欧派集团出差管理制度

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1、欧派集团出差管理制度JTTY-1291.目的：为规出差管理,明确出差申报流程、补助标准及管理要求,特制定本制度。2.适用围：本制度适用于欧派集团各事业部、各部门合资分公司另有制度规定的按制度执行,未有制度明确的参照本制度执行出差的管理。3.主要容：3.1出差定义与分类：3.1.1出差：本制度指公司员工因公务需派遣到常驻工作岗位以外的地点工作,包括参加会议、商务洽谈、商务考察、担任临时职务等。3.1.2出差分类：依据出差性质、日程、目的地等,出差分为外勤、省出差、省外出差、国外出差、派驻不含常年派驻四大类型。3.2出差不含外勤审批3.2.1所有出差须事先由出差人或部门填报出差审批表附件一,详细列

2、明职务、出差事由、出差时间、乘坐交通工具、同出差人员、详细线路、拟住宿方式对方安排还是自住等容,经合规签批人批准后方可出差：3.2.1.1省出差报批须同时符合下述3.2.1.3规定：计划费用每人3,000元含交通、食宿、通讯等补助,下同以下的,由部门负责人签批；计划费用3,000元及以上、5,000元以下的,由事业部主管副总签批橱柜、家具营销部门分别由橱柜营销副总、家具营销总经理助理签批；公共职能部门报集团总裁助理签批,其中行政部、采购开发部报总裁行政助理,务部、监察审计部报总裁务助理,本文下同；计划费用5,000元或以上、或连续出差时间超过7天的,报事业部总经理其中橱柜、家具营销部门分别报橱

3、柜营销总经理、家具营销副总,公共职能部门报集团总裁,本文下同批准。3.2.1.2省外出差报批须同时符合下述3.2.1.3规定：计划费用每人5,000元采购开发部及橱柜、家具事业部所属部门10,000元以下的,由事业部主管副总签批；计划费用每人5,000元其中采购开发部及橱柜、家具事业部所属部门10,000元或以上、10,000元其中采购开发部及橱柜、家具事业部所属部门20,000元以下的,报事业部总经理批准。计划费用每人10,000元采购开发部及橱柜、家具事业部所属部门20,000元或以上,或部门负责人出差时间连续超过10天,以及总经理室成员出差,报董事长批准。3.2.1.3长途交通工具乘坐规

4、定:A类岗位、勤杂人员：汽车座位或火车座位如果某路线汽车卧铺价格低于汽车或火车座位,允许报销汽车卧铺。B类岗位：汽车卧铺或火车硬卧、高速火车动车组、轻轨二等座位,若机票折后价低于上述交通工具价格,则允许乘坐飞机经济舱。C类岗位：汽车卧铺或火车硬卧、高速火车动车组、轻轨二等座位,机票价5折以下含5折或折后机票价等于或低于火车、汽车价格时,允许乘坐飞机飞机经济舱。D类岗位：汽车卧铺或火车硬卧或火车软座或高速火车动车组、轻轨一等座位；其中事业部副总经理及以上可乘坐飞机经济舱,省外出差总监级可乘坐8折、经理级及副经理级部门负责人可乘坐7.5折或以下飞机经济舱及火车软卧,非部门负责人的副经理级可乘坐6.

5、5折或以下飞机经济舱。超出上述标准乘坐长途交通工具的,超出部分费用由出差人员自付。特殊情况须超标准乘坐交通工具的,须在出差审批单中注明同时注明单程或双程,返程的应事先口头请示本条款后述合规审批人,出差回来后补书面审批件,其中总额超过补助标准500元以的,报事业部总经理批准,超过补助标准500元或以上的,报集团总裁总经理室成员须报董事长批准。未按此程序而擅自超标准乘坐交通工具的,一律只报销标准限额部分以往返单程分开计,超出部分由个人自付。本着节省费用的原则,出差必须乘坐直达交通工具,确因出差需要中途转车或无直达交通工具的,必须在出差审批单事后发生的在出差行程表上注明,报出差终批人签批后给予报销。

6、3.2.1.4国外出差报批：出差人员事先同时填报出差审批单、费用计划申请单,列明须支出费用清单,预计总体费用等,报事业部主管副总、事业部总经理审核,董事长审批。所有国外出差一律须事先报批,不得事后补报。3.2.1.5低职别人员与高职别人员一同因公出差,特殊情况下如因工作需要无法分别安排住宿、乘坐交通工具等须按超出本人职别标准报销的,须在出差审批单中注明,经集团总裁或董事长审批同意后方可。3.2.1.6 派驻报批：部门因工作需要指派人员离开常驻工作岗位,相对固定在同一地域处理工作或担任临时任务、连续时间达30天或以上的包括中途临时性返回常驻工作岗位、后继续派驻的,视为派驻,主要包括：技术、开发、

7、质量部门派往供应商、外设机构的驻点人员、巡检人员等。由部门填报出差审批单,详细注明派驻事由、计划派驻时间等,报事业部主管副总签批。虽未在总部上班但工作岗位长期固定的常年派驻人员如各商场人员,XX公司人员,总部派驻XX公司、合资分公司的人员,外设台面分厂、趟门分厂/车间人员等不纳入本制度管理畴,其有关福利补助按欧派集团福利管理制度JTTY-60及相关薪酬待遇制度最新版本执行。3.3出差费用借支3.3.1出差人员需预支出差费用的,凭合规签批的出差审批单填写借支单,借支单由出差审批单合规签批人的下一级人员最低签批人为部门负责人或其指定授权人员审批。借支单签批人须严格按照出差申批单上所审批费用签批借支

8、额度。3.3.2借款人员已发生借支未还款的,不得再借支,确需继续借支的,按欧派集团财务管理制度JTTY-62最新版本规定执行。3.3.3对单次、单人借支费用达2万元的,一律报集团总裁批准,借支挂账人为出差人本人。3.3.4出差费用借支其他规定按照公司有关财务管理制度执行。3.4省、省外出差补助标准3.4.1住宿、伙食补助:3.4.1.1A类人员和勤杂人员：住宿补助110元/天,伙食补助21元5+8+8/天。3.4.1.2 B类人员：住宿补助150元/天,伙食补助26元6+10+10/天。C类人员8.5折： 住宿补助161.50元/天,伙食补助34元/天通讯补助： 15元/天 ,交通补助20元/

9、天3.4.1.3 C类人员：住宿补助190元/天,伙食补助4010+15+15元/天。3.4.1.4 D类人员：副经理级住宿补助250元/天,伙食补助60元15+25+20/天；经理级及副经理级部门负责人住宿补助300元/天,伙食补助75元20+30+25/天；事业部主管副总级总经理室专职助理住宿补助400元/天,伙食补助90元20+35+35/天；事业部总经理、营销总经理、制造总经理450元/天,伙食补助100元20+40+40/天；制造总裁、集团总裁住宿补助500元/天,伙食补助120元20+50+50/天。对于享受固定伙食补助标准的员工,出差期间按上述标准补助,但不得再同时享受固定伙食补

10、助,其余出勤则按固定伙食补助标准按出勤比例发放。3.4.1.5 鉴于部分城市消费水平较高,当实际发生费用超过以上标准的,出差人员住宿、伙食补助可在上述基础上乘以相应系数,具体见附件三。3.4.1.6橱柜、家具、厨电、卫浴营销部门B类业务人员及监察审计部B类职员、督导支部B类专员出差按C类人员补助标准的0.85予以补助。3.4.1.7副经理级以上干部如因涉及重要接待或出于公司形象考虑,或因其他特殊原因如遇大型展会临时性房价过高等导致住宿费用超出补助标准的,须在出差审批单中注明理由,费用超过标准100元以的,报事业部总经理批准,超过补助标准100元或以上的,报集团总裁总经理室成员须报董事长批准；事

11、先不能预见的,也须口头事先报批,出差回来后补报规手续,并凭开具的发票实报实销。3.4.1.8连续在同一个城市出差时间超过15天、且住宿地点不变的,出差人员应尽量争取住宿的优惠,此类住宿补助按上述标准的85%报销；确实不能争取到优惠的,应书面说明,报合规审批人签批后报销。3.4.2出差期间通讯补助:3.4.2.1省外出差补助：15元/天；省出差补助：10元/天已有月度补助同时生效。3.4.2.2出差人员应尽量利用所入住酒店的联系当地业务,以节约长途话费。3.4.2.3因大型业务活动省外出差的如大型招商、促销等,可另外再补助10元/天。由部门负责人认定后在报销单上审核、签名。3.4.2.4补助天数

12、计算同下述3.4.5.2。3.4.3长途乘车补助：乘坐汽车座位、火车硬座超过10小时或超过午夜12点者,超出部分给予5元/小时的补助。3.4.4出发地及出差所在地区交通费用补助：3.4.4.1出发地交通费用补助：不乘坐公司车辆而乘坐市公交含机场快巴、轻轨到达车站、机场的,交通费用按实报销；特殊情况符合下列条件之一的,乘坐出租车、摩托车、或其他交通工具可以按实报销,但应尽量以节省为原则:特急公事或因公带有20公斤以上重量的货物并由部门负责人同意；本公司主管级人员两人或以上、职员级及以下人员三人或以上一同出差的；晚上九点钟以后出发或返回者；部门副经理厂长及以上职位人员出差遇公司无法派遣车辆时。3.

13、4.4.2出差所在地区交通费用补助：出差所在地区交通费用补助20元/天,包含出差地区火车站、汽车站至目的地往返车费,不包含机场至目的地往返车费如机场大巴、机场轻轨等,机场至目的地往返公交车费据实报销。副经理级以上人员乘坐出租车实报实销；其它人员特殊情况下须乘坐出租车的,须书面说明具体情况,由事业部主管副总批准后按实报销。3.4.5出差补助天数的计算方法：3.4.5.1住宿补助天数：以实际住宿天数计算,以车票或机票抵达出差所在地日期为准计第一天,返程车票或机票出发时间的前一天计最后一天。若出差地为公司外设分厂所在地或XX公司等外设机构回总部的,应尽量安排在外设分厂、或总部招待房住宿,所入住天数不

14、计入补助,报销时须减去。当次出差期间转换出差地点的,均以实际入住天数为准,以交通票据为依据界定期间的实际入住、退住时间。确因特殊公务导致返程当天仍须支付住宿费用的,须在报销单上注明详细理由,报当次出差终批人签批后予以补助。3.4.5.2伙食补助天数：原则上以出差天数计算,但中午12点以后出发或中午12点前回到原工作岗位的,只能计半天以交通票据为依据。若出差地为公司外设分厂或XX公司等外设机构回总部的,应尽量安排在外设分厂总部食堂就餐,期间出差天数不计伙食补助,报销时须注明并减去天数。3.4.5.3分厂、商场确实不能提供食宿的,须在报销时注明。3.4.5.4外设机构因专项任务回总部、需超出出差补

15、助围申请专项费用的如质量部门每年举办的外设台面车间主任统一回总部集训须聚餐或其他活动费用,须事先形成专项报告,其中总费用含往返差旅费、差旅补助及当次活动的其他所有费用20,000元以下的,报事业部总经理审批,20,000元及以上的报集团总裁审批。3.5派驻人员补助3.5.1住宿补助：公司或派驻方应提供固定住宿,不再计发派驻人员住宿补助,由部门同时填报出差审批单及费用计划申请单,直接申请费用；确须自行解决住宿的,由部门事先在出差审批单中注明原因后报批,实际住宿费用与上述3.4.1标准的80%比较,按孰低原则报销,同时按3.4.1标准的80%与实际费用的差额的50%补贴给出差人员。3.5.2伙食补

16、助：派驻地食堂提供就餐的补助标准：A类人员：5元天；B类人员：7元天；C类人员：10元天；副经理级人员：15天；经理级人员：20天。部分城市消费水平较高的,可按附件二在上述基础上乘以相应系数。派驻人员确实不能在派驻地食堂就餐、须自行解决伙食的,其补助按上述3.4.1标准的80%计发。由部门负责人审核确认后报批报销单。享受总部月固定伙食补助的人员驻外期间按上述标准补助,不再发放每月固定伙食补助,由部门考勤员每月统计驻外人员的实际驻外天数及总部上班天数,提供给工资核算员核算伙食补助,随工资计发。3.6国外出差补助：国外出差期间所有因公支出的费用按欧派集团财务管理制度JTTY-62最新版本规定报销,

17、不另计出差补助,其中实际费用超过预算的,营销线人员须报董事长审批,其他人员报集团总裁审批。3.7费用报销3.7.1住宿费用须凭实际住宿有效发票报销。当次出差住宿费用可以按规定标准*天数累计报销,按实际发生住宿费用与有效票据金额孰低原则确认可报账金额,当可报账金额高于公司住宿费用标准的,按公司住宿费用标准报销；当可报账金额低于公司住宿费用标准的,除按可报账金额报销外,另将差额的50%补助给出差当事人。举例：某经理某次出差5天,其中2天住宿费用为200元天,另外3天住宿费用为400元天,其补助标准为300元天,其实际住宿费用为200*2+400*3=1600元,但其可报销住宿费用为：300*5=1

18、500元本制度规定可以特批的情形除外。3.7.2出差人员须在出差结束后7个工作日之完成出差费用报销工作。3.7.3除伙食补助及长途乘车补助、摩的费外,其他所有出差费用一律凭有效票据报销。出差人员应自觉掌握、不断加强对票据的鉴别能力,避免获取假票据。票据丢失或持假票据者,年第一次发生的,由本人备书面报告,经出差审批人批准,给予按原标准其中降低一级D类按C类、C类按B类、B类按A类,A类按核定价格的80报销；第二次发生的,按原标准的50%报销；第三次及以后发生的,均不得报销。由财务部初审岗位建立台账进行登记、备案。3.7.4出差期间必要的因公办公业务费用按欧派集团财务管理制度JTTY-62最新版本

19、规定报销。3.7.5交通费用报销时须在出差行程表上详细注明起止地点、时间、路线、事由说明,以车站或机场电脑出票单为准,手撕票无效；公交车费、的士费等确实无法取得电脑票单的,须书面说明具体情况,报事业部总经理批准方可报销。因私产生的交通费用一律不得报销。3.7.6报销审核、审批人须对报销单费用的真实性、准确性负责,严格按照公司财务管理制度要求进行审核、审批。3.7.7出差费用报销其他规定按照公司有关财务管理制度执行。3.8出差考勤计算3.8.1经合规审批的出差均以正常出勤计,但若因周六、周日及节假日出差导致当月总出勤时间超过应出勤时间的,不计加班,可于事后换休。3.8.2若出差人员出差、探亲同时

20、进行的,须减去探亲时间及周末、节假日时间,在出差申请审批表中注明、报批；其探亲补助另按公司相关福利制度执行。3.8.3出差人员须事先当面或以、QQ等有效方式报直接上级及部门负责人,同时将出差申请审批表交部门考勤员备案,部门考勤员依据审批表批准时间跟进出差人员考勤。3.8.4出差人员出差完后应及时返回公司,上午10前返回的,当天计一天出勤；下午3点前返回的,当天计半天出勤；不能返回的应提前向部门负责人请示、同意后当天可不返回,其中车票或机票到达时间为11点前的,当天计半天出勤,车票或机票到达时间为下午3点的,当天计一天出勤。出差出发当日未返回工作岗位直接出发、车票或机票出发时间为11点前的,当天

21、计一天出勤；车票或机票出发时间为下午3点前的,当天计半天出勤。出差人员应将有效交通票据复印件提供给部门考勤员,以核算考勤。3.9外勤规定3.9.1因公临时出差省、不需在出差地住宿的,一律视为外勤。3.9.2外勤补助标准：3.9.2.1伙食补助：按上述3.5.2标准执行。3.9.2.2通讯补助：按上述3.4.2标准执行。3.9.2.3交通补助：按上述3.4.4标准执行。3.10出差纪律及其他要求3.10.1出差人员应高效完成公司安排的出差任务,做好工作记录,如期或提前返回岗位；遇有问题应及时、主动与上级以、电子等方式联系、解决。出差应按出差审批单上报批的事由、期限、工作安排进行,确因特殊情况须调

22、整或因病、遇意外或因工作实际,需要延长或缩短出差时间、调整出差容的,应及时向上级请示、OA等,经上级批准后方可,同时,上级须及时将情况向出差合规签批人汇报。出差回来后,须由部门负责人在出差报销行程表附件二上签名确认后方可报销。3.10.2出差人员不得因私事或借故延长出差时间,出差期间不得从事与工作无关之商业行为,否则其当次差旅费不予报销,不享受当次出差补助；若同时违反公司其他规章的,按规章执行。3.10.3出差人员对其出差工作有详细报告的义务,出差回来后须按部门要求完成当次出差任务的工作报告。3.10.4出差人员必须保持手机随时开机状态,及时接听公司或回电。无正当理由不及时接听公司或回电者,由

23、相关当事人报责任人部门负责人查实后,不予报销当次出差通讯补助,同时在当月工资核算时取消当月通讯补助。3.10.5除非上级指派或工作确实需要,出差出发时间原则上不得为周日或节假日。3.10.6同性别、同级别两人以上同行出差,要求尽量以两人或三人为单位入住一个房间,以节省差旅费开支,此类住宿费用按上述补助标准的80%报销；若高级别人员与低级别人员一同入住、按低级别补助标准80%报销的,则高级别人员按级别补助标准差额的50%予以补贴；若低级别人员按高级别人员补助标准80%可低于低级别补助标准的,可与高级别人员一同入住、按高级别人员补助标准80%报销。3.10.7若有他方如商场、外设分厂或其他接待方等

24、代为支付费用的,出差人员应委婉拒绝,并正确宣导公司相关政策；确实无法推拒的如已先行垫付,也应及时将等额费用给回对方,对方拒不接受的,须将所得发票给回对方,同时出差费用报销时不计入补助,报销时须减去,并注明付费方具体名称,属公司商场的,由财务部直接冲抵其等额货款；属外设分厂的,由财务部冲抵其费用。3.11监督管理3.11.1部门负责人应对本部门出差行为及出差费用进行有效管控,为本部门出差行为、出差费用的真实性、准确性、规性的第一责任人。每月财务部将各部门差旅费报销审核错误情况发送监察审计部,由监察审计部结合监察审核发现的该部门审核错误情况,对考核时段审核错误达3次或10%时,对部门负责人提出OA

25、警示,达4次超过10%时,由监察审计部按失职对责任部门提出处理意见,报合规签批人批准后执行处理。3.11.2监察审计部、业务督导部有权对各事业部、各部门出差管理及费用报销情况进行检查监督, 处理各类违规。3.11.3对故意行为导致的营私舞弊、弄虚作假、假公济私等违规行为如虚报出差天数、多人同行谎报为单人出差、或他方付费隐瞒不报等并未实际产生费用的行为,一律以贪腐论处,按欧派集团奖励与违规处理条例JTTY-63、欧派集团员工廉洁自律管理制度JTTY-26最新版本相关条款处理。4.本制度自二一二年四月起执行,由总经理室负责解释,公司现有制度中关于出差管理的条款与本制度相冲突的,一律以本制度为未准。

26、之前关于出差补助的申请报告、通知等文件同时废止。5.相关记录：5.1欧派集团福利补助制度JTTY-60、欧派集团考勤与休假管理制度JTTY-61、欧派集团财务管理制度JTTY-62等制度最新版本5.2出差审批表附件一原JTTY-61F附表五同时废止、出差报销行程表附件二5.3附件三：住宿、伙食补助系数对应表欧派集团总经理室二一二年三月十三日JTTY-129附件一出差审批表申请部门申请日期姓 名职 务出差申请项目、容计划出差时间自 年 月 日 至年 月 日预计金额交通工具 ；若乘坐飞机,折扣：借支金额部门审批事业部主管副总事业部负责人集团总裁董事长实际出差时间自 年 月 日 至 年 月 日共计

27、天 备注注：出差人凭此审核表进行借支、报帐10 / 10JTTY-129附件二： 出差报销行程表出差人级别：填报日期：出差日期出差起始地点路线交通工具交通费住宿地点住宿天数实际住宿费城市系数按补助标准计住宿费按制度孰低原则确认可报的住宿费按节约部分补50%给出差人备注合计其中：伙食补助 补助金额为：伙食补助 天,补助金额为：伙食补助 天,补助金额为：伙食补助 天,补助金额为：市交通补助天,补助金额为：费补助天,补助金额为：补助合计：元部门制表JTTY-129附件三：住宿、伙食补助系数对应表一、乘1.5系数的城市26个,其所辖区、镇级城市乘1.3系数：、XX、二、乘1.3系数的城市33个,不含所辖区、镇级城市：、呼和浩特、乌鲁木齐、琼海、宜兴、XX、XX、XX、东兴XX、凭祥XX、威海、日照三、乘1.2系数的城市不含所辖区、镇级城市：、江门、7个；XX：1个；：、江阴、常熟5个；：潍坊、东营、枣庄、6个；：、2个；：、慈溪、义乌、7个；：、石狮、42个；：1个；：1个；：、2个；：、2个；：、3个；：、4个；：、株洲2个；：襄樊、2个；：、2个；：、4个；：1个；：、2个；：峨眉山、都江堰、3个；：敦煌、嘉峪关2个；XX：库尔勒1个；：、2个；：1个。