全国集中项目合同管理系统功能设计

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1、中国 *2017 年全国集中系统建设项目系统功能设计合同系统文档管理文档信息文档名称最初作者当前修改作者版本信息版本日期作者修改注释V1.02017-08-12批准姓名职务姓名:日期:姓名:日期:目录1 文档说明51.1 编制说明51.2 使用范围 51.3 项目背景51.4 文档目标 52 合同管理62.1 合同模版 62.1.1 业务描述 62.1.2 主要功能62.1.3 表单填写说明 62.1.4 系统功能主要控制点72.2 合同审批72.2.1 业务描述72.2.2 主要功能 72.2.3 表单填写说明 82.2.4 系统功能主要控制点102.3 合同签约 102.3.1 业务描述1

2、02.3.2 主要功能 102.3.3 表单填写说明112.3.4 系统功能主要控制点112.4 合同变更 122.4.1 业务描述 122.4.2 主要功能 122.4.3 表单填写说明 122.4.4 系统功能主要控制点 152.5 合同归档152.5.1 业务描述 152.5.2 主要功能152.5.3 表单填写说明 152.5.4 系统功能主要控制点162.6 合同撤消162.6.1 业务描述162.6.2 主要功能 162.6.3 表单填写说明 162.6.4 系统功能主要控制点172.7 合同问题172.7.1 业务描述172.7.2 主要功能 172.7.3 表单填写说明 172

3、.7.4 系统功能主要控制点182.8 合同履行监控 182.8.1 业务描述 182.8.2 主要功能192.8.3 表单填写说明 192.8.4 系统功能主要控制点212.9 信用管理222.9.1 业务描述 222.9.2 主要功能222.9.3 表单填写说明 222.9.4 系统功能主要控制点233 附录233.1 数据字典233.1.1 签约方式 233.1.2 合同类型233.1.3 合同文本类型243.1.4 采购组织方式243.1.5 履行要求253.1.6 内控审批项目类别253.1.7 印花税计税品目251文档说明1.1 编制说明本文档用于指导中国* 全国集中项目合同管理系

4、统的系统功能设计,为开发人 员提供参考。1.2 使用范围本文档适用于中国*集团公司及所属公司、中国*股份有限公司及所属集中项目合同管理系统的建设。1.3 项目背景通过集中系统的建设,目标是在中国 *全国范围内建立一个集中、规范、统一的 合同管理系统。该合同管理系统为一级架构,总部、省公司、地市、县公司四级应用,并 与工程、采购、财务及相关业务系统流程贯通、信息共享。通过实时、高效的合同管理系统,实现对合同全生命周期的管理,提高合同管理效 率,保障公司高效运营,有效防范法律风险、支撑管理提升和集约化。总之,通过集中系统的建设,将有效促进中国*的纵向管理一体化和横向业务集成化进而达到集约高效,为中

5、国*进一步提高管理水平、保持可持续发展和实现精确 管理搭建强大的技术和管理平台。1.4 文档目标本文档对2017年中国*全国集中系统合同管理系统的系统功能设计进行描述,准 确描述合同管理相关业务流程和方案需求,为系统第一阶段试点省份和后续全国推广的系 统功能设计提供标准。本系统的开发实施以及后续的测试相关工作必须确保符合本文档的 相关要求。本文档预期读者为:全国集中项目相关实施省公司领导和业务骨干、实施方项目经 理、实施方开发人员和测试人员等。2合同管理2.1 合同模版2.1.1 业务描述为了降低法律风险、提高工作效率,集团法律部根据业务需要和内控要求制定印发了规 范合同文本(亦称“合同模版”

6、),供全集团统一使用。2.1.2 主要功能定义各类合同模版的格式,承办人在合同拟稿时可以直接引用模版,减轻工作量,提 高工作效率。法律部门在合同模版管理中上传发布合同模版,规定合同模版适用范围和要求。集团公司发布的规范合同文本,经集团总部审批完成后发布,全集团可以使用。省公司发布的规范合同文本,经省公司审批完成后发布,全省可以使用。规范合同文本均送法辅系统,所有省份可以查看,不可修改。规范合同文本分为固化文本和示范文本。合同规范文本在审批过程中可以对模版在线修订。2.1.3 表单填写说明业务表单格式:I上合同模版.xlsx表单填写说明:字段名称注释1选择备注填写用户在舁 厅P系统自动取数发布人

7、模版发布人姓 名系统自动取数发布单位发布者对应的 部门系统自动取数适用签约方式勾选签约方式必选见附录3.1.1法律人员模版类型下拉框选择类 型(固化模 版,示范模 版)必选法律人员正式入库日期合同模版通过系统自动取数一 了6审批的日期合同类型可以多选 n必选见附录3.1.2 1法律人员是否免审模版下拉框选择: 是,否必须默认为否法律人员会签部门需要会签的部 门可选申请人财务部审批下拉框选择 是,否必选申请人合同文本类型必选见附录3.1.3法律人员文本名称输入上传的合 同模版文件名必填上传附件上传合同模版必填申请人2.1.4 系统功能主要控制点模版类型为固化文本的,合同拟稿或审批中在线修订的,原

8、有数据不可以修改。模版类型为示范文本的,合同拟稿或审批中在线修订的,原有数据可以修改。2.2 合同审批2.2.1 业务描述企业发生经济、业务活动时,按规定需签署合同的,由承办人准备相关签约依据、起草 合同,经过相关审批后,该合同才能签约。2.2.2 主要功能合同承办人填写合同基本信息、合同其他信息,调用相应的合同模版,生成合同文本 原稿。在合同签订流程中,各审批人可对合同原稿进行在线修订,系统支持修订留痕。合同可引用多个“预制采购订单”,从采购订单上继承合同金额、工程信息、供应商 信息,如果合同信息继承自采购订单,则不允许对合同金额进行调整,以确保合同与采购 订单信息的一致性。系统依据合同金额

9、、合同类型、签约方式、合同主体等属性,按预设条件决定合同的 审批环节。按各省合同管理规定和内控管理规定,订单审批分为简易流程和一般流程,简易流程 为订单拟稿-部门领导审批-采购部门审批-订单定稿-结束。一般流程与各省的合 同审批一致。2.2.3 表单填写说明业务表单格式:合同审批.xlsx表单填写说明:字段名称注释选择|备注|填写用户发起号系统自动生成正式编号正式合同编号系统自动生成合同名称必填签约方式为框架 时,展示为框架 名称;为订单 时,展小订单名 称。合同拟稿人合同概况限2000汉字必填框架编号选择预制采购 订单后带入系统自动取数签约方式为订单 才展示框架名称系统自动取数签约方式为订单

10、 才展示合同金额必填签约主体行信息我方名称选择:公章名 称必填对方名称合同签约的对 方名称必填支出类合同从供 应商库选择,收 入类、无收支合 同为选择或输入是否关联交易带入关联交易类型必选合同分摊金额必填签约依据行信息签约依据选择(决策依 据、其他)必选上传附件附件上传可选合同模版和附件信息合同范本类型选择:规范文 本,自拟义本必填合同正文合同审批稿必须 上传;合同定稿 为生成以下为合同审批信息承办部门意见自动生成会签部门意见自动生成财务部门意见自动生成法律部门意见自动生成 管理层意见自动生成省会签部门意见自动生成省财务部门意见自动生成省法律部门意见自动生成省管理层意见自动生成采购信息其他信息

11、米购组织方式必选见附录3.1.4采购订单号从米购带入;B类合同必须有:提供链接1采购订单名称从米购带入B类合同必须有工程编号从米购带入 1B类合同必须有提供链接工程名称从米购带入B类合同必须有工程管理员从米购带入一B类合同必须有米购方式从米购带入B类合同必须有合同分摊金额从米购带入B类合同必须有履约信息选择常用收付款比 例选择:10 (一 次性付款);7、3; 7、2、1.必选合同履行期限填写起止日期必填1是否有顺延条款是,否必选顺延时间条件必填当是否顺延选择 是的时候必填顺 延时间表体记录履约明细第N次新增时自动带 入必填履行要求选择必选见附录3.1.5约定履行日期必填约定收付款日期必填约定

12、收付比例必填约定收付金额 (元)财务税务信息必填印花税计税品目必选见附录3.1.7保证金财务税务明细信息选填_发票类型选填税种选填价税合计选填税率对应税种的税 率自动带入选择税种时自动 带入税额自动计算不含税金额自动计算其他信息是否续约提醒必填是否属于关键合同必填是否年度框架协议 或战略合作协议选填是否送上级单位审 批选填是否自主知识产权选填内控审批项目类别必填见3.1.6附录一次性销售收入江苏才展小月租收入江苏才展小2.2.4 系统功能主要控制点收入类、无收支类合同,合同对方名称可输可选,支出类合同,合同对方名称必须从 供应商库里选择。合同、订单类型为B类的,必须引用预制采购订单。无收支类合

13、同:履约信息要可以不填。签约方式为框架:履约信息可以不填2.3 合同签约2.3.1 业务描述合同审批通过后,合同双方签字盖章后合同生效。2.3.2 主要功能合同文本在双方签字盖章,合同文本回收时,法律人员在系统中标识“已签约”。合同、订单“已签约”,不作为限制收货的必要条件,但要作为限制付款的必要条 件。a)广东模式:现状:合同审批通过,双方签字盖章后,合同承办人填写签约时间并在系统点击提交 归档。系统自动将相关电子数据送档案系统。档案系统显示文档为待归档状态,待承办人扫描签字盖章页在EIAC上传后在合同系统将合同更新状态为已归档。档案管理员确认收 到纸质文本,而且确认双方签字盖章都有,简单做

14、形式审核后点击激活,这样财务报账系 统的这个合同才可以发起付款申请。未来方案设计:法律人员标示已盖章待签约或已盖章已签约后,承办人对签字盖章页扫描上传到集中 合同系统,然后承办人填写合同履行期限后提交结束。档案管理员收到纸质文件时,在集 中合同系统对该合同点击“待归档”,系统后台自动将合同审批表单的结构数据、合同正 文、签字盖章页数据送档案管理系统、财辅系统、采辅系统。b)非广东模式:现状:合同签约后承办人在合同系统中点击归档,合同审批表单的数据和附件后台送 档案系统;定时由法律人员将纸质文本附移交清单送档案室。未来方案设计:合同承办人员将已签约合同送交法律人员时,法律人员在系统中标示已签约后

15、,该合 同相关电子数据才能推送财辅系统、采辅系统、档案系统。纸质文本归档:由法律人员定 时生成合同档案移交清单,连同合同纸质文本提交档案管理员(江苏档案管理员不在合同 系统中做确认动作,配置时要注意)。2.3.3 表单填写说明业务表单格式:合同盖章签约.xlsx表单填写说明:2.3.4 系统功能主要控制点广东模式:法律人员标示已盖章待签约或已盖章已签约后,承办人对签字盖章页扫描上传到集中 合同系统,然后承办人填写合同履行期限后提交结束。档案管理员收到纸质文件时,在集 中合同系统对该合同点击“待归档”,系统后台自动将合同审批表单的结构数据、合同正 文、签字盖章页数据送档案管理系统、财辅系统、采辅

16、系统。非广东模式:合同承办人员将已签约合同送交法律人员时,法律人员在系统中标示已签约后,该合 同相关电子数据才能推送财辅系统、采辅系统、档案系统。纸质文本归档:由法律人员定 时生成合同档案移交清单,连同合同纸质文本提交档案管理员(江苏档案管理员不在合同 系统中做确认动作,配置时要注意)。2.4 合同变更2.4.1 业务描述对于已经签约的合同,由于业务发生变化,需对合同条款变更、或终止合同的,承办人 要对该合同发起合同变更或合同解除。2.4.2 主要功能合同承办人引用原合同。原合同的相关信息继承到变更合同,承办人可以引用合同规 范文本,各审批人可对合同原稿进行在线修订,系统支持修订留痕。合同变更

17、需对原合同的“预制采购订单”进行调整的,应修改原订单的金额后在合同 系统中计算差额,不允许对合同金额进行直接调整,以确保合同与采购订单信息的一致 性。合同变更、合同解除流程与合同审批流程相同。合同变更:在合同盖章签约生效后,对合同条款的变更,需通过合同变更、流程执 行。合同解除:在合同盖章签约生效后,对合同条款的解除,需通过合同解除流程执行, 需标识该解除是对原合同的解除,审批通过后,将原合同状态设置为已解除。合同变更、解除时,需与原合同关联,产生新的正式合同编号,采购合同订单号等相 关信息,可从原合同继承。合同变更时,需与相关的采购合同订单保持数据的一致性。增 加”是否涉及金额变更”:为“是

18、”时带入“原合同金额”、“合同变更额(计算)、本合 同金额(填:本合同金额)”。2.4.3 表单填写说明业务表单格式:合同变更.xlsx表单填写说明:字段名称注释选择备注填写用户发起号系统自动生成正式编号正式合同编号系统自动生成合同名称必填签约方式为框架 时,展示为框架 名称;为订单 时,展小订单名 称。合同拟稿人合同概况必填原合同正式编号选择必选原合同名称带入系统自动取数原合同金额带入系统自动取数本合同金额填写必填合同变更额自动计算系统自动计算签约主体行信息我方名称选择:公章名 称必填对方名称合同签约的对 方名称必填支出类合同从供 应商库选择,收 入类、无收支合 同为选择或输入是否关联交易带

19、入关联交易类型必选合同分摊金额必填签约依才舌行信息签约依据选择(决策依 据、其他)必选上传附件附件上传可选合同模版和附件信息合同范本类型规范文本,自 拟义本必填合同正文点击查看上传 的引用后的合 同正文合同审批稿必须 上传;合同定稿 为生成以下为合同审批信息承办部门意见自动生成会签部门意见自动生成财务部门意见自动生成法律部门意见自动生成管理层意见自动生成pL一 亡 M13省会签部门意见自动生成省财务部门意见自动生成 省法律部门意见自动生成省管理层意见自动生成采购信息其他信息米购组织方式必选见附录3.1.4采购订单号从米购带入1B类合同必须有:提供链接1采购订单名称从米购带入B类合同必须有工程编

20、号从米购带入B类合同必须有提供链接工程名称从米购带入:B类合同必须有:工程管理员从米购带入B类合同必须有米购方式从米购带入B类合同必须有合同分摊金额从米购带入B类合同必须有履约信息选择常用收付款比 例选择:10 (一 次性付款); 7、3; 7、2、 1.必填合同履行期限填写起止日期必填是否有顺延条款是,否必选顺延时间条件必填当是否顺延选择 是的时候必填顺 延时间表体记录履约明细第N次引用原合同时 自动带入,可 修改必填履行要求必选见附录3.1.5约定履行日期必填约定收付款日期必填约定收付比例必填约定收付金额 (元)必填财务税务信息印花税计税品目必填见附录3.1.7保证金选填1财务税务明细信息

21、发票类型选填税种选填价税合计选填税率对应税种的税 率选择税种时自动 带入税额自动计算不含税金额自动计算其他信息是否续约提醒必填是否属于关键合同必填是否年度框架协议 或战略合作协议必填是否送上级单位审 批必填是否自主知识产权必填默认否内控审批项目类别必填见附录3.1.6一次性销售收入必填江苏收入合同才 展小月租收入必填江苏收入合同才 展小2.4.4 系统功能主要控制点收入类、无收支类合同,合同对方名称可输可选,支出类合同,合同对方名称必须从 供应商库里选择。合同类型为B类的,必须引用预制采购订单。合同解除:履约信息可以不填。合同变更:将原合同的履约信息要带入变更合同。2.5 合同归档2.5.1

22、业务描述合同归档是指合同签署后,法律人员或承办人员将纸质合同移交档案管理员进行归 档。2.5.2 主要功能法律人员根据合同编号或签约日期等条件生成合同移交清单,档案管理员收到纸质文 件后,对移交清单进行确认。2.5.3 表单填写说明业务表单格式:合同归档.xlsx表单填写说明:字段名称注释选择备注1填写用户归档号自动生成公司主体带入必填定稿日期带入必填移交清单明细在舁 厅P自动生成 二正式编号带入必选合同名称带入对方名称带入合同金额带入履行期限带入1承办部门带入承办人带入2.5.4 系统功能主要控制点无2.6 合同撤消2.6.1 业务描述合同审批后,因为谈判等原因,最终没有签约生效的,承办人可

23、以申请合同撤销2.6.2 主要功能合同撤销:已编号但未盖章签约生效的合同,经过撤销审批后。合同状态为:已撤 销。2.6.3 表单填写说明业务表单格式:同合同审批表单。表单填写说明:无(不用填写,只有审批)2.6.4 系统功能主要控制点合同、框架、订单已正式编号的,承办人才能发起撤消。2.7 合同问题2.7.1 业务描述合同审批表填写错误但不影响合同审批流程,需对合同审批表上的数据笔误实施修正 的审批过程。在合同已编号未盖章签约时,合同正文及附件由于笔误原因,需对数据实施修正的审 批过程。2.7.2 主要功能系统提供在不影响审批流程的情况下,进行对合同正文的部分内容进行修订,修正的 功能。2.7

24、.3 表单填写说明业务表单格式:合同问题管理.xls表单填写说明:字段名称注释选择备注填写用户原合同信息发起号选择必选正式编号/合同名 称带入必选承办人承办人带入承办部门带入合同状态带入承办部门意见问题编号自动生成必填问题标题填写1必填1问题描述填写必填登记日期系统自动取数法律部、意见处理方案必填办理时间系统自动取数运维人员处理结果处理结果必填办理时间系统自动取数承办公确认承办人确认必填办理时间系统自动取数上传附件上传附件可上传2.7.4 系统功能主要控制点无2.8 合同履行监控2.8.1 业务描述为了加大合同履行监控力度,提高合同履行监控流程自动化程度,加强合同履行的可 监控,在合同签约后,

25、合同履行人应该对合同后续的履行情况进行跟踪、分析和监控。合同履约监控触发规则(一)触发金额限制(按收付类型、按省市配置):地区分类名称付款类履行额度(万元)收款类履行额度(万元)省公司500200地市无限制无限制(二)触发条件:1、 履约提醒的触发条件:(1)根据合同审批表填写的履约信息,每次计划的收付款日期前30 (按收付、省可配置)天生成收付款提醒,多次收付款计划多次提醒。(2)每次收付款日期只提醒一次,即触发生成1张收付款提醒单的待办给承办人,要可以转给部门其他人阅办(类似阅办)。(3)对已提醒的收付款日期不再生成收付款待办单。2、付款类履约异常的触发条件:(1)统计并比较截止目前,合同

26、实际付款累计金额和合同规定应付的累计金额,如果金额不等(土 10%)(按省配置),即为异常,但不生成履约监控单,只产生该合同的首次发 生异常的时间。(2)当合同履行监控异常时,不立刻触发付款类合同履行流程,只有当超过规定的时间(当前时间一首次发现异常的时间 15天)(按省配置),才触发付款类合同履行监控流 程。(3)当合同履行实际到货(或服务、试运行、初验、终验)日期为空时,当前日期履行计划到货(或服务、试运行、初验、终验)日期 30天(按省、按履行要求配置)时,才触 发合同履行监控流程。(4)履行监控单待办都在合同页面承办人处。3、不触发履约提醒或履约异常的例外情形(1)收支类型为无收支类的

27、合同不触发合同履行监控。(2)合同属于框架合同不触发合同履行监控。(框架合同指合同仅约定合同总金额或合同 方式,未约定具体付款时间、付款金额)4、合同续约提醒(可配置化)(1)合同页面信息是否续约提醒为是的,在合同履行终止日期前2个月(可按省配置)生成续约提醒单(待办在承办人处)。(2)合同属于是否续约提醒为否或无限期顺延的合同则不触发合同续约提醒。2.8.2 主要功能系统对已签约的合同(不含已解除合同)使用自动生成履约监控单、续约提醒单、履 约提醒单。解除合同审批过程中,如有在途的履约监控单、续约提醒单和履约提醒单, 待解除合同标示已签约后,上述履约监控单、续约提醒单、履约提醒单流程自动终止

28、。2.8.3 表单填写说明业务表单格式:合同履彳f监控.xls表单填写说明:字段名称注释选择备注填写用户履约提醒单基本信息发起号自动生成正式编号自动生成合同名称自动生成合同概况自动生成合同金额自动生成合同金额大写自动生成对方名称自动生成合同类型自动生成收付类型自动生成履行部门选择必选履行人选择必选是否关联交易自动生成承办部门自动生成承办人/电话自动生成合同约定履行内容第N次自动生成履行要求自动生成约定履行日期自动生成 1约定收付金额自动生成约定收付款日期自动生成说明自动生成 1合计自动生成合同续约提醒单发起号自动生成正式编号自动生成合同名称自动生成原合同终止日期自动生成预计顺延时间填写可选填承

29、办人自动生成承办部门自动生成联系电话自动生成备注自动生成合同履行监控审批合同履约情况正常,异常必选基本信息履行单流水号自动生成发起号自动生成正式编号自动生成合同名称自动生成合同概况自动生成合同金额自动生成合同金额大写自动生成对方名称自动生成 一合同类型自动生成收付类型自动生成履行部门选择一履行人选择可选流程在履行部门 审批时,必填是否关联交易自动生成承办部门自动生成承办人/电话自动生成合同约定履行明细内容第N次自动生成履行要求自动生成约定履行日期自动生成约定收付金额自动生成约定收付款日期自动生成说明自动生成合计自动生成合同履行期限自动生成合同实际履行情况异常类型选择必选异常类型为正常 时不展示

30、异常原因填写必填异常类型为正常 时不展示第N次自动生成履行要求自动生成实际履行日期自动生成实际收付金额自动生成实际收付款日期自动生成说明填写选填合计上传附件2.8.4 系统功能主要控制点合同变更的,按已签约变更合同的履约信息生成履约监控单、续约提醒单、履约提醒 单。履行监控单,承办人提交履行部门归口管理人员,由归口管理人员转给履行人。履约提醒单,承办人可直接转交给履行人。2.8.5 管理2.9.1业务描述根据管理和业务需要,建立对供应商的信用管理机制,采集包括供货、初验、终验逾 期次数、服务逾期次数、质量不合格次数、收付款逾期次数的数据。用于对供应商信用评 估的参考。2.9.2主要功能系统根据

31、合同履行信息和实际履行信息,生成供货异常、收付款异常、初验异常、终 验异常等相关履行异常监控单。报表平台按合同对方名称采集相应的履行异常监控单的总张数,生成供货、初验、终 验、收付款、服务逾期次数。2.9.3表单填写说明业务表单格式:合同信用管理.xlsx表单填写说明:字段名称注释选择备注填写用户表头信息创建日期履行监控单生 成的日期对方名称供应商主数据 名称表体信息在舁 厅P自动生成对方名称供应商主数据 名称供货逾期次数供货履行监控 单异常张数质量不合格次数采购退货单张 数初验逾期次数初验履行监控 单异常张数试运行逾期次数试运行履行监 控单异常张数终验逾期次数终验履行监控 单异常张数服务逾期

32、次数服务履行监控 单异常张数收付款逾期次数收付款履行监 控单异常张数2.9.4系统功能主要控制点无3附录3.1 数据字典3.1.1 签约方式签约方式代码签约方式备注备注01合同02框架03订单3.1.2 合同类型合同类型代码合同类型分类合同类型明细A-1A-行政后勤类办公设备采购(A-1)A-2家具采购(A-2)A-3报刊订阅(A-3)A-4车辆购置、租赁(A-4)A-5物业管理(A-5)A-6电梯维护(A-6)A-7房屋管理(含涉及的后期综合布线、维护等)(A-7)A-8信息终端设备租用(A-8)A-9其他(A-9)B-1B-通信建设类通信设备采购(B-1)B-2委托代理(B-2)B-3系统

33、集成(B-3)B-4软件许可(B-4)B-5软件开发(B-5)B-6一基建项目(B-6)I-1I-其他类保密协议(I-1)I-2商标许可(I-2)I-3培训协议(员工)(I-3)I-4其他(I-4)3.1.3 合同文本类型代码名称备注01集团固化文本02集团示范文本03省公司固化文本04省公司示范文本3.1.4 采购组织方式代码名称备注01集团公司统谈统签(集团 公司方式一)02集团公司统谈分签(集团 公司方式一)03省公司统谈统签(省公司 方式一)04省公司统谈分签(省公司 方式一)05地市公司自行采购(省公 司方式二)3.1.5 履行要求代码名称备注01到货02初验03试运行04终验05服务3.1.6 内控审批项目类别代码名称备注01资本性支出02成本费用03收入04其他说明:2、3级分类由各省自行定义,分省展示。3.1.7 印花税计税品目代码名称备注01购销02加工承揽03建设工程承包04财产租赁05货物运输06仓储保管07借款08财产保险09技术合同10其他

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