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1、酒店之财务付款凭证填写规范3846694.doc1 of 5酒店日常财务工作中会涉及到三种付款凭证，其名称及使用注意事项分别为：1. 付款申请单 Payment Voucher使用对象：用于酒店为所有供应商或需付款公司支付账款之用，即:公司对公司的结算行为。主要用途：a.向公司实体支付款项，例如：货款、税款、行政交费、合同交费等等；b.向公司实体预付款项，可支付款项类型同上，区别在于是在酒店没有得到对 方货品或服务的基础上的预付款行为；c.此付款单可以选择电汇、支票、现金形式支付。后附凭证资料要求a. 公司的正式发票 ;b. 采购单原件（ 白色联 ）;c. 收货单之财务部联（ 白联 ） 和供应
2、商联（ 蓝联 ）;d. 以及其他相关资料（ 如 : 工程验收单、服务验收单等证明 ）;e. 所有凭证资料必须按以上次序或时间顺序排列装订（ 如向公司支付预付款时,只需后附采购单原件（ 白色联 ）或合同复印件即可） 。填写内容及注意事项 : 如图示 （1）图示 （1）2. 零用现金支出 Petty Cash Voucher使用对象 : 用于支付酒店内部员工以个人身份产生的相关费用 , 即: 非酒店正规采购程序之外的费用产生。 主要用途 :a. 向酒店内部员工支付（ 报销） 款项, 酒店政策允许的可由酒店承担的员工费用,例如 : 出租车费、体检费、保险费等等;b. 没有采购程序的紧急购物 （需有征
3、得财务总监同意）, 例如 : 急用的餐饮原材料、不在酒店库存的物资等等 ;c. 只限于现金交易的发生。 后附凭证资料要求: a. 公司的正式发票 ;d. 收货单之财务部联( 白联 ) 和供应商联( 蓝联 );e. 以及其他相关资料( 如有其他需要), 例如出租车票 ;f. 所有凭证资料必须按以上次序或时间顺序排列装订。 填写内容及注意事项 : 如图示 (2)图示 (2)某某员工Payee 付给 :特殊业务举例 , 酒店员工的出租车费报销填制规范, 如图示 (3)图示 (3)注意 : 出租车费要求每周一次申报, 车票要按凭证所列的时间顺序 , 同样顺序地粘贴排列 , 并且票与票之间不能封粘内容。
4、3. 现金预支 Advance Cash使用对象 : 针对零用现金支出所支付的项目 , 但需要预先付款的。即 : 相当于向财务临时借款。 主要用途 :a. 在征得财务总监及总经理的批准后 , 需要预先支取的活动经费 , 例如 : 出差 款、培训费等等;b. 因事务紧急无法执行正常的采购程序的紧急购物 ; 经财务总监及总经理批准后的采购活动, 需要预先支取现金前往的业务, 例如 : 为客人代购的物品、需到大市场完成的现金采购等等。 c. 注意 : 一旦现金预支业务发生, 事后要及时完成报销手续, 将借款冲回。后附凭证资料要求: a. 采购单原件( 白联 );c. 其他相关资料(如: 有部门总监或
5、总经理签批的文件。 )例如 :会议付费通知、出差行程计划等等;d. 所有凭证资料必须按以上次序或时间顺序排列装订。某某销售员Payee 付给 :填写内容及注意事项 : 如图示 (4)图示 (4)当现金预支所涉及的业务完成后,要及时进行报销手续, 即: 填写报销凭证 ,如图示 (5)图示 (5)此时后附凭证资料要求: a. 公司正式发票 ;某某员工 Date 日期 Paye e 付给 :Dep artment 财务部 / 部门 :Payeeb. 如有预支款项余额, 需先将余款退还总出纳后 , 将还款收据附上;c. 酒店收货单财务部联( 白联 ) 和供应商联( 蓝联 );d. 所有凭证资料必须按以上次序或时间顺序排列装订。以上所述为酒店财务部标准付款申请凭证的填制原则和方法, 即时生效 ! 谨请所有部门严格遵守 , 正确操作。如有不清楚之处, 请及时致电财务部总账, 咨询正确的解决办法。随本文本同时传送电子版付款凭证模板以便使用部门填制。谢谢大家的合作!撰稿:刘京伟-助理财务总监日期 :2007 年 06 月 08 日注 : 本规范将以 Finance P&P 形式 , 再次发出。
酒店之财务付款凭证填写规范
