村镇银行会计档案管理办法

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1、 村镇银行会计档案管理方法第一章 总 那么 第一条 为标准村镇银行会计档案管理，维护村镇银行会计档案的平安完整，根据财政部、国家档案局公布的?会计档案管理方法?和中国人民银行公布的?银行会计根本标准指导意见?银发2002370号、?银行会计档案管理方法?银发2002374号，结合村镇银行的实际情况，特制定本方法。 第二条 银行会计档案是指银行在经营各项业务和财务活动中形成的，具有查考价值的会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料的总称，包括保存这些会计核算的专业材料及数据的磁带、磁盘、微缩胶片等介质，是记录和反映银行各项经济活动的重要史料和原始凭证。 第三条 会计档案实行统一领导，分级管

2、理的原那么，村镇银行营业部负责本网点本外币会计档案的管理工作。 第四条 村镇银行要加强对会计档案的管理，应指定专人从事会计档案的管理工作，会计档案管理人员应相对稳定，调动时须认真办理交接手续。出纳人员不得兼管会计档案。 第五条 会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存，原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案；采用非纸介质存储的会计档案，应能满足阅读及打印的要求。 第六条 凡入库保管的纸质会计档案，要装订成册，按规定保管期限分类，并建立?会计档案登记簿?。做到妥善保管、存放有序、查阅方便，防止会计档案毁损、散失、泄密。 第七条 会计档案管理应严格执行平

3、安和保密制度，保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件，磁介质档案保管应具备防磁条件，按规定需要双备份的会计档案应异地不是同一建筑物，下同分别存放。 第八条 村镇银行分管行长和营业部负责人、应每半年对所保管的会计档案进行一次全面清点并将会计档案的清点核对情况形成书面报告，以备考查。第二章 会计档案的整理装订 第九条 会计档案归档的根本要求 一会计档案立卷采用年度/保管期限/档案类别分类方法。即同一年度形成的会计档案按保管期限分开，再将同一期限的报表、账簿、会计凭证分开整理、装订组卷。 二会计档案整理装订的要求 1、会计凭证的整理装订 1原始凭证按册装订，配置封皮、封底，每册封皮正

4、面应注明营业网点号、日期、册数及本册所含柜员号、各柜员原始凭证和附件的数量，并将当日营业网点机构轧账单置于首册第一页，每个柜员经办的业务凭证按柜员交易流水顺序排列，放在本柜员原始凭证交账单后。原那么上同一个柜员经办的业务凭证不得拆放于两册之中。 2对已装订的会计凭证，一日多册的，只编一个顺序号，同时分别注明“共几册第几册字样；合并装订的，应在每日凭证封面上分别编顺序号。 3计算机打印输出的有关凭证、附件等，必须加盖有关人员名章，需业务处理的还应加盖会计印章后，按规定进行装订和保管。 2、会计账簿的整理装订 会计账簿按年立卷，总账、存款分户账按月立卷，内部明细账和贷款分户账按半年立卷，其他账簿按

5、年立卷，并按账簿的种类、时序装订，一本账簿为一卷，每卷编写页号、装订成册，每本账簿要加贴封面、封底，封面要填写目录，并注明“共册第册字样。 3、会计报表的整理装订 会计报表按年立卷，按不同的保管期限分别装订、分别组卷，每卷均应编有页号和加装封面，填写卷内目录、报表和附注合并组卷余额表、日计表按月装订保管。4、其他会计档案按年分种类装订。5、会计凭证、会计账簿、会计报表等各类会计档案装订后均应加盖网点的业务章和装订人员的名章。 第十条 ATM机收付记录卷筒纸按月或按季分机号包扎，包扎后在封口处粘贴“ATM机收付记录封签附件1，在封签上注明营业网点名称、机号、起讫日期，并加盖包扎、复核人员名章。

6、第十一条 村镇银行营业部档案管理人员对装订成册的会计凭证，应及时登记?会计档案登记簿?，办理入库手续。 第十二条 各营业网点应根据会计档案保管、上缴、销毁等情况及时登记?会计档案登记簿?。第三章 会计档案的保管期限 第十三条 会计档案的保管期分为3年、5年、15年和永久保管，各项代理业务的会计档案保管期限按照相关文件规定执行。会计档案保管期限从会计档案形成的次年度一月一日算起，如有必要可以延长，但不能缩短。对账务尚未查清，需要继续查清的应予以延长。同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。 第十四条 会计

7、电子化系统开发和修改的文档资料应作为会计档案管理。保管期限为该系统停止使用或有重大修改后5年。 第十五条 银行结算账户管理档案的保管期限为银行结算账户撤销后10年。第十六条 各营业网点保管的当年形成的会计档案，应在次年1月底前完成清理、装订工作并登记?会计档案登记簿?入会计档案仓库。移交会计档案时，移出单位应填制一式二联的?会计档案移存清册?附件2，连同会计档案分类装袋送交；接收部门清点后在?会计档案移存清册?上加盖公章及经办员名章后，一份退移出单位，一份留存。第四章 非纸介质会计档案的管理 第十七条 会计档案光盘是将纸质会计档案通过光电原理转移存贮介质，形成数字记录刻录的光盘，以到达压缩存储

8、，数字索引，快速查阅的目的。 第十八条 光盘会计档案的真实性、完整性、平安性和可识别性在移交前由形成部门负责，移交后由档案管理部门负责。 第十九条 村镇银行应指定专人负责光盘会计档案的刻录工作，并建立岗位责任制。 第二十条 光盘会计档案按照有关纸质会计档案的归档范围进行归档并划定保管年限，但可适当延长保管期限。 一张光盘上有不同保管年限会计档案的，应按最长期限保管。 第二十一条 已经光盘保存的会计档案，其纸质会计档案除规定外，最长保管期限为3年。 年度决算报表在形成光盘会计档案同时，必须制成纸质会计档案一并永久保管。 第二十二条 下载、保存和刻录光盘会计档案的计算机的操作管理。 一应指定专人操

9、作，并配备相应的顶岗人员。使用人应设置开机密码，以杜绝其他人员使用计算机造成的意外状况的发生。 二应配备专用的计算机，安装防病毒软件，并随时更新。不得在此计算机上安装和运行与光盘会计档案刻录无关的软件。 第二十三条 光盘会计档案的刻录 一光盘档案刻录人员每个工作日从综合业务系统和综合业务事后监督系统下载待刻盘会计档案数据，存放在专用计算机指定目录中，按月进行集中刻录。 二定期保管的会计档案应进行A、B盘刻录，A盘供调阅，B盘归档保管。 年度决算报表应单独刻制A、B、C三张光盘作永久保管，其中A盘供调阅，B、C盘归档保管。 三会计核算资料和监督统计资料应分盘刻录。 四刻录后的光盘应作防写处理。

10、五刻录的光盘应在盘面注明该光盘的卷名、单位名称、数据的起讫日期以及A、B、C盘标示，并在光盘盒的边缝上粘贴标明单位名称和卷名的缝签。 卷名命名规那么如下： XX XXX X X XXXXXXXX X 分支 网点 种类 种类 光盘 复刻 行号 号 号1 号2 刻录日期 次数 其中： 分支行号：2位。 网点号：3位。 种类号1：1位。区分定期保管的会计档案以D表示和年度决算报表档案以N表示； 种类号2：1位。区分会计核算资料以K表示和监督统计资料以J表示； 光盘刻录日期：8位。记录光盘刻录的具体日期； 复刻次数：1位。表示光盘经复刻次数，如未经复刻以0表示，经一次复刻以1表示，以此类推。 六刻录的

11、光盘应换人机读检验，检测工程和方法包括： 1、目视检测光盘外表是否清洁，有无划痕。 2、将光盘放入光驱中检测能否正常机读，有无病毒感染。 3、检查源文件与刻录文件容量是否一致，一致那么刻录无误。 第二十四条 光盘会计档案的移交 一光盘档案刻录人员登记“光盘 盘会计档案跟踪记录卡附件3，办理移交。其中A盘由村镇银行营业部保管，供调阅使用；B、C盘应移交村镇银行综合管理部保管。 二“光盘 盘会计档案跟踪记录卡除光盘刻录部门留存一联外，另按一盘一卡建档，由村镇银行综合管部门保管。 “光盘 盘会计档案跟踪记录卡上应注明形成刻录日期、移交接收日期、数据日期、卷名、移出接收数量等内容，以及光盘检测、复刻、

12、销毁日期和情况。 三“光盘 盘会计档案跟踪记录卡代会计档案移交清单。 四光盘会计档案移交时，接收人应对光盘载体保存数据的完整性、可用性和平安性进行检测，合格率到达100%才能接收。验收合格后移交双方在“光盘 盘会计档案跟踪记录卡上盖章确认。 验收检测工程和方法按“第二十三条/六的规定。 第二十五条 光盘会计档案的保管 一光盘会计档案保管部门，应建立“会计档案保管登记簿，连续记载各张光盘的卷名、数据日期等内容。 二光盘会计档案保管登记簿应与纸质会计档案保管登记簿分别设置。 三永久保管的光盘会计档案应与相关纸质会计档案分开保管，A、B、C盘应异地存放。 四存放光盘会计档案的环境温度范围应控制在17

13、20之间，相对湿度应控制在35%45%之间。 五存放光盘会计档案的地点应远离磁场、强热源，并与有害气体隔离。 六归档的光盘会计档案应单片装盒，垂直放置，防止擦、划和触摸记录涂层。 七归档的光盘会计档案应按行名和数据日期顺序排列，因业务需要使用后须归复原位。 八A、B、C盘的保管应有专人负责，按季进行自查，确保实际光盘数量与跟踪记录卡、?会计档案登记簿?登记数量三相符。 第二十六条 光盘会计档案的抽检 一光盘会计档案包括A、B、C盘每2年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。 二抽样过程中发现问题，应及时采取恢复措施。 第二十七条 光盘会计档案的复刻 一光盘会计档案每4年应复刻一次，复刻后原

14、光盘同时保存时间不少于4年。 二光盘会计档案检验和复刻情况应登记“光盘 盘会计档案跟踪记录卡。第五章 会计档案查阅 第二十八条 内部查阅会计档案 一营业网点工作人员因业务需要，需查阅营业网点自行保管的会计档案，应由查阅人填制一式二联?会计档案查阅证明单?，经网点负责人批准，指定档案管理人员协同查阅。 二上述查阅中，查阅的档案不得涂改、圈划、拆散原卷册。在查阅过程中会计档案不得脱离档案管理人员视线。 三对于会计、稽核人员的日常检查，会计档案管理人员应及时登记?会计档案查阅登记簿?。 四对于除会计、稽核人员日常检查以外的其他各类查阅，会计档案管理人员除及时登记?会计档案查阅登记簿?外，还应在办理查

15、阅后将查阅结果复写在?会计档案查阅证明单?上，一联退回查阅人，另一联专夹保管。 第二十九条 外部查阅会计档案 一单位及个人查阅。凡在本行开户的单位申请查阅本账户的账务，必须凭本单位对账单及盖有单位预留银行印鉴的公函；个人申请查阅本人的账务，需提供本人的有效身份证件及复印件、申请函，并提供账号、日期、查账要求，由网点按内部查阅的要求办理查阅后，根据查阅结果填写?会计档案查阅回执?附件5，?会计档案查阅回执?一式两联，一联退回查阅人，另一联由网点专夹保管。 二公安、司法、检察等有权机关处理案件或特殊需要查阅会计档案时，必须持有区县以上主管部门的正式公函，具体查阅人还需出示其本人的合法工作证件或执行

16、公务证明，按规定办理查阅手续。 前往营业网点办理查阅的，应将正式公函及相关证件交村镇银行营业部负责人，经分管行长批准后，由指定档案管理人员办理查阅手续。 三被查阅行会计档案的保管人员审核有权机关正式公函、查阅人合法工作证件或执行公务证明无误后，应及时填制登记?协助有权机关查询、冻结、扣划登记簿?。 四查阅时档案管理人员应在场陪同，代为查阅，不准将会计档案交给查阅人放任不管，查阅人对处理案件所需的证据和有关资料可依据材料抄录、照相、复印，但不得将原件抽出借走，对取证材料必须与原件核对相符后，签注“此材料系我行会计档案摘录、拍摄或复印等字样，并由查阅人签章确认。 第三十条 查阅后的凭证，必须在传票

17、封底查阅栏处做好查阅记录。 第三十一条 查阅会计档案的申请书、公函、自然人的有效身份证复印件等应编号后单独装订和保管。 第三十二条 光盘会计档案的查阅 一光盘会计档案的查阅应按照纸质会计档案查阅的有关规定办理查阅登记手续。 二光盘会计档案可通过计算机查阅电子文件，也可打印光盘中有关会计档案文件，但不得外借光盘会计档案原件。打印的会计档案文件使用后专夹保管，与年度会计档案集中销毁时一并处理。 三查阅部门确需拷贝光盘会计档案的，须经村镇银行分管行长批准。 四A盘会计档案供查阅使用。只有因A盘损坏或其他特殊原因不能使用时，才可以使用B盘。如A盘确已损坏，还应立即根据B盘重新刻录A盘。第六章 会计档案

18、临时借出 第三十三条 会计档案临时借出的根本规定 一会计档案原那么上不得外借，会计档案临时借出仅限于为主张我行权利在司法机关审理过程中必须当庭出具原始依据时，且会计档案持有人是我行人员才能办理。 二各村镇银行在主张银行权利时，如需向司法机关出具会计档案，必须向村镇银行营业部提交?会计档案临时借出申请表?附件6，经分管行长批准同意后，由村镇银行风险管理部门指定专人按有关规定手续办妥后，会同有关行人员携带会计档案一同向司法机关进行权利主张。 三各村镇银行的风险管理部在保管外借的会计档案过程中，要切实防范会计档案被盗、遗失等事件的发生。 第三十四条 会计档案临时借出具体处理手续 一对已经装订成册的会

19、计档案如需临时借出，必须由村镇银行的风险管理部指定专人,会同营业部有关人员一同在监控设备能够完全监视的环境下，双人会同进行拆分工作。营业部负责人应作为监交人进行现场监督。 二对取出的会计档案要将复印件留存在原会计档案中，并且将拆散的会计档案专夹保管，装入档案袋，双人会同封存并加盖骑缝章，入库保管。 三对会计档案进行拆分的经办人员要登记?会计档案调阅登记簿?，并由营业部负责人签章证实。 四对取出的会计档案要抄列一式两联的?会计档案交接清单?附件7，由营业部经办人员与村镇银行风险管理部指定人员办理交接手续，一联?会计档案交接清单?由营业部留存，另一联交接清单由风险管理部门留存。 五村镇银行的风险管

20、理部完成权利申诉后，应及时通知经办网点人员前来领取会计档案。村镇银行风险管理部指定人员应会同营业部有关人员凭原会计档案交接清单，营业部经办人员审核风险管理部门递交的会计档案是否与?会计档案交接清单?上各要素一致，无误后办理会计档案交接手续。 六各村镇银行风险管理部指定人员和营业部有关人员会计档案交接后，必须当天在监控设备能够完全监视的环境下，双人会同将原拆散的会计档案取出，以原件替换复印件，清点无误后由专人重新装订成册，营业部负责人应作为监交人进行现场监督。 七领回会计档案的经办人员要及时登记?会计档案调阅登记簿?，并将会计档案交接清单和原件的复印件一起附在后面以备查考，由营业部负责人签章证实

21、。 第三十五条 会计档案外借过程中的管理 一风险管理部门人员对外借的会计档案必须双人会同，严格保管。 二会计档案借出期间不得交于任何无关人员。当司法机关当庭要求查验时，风险管理部门人员必须全程在场。 风险管理部门人员完成权利主张后，应妥善保管好会计档案并及时交还营业部。第七章 会计档案的销毁 第三十六条 保管期满，已失去保存价值的各类会计档案需要销毁时应做到销毁有据、程序清楚、手续齐备、记录在案。 一会计档案销毁的场所由综合管理部统一指定。 二综合管理部负责对营业部保管的已过保管期限的会计档案销毁工作。销毁时应根据本方法的有关要求，编制一式二份?会计档案销毁清册?附件8，经分管行长审批同意后，

22、会同风险管理部门组织现场监销，并在销毁清册上盖章确认。一式三份?会计档案销毁清册?分别由营业部、风险管理部和综合管理部留档保管。 三会计档案销毁时，应将档案信息与其保存介质一同销毁。 第三十七条 保管期限届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项终结为止。 第三十八条 光盘会计档案的销毁 一光盘会计档案的销毁按照纸质会计档案规定执行。 二光盘会计档案销毁采取物理破坏方法，将光盘载体进行粉碎处理。 三光盘会计档案销毁后，各联“光盘 盘会计档案跟踪记录卡一并作销毁清册附件。第八章 机构撤销、合并会计档案管理 第三十九条 营业网点机构分立，原机构存续的，

23、会计档案由原机构保管；机构合并，会计档案应由合并后的机构保管；机构关闭，会计档案由上级部门代管。法律法规另有规定的，从其规定。 第四十条 各营业网点会计档案交接，应编制移存清册并办理交接手续，由双方负责人监交并签章确认。第九章 会计档案仓库的管理 第四十一条 各营业网点会计档案仓库管理的具体要求如下： 一实行专职或兼职管库，非管库人员未经允许不得进入库房，库内应保持枯燥、整洁、通风、防虫、防霉，严禁吸烟，易燃、易爆的物品一律不准带入库内，亦不准在库房附近堆放，消防设备保持齐全。村镇银行分管行长及营业部负责人每半年应对会计档案仓库的管理情况检查一次，并形成书面情况以备查考，发现问题应及时报告处理

24、。 二会计档案仓库应注意保密，发现会计档案丧失、破损、变质应立即报告相关部门，及时进行复制、修复或其他技术处理并追究责任。附件1：ATM机收付记录封签网点名称： ATM机号： 起讫日期： 年 月 日 至 年 月 日经办： 复核： 附件2：会计档案移存清册账、表、卡档案所属单位名称：所属年度 ：箱袋编号： 保管年限： 移交日期 ：年月日清册编号：档案名称起讫日期数量册/本备注合 计移出单位：移入单位：公章公章经办： 复核： 经办： 复核：会计档案移存清册传票档案所属单位名称：所属年度 ：箱袋编号： 保管年限： 移交日期 ：年月日 清册编号：月份工作日数量册/本原编号备注1234567891011

25、12合 计移出单位：移入单位：公章公章经办： 复核： 经办： 复核： 附件3： 光盘 盘会计档案跟踪记录卡 代会计档案移交清单 形成记录刻录部门刻录日期光盘卷名数据起讫日期刻录人检测人负责人 年 月 日 年 月 日 年 月 日所属支行刻录套数检测验收记录检测结果A盘B盘C盘备注盘移交单位 检测结果接收单位 检测结果移交单位 检测结果接收单位 检测结果移交单位 检测结果接收单位 检测结果载体外观可读性完整性病毒移交/接收人移交日期 年 月 日 年 月 日 年 月 日抽检记录检测部门检测日期检测人负责人备注复刻记录复刻部门复刻日期复刻人检测人负责人 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日

26、年 月 日 年 月 日销毁记录销毁日期 年 月 日保管记录 保管人保管地点保管箱号 本跟踪记录卡一式 联，本联系第 联 制卡日期： 年 月 日附件4： 会计档案查阅证明单 年 月 日 编号： ：我单位 等 人 因 事由前往贵处查阅 年 月 日传票(账册、对账单)，请接洽。查阅人签章： 营业网点签证章： 事后监督中心 档案仓库中心主任签章： 负责人签章：查阅方财会部门： 查阅方财会部门公 章 负责人签章：被查阅方财会部门： 被查阅方财会部门 公 章 负责人签章： 以下内容由档案管理人员填写 年 月 日查阅人姓名： 查阅档案日期： 年 月 日查阅人证件名称： 证件号码： 查询结果档案保管部门签章：

27、 经办人 ： 本查阅证明单一式两联：一联退回查阅人，另一联由档案管理部门专夹保管；保管年限：三年。附件5：会计档案查阅回执 年 月 日编号： 查阅人： 查阅人证件名称： 证件号码： 查阅档案日期： 查阅结果银行签章： 查阅人签字： 经办人员：本查阅证明单一式两联：一联退回查阅人，另一联由网点专夹保管，保管期限：三年。附件6：会计档案临时借出申请表会计档案临时借出申请表会计档案种类会计档案编号会计档案日期会计档案金额临时借出事由经办网点负责人签章村镇银行风险管理部门负责人签章村镇银行行长签字 附件7：会计档案交接清单一式两联会计档案交接清单经办网点名称:会计档案种类会计档案日期会计档案编号会计档

28、案金额收款人名称收款人帐号付款人名称付款人帐号备注交出日期交出方签章领入方签章领回日期交出方签章领回方签章附件8：会计档案销毁清册汇总村镇银行名称公章：编号：档案名称合计销毁数量 册/本合计销毁袋数销毁记录 左侧会计档案已满保管期限，可予以销毁。制表： 复核：制表日期： 年 月 日 审批意见：审批人签章：年 月 日销毁日期： 年 月 日销毁地点：监销人员签章：合 计 会计档案销毁清册明细档案所属单位名称： 所属年度： 保管年限： 编号：档案名称起讫日期数量起讫销毁袋号袋数备注 合 计制表： 复核： 制表日期： 年 月 日附件9：会计档案保管期限对照表 一、永久保管的会计档案 一年度财务会计报告

29、。包括各营业网点决算报表及汇总全辖各营业网点决算报表、附表及决算分析资料资产负债表、业务状况表、损益表、现金流量表、利润分配表等。 二资本金、股金及股权明细账。 三挂失登记及补发凭单收据。包括挂失申请书、登记簿、补发存单或存折记录等。 四会计档案登记簿、会计档案调阅登记簿及档案销毁清册。 五存、贷款开销户记录、开销户登记簿。 六重要单证和重要印章的销毁记录 七机构撤销、合并交接清册。 八有权机关查阅、冻结及扣划书、裁决书、其他有关证明、协助有权机关查阅、冻结、扣划登记簿。 九账销案存清单或记录资料。 十房屋购建的契据包括土地证、基建批准书、竣工报告、购建房屋契约、征税收据、公证书等。 十一久悬

30、未取款项登记簿。 十二年度新旧科目结转对照表。 十三操作员代码登记簿。 十四不良资产核销清单。 十五综合业务事后监督日志。 十六各营业网点认为应永久保管的其他会计资料。 二、保管15年的会计档案 一会计凭证及附件。 二综合核算及明细核算的各种账、簿、卡。 三中期财务会计报告。包括各营业网点月季、半年报表及汇总全辖各营业网点的月季、半年报表。 四重要单证和重要印章的领发、交接、保管记录，重要空白凭证、有价单证登记簿。 五各类资金拆借协议书。 六银行卡登记簿。 七内勤人员工作调动及短期交接登记簿。 八收到发出信息登记簿。 九重要物品保管登记簿。 十柜员密钥IC卡领用交接登记簿、密押表卡使用保管记录

31、。 十一综合业务系统授权码修改登记簿。 十二各营业网点认为应保管15年的其他会计资料。 三、保管5年的会计档案 一下级行上报的财务会计报告。 二联行往来核算资料含支行往来及同业往来的对账及查阅、查复书。 三对账回单。 四已处置固定资产卡片。 五代保管物品开箱记录。 六柜员交接登记簿。 七县辖交换包交接登记簿。 八与他行往来交接登记簿。 九退票登记簿。 十客户柜面解款过失登记簿。 十一假币收缴代保管登记簿。 十二柜员箱包交接登记簿。 十三出入库房登记簿。 十四网点计算机运行日志。 十五会计主管坐班工作日志。 十六各营业网点认为应保管5年的其他会计资料。 四、保管3年的会计档案 一日报表。 二流水账。 三不定期报表。 四已兑讫各类债券。 五银行开具的假币收缴凭证。 六ATM机收付记录。 七公用事业费留底联。 八终止银行转账缴款申请书。 九上门收款交接登记簿。 十事后监督查阅书查复联。 十一各营业网点认为应保管3年的其他会计资料。