工程公司办公文件管理规定

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1、中国3000万经理人首选培训网站工程公司办公文件管理规定1 目的 提高办文速度和质量，发挥文件(含外来文件)在各项工作中的指导作用。 2 范围 适用于公司办公文件的管理控制。3 定义 3.1 文件管理：其主要内容包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。4 权责 4.1 公司行政部文控的工作职能主要有：1)文件与资料的登记、编码、发行、保管、分发与维护；2)过期无效文件的回收、作废、销毁及暂留文件的保管；3)文件与资料原件的保管及维护；4)文件与资料有效性的监控。4.2 各部门在各自职责范围内负责文件管理。5 内容5.1 办公文件管理工作流程 见图1。5.2 办公

2、文件管理工作说明见表1。5.3办公文件具体要求5.3.1 收文的管理包括：1)公文的签收；2)公文的编号保管；3)公文的阅批与分转；4)文件的传阅与催办。 5.3.2 发文的管理包括：1)发文的规定：（1）全公司上报下发正式文件的权力集中于行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。（2）各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司行政部提出发文申请，并将文件底稿交行政部审核。行政部同意发文，则由行政部按机构设置与业务分工统一归口以公司名义发文。（3）对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由总经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。1)发

3、文的范围：(1)凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。(2)公司下发文件主要用于：公布全公司规章制度；转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；公布公司体制机构变动或干部任免事项；公布全公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报；其他有关全公司的重大事项。(3)公司上行文、外发文主要用于：对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定。同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。在公司日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作

4、、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用工作简讯发会议纪要。各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。2)发文程序与要求各部门需要发文，应事先向行政部提出申请。行政部同意发文时，主办部门应以国家法令、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔

5、书写。文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级。应根据公司的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和修改；对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿。经行政部审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责)。对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚。需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。文稿审核会签后，按批准权限的规定呈送公司领导审定批准签发。经领导批准签发后的文稿交文员统一编号送打印。文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应

6、在发文稿上签名。文件打字后，由行政部文员按数印刷，再由行政部分发并检查落实情况。6 相关资料6.1 相关文件 6.1.1文件控制程序 6.2 附件 东莞德信诚精品培训课程(部分)(点击课程名称打开课程详细介绍) 内审员系列培训课程查看详情 A01 ISO9001:2008内审员培训班(ISO9001内审员)A02 ISO14001:2004内审员培训班A03 ISO/TS16949:2009内审员培训A04 OHSAS18001:2007标准理解及内审员培训A05 IECQ-HSPM QC080000内审员培训A06 ISO13485:2003医疗器械质量体系内审员培训A07 SA8000社会

7、责任内审员培训(SA8000内审员)A08 ICTI玩具商业行为守则内审员培训班A09 ISO14064:2006内审员培训班A10 GB/T23331-2009能源管理体系内审员培训A15 量规仪器校验与管理实务课程(仪校员培训 内校员培训)A16 ISO管理代表及体系推行专员训练营A17 ISO文控员培训/文管员培训实务课程A18 优秀管理者代表训练营 (MR管理代表训练) JIT精益生产现场管理系列课程查看详情 P01 JIT精益生产与现场改善培训班P02 生产合理化改善-IE工业工程实务训练营P03 PMC生产计划管理实务培训班(生管员培训)P04 高效仓储管理与盘点技巧培训班(仓管员

8、培训)P05 目视管理与5S运动推行实务培训班P06 采购与供应链管理实务 (采购员培训) 中基层管理干部TWI系列训练查看详情 M01 优秀班组长管理实务公开课(班组长公培训)M02 优秀班组长现场管理实务培训班M03 优秀班组长品质管理实务培训班M04 优秀班组长生产安全管理实务培训班M06 提升团队执行力训练课程 (执行力培训)M07 如何做一名优秀的现场主管培训班M08 中基层现场干部TWI管理技能提升(TWI培训)M09 有效沟通技巧培训班(团队沟通 企业内外部沟通)M10 企业内部讲师培训班(东莞TTT培训)M11 MTP中阶主管管理才能提升培训班(东莞MTP培训)M12 高效能时

9、间管理培训班 TS16949五大工具与QC/QA/QE品质管理类查看详情 Q05 TS16949五大工具实战训练 (五大工具培训)Q06 APQP&CP先期质量策划及控制计划培训Q07 DFMEA设计潜在失效模式分析培训(DFMEA培训)Q08 PFMEA过程潜在失效模式及效应分析训练营Q09 MSA测量系统分析与仪器校验实务Q10 SPC统计过程控制培训课程(SPC训练)Q11 CPK制程能力分析与SPC统计制程管制应用训练Q12 QC七大手法与SPC实战训练班(QC7 & SPC培训)Q03 品质工程师(QE质量工程师)实务培训班Q02 品质主管训练营(品质经理人训练)Q01 杰出品质检验

10、员QC培训班Q13 品管常用工具QC七大手法培训(旧QC7培训)Q14 新QC七大手法实战培训(新QC7培训)Q04 QCC品管圈活动训练课程 (QCC培训) 节能环保安全EHS公开课程查看详情 E01 节约能源管理培训(节能降耗培训)E03 GBT23331-2009能源管理体系知识培训(GBT23331标准理解)A18 ISO50001能源管理体系内审员培训(ISO50001内审员)A12 ISO9000/ISO14000一体化内审员培训班A13 ISO14001/OHSAS18001体系二合一内审员培训班A14 ISO9000/ISO14000/OHSAS18001一体化内审员培训班 东

11、莞精品企业内训课程查看详情 M05 优秀班组长管理技能提升内训班(1-3天)P07 年终盘点与库存管理实务内训班( 1-2天课程 )M13 高绩效团队及执行力提升训练营(团队执行力 1-2天)Q15 FMEA失效模式分析实战训练内训(FMEA内训 1-3天)Q16 新旧QC七大手法实战内训(QC7内训 1-2天)A11 ISO内审员审核技巧提高班(ISO内审员提高班)A07 SA8000社会责任内审员培训(SA8000内审员)A08 ISO9001:2008内审员培训班(ISO9001内审员)A09 ISO14001:2004内审员培训班A10 ISO/TS16949:2009内审员培训A19

12、 ISO10015培训管理体系标准理解与实施培训东莞德信诚公开课培训计划 培训报名表下载 相关办文单、传阅单图1 办公文件管理工作流程流程名称办公文件管理流程任务概要公司内各类文件的起草、收发与管理单位总经理行政经理行政部各职能部门节点ABCD签发签发 开始起草文件 档案收集 会签审查编号 是文件定期整理文件存档下发文件 打印文件 否 结束 起草文件 文件会签 执行文件 任务名称节点任务程序、重点及标准时限相关资料起草文件C2D2C3D4程序文件草案由公司各部门根据工作需要起草公司文件，交行政部；各单位如有需要请示问题也要写成报告交行政部行政人员审核文件是否需要会签；需要会签的文件交给相应单位

13、会签1个工作日重点起草文件标准及时、准确、可行审查编号C4B4A4程序文件管理制度由行政人员确定文件的编号报公司行政经理审批、签发超越行政经理权限的文件，由总经理审批重点审查编号标准公正、公平印制文件C5程序相关文件由行政人员负责印制文件(打印、印刷等)1个工作日重点印制文件标准准确、及时下发文件C6程序相关文件由行政人员负责将文件下发给相关执行单位1个工作日重点文件下发标准准确、及时文件存档C7程序文件档案由行政人员负责将文件存档1个工作日重点文件的贮存和保管 标准整洁、安全文件定期整理C8程序文件管理制度由行政人员负责将保存的文件定期整理每半年一次重点文件定期整理标准及时、清楚、准确更多免费资料下载请进：好好学习社区