成功会议的管理规则

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1、會議高手會議高手 深度會談之藝術深度會談之藝術目 錄C .前言C .成功的會議C .會議管理C .與會規則C .主席的職責與注意事項C .如何開場、結論、使別人 願意發言及發問的技巧 C .傾聽與記錄的技巧C .主席的工作促動C .會議中的問題C .如何發言C .報告的種類目 錄C .論證的誤導C .感覺與事實C .抱怨的種類及如何抱怨C .主持會議的原則C. 慶祝與檢討目 錄會議是學習型組織的修煉場 深度會談的藝術會議的能力是現代人必備的團隊工作能力. 一夫當關的英雄時代已經過去,我們必須與他人愉快的合作才能順利成事.會議正是團隊合作最常用的溝通協調方式.前 言會 議 內 容會議主題會議目的

2、議程決議成功的會議 有效有效藉蓍團隊的藉蓍團隊的, ,解決個人無法完解決個人無法完 成或突破的問題成或突破的問題, ,有效達到會議目標。有效達到會議目標。 和諧和諧營造和諧的氣氛營造和諧的氣氛, ,使成員對團隊有安全使成員對團隊有安全 感、信任感、認同感感、信任感、認同感, ,展露個人才能。展露個人才能。 參與參與參與的人參與的人, ,才能讓會議得到健才能讓會議得到健 全發展。全發展。 效率效率當一個會議成功的要素具備后當一個會議成功的要素具備后, ,能在能在完成開會完成開會, ,這就是效率。這就是效率。 學習學習在參與開會的同時有更多在參與開會的同時有更多的機會。的機會。會議的管理會議的成本

3、會議召開的時機重要的、緊急的議題需要集思廣益的無法私下協商的與會的資格 了解實況的人 有權做決定的人 重大關係的人(執行者或關心此會議的人)會議通知需知會議名稱會議名稱: :明確點出主題明確點出主題, ,使人一目了然使人一目了然( (如如E_MAILE_MAIL主旨主旨) )目的目的: :應詳盡說明應詳盡說明, ,方便成員們做相關的資料搜集方便成員們做相關的資料搜集時間時間地點地點議程議程: :應包含開會預定結束時間應包含開會預定結束時間準備資料準備資料與會人員與會人員主辦單位主辦單位會議通知範例會議名稱會議名稱: : 業務會議業務會議目目 的的: : 公司本季營業額嚴重衰退公司本季營業額嚴重

4、衰退, ,本次會議將本次會議將 討論營業額下降原因討論營業額下降原因, ,並提出改善對並提出改善對策。策。時時 間間: : 2002.03.18 2002.03.18 AM10:00AM10:00地地 點點: : 大會議室大會議室議議 程程: : 1.1.現況說明現況說明 2. 2.各部門報告各部門報告 3.3.未來趨勢分析未來趨勢分析 4.4.振興方案振興方案準備資料準備資料: : 與會各單位相關報表、資料與會各單位相關報表、資料與會人員與會人員: : 客服課長、客服課長、MTQCMTQC、MTMT制程、制程、 MTMT技轉、設計人員技轉、設計人員主辦單位主辦單位: : 營業部營業部決議追蹤

5、 什麼事? 什麼時候完成? 什麼人負責? 什麼時候報告? 如何報告?議 程 設 計由重要到不重要會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難讓大家漸漸融入會議進行的節奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。與 會 規 則要要守時守時,堅持到底要做事前準備要做事前準備針對主題主動發發言,簡短扼要對事不對人,不做人身功擊予以真誠的肯定及讚美傾聽他人發言用積極的話代替消極發言以探詢、謙虛代替主觀論斷主席注意事項獨占發言獨占發言避免冗長的發言,占用大家交流 意見的時間。火爆浪子要能容納他人

6、的發言,不可情緒 化與他人發生衝突。優柔寡斷要思路清晰要思路清晰, ,對決議事項要果斷、明確。對決議事項要果斷、明確。加入衝突應站在中立的立場應站在中立的立場來化解衝突。操控議程應依照流程引導會議的進行,不可一人 操控整個會議的議程。如 何 開 場 背景:除了會議召開的背景,也可讓與會人 員自我介紹,並說明對會議的期待,以 促進與會人員及會議氣氛的融洽 會議目的 議程:會議中欲討論之事項及其先後順序 和預估時間。 會議期待開場舉例說明 近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響, ,使得本季的營收目標達成率只有使得本季的營收目標達成率只有70%70%。

7、 因此今天召開會議主要討論兩大問題因此今天召開會議主要討論兩大問題, ,第一就是如第一就是如何刺激原市場的買氣何刺激原市場的買氣, ,第二討論新市場的擴展計劃。第二討論新市場的擴展計劃。 首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況況, ,再由各位一起討論再由各位一起討論, ,然後各區市場督導會一一提出配然後各區市場督導會一一提出配合方案合方案, ,最後由行銷部門整合后提出執行方案。最後由行銷部門整合后提出執行方案。 本次會議的進行時間預估為本次會議的進行時間預估為1.51.5小時。希望今天經小時。希望今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩由在場各位

8、的相互討論及創意激蕩, ,能夠產生一套完整能夠產生一套完整有效的業績提升計劃有效的業績提升計劃, ,大家加油大家加油! !如 何 總 結 宣達決議 激勵動機 評估目標達成 過程回顧 懸念事項如何讓大家願意發言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。建立包容、安全的討論環境。保持客觀,對事不對人。不以言立人,不以言廢人。設置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。主動出擊,適時發問,塑造發言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。有效傾聽與良好溝通。發 問 的 技 巧 開放與封閉 空投與指定傾聽的技巧 注視對方 不中途打斷 詢問不明之處 適當歸納 不任意表露情緒記錄的技巧活用5W2H:即what、where、w

9、hen、who、why、how、how much.掌握主詞、動詞、形容詞明確數字運用key word列點說明:可了解發言重點,歸納出主題方向一言以蔽之主席的工作發言的促動發言的促動:讓大家想發言,並說出想表達的意見。工作分配的促動:鼓勵大家主動認領工作,掌握成 功的機會。創意的促動:提出一些其他產品的優點,激發大家的 創意,將別人的優點用於我們的產品上。問題的促動:主席應提出一些問題讓與會人員了解 問題的狀況。感情的促動:主席除了要讓與會者體會到你的關 懷、感恩、自責、包容、肯定外,還 要讓與會者自動自發創造和諧的氣氛會議中的問題 人人身身攻擊攻擊 對策:F 對雙方進行安撫F 重申議事規則F

10、重提主題進行討論離題對策:兜一圈切回主題兜一圈切回主題給予肯定再切斷話題給予肯定再切斷話題將離題的議題留置最後再做討論。將離題的議題留置最後再做討論。請他做歸納或替他做歸納。請他做歸納或替他做歸納。事先請將規則講清楚事先請將規則講清楚發言限定時間發言限定時間會議中的問題爭議不下爭議不下對策對策: : 暫停會議休會暫停會議休會2020分鐘以上。分鐘以上。 參與第三者的意見參與第三者的意見 將雙方意見列表比較。將雙方意見列表比較。 進行不記名投票。進行不記名投票。 重整雙方意見提出新的方案。重整雙方意見提出新的方案。 重申共同利益。重申共同利益。會議中的問題抱怨抱怨對策對策: :同情其不滿的情緒。

11、同情其不滿的情緒。歸納其不滿的原因。歸納其不滿的原因。尋求解決的方法。尋求解決的方法。上級指導員發言過於投入上級指導員發言過於投入對策對策: :裝傻發問裝傻發問重新提出問題重新提出問題幽默有技巧的提醒長官。幽默有技巧的提醒長官。會議中的問題短話長短話長說說對策對策: :適時的制止發言。適時的制止發言。清其具體的想法。清其具體的想法。時間不足時間不足對策對策: :選擇重要的議題進行討論。選擇重要的議題進行討論。限制發言人數限制發言人數( (可事先登記可事先登記) )限制發言時間。限制發言時間。會議中的問題爭功諉爭功諉過過對策對策: :主席應制止不當的發言主席應制止不當的發言, ,並給予其適當的並

12、給予其適當的肯定。肯定。引導組織成員彼此說出對方的優點引導組織成員彼此說出對方的優點, ,讓大讓大家都能受到適當的肯定。家都能受到適當的肯定。為反對而反對為反對而反對對策對策: :請他提出更好的對策。請他提出更好的對策。引導他思考是否有考慮周延。引導他思考是否有考慮周延。會議中的問題獨占發言獨占發言對策對策: :主席制止其行為。主席制止其行為。說明規則並強制執行。說明規則並強制執行。消極的話消極的話對策對策: :發言者的情緒表示理解發言者的情緒表示理解提振士氣提振士氣, ,擬定共同目標。擬定共同目標。呼喊精神口號。呼喊精神口號。會議中的問題如 何 發 言 積極的發言 明確的發言 尊重的發言 坦

13、承的發言 客觀的發言 針對主題報 告 的 種 類類 工作完成的報告:你完成了什麼工作你完成了什麼工作, ,何時完成何時完成? ?完成的重點完成的重點? ? 工作異常的報告:工作的預定進度、現在進度、差異進度、差異工作的預定進度、現在進度、差異進度、差異原因、處置對策及何時會趕上進度原因、處置對策及何時會趕上進度? ? 請示報告:背景狀況、建議內容、事情的經過。背景狀況、建議內容、事情的經過。 需要支援的報告:什麼事什麼事? ?原因原因? ?對策對策? ?現況如何現況如何? ?需要哪些支援需要哪些支援? ?論證的誤導 權威的誤導權威的誤導 經驗的誤導經驗的誤導 約化的誤導約化的誤導 參考點的誤導

14、參考點的誤導 倒果為因的誤導倒果為因的誤導 引信的誤導引信的誤導 採因的誤導採因的誤導感覺與事實感覺感覺即對事物主觀的意念即對事物主觀的意念, ,其中包含其中包含個人的價值判斷個人的價值判斷, ,因此感覺的產生往往因因此感覺的產生往往因人而異。人而異。事實事實即有具體、明確的訊息陳述即有具體、明確的訊息陳述, ,與與實際所發生的事件相符。實際所發生的事件相符。感覺與事實演練 昨日九點過後昨日九點過後, ,G G珠寶珠寶店里有一位商人正在收拾店店里有一位商人正在收拾店面面, ,一位客人出現並要求鑑一位客人出現並要求鑑賞貨品賞貨品, ,店主打開玻璃櫥窗店主打開玻璃櫥窗, ,櫥窗內的東西被人抓起櫥窗

15、內的東西被人抓起, ,忽忽然有個男人迅速跑出店外然有個男人迅速跑出店外, ,突然間警鈴大響保安人員迅突然間警鈴大響保安人員迅速趕至現場。速趕至現場。判 斷 問 題 以下問題你認為是事實者請打以下問題你認為是事實者請打 為感覺者請打為感覺者請打1.1.店主正在收拾店面時店主正在收拾店面時, ,有一個男人出現。有一個男人出現。2.2.那個男人是強盜。那個男人是強盜。3.3.此事件發生於昨晚九點過后。此事件發生於昨晚九點過后。4.4.打開櫥窗的男人是店主。打開櫥窗的男人是店主。5.5.強盜抓取櫥窗內物品后迅速跑出店外。強盜抓取櫥窗內物品后迅速跑出店外。6.6.有人打開櫥窗。有人打開櫥窗。7.7.要求

16、鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內的物品后迅速逃走。要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內的物品后迅速逃走。8.8.櫥窗內有金飾櫥窗內有金飾, ,且有許多貴重的寶石。且有許多貴重的寶石。9.9.強盜威協店主並進行搶劫。強盜威協店主並進行搶劫。10.10.這個故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個角色。這個故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個角色。問問 題題 答答 案案 1. 1.客人未指明是男女客人未指明是男女 2. 2.沒有明確的線索顯示是強盜。沒有明確的線索顯示是強盜。 3. 3. 未指明是白天九點還是晚上九點未指明是白天九點還是晚上九點 4. 4.沒有明確提出店主的性別沒有明確提出店主的性別 5. 5.沒有指

17、明是強盜抓取櫥窗內的物品沒有指明是強盜抓取櫥窗內的物品 6. 6. 7. 7.沒有指明是要求鑑賞貨品的人抓取櫥窗內的沒有指明是要求鑑賞貨品的人抓取櫥窗內的物品迅速逃走物品迅速逃走 8. 8.只說有寶石只說有寶石, ,沒有指明是金飾沒有指明是金飾 9. 9.均沒有在文中提到過均沒有在文中提到過 10. 10.沒有明確的數字或說明顯示參與的人數沒有明確的數字或說明顯示參與的人數 抱怨的種類 復雜性的抱怨復雜性的抱怨 人身攻擊人身攻擊, ,在他人身上貼標簽在他人身上貼標簽 算舊帳算舊帳 消極性的抱怨消極性的抱怨如 何 抱 怨抱怨的內容應包括抱怨的內容應包括: :到底發生了什麼事、這造成何種困擾到底發

18、生了什麼事、這造成何種困擾? ?希望別人希望別人怎麼做或協助怎麼做或協助? ?或可以套用一個公式來作為抱怨的模式或可以套用一個公式來作為抱怨的模式: : 我了解我了解只是只是它會它會是不是可是不是可以以另外可以採用更和緩、柔軟的抱怨方式另外可以採用更和緩、柔軟的抱怨方式, ,是從感是從感謝或自責開始謝或自責開始主持會議的原則以人為以人為本本主席應尊重、肯定與會人員主席應尊重、肯定與會人員, ,讓每讓每 位與會人員受尊重且能夠自我發展。位與會人員受尊重且能夠自我發展。停止操控停止操控應在會議中集思廣益、促成組織應在會議中集思廣益、促成組織 學習、培養與會能力。不可用職權學習、培養與會能力。不可用

19、職權 來控制議程、只求個人決議。來控制議程、只求個人決議。目標與過程兼得目標與過程兼得在過程在達到目標在過程在達到目標, ,讓每讓每 個人享受到學習的過程。個人享受到學習的過程。對事不對人對事不對人感覺與理性兼顧感覺與理性兼顧解決問題也處理情緒解決問題也處理情緒慶祝( Celebration)的時機 即時即時 真誠真誠 明確明確 學習與成果結合學習與成果結合 情感之交流情感之交流 變化的變化的 正式、非正式場合正式、非正式場合 鼓勵與自我慶祝鼓勵與自我慶祝 共同慶祝共同慶祝 回歸生命之真相回歸生命之真相 查核(Check)的時機上對下上對下單向溝通單向溝通被動被動否定否定強調錯誤強調錯誤對事不

20、對人對事不對人嚴苛嚴苛 、自我防衛、自我防衛標竿學習的特點自動自動: :有技巧的引導學員有技巧的引導學員, ,讓學員自動提升己的能力。讓學員自動提升己的能力。與自己比較與自己比較: :引導學員作自我比較引導學員作自我比較, ,與目與目 標作比較標作比較, ,以隨時檢討與提高。以隨時檢討與提高。過程過程: :共同討論如何達到所設定的目標共同討論如何達到所設定的目標, ,引導學員引導學員 思考用何方法達到目標。思考用何方法達到目標。找參考點找參考點: :尋找標竿做為自己追求的目標。尋找標竿做為自己追求的目標。肯定肯定: :引導中予以適當鼓勵與肯定引導中予以適當鼓勵與肯定, ,促進學員不斷促進學員不斷 學習成長。學習成長。THE END !Thank you !