， 但不明瞭所需之規格， 如電壓， 电流等等資料， 是否能告知此集成电路的用途。貴公司所傳真過來的部份字體不十分清楚，希望能重新傳真，但無須傳真圖片。盼望能為貴公司提供最佳的服務。Dear sir, Firstly, We d like to apologize for the late reply due to the problem of ou r puter network. We have repaired the machine and mailed back to you. Do you receive it

25、? The repair chargeis US$ 1500, and the receipt will be based on th e US$1200 as you requested. After the confirmation, please transfer US$1500 rep airing charge to the following a/c : To show our sincerity, we are willing to r educe price of RS10000 to the lowest US $114,000 . Besides, regarding to

26、 the 3 items you request, we will mail to you by express . Thank you for your coope ration and we wish yousuccess in your business. P.S.: We are the SMT Machine manufacturer, and we only produce the new machines. Since we do not carry on t he sales of used machines, we are unable to provide you the

27、related information. 译文： 您好： 首先， 我們必須向您致歉， 由於敝公司電腦網络的問題， 以致信件延遲至今才能回覆您， 請您見諒。您送修的機器已經修理完成且已寄回，不知您收到沒？修理的費用是 1500 美元，發票開立 如您所要求 1200 美元，如果確認無誤， 請貴公司將修理費用 1500 美元匯至下列帳戶： 為了表示我們的誠意， 我們願意將 RS10000 的價格降至最低 114,000 美元。另外您要的 三項東西，我們會用快遞寄去給您。謝謝您的合作，並祝事業昌隆！ P.S.： 敝公司是一家 SMT 的製造商，生產的都是全新的機器，並無經營舊機器的買賣， 所以很抱歉，

28、無法提供您所需求的資訊。您好： 敝公司對貴公司傳真詢問，非常感激，因為與貴公司為首次接觸，可否請貴公司惠予示 之貴公司交往的銀行或公司行號名稱，地址。敝公司了解貴公司所需集成电路之型態， 但不明瞭所需之規格， 如電壓， 电流等等資料， 是否能告知此集成电路的用途。貴公司所傳真過來的部份字體不十分清楚，希望能重新傳真，但無須傳真圖片。盼望能為貴公司提供最佳的服務。主动报价Kee Co., Ltd 34 Regent Street London, UKDear Sirs: This time last year you placed an order for Type BS362 12-volt

29、sealed batteries. This is a discontinued line which we had on offer at the time. We now have a similar product on offer, Type CN233. It occurs to us that you might be interested. A descriptive leaflet is enclosed. We have a stock of 590 of Type CN233 which we are selling off at GB30 each. We can off

30、er a quantity discount of up to 15%, but we are prepared to give 20% discount for an offer to buy the plete stock. We are giving you this opportunity in view of your previous order. We would appreciate a prompt reply, since we will put the offer out in the event of your not being interested. Yours f

31、aithfully, Tony Smith Chief Seller-先生: 去年此时贵公司所订购的 BS362 型号 12 伏密封电池，现已停止生产。现有同类型产品 CN233，存货共五百九十件，特惠价每件 30 英镑。贵公司如感兴趣，敬请 参看随附的简介说明。大批订购可获八五折优惠，整批购入则可享八折特惠。为感谢贵公司以往惠顾，特此给予订购优惠。极盼立即回覆，如贵公司未欲订购，本公司亦 能尽早另作安排。销售部主任 托尼.斯密思谨上 年 月 日交易条件报盘_： 永久牌自行车报价 感谢你方 11 月 10 日有关永久牌自行车的询盘函。我们现出各种牌号的自行车， 其中永久牌自行车与凤凰牌自行车最

32、出名， 这此产品在国 外需求量大。因此，存货正迅速减少。我们的自行车不仅重量轻，而且因价格合理而受到欢 迎。我们确信一旦你们试用了我们的自行车，就会大量续定。根据你方要求，我们现报价如 下： 20 英寸男式每辆 25 美元 20 英寸女式每辆 27 美元 26 英寸男式每辆 27 美元 26 英寸女式每辆 28 美元 付款条件： 用通过卖方认可的银行开立的即期信用证付款。装运期： 假如有关信用证能在年底前到达卖方，装运可安排在 1、2 月份。不言而喻，上述价格是 CIF 卡拉奇净价。请注意我们出口自行车一般不给佣金，如果 每种规格自行车的定购数量超过 1000 辆，可经予 5%的折扣。 篇二：

33、 浅谈商务英语函电的写作特点与技巧浅谈商务英语函电的写作特点与技巧 【摘 要】商务英语函电的书写是学习和运用商务英语的重要内容，要想写 出高质量的商务英语函电， 最关键的是要了解商务英语函电的基本写作特点，掌 握写作技巧。商务英语函电的书写要明确五个特点， 其中最重要的是表达要清楚， 此外商务英语函电应该尽可能的运用简明了的词语，句子的表达要突出重点，并 保持一定的连贯性。本文将结合商务英语函电的几大特点，结合具体的英语词语 和句子等展开深入的剖析，并总结出商务英语函电的写作技巧。【关键词】商务英语函电；写作特点；写作技巧 对于国际贸易的交流和沟通来说，商务英语函电起着重要的桥梁作用，是贸 易

34、往来的必备基础。写出高质量的商务英语函电首先要明确商务英语函电的基本 特点，以“清楚”为核心特点，坚持写出简明、正确、具体和得体的商务英语函电， 只有这样才能真正实现贸易的友好往来，保障贸易双方的正当利益，促进国际经 济的发展。为此，本文将在探讨商务英语函电特点的基础上，总结商务英语函电 的写作技巧， 进而为国际商务人员提高其商务英语函电的写作水平提供一定的帮 助。1 商务英语函电的写作特点 高质量商务英语函电的写作是建立在熟悉商务英语函电写作特点的基础之 上的，商务英语函电的写作主要包含了五个特点，也往往被称之为五个原则，即 5C 原则，这也是高质量商务英语函电区别于普通函电的基本特征。 1

35、.1 清楚（clarity） 首先写作者必须要明确要表达什么，想让对方知道什么，了解什么，文章中 不能出现表达歧义的词语和句子，不能让人感觉闪烁其词，含糊不清。此外，尽 可能的使用最简单易懂的英语词语，因为贸易的对象不一定非常熟悉英语，他的 英语水平不一定非常高。就像“Fluctuation in the exchange rate after the date of contract signing will be for the buyers account.”“fluctuation in the exchange rate”这 句话涉及到了汇率的两种情况，即上涨和跌落，要是表达不清，容

36、易造成误解， 贸易双方产生不必要的争端， 未来避免因表达不清楚而产生的纠纷，在写作的过 程中一定要始终确保表达清楚。上面那句话要想表达“合同生效后汇率的波动由 买方承担”， 可以这样说“Any increase or decrease in the exchange rate after the date of contract signing will be for the buyers account.” 1.2 正确（correctness） 函电的写作涉及到英语语言的方方面面， 首先要保障语言语法和格式的正确 性，此外，也要确保事实、信息和数字等的正确性，要着重关注细节，因此在发 出函

37、电时， 写作者要反复的校对英语信息， 一定要不放过任何的细节， 就像价格、 数量、型号、交货日期和方式、包装等信息都要仔细的核对，否则会给公司造成 不可估量的后果。 1.3 得体（courteousness） 主要是指写作语言要遵循一定的原则，尤其是人际交际原则和贸易往来惯 例，这样会让人感觉亲切熟悉，没有隔阂感，为贸易的往来营造了一种周全、温 暖、快乐的感觉。但是如果遇到不顺和麻烦也一定要有尊严的进行驳斥和职责， 其实这也是一种礼貌和原则，但是要把握分寸，适度，这就是得体。2 商务英语函电的写作技巧 2.1 词语表达要准确到位 1）运用准确无误的词语 进行商务英语函电写作时， 要尽可能的挑选

38、简单易懂的英语 篇三： 商务信函的写作特点商务信函的写作特点写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语 言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们 总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。口语化 每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需 要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用 一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your p

39、laint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your plaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交 谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做 主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自 然，人性化。想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎 么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods

40、today”。既然在电话 中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自 然，人性化。语气语调 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的 目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望 对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全 可以通过信函中的语气语调来表现。真诚 不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函

41、也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起 来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。直接跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明 扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容， 请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能 让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。礼貌 我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如 your kind inquiry, your esteemed order 等就可以的。而是要体现一种

42、为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态 度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此 失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方 的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明 您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而 不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键 的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。简洁 就象前面提到的，要用简洁朴实的语

43、言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容 易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词 组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”， “consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义 的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再 用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这 些词之间是否另有含义。精确 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精 确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。针对性 请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方 知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果 您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir orMadam”。语言朴实 前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他