信息化与公证管理规范

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1、信息化与公证管理规范【摘要】以计算机技术和网络技术为核心的信息化作为新型生产力在现今社会飞速发展，信息化在公证领域的广泛应用，让公证工作与科技生产力结合起来，促进公证事业的不断发展，本文阐述了目前信息化在公证管理中的作用、信息化建设的开展方向，目前信息化发展的不足之处，信息化建设对公证管理规范过程中产生巨大的影响，也呼吁公证行业系统加强对信息化建设的投入与落实。 【关键词】公证 信息化 实践 一、信息化的概念及公证信息化的定义 信息化是科技生产力的一支先锋队伍，是推动经济社会发展和变革的重要力量。首届全国信息化工作会议上，对信息化定义为：“信息化是指培育、发展以智能化工具为代表的新的生产力并使

2、之造福于社会的历史过程。” 公证行业的信息化即为“公证信息化”，依托计算机技术、网络技术和数据库技术，通过对计算机硬件及周边设施、软件、数据库和网络的充分应用，在公证业务办理中产生自动化效应和工作模式的变革，规范公证业务流程，控制和集成公证业务和管理活动中的所有信息，实现内外部信息的共享和有效利用，使公证业务、公证监管的过程和结果符合科学发展的要求。 二、公证信息化及公证管理规范的现状 随着信息化潮流的发展趋势，公证行业信息化已被提到公证行业建设的议程中，制定和实施公证行业信息化发展战略，是响应国家信息化建设规划的重要部署，是推动公证工作法制化、制度化以及改善公证管理手段、提高工作效率和质量、

3、扩大公证宣传的重要举措。目前，公证系统已经建立起一套依托中国公证网、独立数据库、自主设计开发管理软件三位一体的一级行业信息化管理平台。中国公证协会在行业管理工作中始终将行业信息化建设作为推动行业发展、提升行业素质的重要手段，并将信息化作为新的管理要素引入到工作中，确立了以建立全国中心数据库、省二级中心、基层公证处为架构的三级行业信息化体系的发展目标。 传统的公证管理模式也在信息化进程里不断的更新和发展，由九十年代的手工受理案件，利用打字机打印公证文书的模式，其余的公证管理基本上全靠人手操作，既费时又无法避免出现错漏。如今，在基本上普及电脑的使用的前提下，公证业务软件的开发并投入使用，传统的人工

4、模式已转化为自受理、起草、收费、审查、制证的全过程电脑化操作的工作模式，这大大的提高了公证的效率，同时也便于严格把好公证质量这一关。如今，加快信息化建设是实现公证工作跨越式、可持续发展的必由之路。 三、信息化的在公证管理中重要作用 （一）提高办证效率、规范办证程序 传统工作模式上，从谈话笔录、公证文书的草拟都是人手办理，不仅效率低下，还容易出现错误。利用公证办证系统，从谈话笔录，权利义务告知等一系列操作均有电脑模板可供选择，公证人员只要选择正确公证事项，谈话笔录、公证书等相关文书经由电脑生成，公证人员只需根据当事人的实际情况稍作修改，则能完成以往需耗时几天的工作，大大的缩短了办证的时间，提高了

5、办证的效率。同时避免遗漏部分程序，也避免人为的不规范操作，同时对办证的每一个流程进行实时监督和控制。 （二）提高办证质量、降低执业风险 传统办案只靠公证员及工作人员的经验来判断，难免出错。例如利用二代身份证读卡器可以对身份证进行真假鉴别，对黑名单人员自动判别，对当事人重复办证进行提醒。对于房产资料的核实，也能通过网络向房管部门进行即时查询，在办理遗嘱等重大财产处分的公证及保全证据进行拍照及实时全程摄像，使出现纠纷时有据可查。在最大程度上减少并杜绝假证、错证的出现，提高了办证质量，有效地降低执业风险。 （三）提高服务水平、增强行业公信力 通过公证办证系统，大大缩短了出证的时间，像公证委托书、护照

6、翻译等需求大的公证项目，能做到当天出具，减少了当事人的等待时间，满足了当事人的需求。在公证处网站上，提供各类公证事项的受理条件、程序、收费标准、相关表格的下载，为当事人申办公证提供了快捷的途径。另外，在网站上提供公证书有选择的查询甄别、抵押登记告示等，使得公证工作流程运作公开透明，方便了当事人的监督，也大大的增强了公证行业的公信力。 （四）提高公证人员素质 信息化时代的公证，公证人员须熟练计算机操作应用，信息化设备的应用促使公证人员进行知识的及时更新和学习，以适应社会的各种新型公证需求，如网页证据保全、电脑摇号现场监督等公证。此外，公证处对外网站可设立“行业信息”、“公证论坛”、“案例分析”等

7、板块，及时反馈公证业内动态，为公证业内人士提供业务研讨，信息交流共享的平台，从而促进办证人员提高业务素质。 （五）实现公证的科学管理 办证系统对公证业务的数据进行分类、归纳、总结、输入数据库，公证管理部门通过公证管理系统对数据进行分析、监控，可实时对公证处的办证现状及公证员的办证情况进行监督、检查。一方面可以及时发现违反程序、违规收费等现象，实现实时动态监督，另一方面，可以对各公证处、公证员办证及收费项目、数量进行对比、分析，使公证管理层对公证业务的发展进行宏观掌控，及时发现社会生活的热点及公证业务发展的缺点、难点，这样不仅实现了对公证业务的科学管理，还为领导决策及制定宏观政策提供了科学的参考

8、依据。 （六）提高公证行业的社会形象、利于公证行业的长远发展 为公证行业树立的公信、公正的社会形象，展示公证的发展现状和公证在社会生活中所起到的预防纠纷、减少诉讼、保护自身合法权益的独特作用。明确公证的社会定位，使公证价值得到体现，公证行业必须端正职业态度，加强社会监督作用，规范办证流程，不断提高公证公信力及公证工作的法制化、规范化，这一切都依赖公证信息化的进一步加强并良好持续发展。 四、公证信息化建设的开展 在信息化的有机结构中，除了人的主导作用外，硬件、软件、数据库和网络是信息化进程中的重要因素，通过对这些要素的有效利用，公证行业在信息化进程将更深入、公证行业的发展将更加蓬勃、生气盎然。

9、（一）硬件建设 信息化建设起码的条件，主要有电脑、服务器、电源、网关、网络以及必要的外设设备（如摄像头、扫描仪、身份证识别仪、指纹识别仪等）等。二代身份证读卡器可有效防止了当事人利用假身份证恶意办公证。办公大厅的液晶显示器可显示办证流程及发证信息。另外，信息化发展需建成综合信息数据库。依托管理网络平台，研发建设公证行业综合信息查询系统。 （二）软件建设 公证软件建设包括公证办证系统、公证管理系统两部分。公证办证系统是办公自动化系统的核心，彻底改变了传统公证办理模式，实现了办公自动化从个体化办公到网络化办公的质的飞跃。公证管理系统则在公证办证系统的基础上以数字化档案管理及公证档案查询系统为主要内

10、容，通过办证数据的读取，对办证数量、种类进行有选择的罗列，对公证管理工作的科学发展提供了必要的条件，管理系统同时对人员的管理，行业内部信息的传达等方面也囊括其中。 （三）局域网及电子网站建设 公证机构内部局域网的建立有利于公证内部管理的进行，亦是公证管理系统的重要组成部分。人员的管理、资料的查询均在公证机构的内部完成，形成一个有机体。同时建立公证处的网站亦是公证信息化的必不可少的环节。通过自建网站，建立“在线咨询”、“在线预约”、“监督投诉”、 “在线查询”等栏目，更好的向社会宣传公证的工作，让社会更好了解公证的程序规范，同时预防不法分子用伪造、变造公证文书损害他们人身权、财产权。 （四）与相

11、关部门的沟通接口的建立 在有了畅通的信息基础平台（内网，公证办证平台和公证管理平台）和各公证机构的电子商务网站（外网），还必须有及时、准确、完整的信息支撑。公证处要与房管、工商、银行等部门积极协调，利用现有的公证行业管理平台与其它行业的信息平台进行信息交换，丰富公证管理平台的功能，使之更好的为广大公证人员服务。例如与房管部门设立专线接口，就委托书公证、房产买卖公证、房产抵押公证、赠与公证的真伪提供专门的核查通道;又如涉台公证书副本的寄送登记及查询等亦可由公证处与公证员协会建立查询接口，即可保证查询内容的真实性，也能节省时间，提高效率。 五、目前各省各市在公证处信息化建设的成就及例子 目前，全国

12、各省、市的公证处均在信息化建设方面取得一定的成绩，这与司法部、中国公证协会对公证信息化的重视是密不可分的。 绥化市众信公证处建立了自己的电子档案系统，公证业务查询和视频监控系统;合肥市衡正公证处建立了公证软件办证系统，配备了先进的电脑硬件设施;青田县公证处建立了适应自身发展的小语种翻译系统、水印纸自动化管理系统等一系列信息化建设进程无不取得可观的效果，大大提高了公证处在社会上的形象。 六、目前公证信息化的发展现状及未来的展望 公证事业的发展要和构建和谐社会紧密联系起来，它是维护社会公平的重要方面，是法律服务的一个重要内容，也是司法行政工作的重要窗口。全球进入信息化时代，伴随经济、社会的发展，公

13、证业务的大量增加对公证机构办公条件、信息化水平以及管理规范化提出了更新更高的要求，信息化公证提倡一种运用计算机技术、网络技术、较好地把人的管理功能智能化。包括对人员的管理、对办证的管理和对相关事务的管理通过系统整合起来，实现智能管理。 目前，公证信息化建设尚有不足的地方。鉴于现实情况中各公证处之间情况差别较大，不宜规定使用统一的软件系统，但需要制定统一的标准，使各公证处之间的数据能够兼容，方便下一步与全国统一公证信息系统的对接，实现信息的共享与无缝传输，方便公证管理部门的统一管理与统计。同时，由于现在公证办证软件在各省市均由不同公司研发，多头研发导致信息数据不能兼容统一。建议将公证平台建设以设区的市为单位更加合理，公证信息平台建设在这一级，有利于促进同一地区公证管理工作的开展，相关规章制度和文件要求的贯彻落实，切实提高管理效能和管理成效。 总之，公证行业信息化建设是一项关系行业未来发展的系统工程。实现行业信息化建设的目标，必须要把各项任务和措施落到实处，真抓实干。各级协会、各公证处要抓紧组织制定本地区、本单位实施行业信息化的规划，将行业信息化建设纳入重要的议事日程，明确职责，落实资金，认真组织实施。