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1、行政事业单位档案数字化管理剖析 摘要行政事业单位不以营利为目的，并在社会管理和执法监视中起着重要的作用，但在档案数字化管理中还存在很多问题，因此有必要利用先进的技术和新型的管理方式进步档案管理程度。本文首先分析了行政事业单位档案数字化管理的优势，进而分析了档案数字化管理存在的问题，最后提出了进步档案数字化管理程度的措施。关键词行政事业单位；档案管理；数字化2021中图分类号G271文献标识码A文章编号1673-0194202112-0-02利用数字化技术和多种信息设备软件对档案进展管理，是档案管理的必然趋势，但在实际中，档案数字化管理还存在很多问题，不利于行政事业单位的长远开展，行政事业单位有
2、必要针对存在的问题采取有效的措施。本文主要针对行政事业单位档案数字化管理进展剖析。1行政事业单位档案数字化管理的优势在传统的档案管理中，行政事业单位采用纸质管理方式管理各种档案，将其放在指定的位置，在此过程中，随着档案不断增多，会占用大量的空间，同时档案数据也得不到及时更新。由于行政事业单位档案不对外开放，所以利用这些档案的人群很少，这些档案在储存中可能会出现档案破损的情况，从而会造成信息丧失。在采用数字化管理方式后，档案信息转化为数字化信息，使信息储存不会受时间限制和空间限制，当档案信息发生变化后，档案管理人员能在数字化管理系统中及时更新这些信息。此外，数字化档案管理还能对各种档案进展详细分
3、类，档案管理人员只要在数字化设备中输入查询关键词，就可以调取相关档案信息，从而可以有效提升档案信息的利用率。在传统档案管理中，除了管理本钱外，档案纸张受损时，还需要对档案信息进展复制，同时档案室建立以及后期管理都需要花费大量的本钱，并且本钱是无限增多的。在档案数字化建立的过程中，虽然购置数字化设备、聘用专业技术人才等方面需要花费大量的本钱，但只发生在前期阶段，在档案正式管理中，花费的本钱远低于传统管理方式，并且这些档案信息进展数字化处理后，可以防止出现纸张损坏问题，从而可以有效降低档案管理本钱。2行政事业单位档案数字化管理存在的问题信息存储形式缺陷主要指平安系数小。数字化信息存在优盘、磁盘、云
4、空间以及数据库等工具中，虽然可以对海量信息进展储存和处理，但同时也存在很多平安隐患。由于互联网存在很多不平安因素，这些档案信息随时都有可能被黑客和病毒攻击，一旦攻击成功，档案信息就面临失真、篡改、无法恢复等问题。行政事业单位中的档案信息都很重要，不允许有丝毫过失，所以在档案数字化管理中，需要对信息储存形式进展改进和完善，增加平安系数。缺乏高素质的数字化管理人员数字化管理人员的素质直接关系档案信息的管理程度，要求管理人员要熟知经济、法律以及计算级等方面的知识，还要有足够的耐心来处理海量信息。同时在出现信息平安问题时，要求管理人员要能及时发现问题，并利用相关技术来保护信息，防止信息被损坏。但在行政
5、事业单位中缺少这种高素质的综合型人才，从而不能有效解决档案数字化管理中存在的问题，完全不能满足信息数字化管理的要求。数字化档案管理和其他方面的管理一样，都要有明确的标准和标准，才能使相关制度真正落实，使单位人员在档案利用方面的行为受到约束，从而减少部门合作不协调、信息搜集才能缺乏的问题。但是，行政事业单位在档案数字化管理中却存在不标准的问题，没有相关制度进展约束，导致档案管理人员在详细工作中没有明确的工作方向。3行政事业单位进步档案数字化管理程度的措施在档案信息储存中，无论选择哪种储存方式，相关人员都要保证信息储存的平安性，减少网络黑客和病毒侵袭事故。事业单位在降低信息储存的危险系数时，首先要
6、在计算机设备中安装拦截软件，对系统进展全面监控，对各种信息进展挑选和区分，一旦发现异常信息，立即发出拦截警告，并提醒管理人员进展及时处理。同时，由于病毒和黑客技术在不断更新和进步，这些杀毒软件和防火墙技术也需要进展不断更新，对于数字化管理中的信息还要做好备份工作，以便在信息失真或被篡改时，不会带来太多损失。此外，行政事业单位还要针对档案平安管理制定相关的管理制度，内容要全面，明确规定各部门的权利和义务，并做好保密工作。行政事业单位除了要高薪聘请专业的数字化技术管理人员外，还要做好管理人员的培训工作，首先使他们树立档案数字化管理的意识，并进展不断学习，及时更新自己掌握的各种知识和数字化技术，另外
7、针对一些重要信息，管理人员还要守口如瓶，有保密意识。在对档案信息进展数字化管理时，行政事业单位要注重进步管理人员的综合素质，使他们有足够的耐心面对海量信息的储存和分析工作，并及时修补计算机中的破绽，从而确保信息平安。此外，行政事业单位要为管理人员提供屡次培训时机，从而不断提升他们的数字化管理程度。數字化档案管理不仅指利用信息技术搜集、整理、储存信息，还指利用信息设备获取信息，使其得到有效利用，在此过程中，每个环节都要做好标准管理。行政事业单位要制定档案管理方面的标准，使信息搜集的所有环节都有一个参考标准，便不会出现信息共享的问题。同时，标准信息管理，还需要从制度和人员方面入手，使人员按照制度规
8、定不断标准自己的操作和行为。行政事业单位在办理公务中，离不开文书的编制工作，这些文书也要作为档案内容进展数字化管理。行政事业单位要利用计算机文档软件输入文书，使储存、交换、共享都实现信息化，使时间和空间不会对文书管理造成限制。同时，行政事业单位要利用数字化管理系统对电子文书进展统一管理。此外，发文处理过程也可以通过网络进展，由拟稿人将稿件输入计算机办公室审核签发人签收办公室修改、盖章、分发信息中心归档，从而不仅可以节省大量时间，还可以减轻工作人员的工作负担。在档案数字化管理中，需要用到的信息设备很多，有硬件设备和软件，还有各种区域网络，因此行政事业单位要不断健全数字化档案管理相关配置。行政事业
9、单位进展档案数字化建立在很多时候都是借助国家资金，面对资金有限的情况，行政事业单位可以分期建立，逐渐增添档案管理的相关设备和配置，使档案管理配置不断完善。同时，数字化档案管理的相关配置要与档案管理相适应，与行政事业单位工作要求相适应，不断完善数据库管理系统、操作系统等。4结语行政事业单位档案数字化管理的优势显而易见，加强档案的数字化管理也是档案管理的必然趋势，所以相关指导要重视档案管理和档案的数字化管理，并在资金和其他方面为档案数字化建立提供支持。同时，档案数字化建立人员也要加强对档案数字化管理的研究，寻找有效措施来解决档案数字化管理中的问题，从而不断进步档案管理的程度。主要参考文献【1】岳畅
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行政事业单位档案数字化管理剖析
