龙祥社区服务中心日常行政管理流程

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1、龙祥社区服务中心日常行政管理流程指引内容程序时间要求备注一、中心财务管理流程工资表各中心财务人员制作工资表后报项目主管审核，再报副主任，并由副主任呈交机构行政部。每月3日前附请假单请假单需请假中心成员提前3天报项目主管同意后报副主任事假需提前3天请假2天以上者，如未能及时递送请假单，须电话告知副主任每月财务结算与核销1、中心财务专员按照每日清帐的原则，将中心一切收支记录于账本上，并于每月最后一周收集中心成员信息，编制社区服务中心月度经费预、结算表，并将账本、相关单据报项目主管审核。每月最后一天2、中心财务人员将中心财务核销单据、账本报项目主管及副主任审批后，到机构行政部进行财务核销，同时向行政

2、部归还当月剩余预备金。每月周二或周四报副主任需附上社区服务中心月度经费预、结算表每月财务预算及借款审批项目主管将社区服务中心月度经费预、结算表报副主任审批后，填写月度经费借款审批单，经副主任及机构执行主任签字后，到行政部领取预备金。每月周二或周四服务经费预算申请及核销1、中心工作人员申请服务经费的，须在服务活动开展前两周将服务方案及活动预算收支对比表同时呈报项目主管及服务督导（督导助理，抄送督导）审批；2、中心工作人员核销单项服务经费的，需在一周内将相关发票及活动经费收支对比表报中心财务专员记账，并粘贴发票及填写相关报销单据后报项目主管审核核销，同时将剩余资金归还。须在服务活动开展前两周提交审

3、批/须在服务活动开展结束后一周内核销活动预算收支对比表是否使用，可与中心团队、服务督商定后执行中心财务的使用情况跟进由财务人员汇总中心所掌握的支出及收入情况信息，副主任每季度跟进中心财务使用情况每季度最后一个星期行政部所掌握的财务信息由副主任定期跟进汇总中心（半）年度预、结算由项目主管撰写中心（半）年度经费结算报告，并编制中心下一（半）年度经费预算，报副主任审批。一般为每年1、7月份15日前上交二、中心场地管理流程场地保洁、整理由中心场地管理专员结合该月中心排班情况（或办公区域划分情况），每日指定值日人员负责中心卫生，每周组织中心全员开展大扫除，保证中心整洁时间由中心自定场地维护由中心场地管理

4、专员需每周定期对中心场地进行检查和跟进，并对中心场地设施及时进行维护和维修（须编制场地检查/维护记录表）。建议每周一次场地安全检查由中心场地管理专员邀请服务对象、相关单位代表组成中心安全检查小组，按照中心安全管理规范对场地进行检查和完善（须编制中心安全管理检查记录表）。建议每月一次三、中心物资管理流程物资采购中心采购一切物资（除单项服务里包含的物资外）均需填写物资采购申请表，并将申请表呈报审批后方可采购。同时于一个月内将相关发票及收据报中心财务专员及填写报销单据，由中心财务专员统一呈报核销。具体资产采购流程分以下2种情况：1.中心内部零星办公用品及服务用品采购，单次采购总价不超过300元的，由

5、申请人员填写物资采购申请表报项目主管审批后领款购买。2.中心物资采购单价或单次采购300元的，由申请人员填写物资采购申请表报项目主管审核签字，并报副主任审批。购买形式及金额领取方式视情况而定。物资采购前三天物资登记与使用中心物资管理专员需将中心物资分类并编号入库，同时编制物资领用表供中心全员使用。定期物资使用（自行车、电话、电脑网络、图书管理等）参照制度执行物资补给与维护中心物资管理专员需定期对中心资产进行检查和跟进，并对中心物资及时进行补给和维护（须编制检查/维修记录表）。建议每月一次，视中心情况而定四、中心档案管理流程档案分类存档中心档案管理专员需按照中心档案类别设置不同档案文件夹（包括电

6、子档）以供中心成员使用，并定期整理档案建议档案管理专员每月收集并整理相关档案，每季度由项目主管组织一次全面的归档工作1、文件夹表头详见附件2、服务档案（已批注）由跟进社工定期整理存档；档案管理专员定期收集并整理中心各类行政文档（考勤表、外出登记表、会议记录等）档案查阅一般情况下档案不许转借或查阅，如有关单位和个人需查阅的，档案管理专员需报服务对象同意，并呈服务督导批准。严格遵守中心档案管理制度五、中心宣传管理流程网络宣传平台建立并维护中心宣传专员须建立中心服务宣传QQ群、微博等网络宣传达平台，并定期更新和完善及时管理及更新及时面向中心服务对象、各关系方发布中心信息通讯稿发布及时跟进活动通讯并发

7、布活动后两天内发布发布至中心微博、机构网站、龙岗社工刊物、青翼网等各大媒体中心宣传1、中心宣传专员及时汇总中心各成员信息，每月跟进月度活动预告制作，每季度最后一月跟进并完成中心季刊制作；2、定期制作并更新中心对外宣传短片及PPT；3、定期更新中心服务相册；4、每周更新中心活动预告栏；5、每季度组织中心专项宣传活动一次，形式自定。定期所有中心宣传物资定期呈报社区、街道及各方关系体宣传材料制作审批中心所有宣传材料（含制作预算）制作均需报呈项目主管，并提交副主任审批一般为制作前一星期内提交审批六、中心服务管理中心服务接待各中心应指定值班人员负责中心服务接待，及时记录来访、来电信息、会员登记等），并指

8、定专人负责汇总所有信息。中心全体团队成员共同监督值班人员服务接待的情况每天落实，形成成员监督机制服务进度控制中心工作人员要根据进行工作服务规划，建议形成周期推进表（可个人制作甘特图），项目主管每月跟进中心团队成员工作进度（可召开中心进度推进会），副主任每季度跟进中心团队成员工作进度（主管会议专项讨论）。中心每月一次；5中心每季度一次服务计划书审批中心工作人员把写好服务记录、计划书、方案等通过邮箱发送给督导助理（或项目主管），同时抄送给项目主管、服务督导，督导助理给予意见后，项目主管与社工确定方案预算，然后执行。如方案中涉及其他部门，需其他领导出席活动的，由项目主管告知。服务开展前2个星期提交服

9、务记录批阅中心工作人员将本月整理好的所有服务记录、报告汇总后，通过邮箱打包发送给督导助理（或项目主管），同时抄送给服务督导、项目主管，经服务督导批阅后打印存档每月汇总一次提交批阅归档个别督导工作人员在工作中如遇疑难，可向服务督导提出督导申请，原则上是每人每月1次。提前2个星期提出申请朋辈督导开展中心朋辈督导，具体事宜由服务督导统筹安排，内容与形式与中心工作人员共同商定待定服务咨询/推介会每中心定期针对项目合作方、服务对象分别开展服务咨询/推介会，收集服务意见，并向相关关系方推广中心服务建议每季度一次，各中心拟定时间，形成机制服务评估中心半年组织2次服务评估，中期评估为自评形式，终期评估为第三方

10、评估方介入开展评估。半年一次服务投诉处理中心需对外公布服务投诉处理流程及时相关流程参照制度执行七、中心工作呈报流程工作日志中心成员按时提交工作日志给项目主管每周日18：00前报表形式中心自定，可使用工作日志，也可采用周计划表周报表由项目主管汇总中心成员报表，将中心每周工作总结计划表报给督导，抄送给齐岩部长、副主任邮箱。每周一9：00前统一发邮箱中心成员月度考核表由中心成员填写提交项目主管，由项目主管汇总，副主任及服务督导定期查阅。每月3日前提交月报表由项目主管撰写并报督导核定后，每月由项目主管呈报社区盖章，每季度由督导呈报街道社会事务办及民政局。每月3日前月报表为民政局模版个人（半）年度工作总

11、结计划中心工作人员每半年提交个人工作总结及计划，由项目主管汇总后撰写中心（半）年度工作总结及计划发送督导。一般为每年1、7月份15日前上交中心（半）年度服务计划中心主管汇总中心成员（半）年度服务计划提交督导，抄送给齐岩部长、副主任邮箱。一般为每年1、7月份15日前上交八、工作例会安排每周例会中心成员每周例会，项目主管召集时间各中心拟定所有会议专需指定专人进行会议记录，并将会议记录定期整理归档团队分享会中心成员定期组织团队分享会，项目主管召集时间各中心拟定月度例会中心主管会议，副主任召集每月第一个星期全员季度交流会五中心全体成员季度会议，副主任召集每个季度最后一周周三下午九、对外关系链接管理流程

12、社区联系由中心团队与社区及其各职能部门保持紧密联系，及时沟通并定期报送工作报告，形成沟通机制。项目主管定期（原则上每两周）将与社区的联系情况汇报督导。督导保持每两月一次与社区沟通中心情况。时间各中心拟定街道、民政局联系每季度由督导或副主任定期与街道、民政局保持沟通，定期报送工作报告，形成沟通协调机制。每季度一至两次媒体资源联系中心工作人员开展服务可自主联系媒体资源，但须及时与项目主管汇报跟进，由项目主管与相关单位（社区等）联系，并及时通知督导跟进。及时对外资源整合各中心团队成员应积极对外拓宽资源情况并及时反馈信息；各中心应指定专人负责资源信息的整合和汇总，定期更新中心资源手册。建议每月更新一次

13、十、中心团队管理流程签到表/考勤记录表中心成员按时上下班，并填写签到表or考勤记录表，每月由专人汇总并记录。如中心成员外出服务必须告之项目主管并作登记。每日签到，每月汇总请假/销假提前三天提交请休假单报项目主管、督导，休假期满办理销假。提前三天绩效评估每半年组织员工进行绩效评估每半年一次团队培训由服务督导组织中心成员定期开展待定培训时间安排原则上不应影响所负责工作的开展和完成团建/退休营活动每半年组织五中心全体成员团建/退休营，服务督导组织、召集每季度/半年一次备注：1、 此流程未善之处，视情况而定。2、 各中心可在团队讨论的基础上，根据实际情况对管理流程进行微小调整（调整需知会服务主任及服务督导）。3、 此流程涉及使用的表格模板请查阅附件，附件中没有涉及的表格可由各中心的自行设计使用。 7 / 7