如何管理合同与供应商关系

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1、情境7：如何管理合同 与供应商关系 情境7：如何管理合同与供应商关系 学习目标：学习目标： 了解合同的概念和重要性；了解合同的概念和重要性； 掌握准备合同的过程；掌握准备合同的过程； 重点掌握怎样运营合同管理；重点掌握怎样运营合同管理； 情境7：如何管理合同与供应商关系任务单元：任务单元：合同概念、重要性和买卖双方的责任与义务合同概念、重要性和买卖双方的责任与义务合同准备的背景分析合同准备的背景分析风险转移、适用法律和建立合同管理团队风险转移、适用法律和建立合同管理团队运营合同管理运营合同管理任务单元1：合同概念、重要性和 买卖双方的责任与义务一份有效的合同必须满足以下要求一份有效的合同必须满

2、足以下要求: :l 要约要约l 承诺承诺l 当事人的合同签约资格当事人的合同签约资格( (能力能力) )l 某种价值的对价某种价值的对价l 受法律约束的关系受法律约束的关系卖方的义务卖方的义务l 交付货物交付货物l 交付有关单证交付有关单证l 转移所有权转移所有权l 确保一致性确保一致性l 诚信与公正诚信与公正l 承担承担”民事责任民事责任”买方的义务l 接受商品与服务接受商品与服务l 按议定价格支付按议定价格支付l 诚信与公正诚信与公正l 承担民事责任承担民事责任任务单元2：合同准备的背景分析合同准备的主要问题：合同准备的主要问题：l 你的公司想要得到什么l 你的公司想要避免什么l 如果出现

3、问题，用来保护公司利益的措施l 合同中应包含或排除哪些内容l 使用哪些条款l你的公司想要得到什么你的公司想要得到什么 采购的类型(是否重复采购、供应商的数量)l你的公司想要避免什么你的公司想要避免什么 库存水平、缺货、供应的变化l如果出现问题，用来保护公司利益的措如果出现问题，用来保护公司利益的措施施 短期合同、履约和完成保证金、争议解决条款 l合同中应包含或排除什么合同中应包含或排除什么 外包的趋势及影响合同类型的新关系类型 全球环境下,不是所有的条款都有同样的意思l使用哪些条款 编制自己的条款手册常见问题常见问题u适用的法律适用的法律u出价策略出价策略u所有权所有权/管理的变化管理的变化u

4、变化的环境变化的环境u币值变动和外汇管制币值变动和外汇管制u延期延期u交付交付u不同的商业文化不同的商业文化u支配支配u缺乏明确说明缺乏明确说明u语言语言任务单元3：风险转移、适用法律 和建立合同管理团队风险转移风险转移 国际贸易术语解释通则中每一种术语的交货地点与风险的转移：国际贸易术语解释通则中每一种术语的交货地点与风险的转移： EXW FCA FAS FOB EXW FCA FAS FOB CFR CIF CPT CIP CFR CIF CPT CIP DAF DES DEQ DDU DAF DES DEQ DDU DDP DDP一些关键合同问题l供应商的偿付能力：如果很弱，要使用担保或

5、者货到付款l如果有很多不确定性：使用连接里程碑的支付方式以降低风险l复杂性：如果需要可求助法律咨询l当需求很难描述时：签订以“人天”工作量为基础咨询合同l结束之后，清晰的规定将要发生的事情（例如，升级、设备改装、将来的增加物）适用法律适用法律l 六类法律适用六类法律适用l 如何选择适用的法律如何选择适用的法律l 选择一种解决争议的方法选择一种解决争议的方法建立合同管理团队l大型合同或许需要建立“核心团队”和“外围团队”l不同的合同需要不同的经理l “市场型”的关系要求合同经理擅长运用合同法l “合作型”的关系要求合同经理擅长建立良好人际关系 合同经理:角色 确定团队角色确定团队角色 保持对团队

6、的激励保持对团队的激励 确保团队成员相互之间的沟通确保团队成员相互之间的沟通 对合同管理计划负责对合同管理计划负责 建立合同管理报告体系建立合同管理报告体系 保证恰当的合同管理保证恰当的合同管理 确定并管理风险确定并管理风险 分清轻重缓急分清轻重缓急 管理买卖双方关系管理买卖双方关系 处理争议处理争议 批准或拒绝合同变更批准或拒绝合同变更 将了解的对方观点反馈给公司将了解的对方观点反馈给公司合同经理:技术、能力与经验 优秀的沟通者优秀的沟通者 关系建立者关系建立者/擅长人际交往擅长人际交往 处理问题时能够对事不对人处理问题时能够对事不对人 对技术问题有一定工作知识对技术问题有一定工作知识 受人

7、尊敬、有影响力且政治敏感性受人尊敬、有影响力且政治敏感性 且有风险管理技术方面的知识且有风险管理技术方面的知识 拥有合同法方面的知识拥有合同法方面的知识 很好的大局观很好的大局观 熟悉项目管理技术熟悉项目管理技术 老练的谈判者老练的谈判者合同管理团队合同管理团队 买方的团队应该包括相关职能经理，最好买方的团队应该包括相关职能经理，最好也包括最终用户也包括最终用户 每个团队成员的角色要在合同管理计划中予每个团队成员的角色要在合同管理计划中予以规定以规定 供应商或许也会建立合同管理团队供应商或许也会建立合同管理团队-买立团买立团队应当很好的了解供应商团队成员的职责队应当很好的了解供应商团队成员的职

8、责团队工作团队工作l个人风格个人风格 三重人格三重人格l 基本的基本的“自我镜象自我镜象”：我是谁：我是谁l “理想镜象理想镜象”：我想成为什么？：我想成为什么？l “人格面貌人格面貌”或外显形象：他们认为我如何？或外显形象：他们认为我如何？团队工作团队工作l 个人工作个人工作/管理风格管理风格l 推理型推理型l 情感型情感型l 过程导向型过程导向型l 工作工作/任务导向型任务导向型 每种风格都有其优缺点每种风格都有其优缺点 一个人的风格通常是上述四种风格的综合体一个人的风格通常是上述四种风格的综合体任务单元4：运营合同管理“运作合同运作合同”经常包括重复的相似活动（例如，生产零经常包括重复的

9、相似活动（例如，生产零部件的供应、办公室清洁服务等）部件的供应、办公室清洁服务等）方法对比（相对项目型合同）方法对比（相对项目型合同）：l合同管理的角色合同管理的角色l常常不需要正式的团队常常不需要正式的团队l有时最终用户直接与供应商打交道有时最终用户直接与供应商打交道l计划计划l有时，仅需要一个简化的合同管理计划有时，仅需要一个简化的合同管理计划运作合同管理方法对比：方法对比：l 风险风险l 有时没有什么要考虑的风险l 风险登记表还是有用处的l 考核与控制绩效考核与控制绩效l 这点与项目型合同同样重要l 尽管有时过程不是很正式l 有时不需要准备合同检查报告l 合同管理与关系管理：合同管理与关

10、系管理：l 两者有很多相似之处，同样重要生产线平衡法（LOB）l 一种计划、监控和管理重复性项目和重复生产线流程的特别有用的技术。一种计划、监控和管理重复性项目和重复生产线流程的特别有用的技术。l LOB可用来估算切实可行的生产能力，根据：可用来估算切实可行的生产能力，根据：l 进度持续时间进度持续时间l 计划产品数量计划产品数量运作战略-示例（1）l 日常项目日常项目l流程重组/流程自动化（包括电子商务、采购卡和合并帐单等）l无定额合同责任授权l保持库存l消除检查/质量保证l 杠杆项目杠杆项目l需求预测l流程重组l与行业常规水平对标l使用电子商务（例如拍卖）运作战略-示例（2）l 瓶颈项目瓶

11、颈项目l需求预测l保有库存l质量计划l指派供应商经理l 关键项目关键项目l价值分析/价值工程l流程重组和买方/卖方范围的优化l需求预测l保证未来的成本和可获得性l质量保证l所有权总成本建模l获得供应商的经验和创新l供应商发展服务水平管理l 对于运作合同来说，关注点通常是质量与按时供应方面的服务对于运作合同来说，关注点通常是质量与按时供应方面的服务l 需要适当的系统和程序考核服务水平并将其与所有参与者的沟通需要适当的系统和程序考核服务水平并将其与所有参与者的沟通l 流程应尽可能自动化流程应尽可能自动化l 一旦发现偏差，就应采取行动一旦发现偏差，就应采取行动合同续签还是转向新的供应商l以下情况可以

12、延长合同：l 供应商表现良好l 供应商能满足企业未来的需求l 延长合同的条件有竞争力l 转向替代供应源的成本很高合同续签还是转向新的供应商l 如果不存在续签的选择或者延长的选择被认为是不可接受的，就要转向新的供应商l 在邀请新的供应商报价之前，总是要回顾当前合同的绩效以及获得用户的反馈l 确保对说明的修订：l 反映任何需要的变化l 保证灵活性以适应任何预期将来的需求l 考虑了从现有合同中学到的东西l 保证说明不是为某一特定供应商所设计合同续签还是转向新的供应商l管理更换供应商阶段l 考虑与变更供应商有关的风险l 与各有关方沟通新的安排l 或许需要培训员工l 如有供应商提供买方现场服务，或许有监督、安全等方面的需要 谢 谢！