档案管理现代化与电子档案管理

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1、编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第19页 共19页n 第九章档案管理现代化与电子档案管理伴随着办公自动化的进程，增量档案电子化、存量档案数字化已迅速延伸到各部门档案室。我们似乎还没完全准备好，还被种种“难题”而困惑。可喜的是，在我们吉林、在我们身边，有全国推广的档案数字化“长春模式”；有全国最早的电子文件离线归档的“白城模式”；有长春市绿园区电子文件在线归档经验；有长春市财政局OA系统与档案管理系统一体化电子文件归档典型。所以，我们有理由相信，通过一段时间的努力，每个单位的档案信息化建设都能取得的实效。现代化已成为各行各业一个最时髦关键词，档案现代化也是如此。

2、在google、百度里模糊检索“档案现代化”一词，相关网页分别为2540000篇和925000篇（10月7日查）。档案现代化已经得到档案部门、办公部门，理论工作者、实践应用者的普遍关注。所以，培训教程以最大的篇幅一章三节48页来论述档案现代化与电子档案管理，因为我们是实践工作者、是省直各部门文档人员，所以，我按照教程的结构体系结合实践体会来和大家学习这一章，但我更喜欢用互动式的对话来共同完成我们今天的任务。第一节 档案管理现代化 一、档案现代化的含义：档案现代化它是以系统理论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通讯等技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理人员的积极性和创造性，以取得被管

3、理对象在确定目标下，其整体状态最佳效果。 主要有四个特征：系统化（硬件、软件、人员、计划、目标等等相互关联的系统工程）、定量化（用计算机就需要定量化）、信息化（信息化是现代化的标志）、智力化（一切事都是人做的，智力化更重要）。二、档案现代化的目的档案现代化目的有两个：一是：最大限度地运用现代技术开发档案信息资源，迅速、准确、方便地提供一切可能的档案信息为社会进步和经济发展服务。 二是：最大限度地保存保护好档案实体，延长档案寿命。三、档案现代化的内容教程把内容概括为互为联系的三个方面，也就是说档案现代化的内容是个整体，工作基础是有档案，利用前提是安全，网上利用是根本。 一是：最大限度地运用现代技

4、术开发档案信息资源，迅速、准确、方便地提供一切可能的档案信息为社会进步和经济发展服务。 二是：最大限度地保存保护好档案实体，延长档案寿命。 三是：增量档案电子化和存量档案数字化的各个环节工作。第二节 利用计算机技术提高档案管理效率 教程里有一句话“档案部门的一切业务及管理工作都可用计算机及其网络技术进行”。回想一下你们单位和你个人在工作中用了多少?一.计算机技术在档案部门的应用范围。（一）档案目录信息计算机管理。档案目录数据库分文件级目录数据库、专题数据库、全文数据库、案卷级目录数据库。（二）文件-档案一体化管理电子文件已成为多数归档文件第一稿，文档一体化是必然趋势。档案部门、档案人员参与计算

5、机文书处理程序设计和使用，已得到普遍的关注并开始付诸行动。文档一体化省级安徽省电子文件中心项目、本地长春市档案局馆正参与长春市公务员驾驶仓软件电子文件归档功能设计，这样的文档一体化软件系统，除有完善的文件前期文书处理功能外，把归档及档案管理要求的每个细节都用计算机技术固化创新，实现无缝衔接，我们档案人员一定要、一定能在文档一体化过程中发挥作用，你准备好没有？ （三）档案全文检索与存储通过计算机直接对档案全文处理并自动检索全文信息，是在档案目录计算机管理基础上档案应用计算机管理的深层次发展。是实现档案现代化方便、快捷服务目的基本要求。现阶段，档案信息资源库建设已成为档案现代化的核心任务，也就是说

6、，存量（馆室藏）档案数字化，增量档案电子化（电子文件归档）是全文检索和存储的必由之路。（四）多媒体档案信息集中统一管理计算机多媒体技术是指对文字、图形、静态图像、动态影像、声音等信息进行集中统一处理。由此活动产生的档案，已成为档案管理的新任务，也是档案管理部门的新课题。现在，技术上已没有难题，只是业务工作的开展。能够管理多媒体档案的软件和试点工作已有成果，长春市档案馆正着手试验。（五）档案业务计算机辅助管理 档案业务工作通常是指档案管理的各个环节。从收集、整理、鉴定、保管、利用等等，能用计算机管理的太多。长春市档案馆现在利用网络及档案管理系统的业务管理有：档案收进移出登记数据库、温湿度自动记录

7、和分析数据库、借阅登记数据库、数据质量反馈数据库、责任管理数据库、数字化进度统计数据库、档案数量统计年报数据库、档案鉴定数据库等等，光盘管理数据库。总之，长春市档案馆现在有数据库近百个。档案业务管理数据库给工作带来了本质的变化，其乐无穷！利用登记、收进移出、责任管理。（六）档案编研计算机辅助管理)档案编研是档案馆（室）主动编辑档案史料、开发档案信息资源为社会进步服务和经济发展服务，深受社会各界欢迎。利用计算机辅助编研大有文章可作。除教程上讲的利用目录数据库选题、全文数据库摘录档案内容外，从自动提取档案内容、自动批量编辑档案成果以至达到数据挖掘、知识管理的程度，不但是档案部门研究的内容，而是整个

8、信息界关注的问题。国家自然科学基金投巨资鼓励项目研究的深入。利用计算机辅助编研，必须先设计软件功能，95年我开始研究计算机自动提取技术为档案软件所用，97年利用电子档案数据，计算机自动编辑出版了白城市局级干部任职情况汇编，成为全国档案系统第一个利用计算机辅助编研的成果，98年获国家档案局科技进步奖。（七）计算机用于档案保护和库房管理 到今天，任何一项管理，不用计算机管理就是传统管理方式的延续，不能说是低水平，但起码不是高水平的。档案保护方面字迹恢复技术、温湿度控制技术、监视报警系统等等都离不开计算机。在库房管理方面，长春市档案馆建立了档案存放位置数据库，每一件档案存放的库、列、架格、盒、件号一

9、目了然，代替了库房墙上的档案存放位置索引。（八）档案部门办公计算机化 档案局（馆）办公自动化与在座的各单位基本一样，各单位档案部门（室）办公自动化往往是与单位办公自动化同步的。计算机的配置有高一等的、有一般的、也有落后一点的，参差不齐。从长春市档案局（馆）办公自动化遵循凡是OA系统能做的、凡是档案管理系统能做的，用最快的速度强力推广实施，效率、效益、效果都很好，是全市机关信息化典型单位。二.档案信息计算机管理网络化、智能化（一）档案信息计算机网络管理单位内部的局域网、政府各部门间的专网、行业系统间广域网、互通互联的因特网。档案部门应用因档案保密的特殊性，在不同网络中应用需要严格的控制。所以，比

10、图书等开放行业应用难度大一些。（二）计算机智能技术在档案部门应用当计算机智能技术在归档电子文件自动标识、保管期限自动区分、查找自动归类等智能化后，档案管理水平将是新的飞跃。三.计算机在档案部门应用的规划设想与实现方针（一）计算机在档案部门应用的规划设想 纵向、横向发展规划：纵向：档案目录数据库建立、档案全文数据库建立、文件档案一体化管理、档案信息在不同网络中的应用。横向：从实体管理开始，利用计算机各种辅助管理。网络：不同网络的建立与连接。（二）实现规划设想应采取的方针 找准突破口，起步要小，扩张要快，见效要早。第三节电子文件与电子档案管理一.电子文件的形成：(一)电子文件的定义：略(二)电子文

11、件的形成1.计算机系统的建立。建立网络及配置计算机软硬件。2.电子文件的形成：用计算机写文件。(三)档案部门在电子文件的形成中的指导和监督作用根据电子文件生命周期的设计、形成、使用三个阶段,档案部门参与电子文件系统功能设计，指导各立档单位按归档要求形成电子文件，监督立档单位完成电子文件归档和利用。 二.电子文件的特性（一）电子文件的特性1.电子文件是数字化的信息形态(0101代码)2.电子文件对设备的依赖性(离开机器不行)3.电子文件载体的非直读性(与白纸黑字相比)4.电子文件的信息与载体相分离性(文件与存储设备分离,不象白纸黑字分不开)5.电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性(储存位置是物理结

12、构,文件编排格式等是逻辑结构)6.电子文件对元数据的依赖性(电子文件的后台有许多不显示有价值的数据)7.电子文件信息的共享性及不安全性(共享、安全各自又都有两面性）8.电子文件的高保真性（复制很清楚）9.电子文件的易修改性（可多层次修改）(二)电子文件特性给管理带来的方便与困难1.电子文件特性给管理带来的方便。记录密度大存储空间小；电子文件删改容易；在网络多用户同时共享；2.电子文件特性给管理带来的困难。一是电子文件收集、整理、归档还没有形成制度;二是存储电子文件载体长期还不确定;三是电子文件保管和利用安全非常困难;四是电子文件管理方法、标准、理论还不完善;五是电子文件管理还没有体系;六是电子

13、文件管理人才问题。三.电子文件及电子档案的管理原则(一)确保电子文件及电子档案的真实性、完整性、有效性和安全（二）实行全过程管理（三）电子文件至电子档案的管理环节（见教程264页的电子档案管理示意图）（四）确保电子文件的质量（五）我国电子档案应采取集中管理模式 四.电子文件管理和收集整理（一）电子文件的管理。1.确保电子文件的真实性和有效性。从法律、制度、技术、权限、责任等各方面保证。2.确保电子文件的完整性,主要文件的修改稿、定稿、附件等。3.电子文件的分类。文本文件、图形文件、表格文件、影像文件、声音文件。（二）电子文件收集整理1.电子文件的收集积累的范围。一般按国家有关文件规定执行。2.

14、电子文件收集整理的要求。要定稿。文字型文件以XML、RTF、TXT为通用格式；扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。3.电子文件的收集积累的时间和方法适时预归档最好(通过软件功能设计自动实现) 、 阶段性归档、年末统一正式归档。方法有在线归档与离线归档。4.电子文件的审核.按归档要求做全面检查。5.电子文件的登记(正朝自动登记发展,而不是手工填表) 。 五.电子文件的归档(一)电子文件归档前的鉴定、检测1.电子文件归档前的鉴定主要是划分保管期限。 2.电子文件归档前的检测.主要是可读检测。(二)电子文件的归档(1)逻辑归档不改变存储方式和位置。(2)物理归档即脱机归档,一式三份备份。六

15、.归档电子文件的整理按规定进行,与纸质档案一一对应.电子文件目录录入项目(著录)按DA/T18(档案著录规则和自己的实际进行.七.归档电子文件的移交、接收与保管（1）归档电子文件的移交、接收与保管要求是按规定与协商的时间定期向档案室、档案馆移交。（2）移交、接收检验移交人员双方现场进行完好、病毒、数量、准确等检验。（3）移交手续填写移交清单一式两份双方保存备查。（4）保管要求四项（5）有效性保证，2年、4年抽查10%以上。八、电子档案的开发利用 （一）电子档案提供利用前的准备。提供工具和看可读性。 （二）电子档案提供利用的方法 1.提供拷贝件。磁带、光盘。 2.通信传输 局域网、专网、互联网的

16、档案网站。 3。直接利用 开放电子档案目录和公开的电子档案全文直接给利用者。馆内配备专门设备给利用者，远程档案网站设档案数据库。（三）电子档案利用的管理 1.使用权限的审核电子档案利用权限审核要比纸质档案利用审核严格的多，应有单位决策者审批。2.提供利用拷贝件的管理及回收。与纸质档案不同的是电子档案复制更容易、传播更迅速，对有些档案提供电子档案拷贝件要考虑回收问题。3.利用中的安全措施一是因人而宜；二是因档案而宜；三是系统自动全程监督四是系统自动纠错功能避免误操作带来不可挽回的损失。 （四）电子档案利用统计1电子档案利用统计的信息采集分手工和自动两种，长春市档案馆已采用自动统计。2电子档案利用

17、统计的综合指标体系，统计内容的外延与组合。3电子档案利用统计的结果分析。按不同需要进行不同的分析有助于电子档案管理水平的提高。 九.电子档案的长期保存 （一）电子档案存储载体寿命的对策保证当前备份、更新需要。依靠技术技术进步肯定能解决问题。（二）电子档案依赖的计算机软硬件更新的对策1.建立计算机软硬件技术馆 2.依靠仿真技术制造软件3.迁移环境4.再生性保存技术（三）电子档案真实性维护，通过技术、法律、制度、控制等多种措施维护真实性。第四节 数据库系统及网络技术在电子档案管理中的应用一、数据库系统在电子档案管理中的应用数据库是指存储在计算机内、有组织、可共享的数据集合。数据库靠数据库管理系统来

18、管理，数据库管理系统是在操作系统控制下对数据库进行建立、使用和维护的一组软件。数据库靠数据管理员进行控制和使用，每个单位数据库都要有数据管理员。对纸质档案数字化和电子档案管理，都要通过建立数据库来管理，档案工作现代化离不开数据库，应用越广泛工作就越主动。二、计算机网络技术在电子档案管理中的应用 将分散的多台各自独立的计算机，用软硬件设备互连，以实现资源共享和信息交流，称为计算机网络技术。运用计算机网络技术需要网络体系结构和网络协议。网络有局域网、城域网、广域网。我们上边讲的好多都是在网络中进行的，计算机网络技术会给电子档案管理更大的技术支持，就看我们怎样运用！档案数字化定义和主要任务一、定义：

19、档案数字化就是通过光学扫描和计算机处理等技术手段，将各种传统载体的档案转换成数字形式，便于检索和利用的过程。二、主要任务档案数据库是由档案目录数据库和档案内容数据库基本组成的，档案数字化的主要任务是建设档案目录数据库和档案内容数据库。三、档案数字化的基本方法（一）外包加工：外包加工组织方式就是通过把馆（室）藏档案数据的加工作为一个项目，公开向社会进行招标，选择有一定资质和经验的企业承包。一般来说，档案馆或立档单位批量大的档案数据加工，可采用外包方式。省工商局采取这种方法在吉林省档案事业服务中心加工数字化档案20万页。省档案馆加工40万页。外包档案数字化加工最重要的是选择有资质的公司加工！ （二

20、）请进加工请进加工业务主要是档案数字化生产企业面向各级档案馆、档案室等社会组织所开展的档案数字化业务，它主要是通过建立档案数字化的加工基地，开展规模化的档案数字化加工，承接社会的各项档案数字化业务。吉林省档案事业服务中心已为国家审计署驻长特派员办事处加工10万页、大成电力正在加工之中。（三）自主加工自主加工组织方式就是通过档案馆（室）自主组织购置档案数字化设备，开发或应用各类载体档案的数字化加工软件，建立本单位自行管理的加工线或加工基地，开展各类档案数据的加工。总体来说，档案室档案数量极少可采取自主加工方式。（四）外出加工主要是档案数字化生产企业根据档案数字化客户要求，派出相关管理、技术人员，

21、携带数字化设备上门开展档案数字化加工业务。档案数字化的外出加工业务是方便档案数字化客户的一种加工形式，是请进加工的一种补充，它机动性强、灵活方便，满足客户保密安全性的要求。（五）突击加工突击加工主要是由于档案数字化的资金安排是一次性或临时性的，由单位组织会战式的自主加工或外包加工，计划在一段时期内完成数字化的任务。突击加工是由资金安排情况所决定的，一般说来，突击加工所安排的资金较为充裕，可以一次性完成全部或绝大部分的档案数字化任务。档案室最好采取突击加工的方法（六）长线加工长线加工是一种有计划、长期性的档案数字化加工方式，一般由档案数字化加工单位，按照资金安排和数字化的数量有计划地开展档案数字

22、化加工。委托给专业档案数字化单位，只要档案室合理安排档案数字化的数量、进度、接收时检查质量即可，至于其他一切都由复杂加工单位管理，很科学的。（七）室馆共建共享档案数字化成果档案室与档案移交的档案馆协商，档案室把未到期应移交进馆的档案数字化，档案馆把对应档案室已进馆优先档案数字化，然后互换档案数据，实现共建共享，一举双赢。长春市档案馆与长春市财政局已各自完成相应的任务，已实现共享。长春市计划生育委员会已完成室藏档案数字化，档案馆部分已着手数字化。长春市档案馆档案数字化成果长春市档案馆全部馆藏60万卷（件）档案。经过四年努力，长春市档案馆局域网上运行档案目录数据350万条，全文数据60万页，在局域

23、网内基本实现了“三个替代”（即计算机检索替代手工目录检索，查阅数字化档案替代查阅纸质档案，网络打印档案替代手工复印档案，10%的档案数字化比例使当前提供数字化档案打印件占总利用率的90%）。在互联网上提供了150万条开放档案目录数据和10万页数字化档案全文信息，从根本上改变了档案提供利用方式。全国领先-。公众百姓满意：为上万人提供了数字化档案打印件的档案证明！数以万计送锦旗、发感谢信、留言。档案干部满意：过去查档以小时计，现在5分钟，通过计算机检索和网络打印，四年少翻阅档案原件上千万页。地方政府满意：长春市档案馆成为当地机关利用信息化技术为公众服务的品牌，多次拨专款用于档案现代化。上级部门满意

24、：国家档案局、国务院信息办档案数字化试点全国推广单位（长春模式），三个科研项目获国家档案局科技进步奖，全省信息化优秀案例。国际影响：2007年馆长代表中方在首尔中韩研讨会就档案数字化与交流，中方实践成果更胜一筹。 2008年我在北京召开的中美论坛上做专题发言。 现在长春市档案馆馆长代表大陆在台湾作档案数字化报告。长春市档案馆为电子文件真实性永久保障国际合作项目实践基地。档案现代化和电子档案管理我能做得来吗?树立自信，为自己做 每个文档人员，都有潜在的能力可挖掘，一定不要小看自己的同志，更不要小看自己，使用计算机等现代技术年轻同志潜力更大。只要你想做就一定能做好。 现在，网络和硬件条件都基本具备

25、，怎样进行室藏档案数字化和电子文件归档管理与利用，是自觉做还是推着做效果不一样。是你要求我做还是我要做就更不一样。市计划生育委员会自觉做，做得很好，她肯定尝到了甜头，工作起来比过去手工做轻松的多。你们现在搞电子文件归档和档案数字化有现成的经验，只不过是怎样学到手的问题该吃得亏、该走的弯路都有人走过，大同小异而已，关键是你怎样权衡利弊投入个人精力的问题。到目前为止，我没听到一个搞现代化之后还愿意回到从前的老路？（市馆录入的例子、数字化五十万卷的算帐）我们现在可以做吗？ 现在都能做，看你行动 现在各单位都配备了微机，许多单位都安装了档案管理软件，比96年白城机关各单位条件好的多，完全具备搞档案数字

26、化和电子文件归档的条件。是否能充分发挥计算机和软件的作用，关键是看你是否迈出第一步？碰到什么问题解决什么问题，敢问路在何方，路在你自己脚下！我们现在应该怎样做？(1) 摸清单位的情况，依此拿出单位档案数字化和电子文件归档的总体计划和实施方案，哪怕是工作路数也可。请档案局业务同志指导更好（符合单位实际，并很现实，对单位、对个人都有益的）结合贯彻国家档案局新的,完善纸质与电子文件归档工作网络，如果暂时整体运作难度大，从电子文件归档和档案数字化哪个单项开始都成我们现在应该怎样做？（2） 了解、学习软件功能，知道OA、档案管理系统软件能在档案数字化与电子文件归档时能为你做什么！ 选好自己的工作路线，必

27、有捷径 ，突破口从哪里入手，单位、处室、自己都满意的方面入手。怎样与各项业务工作结合，什么时间能取得什么效果，一定要想方设法快见效、多受益，提高自己和相关人员的整体意识。我们现在应该怎样做(3)从最简单及你最熟悉的方面开始！最优先的是建文件级目录数据库！细化各项业务流程，前端控制到文书处理程序，事中监督文件流转过程，事后归档文件齐全完整。在纸质与电子文件配套归档的实践中找到规律。每个单位有每个单位的情况，遵循惯例，引导提升，为我所用。室藏档案数字化也是如此。其基本规律是用新技术、新方法巧干，其基本原则是：总体上是不多干活，多花钱，而且可以享受现代文明带来的快乐！（白城开始电子文件归档）（长春的

28、现用现扫）我能得到什么？整体提升单位档案现代化管理水平，从根本上改变档案提供利用方式，就像长春市档案馆一样！极大减轻自己的劳动，使你自己的工作很轻松，很高效，有时就向玩一样工作！比方说传阅文件用扫描件、单位内部查阅数字化档案、电子档案你不用考虑丢失和谁看没看？档案安全得到保证！但他是在你学习和努力的基础上，是长期享受的过程。白城有三个文档人员现已成为副县（市）长，当年她们做文档工作也很优秀、很接受新技术与现代管理。我们共同面对的主要课题1档案现代化、档案数字化、电子档案管理怎样列入自己的日程、单位的日程，先解决认识问题，思想决定行动，思路决定出路。2学好技术业务本领，在单位先找容易且能快见效突

29、破口，让单位受益、大家受益、自己受益。3外部的条件制约呢，档案局搞好技术与业务指导，增强软件功能，简化操作程序，减轻电子文件归档、档案数字化文档人员带来的压力。 4 典型引路，培养档案室现代化的案例，实现数字化档案、电子档案全文检索，全面提升档案室在单位科学发展中的作用。编者按：长春市档案馆是国家档案局、国务院信息办全国推广的传统载体档案数字化试点单位，作为省辖市以下国家综合档案馆档案信息化建设的成功典范，他们解放思想，尊重规律，勇于创新，规划设计并成功实践了效率优先的流程团队、扫描范围的优选方法、三个同步的技术路线、三个时机的扫描方式、四个满意的工作效果，使档案信息化建设中许多复杂问题简单化

30、。此文提炼了档案信息化建设低成本、高效率、高效益“长春模式”的精髓，具有共性的成果值得档案同行在档案数字化与数字化档案利用的理论探索和实践操作中参考、借鉴、研究、深化，共同提高我国综合档案馆信息化的水平，更好地服务社会。 思想解放与档案信息化实践 -长春市档案馆打造档案信息化长春模式近年来，长春市档案馆以科学发展观为统领，坚持解放思想，大胆创新，突出抓档案信息化建设，以满足用户需求为导向，以追求利用效益为目标，把效益作为检验成果的最终标准，取得很好的社会效益和管理效益，被称之为低成本、高效率、高效益的档案信息化建设“长春模式”。一思想解放与信息化带动战略该馆把信息化带动作为首位战略，其实质是在

31、人力、财力、精力上重点倾斜，把战略赋予行动的内涵。（一）人力倾斜 该馆把档案信息化定为 “一把手工程、班子工程、全员工程”，成立了领导小组、业务组织、流程团队，形成了核心领导层、技术指导层、数据加工层、资源利用层高效的组织体系。（二）财力倾斜随着设备更新和扩容的需要，该馆在购置服务器、微机、扫描设备等方面实行重点倾斜。（三）精力倾注 该馆有一批专业人员探索信息技术与管理实践结合创新，把新的管理理念、管理流程浓缩为软件功能，固化创新。用新技术和新方法解决实践中诸多难题，将复杂问题简单化，精力投入得到高回报。二思想解放与执行策略该馆确定了利用为本、急用先上、快速反应、即时见效、单项突破、整体推进的

32、执行策略。（一）利用为本的实践内涵 档案数字化不按全宗逐一推进，其优先范围按需求规律科学划定，其效果是档案全文数字化占馆藏现行档案总件数的8%，利用局域网提供数字化档案打印件占当前利用档案总件数的90%。（二）急用先上的实践内涵2003年来馆查调配档案多时一天调用千卷万件。在查准率为万分之六的当时，一个利用者平均等待时间为3.5小时。局（馆）全员每人录入2.2万条，突击建成114万条专题数据库即时投入使用，查准率达百分之百，平均等待时间为35分钟，急用先上的效果明显。（三）快速反应的实践内涵 快速反应就是对没数字化档案的批量需求，以最快的速度提供数字化档案或数字化档案打印件。该馆现已数次启动应

33、急机制，为用户提供数字化档案打印件万余份。快速反应是避免数字化档案暂时不用，急用还没数字化的好方法。（四）即时见效的实践内涵 由于采用录入目录数据和扫描全文数据直接进入档案管理系统，新增每条目录数据和扫描的每件全文信息即时可用，实现无缝衔接，即时见效。（五）单项突破的实践内涵 该馆是全国较早一次性投入网络上百万元的综合馆之一；调配档案数据库成为档案数字化的突破口；OA系统与档案系统数据批量转换，成为真实可靠的电子档案进馆的突破口。（六）整体推进的实践内涵该馆域网上运行档案目录数据350万条，档案全文数据60万页，互联网开放档案目录数据150万条，全文10万件；全员网上办公，从功能设计到实践操作

34、，凡是能用网络传输的全部实行网上办公。如内网从公文处理到经费审批，外网从信息审查到审批者直接上传，全面推进办公自动化。 三思想解放与实施路线该馆依靠解放思想，通过科技先行、实践创新探索出一条优化的实施路线。（一）三个同步的技术路线在计算机网络环境下保持档案各环节的有机联系，实践了档案鉴定与数字化同步、多种档案数据库建设同步、档案数字化与数字化档案利用同步的技术路线。（二）三个时机的扫描方式面对档案需求的动态变化和馆藏档案平均利用率不超过5%的现实，面对数字化能力小和档案数量大的矛盾，该馆充分利用网络优势，用“多扫描少复印”的理念，创造了“现用现扫、以用定扫、常用先扫”的扫描方式，最大限度满足了

35、现实需求。该馆“实现了档案数字化与上网利用的低成本、高效率、高效益，为档案管理部门提供了很好的实践模式”。两个档案信息化课题获国家档案局优秀科技成果二等奖、一个获三等奖。四、思想解放与精细管理该馆坚持“细节决定质量，质量决定成败”的理念，把精细化管理贯穿于档案信息化全过程。（一）重组业务流程在网络环境下，录入、鉴定、扫描、整理、利用实行一条龙的流程管理。（二）细化操作方法制定了各项工作实施细则和操作规范，使档案信息化各个操作层面人员有章可循。（三）完善管理制度档案数字化、人员管理、岗位责任、网络安全、数据管理5个方面15种制度、28个数据管理审批单。 五思想解放与管理效益解放思想与管理效益紧密

36、结合。该馆已为上万人提供了数字化档案打印件的档案证明。网站上仅档案数据库点击上万人次，留言查询及回复上百人次。 （一）公众百姓满意公众成为档案信息化的最大受益群体，一面面锦旗、一封封感谢信、一页页留言、一声声道谢就是最好的褒奖，金碑银碑不如百姓口碑。（二）档案干部满意实现计算机检索和网络打印，四年少翻阅档案原件上千万页，档案人员成为档案信息化的直接受益者。（三）地方政府满意长春市领导多次肯定档案信息化工作，市长两次接受中国档案报记者专访，该馆成为当地机关利用信息化技术服务公众的品牌。（四）上级部门满意该馆是国家档案局、国务院信息办全国推广的档案数字化试点单位，其专题报告在中韩电子档案发展方向档

37、案数字化生产与数字化档案利用的优化路径 伴随着中国信息化的发展进程，建立档案信息资源库，海量档案数字化，实现档案信息资源共享已成为数字档案馆建设的核心任务。但由于对档案数字化生产与数字化档案利用这一新生事物认识上整体缺位和实施时盲目推进，致使档案数字化产品质量粗糙，数字化档案利用事倍功半的情况时有发生。可喜的是，近年来全国已有成功的实践案例和科研成果的重大突破。长春市档案馆以满足用户需求为导向，以追求利用效益为目标，把档案数字化生产与数字化档案利用作为一个系统进行研究与实践，集成的三项国家档案局优秀科技成果精华，被国家档案局鉴定委员会称为“低成本高效率高效益”的实践模式，其创新之路径如下： 一

38、、按档案利用规律优选档案数字化范围对国家综合档案馆来说，并非所有档案均被利用，多年不用的不在少数。特别是副省级以下国家综合档案馆永久与长期档案并存，失去价值的档案尚未剔除，问题就更加突出。当对海量馆藏进行数字化的时候，哪些档案先数字化成为必须面对的现实，也就是系统科学的 “恰当选优”的问题。长春市档案馆以全部馆藏428个全宗、142个年度（18662007年）、50万卷（件）档案、7个年度（2001 200 7年）档案利用卷（件）次登记数据为第一手材料，综合使用档案利用登记数据库和Excel统计汇总、分类求和、升降排序功能进行数理统计分析，探索档案利用与全宗、年代、内容之间内在联系和变化规律，

39、为确定档案数字化范围提供了科学的决策依据和精确的筛选方法。（一）馆藏档案利用情况综合数据及分析长春市档案馆近7年间档案卷（件）平均利用率为2.4%；机关现行档案利用卷（件）次2004年全国各省（区、市）综合档案馆档案平均利用率为1.6%。（二）各全宗档案利用情况数据及分析近7年间长春市档案馆有220个全宗的档案用过，208个全宗的档案没被利用。其中，有14个全宗7个年度都用过、有14个全宗6个年度用过、有16个全宗5个年度用过、有18个全宗4个年度用过、有25个全宗3个年度用过、有51个全宗2个年度用过、有82个全宗1个年度用过。统计数据还表明，90%的利用卷（件）次集中在14个全宗内，为细化

40、各全宗档案数字化先后顺序提供了依据。18个全宗4个年度用过、有25个全宗3个年度用过、有51个全宗2个年度用过、有82个全宗1个年度用过。统计数据还表明，90%的利用卷（件）次集中在14个全宗内，为细化各全宗档案数字化先后顺序提供了依据。 （三）各年代档案利用情况的数据及分析馆藏档案共涉及142个年度。7年间利用了90个年度的档案，有52个年度档案7年一直没被利用。统计数据还表明，90%的利用卷（件）次集中在1970年-1998年区间，为细化各年代档案数字化先后顺序提供了依据。（四）利用档案内容的数据及分析个人利用档案卷（件）次占利用档案总卷（件）次的90%，涉及民生内容的档案成为利用重点，且

41、集中在市政府、劳动局、人事局、民政局等15个全宗内。档案凭证作用凸显，档案参考作用弱化，公众成为利用主角是可喜变化和可贵转折，所有涉及人且急用的档案优先数字化是建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系的必然选择，是档案信息化惠及百姓、惠及社会的突破口。利用档案内容的数据为细化民生档案优先数字化提供了依据。（五）综合分析基础上的恰当优选按照二.八定律原理和效益最大原则，长春市档案馆采取了“三个优先”的筛选方法（即按档案利用年代、全宗、内容多少依次排序优先筛选数字化的方法），优选机关现行档案17个全宗（1970年以来）、三个全宗全部和工人调配证专题档案（占档案利用率的81%）进行

42、了档案鉴定、数字化筛选、数字化生产，以现有档案数字化最大生产能力满足利用档案信息的需求，使经济成本和时间成本尽可能降到最低，避免急用档案没数字化，数字化档案没被利用的脱节现象。二执行优化的技术路线和灵活的扫描方式长春市档案馆遵循效益最大化原则，根据档案利用特点，反复论证、试验档案业务与现代技术最佳节点，在计算机网络环境下创造、实施了“三个同步”的技术路线和“三个时机”的扫描方式。（一）三个同步的技术路线1.档案鉴定与档案数字化同步随着社会对档案信息需求的急剧增长和政府信息公开工作迅速发展，档案鉴定已成为档案信息开放、公开、共享的主要瓶颈，计算机网络为档案鉴定与档案数字化同步搭建了先进的平台。充

43、分利用局域网络资源，档案数字化与档案开放鉴定同步，加快数字化档案共享速度，节省一定再鉴定费用；档案价值鉴定与档案数字化同步，剔除失效档案，节省档案实体保管和数据存储空间及扫描费用，减轻后期数据管理负担；开展档案数字化鉴定，比全部档案数字化降低档案数字化成本，加快急用档案数字化步伐。实践证明，在网络中档案鉴定与档案数字化同步既经济又高效，是两者紧密结合的最佳方式，比各个单项分步鉴定降低成本，加快档案信息资源开发利用步伐。2多种档案数据库建设同步档案数字化分档案目录数字化与档案全文数字化。档案文件级目录数据库、专题目录数据库、全文数据库建设同步是根据现实需求层次的不同所采取的有效方法，根据不同时期

44、不同需求均衡档案数据库建设是非常必要的。文件级目录数据库作为基础数据库，是档案数据库建设的必然选项；专题目录数据库是满足用户对某种档案特殊需求，深化检索体系的重要内容；全文数据库是利用网络共享档案信息资源的根基。3档案数字化生产与数字化档案利用同步在局域网内，目录录入和扫描全文直接在档案管理系统中进行，实现档案数字化生产与数字化档案利用无缝衔接，档案利用接待人员即时可用。（二）三个时机的扫描方式1现用现扫现用现扫就是对没来得及数字化档案的单件需求，对利用率极低没数字化档案的偶尔需求，在库区现场进行扫描，通过网络迅速给利用者提供数字化档案打印件。现用现扫源于解决专题档案基数大和集中需求的矛盾，长

45、春市馆藏工人调配档案基数是百万，为百分之几的利用率扫描百万页并不是上策。即使是1%的利用率仍涉及万件（人）档案，比起调原件复印，现用现扫是最明智的选择。在文件级或专题目录数据库建成后，现用现扫对单件档案利用需求是最有实用价值的扫描方式，具有普遍的指导意义。2以用定扫以用定扫就是对小批量没数字化档案的需求，档案馆与利用者共同协商定量定时扫描计划，立即启动快速反应机制，突击扫描加工，以最大的数字化生产能力、最快的速度满足小批量需求。3常用先扫常用先扫就是对通过科学预测纳入具有显性利用需求或潜在利用需求优先数字化范围的档案，按计划经常性的进行档案数字化生产，扫描后上网待用。待用时机内外网有别，在局域

46、网内即时可用，互联网上开放档案目录，公布部分档案全文，实现档案信息资源的社会共享，长期可用。三精细化管理与巧干实干结合的实践细节决定质量，质量决定成败，巧干决定效率，实干决定规模。为此，长春市档案馆进行了一系列的改革创新。（一）组织上配套成体系长春市档案馆把档案数字化工作视为 “一把手工程、班子工程、全员工程”，成立了档案数字化领导小组，解决档案数字化工作的重大问题；成立档案鉴定委员会，由局（馆）领导、鉴定专家、部门负责人组成，重点是利用局域网对档案价值鉴定、目录开放、全文公布档案进行多层级、多人次的审查把关，对档案鉴定结果进行最后审查和裁定；设立档案数字化技术总负责人（CIO），承担总体设计

47、和制定年度计划任务，并协助领导进行档案数字化技术、业务、数据的审批、管理；建管理人员、指导专家、业务干部、外聘技工组成的档案数字化工作流程团队，在网络环境下集中进行档案数字化生产，并按照项目管理模式，实行档案干部岗位定量，外聘技工定额计件的方法管理考核。成立档案数字化协作组，由本馆技术、保管、利用等部门负责人组成, 为档案数字化提供技术与业务支持,并通过利用窗口了解需求并检验档案数字化成果；建立系统管理员、数据管理员、技术总负责人相互制约的连锁体系。技术负责人只有审批权没有数据操作权，系统管理员根据审批单分配使用权限，不允许对数据操作，系统日志自动记录监督；数据管理员根据审批单进行数据操作，对

48、档案数据管理负全责。从而形成了核心领导层、技术指导层、数据加工层、资源利用层高效的组织体系。（二）管理上精细出质量长春市档案馆认真执行国家各项有关规定，并根据工作现实需要，重组业务流程、细化操作方法、完善管理制度，使档案数字化生产与数字化档案利用流程化、规范化、制度化、精细化。1重组业务流程 为了充分发挥计算机网络优势，整合现有资源，集成档案目录数据录入、档案价值与开放鉴定、档案数字化生产、档案实体整理、档案数据管理、数字化档案利用六项业务环节，在网络环境下实行集中流水作业，使档案数字化相关工作环环相扣，有机链接，大大提高了工作质量和效率。2细化操作方法制定了各项工作实施细则和操作规范，统一标

49、准，使档案数字化生产和管理各个操作层面人员有所遵循。3完善管理制度制定和完善了档案数字化、人员管理、岗位责任、网络安全、数据管理5个方面15种制度，设计28个数据流转审批单，定额定量定期考核，奖罚分明，保证档案数字化质量、保证数字化档案真实、保证档案数据安全、保证档案数字化生产进度。（三）方法上巧干增效率不断引用先进技术，通过软件固化业务流程创新，通过操作方法的革新，从根本上提高工作效率。1设计并使用数据库结构自定义技术根据需求设计档案数据库及结构的自定义功能，并在运用时紧密结合每项具体工作内容的需求，科学设计、合理设置数据库结构和字段及排序，仅档案数据库字段按最佳录入顺序排序一项，350万条

50、数据就少“回车”几千万次。在设立档案管理数据库同时设立辅助管理数据库，赋予数据库管理新内涵，使档案数字化生产和数字化档案利用的各项业务数据关联度更大，系统性更强，整体提升数据库对档案和业务管理的功能。2利用数据库进行质量管理档案数字化生产过程和档案数据管理风险很大，稍有不慎，就可能前功尽弃。一是设置责任人字段使质量倒查思想长期生效。通过在档案数据库中设置责任人字段，分清数据录入者、鉴定者、扫描者、检查者、复查者、审批者、提供利用者的责任。责任字段数据与档案字段数据同在同存，时时可查，使相关责任人时刻提醒自己不失误，并通过技术手段在某些方面使操作者不可能犯错误，有效地保证了数据库建设质量。二是数

51、据质量反馈数据库使质量监督更公开。在档案管理系统中长期设置数据质量反馈库，局（馆）领导和工作人员按权限查看数据库时，对于发现的质量问题可以随时进行登记，经数据管理员核查准确后，按手续审批修改，形成了档案数据质量长效监督机制。3目录机检与即时扫描配套运用运用目录机检与即时扫描配套的方法，仅工人调配档案就节省查档时间约3.4万小时，少翻阅档案上千万页。减少档案利用接待人员与库管人员交接上万次，既降低了时间成本，又减少了档案出库区的风险。4最大限度实现计算机辅助档案实体整理档案价值鉴定使原来同案卷的多份档案不同的鉴定结果（永久、30年、销毁），按原卷再次装订不可能，鉴定、拆卷数字化后档案重新整理不可

52、避免。依照归档文件整理规则，有效发挥档案管理系统功能，充分利用文件级目录数据，卷改件整理方法效率更高，使整理的手工及脑力劳动减少到最低限度。档案实体整理实行计算机自动分类、排序、编目、分盒等多项改革，减少整理的手工及脑力劳动强度。仅革新打号机一次打出三档号，就节省上千万次手工盖戳卡号操作，提高工效8倍，从根本上杜绝件号为空和重复。（四）进度上实干成规模经过档案数字化流程团队和全局（馆）干部四年的努力，长春市档案馆局域网上运行档案目录数据350万条，全文数据60万页，在局域网内基本实现了“三个替代”（即计算机检索替代手工目录检索，查阅数字化档案替代查阅纸质档案，网络打印档案替代手工复印档案）。在

53、互联网上提供了150万条开放档案目录数据和20万页数字化档案全文信息，特别是综合利用CA证书、数字水印、电子签章技术，部分立档单位实现远程查询自身存入档案馆的数字化档案全文，从根本上改变了档案提供利用方式。四、档案数字化生产与数字化档案利用的实践效果长春市档案馆档案数字化“低成本高效率高效益”的实践模式，受到上级档案和信息化管理部门、长春市委市政府、成千上万利用者的普遍赞誉，得到国内外专家学者、同行的肯定，迎来众多新闻媒体的关注和报道。（一）低成本高效率高效益长春市档案馆档案目录数据350万条，全文数据60万页的数据库系统，并达到互联网上开放档案目录数据150万条，全文20万页规模，其人工费总

54、投入74.5万元。主要是在优选档案数字化范围的基础上，创造性的实施了优化的技术路线和灵活的扫描方式。1低成本：走下鉴定流水线的文件类档案25万件，其中缓销剔出占24%，留存档案占76%（留存档案全文数字化的占30%，用时现扫的占70%）。走下流水线的专题档案114万件，全文扫描占5%，现用现扫的占90%。经济成本很低，时间成本很少。2高效率：数据录入、档案鉴定、全文扫描、实体整理四个环节流水作业、同步完成，比分步完成效率高数倍，加之现用现扫方法配套，在局域网内相当于25万件文件类档案（250万页）、114万件专题（114万页）档案全部扫描的效果。3高效益：档案全文数字化占馆藏机关现行档案总件数

55、的8%，提供数字化档案打印件占利用总件数的90%。为上万人提供了数字化档案打印件的档案证明，减少了档案接待人员调卷的工作量，节省了利用者的等待时间，档案数字化的社会效益明显。（二）档案数字化实践得到普遍的赞誉1公众百姓满意长春市档案馆“三个替代”的快捷、优质服务，公众百姓成为档案数字化的最大受益者，档案利用接待大厅经常看到利用者感谢的动人场面，一面面锦旗、一封封感谢信、一页页留言、一声声道谢就是最好的褒奖，金碑银碑不如百姓口碑。2地方政府满意长春市领导多次肯定市档案馆档案数字化工作，市长两次接受中国档案报记者专访，使长春市档案馆成为当地机关单位利用信息化技术为公众服务的一个品牌，多次拨专款用于

56、档案数字化建设，形成了有为有位的良性循环。3上级部门满意国家档案局、国务院信息化工作办公室把长春市档案馆确定为全国档案数字化试点单位之一，并在全国试点总结会议上给予充分肯定并推广全国；2005年长春市档案馆被中国信息化推进联盟、吉林省信息产业厅授予吉林省优秀信息化案例奖，并成为全国十五个副省级城市信息化长春年会的典型案例；2006年长春市档案馆在中国信息界发表的档案数字化科研成果报告，获中国信息化百篇优秀论文奖；2007年长春市档案馆电子档案长久保存与利用专题报告，在韩国首尔召开的首届中韩数字档案管理研讨会上交流，受到一致好评。4档案干部满意过去查档以小时或天计，馆藏有没有、能不能查到所需档案

57、，档案接待人员说不清楚，只好反复查找，多次调卷，费时费力，事倍功半。实现计算机检索和网络打印，四年就少翻阅档案原件上千万页，大大减轻了档案接待人员和库管人员的劳动，档案人员成为档案数字化的直接受益者。5新闻媒体关注中国档案、中国信息界专业权威杂志约稿刊登3篇科研成果专题报告；中国档案报、吉林省和长春市电视台、吉林日报、长春晚报等多家媒体40余次宣传报道长春市档案局（馆）利用信息技术为公众提供优质服务的作法。档案数字化生产与数字化档案利用是数字档案馆建设的最重要组成部分。长春市档案馆作为电子系统中文件真实性永久保障国际合作研究项目（三期）中国组实验基地还在深入研究；档案网站公开馆藏政府信息资源的

58、实证研究已进入成果鉴定阶段；馆室共建、社会共享档案信息资源试点成功并着手推广。同时，随着技术的进步和人们认识的提高，我国将会出现更多的理论创新成果和成功实践案例，愿我们共同为此做出努力！lxg540915的博客国家档案局科技项目馆藏档案鉴定、筛选、数字化及利用网络技术实现法律效力的应用研究随着社会的进步和网络技术的发展，我国各级党政机关在互联网上登录了数以亿计的公开现行文件和政府信息，使公众享受了方便快捷、高效率、低成本的信息服务,得到百姓的普遍欢迎。与之相比,互联网上档案信息服务却很少，与公众对档案信息开放的需求形成强烈的反差。为此，2002年全国档案信息化建设实施纲要就提出加快档案资源数字

59、化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，为改革开放和现代化建设服务的要求。特别是中办发200434号文件和国家档案局中央档案馆关于加强档案信息资源开发利用的意见(国档发20051号)先后下发，使档案馆面对着社会需求和上级要求的双重压力，加快数字档案馆建设步伐已成为全国档案系统从管理层到技术层的共识与行动。从目前我国数字档案馆建设的实践来看，虽然已有资金雄厚的档案馆按数字化与上网利用分步进行的案例，但面对全国综合档案馆上亿卷档案,在传统载体档案利用与数字化档案利用长期并行的趋势下，迫切需要多样化、分层次的数字档案馆建设模式。为此，长春市档案馆与中国人民大学信息资源管理学院、北京市博阳信息工程研

60、究所协作，2004年进行了国家档案局科技项目馆藏档案鉴定、筛选、数字化及利用网络技术实现法律效力的应用研究的理论与实践研究，运用现代管理理念和先进的科学技术，以利用为本，优选在先，探索出档案鉴定、数字化、上网利用同步这样一个新模式，系统解决了人力资源和资金设备使用效率，节约数字档案馆建设成本，最大限度发挥档案信息资源利用效益问题，形成了值得借鉴的数字档案馆发展战略。今年初，该项目顺利通过国家档案局组织的科技成果鉴定。 数字档案馆建设创新成果-档案数字化与利用服务的综合研究 一、项目研究的基础长春市档案馆在完成网络工程建设后，2004年初就把档案信息化建设确定为“一把手”工程、班子工程和全员工程

61、。首先从认识上破除传统观念和思想束缚入手，消除干部对信息化的距离感、恐惧感和陌生感。其次抽调骨干力量组成工作班子，群策群力，科学决策，制定了20042010年长春市档案信息化建设发展规划及实施方案，在规划中明确了“利用为本、急用先上、快速反应、即时见效”的思路，在方案中确定了档案鉴定、数字化、上网利用同步，多种数据库建设同步的数字档案馆建设实施路线。三是抓住工人调配档案需求强烈，手工检索十分困难，局馆干部有目共睹的有利时机，项目前期研究从百万工人调配档案数据库建设入手，全员参与，齐心协力，仅利用45个工作日就建成了112万人的专题数据库，即时投入使用，使档案的查准率由万分之六提高到百分之百。实

62、实在在的档案数据库建设成果，不但得到利用者的普遍赞誉，更重要的是信息化带动战略在全体档案干部的心中扎根，成为长春市档案馆无形的财富，也为此项以理论与实践结合的应用研究打下了良好的基础。四是以先进技术为支撑，以利用效果为检验标准，从档案数字化到上网利用、从实施过程到实现目标的思想明确。二、项目研究的组织此项研究的组织，一方面要考虑研究对象的适用性、典型性和学术性，还要认准主要切入点，才能卓有成效，早出成果。另一方面，我们对课题组成员的研究素质和研究能力以及特长进行了慎重考虑。可以说对各种研究因素进行了科学匹配，充分运用了策略和技巧，实践表明，这番心血没有白费。（一）组成团队，开展大协作在研究题目

63、和对象确定之后，项目组从理论、技术、实践三个层面聚集了优秀的研究人员。在理论层面，重视理论对实践的指导性，实行档案馆与信息资源管理学院联合，集中优秀理论人才，加强理论指导。在实践层面，重视经验和动手操作能力，打破行政分工界限，抽调优秀实践人才。在技术层面，坚持科学发展观，实行档案馆与研究所协作，聚集优秀技术人才。本项目属应用性研究，不但理论上要有突破，实践上也需要创新。从工作最后成果看，各个层面的研究人员合力攻关，成为全国档案界馆、学、研、用四位一体的成功案例。（二）契而不舍，苦干克难关项目研究任务以上百万件档案作为研究对象，面对不同时期不同内容的档案，面对大量近乎于重复的工作，面对当年立项当年鉴定，并要在实践基础上提炼出有规律性成果的预