剖析防洪项目的档案管理

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1、剖析防洪项目的档案管理 人民治黄以来,特别是新中国成立以后,黄河的治理开发取得了巨大成就,基本形成了“上拦下排,两岸分滞”的防洪工程体系。在防洪工程建设中积累并保存了大量的防洪工程档案,已成为珍贵的治黄史料,发挥着显著的社会效益和经济效益。近年来,随着治黄事业的发展,做好防洪工程档案的管理愈显重要。 1对防洪工程档案的认识 防洪工程项目档案是防洪工程的记忆和缩影,它的产生、形成和积累贯穿于整个工程的全过程,防洪工程投资大涉及的单位人员多,档案形成的时间和空间跨度大,档案内容复杂。它不仅在工程建设过程中起着重要作用,而且在工程项目完成后的竣工以及未来该工程管理、改造等方面起着不可替代的重要作用。

2、 2防洪工程档案管理存在的问题 2.1档案材料不齐全、不准确 我们在整理有的工程档案资料时,发现材料中有的没有计划任务书,或缺少施工合同;有的没有竣工图,有的有竣工图但不规范;绘制了竣工图但没有竣工图章,有的有竣工图章,但竣工图章内所设内容填写不完备;有的是图标框中项目填写的不完整,有批复无请示或有请示无批复、有正件无附件等。 2.2文字材料复印件多,后补的多,有的施工记录签字盖章手续不全 在审核中发现,有的施工单位送审的文字材料大部分不但是复印件,而且有的复印件字迹模糊,更有甚者,复印件根本看不清字迹,且后补的多,原件少并且记录的不认真。这样就失去了档案原始性记录的意义。还有如隐蔽工程签字手

3、续不齐全,检查隐蔽工程验收记录主要看有没有设计方、监理方、建设方、施工方签字盖章,若有一方空缺,就不予验收。因为隐蔽工程大多掩埋或隐藏在其它部位内,不能被重视,最容易被一些素质不高的施工单位偷工减料和钻空子。 2.3竣工资料书写潦草,零乱 在归档中发现,送交的竣工档案资料有涂改及书写潦草的现象。表现为:一是不用碳素墨水和符合规定的墨笔书写;二是在图纸上随意划圈修改;三是文字书写潦草,一些字体难以辨认。不仅如此,有些施工单位送交的档案资料零乱不整洁,如图纸磨损破烂、用纸规格不统一、材料顺序排列混乱。 3存在问题的原因 3.1施工管理不到位 中标单位本身,无健全的规章制度,对档案资料工作的重要性缺

4、乏认识,在工程建设中往往重建设、轻资料。 3.2施工技术人员的档案意识差 对档案资料在治黄活动及社会生活中的作用了解不深。在施工档案形成过程中,不重视原件的收集保管,造成档案资料残缺不全;特别是项目经理,未把档案资料工作纳入议事日程,人员经费和设备缺乏,客观上影响了档案资料工作的开展,有的施工人员将资料据为已有,不归档。有的是“知识私有”观念作怪,怕他人利用成果,不愿归档。 3.3档案人员工作业务不熟练和责任心不强 有些施工单位配备的档案管理人员工作业务不熟练,对档案工作的有关内容、规定知之甚少。有些档案资料管理人员责任心差,不能主动对技术人员进行资料归档业务指导。 3.4施工队伍素质不高是发

5、生工程档案质量常见病的主要原因 一些工程项目由于层层转包,往往让一些不具备施工条件的工程队承担了施工任务,致使一些工程隐患累累,象这样的企业根本没有什么归档意识,能有几张竣工图就不错了。 3.5在档案形成过程中,不按规定办理.只求验收时一时过关,不考虑以后的利用。 4档案的管理与控制措施 做好防洪工程档案管理是黄河安全度汛的需要,更是保障流域社会稳定、经济发展的要求,确保历史资料系统、完整、准确、规范的收集、整理、开发、利用,是所有项目参与者和档案管理者的共同心愿、共同责任和共同义务,必须采取切实可行的措施,真抓实干,努力实践。 4.1增强做好防洪工程档案工作的自觉性 工程建设的专业技术人员和

6、管理人员是归档工作的直接责任人,各个参建单位应主动结合黄河防洪工程建设的实际,切实将防洪工程档案工作作为防洪工程建设与管理的重要内容。无论是项目法人、工程技术人员、监理人员、管理人员,还是档案管理者,都要有组织、有计划地学习档案管理法规和掌握档案专业知识,做到思想上统一认识、业务上统一标准、工作上统一要求,充分认识防洪工程档案管理的重要性,努力增强贯彻落实黄河防洪工程验收规程和水利工程建设项目档案管理规定的自觉性,做到上下结合、步调一致、推进工作。 4.2加强防洪工程档案工作的监管 要全面贯彻关于加强黄河防洪工程建设项目开工管理工作的通知精神,按照“谁验收谁审批,谁审批谁管理”的原则开展档案管

7、理工作。各级档案管理机构要增强依法管理档案的信心,积极争取建设主管部门、项目法人、施工单位、质量监督单位和监理单位的理解和配合,以建立工程建设登记备案制为契机,对防洪工程档案的管理做到“早安排、早介入、早动手”,有针对性地加大对防洪工程档案管理工作的检查和指导力度,不断提升防洪工程档案管理水平,力争尽早做到“完整,齐全成套,不残缺;准确,图物相符,无差错;系统,有条不紊,整体一致;真实,内容可靠,原始记录”的管理目标。 4.3坚持工程档案管理与工程建设同步进行 档案工作贯穿于水利工程建设的各个阶段,要完成工作目标,保证工作质量,工程档案工作就必须实行“四同步”管理,在工程实施过程中随时随地监督

8、检查,随时随地提供服务。只有真正坚持“四同步”管理,才能做到从工程建设前期就进行文件材料的收集、整理工作;在签订有关合同、协议时,对工程档案的收集、整理、移交提出明确要求;在检查工程进度与施工质量时,检查工程档案收集、整理情况;在进行项目成果评审、鉴定和工程阶段验收与竣工验收时,同时审查工程档案的内容与质量。 4.4提高档案人员素质和管理水平 要针对工程档案管理工作中容易出现的问题,对档案人员、工程建设参与单位的相关人员进行分类培训,使参加培训的人员熟悉政策、了解规定、知道规范、明白办法、掌握要领。同时,还要坚持开展政治教育和思想教育,并建立健全工作制度,明确工作纪律,强化工作责任。通过政治、业务的教育和培养,工作制度、纪律的贯彻实施,切实加强档案队伍建设,以适应工程档案管理需要,不断提高防洪工程档案管理水平。第 5 页 共 5 页