高速传媒公司协同办公平台项目解决方案书

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1、编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第65页 共65页安徽高速传媒有限公司协同办公平台项目解决方案书北京用友致远软件技术有限公司2010年4月11日目 录第一章 项目分析51.1 安徽高速传媒有限公司需求分析51.1.1 公共办公部分51.1.2 个人事务部分61.1.3 日常办公部分71.1.4 系统管理/个人系统71.2 管理现状分析81.3 系统建设目标分析91.3.1 总体目标91.3.2 应用目标91.4 系统设计原则91.4.1 先进性91.4.2 稳定性101.4.3 扩展性101.4.4 安全性101.5 技术架构101.6 技术特性101.7 应

2、用架构111.8 安全设计111.9 运行环境12第二章 系统功能说明132.1 A6关键功能132.2 A6重点功能142.2.1 电子办公桌142.2.2 协同办公152.2.3 工作流引擎152.2.4 知识管理182.2.5 信息发布212.2.6 应用关联242.2.7 A6精灵282.3 A6其他功能292.3.1 公文管理292.3.2 日程、会议、计划312.3.3 电子邮件342.3.4 个人设置362.3.5 常用工具372.3.6 在线帮助372.4 A6扩展插件382.4.1 Office插件382.4.2 身份认证插件382.4.3 GK-Express插件382.4

3、.4 安全传输插件392.4.5 综合办公插件392.4.6 电子签章插件39第三章 手机应用413.1 登录和首页413.2 处理待办协同413.2.1 待办协同列表413.2.2 查看内容、正文、流程意见和处理协同423.2.3 查看附件433.3 处理待办公文433.3.1 待办公文列表433.3.2 查看内容、正文、流程意见和处理公文443.3.3 查看附件443.4 处理表单453.4.1 接收和查看表单453.4.2 根据权限填写（修改）表单数据463.4.3 系统自动隐藏用户无权查看的数据项463.4.4 处理表单463.5 短信推送待办协同/待办公文463.5.1 短信提醒待办

4、协同/待办公文473.5.2 点击短信登录系统473.5.3 直接进入待办协同473.5.4 处理待办协同483.6 公文/协同查询483.7 文档查阅483.8 新闻公告查阅493.9 日程查阅49第四章 与GIS系统整合504.1 协同办公系统的数据接口504.2 整合的应用514.2.1 A6系统读取其他业务系统数据举例514.2.2 A6系统写入其他业务系统数据举例514.3 与GIS整合数据交换的关键514.3.1 数据的读取514.3.2 数据的写入51第五章 实施及部署535.1 系统部署535.2 实施管理535.2.1 流程管理535.2.2 全程管理545.3 实施保障体系

5、555.3.1 组织保障555.3.2 制度保障555.3.3 质量保障575.4 实施进度计划575.5 培训计划58第六章 服务保障体系596.1 服务宗旨596.2 服务保证596.3 服务体系结构596.4 服务范围和内容596.5 免费服务期限606.6 软件升级服务60第七章 用友致远公司介绍61第一章 项目分析这次通过建设办公自动化系统（协同管理软件）是满足企业信息化建设的需要，整合系统内部资源，更好的协助企业进行信息化管理，提升执行管理能力。本建议书基于和安徽高速传媒有限公司相关负责人的沟通，从安徽高速传媒有限公司的需求情况出发，从系统建设目标，技术解决方案，应用解决方案和项目

6、报价等方面作了概要的论述。1.1 安徽高速传媒有限公司需求分析1.1.1 公共办公部分 新闻管理：可以直接添加各种业务、行政、人事等新闻，所有用户都可以随时查看，第一时间了解公司信息。支持新闻分类和评论，可以直接上传文件和图片。 通知通告：用户可以在网上选择对某个人、某些人、某个部门或全体人员发送各种通知、通告、制度、会议等消息，并可以随时查看自己已发和已收的通知，发出通知可以设置自动回复以确认对方是否收到，即使一时没在网上也不会错过任何信息，及时沟通，协同工作。 文件传送：文件传送的作用和“通知”类似，这里传送的是公司更正规的文件，它可以将固定格式的文件或图片、图表、幻灯片以附件的形式传送给

7、相关人员。 任务管理：上级给下级分配任务，并在线监督指导。下级能够察看自己所领取的任务内容、期限，以合理安排时间进度，所有的任务文档可以在本任务组内上传、共享。 车辆管理：包括车辆使用申请、车辆使用查询、车辆管理（使用审批、信息管理、使用维护、维护管理、类型设置）等，帮助单位合理的登记、使用、管理自己的车辆，杜绝公车私用。 领导查询：可以包括自定义的各种栏目，如财务报表、稿件文档、客户公司的知识文档等，由指定人员将相关内容存放到这里，实现静态的互动，不同的领导根据自己的权限直接调用相关内容。 会议管理：包括会议申请、会议查询、会议管理（会议审批、会议纪要、纪要归档、会议维护、会议室设置）等。建

8、立现代化的会议制度，确保会议的必要性和功效性。 电子论坛：可以自行设置分论坛和议题，方便一个工作组共享他们对某个论题或事物的想法和见解，为用户提供了一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，实现开放、平等、自由的谈论和发言，进行咨询、解答和收集意见等。 电子签章：包括个人签章和单位公章两部分，可以添加单位的合同章、财务章、法人章、公章等到系统中，在公文传递过程中可以使用个人或单位的电子签字（签章），并通过密码验证和硬件加密保证安全性。1.1.2 个人事务部分 通 讯 薄：包括个人通讯薄和公共通讯薄，用户可以创建属于自己的名片信息，对同事、朋友、客户、关联单位、政府机关等处的联系人资料分类记录、查

9、询、管理。也便于公司记录业务人员的客户资料，在其离职时避免客户流失。 电子邮件：建立自己的邮件中心，方便的给同事或客户发送电子邮件，消除传统信函效率低，成本高的弊端。支持群发。 日程安排：可以按天、周、月计划自己的工作内容，清楚的查看未完成、要完成、待完成的各项任务的内容、状态和时间，便于用户统筹安排工作，调整进度，及时跟进，彻底执行，确保各项工作的顺利完成。 个人文件柜：作为网上的文件柜，用户可以将自己平时积累的文摘、收集的信息、总结的经验、做过的工作、取得的成绩、客户资料等各种资源有序的存放在这里进行知识管理，便于需要的时候方便的查阅，而不必再东寻西找，浪费时间。 网络硬盘：这里是单位各种

10、知识和资源的共享中心，单位可以将各种资料分门别类的存放到这里，便于日后方便的查阅，可以让将组织内的成功案例、先进经验、技术方法、各种表单、文件资料等资源在这里共享，便于大家共同学习、使用，快速提高。可以设置权限以保护机密资料安全。 个人考勤：包括上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记、考勤查看等内容。上下班登记相当于网上签到，既方便又防止作假。外出登记可以在网上向主管提交外出申请单，并得到直接批复。请假登记和出差登登记可以将以前请假和出差的日期、内容登记备案，便于日后查看。 工作日记：可以每天在网上记录下当天工作的内容和心得，便于日后查阅和总结。可以设置不同的权限查看同事或者下属的日记，以在

11、线监督指导。可以将自己的日记导出系统作为工作档案永久保存下来。 工作计划：做出本周、本月、本季度或本年等的工作计划，任务目标等，在目标的指导下开展工作。 手机短信：包括个人手机短信和公共手机短信，支持个人付费和公司付费。可以方便的给同事、朋友、客户等群发短信，即使员工不在公司也可以保持时时沟通，并建立更加紧密的客户关系。支持群发。 印信使用：包括印信登记、印信管理，在这里管理单位的各种印章、介绍信等，记录各种印信的使用人、使用时间和用途，保证单位印信的安全使用。 网上填报：在网上填写、发送、收取各种文件材料，如销售、采购、考勤、后勤等文档，可以更加方便的实现网上办公，最大限度地利用本系统，大大

12、提高工作的便利性。 个人设置：包括通讯组、个人描述、头像签名、修改密码、自定义桌面。可以设置个人的通讯组成员，更加方便的查到自己常用的电话。选择自己喜欢的头像并写下自己的座右铭。修改密码以确保自己的帐号安全。1.1.3 日常办公部分 稿件审批：在网上提交待审稿件，并发送给相关负责人进行审批，实现无纸化办公，提供稿件的流转（实现收、发文件的审核、管理、流转、批阅、转出、知会、打印、分发、归档）等功能。审批人可以在网上直接对文件进行修改、审批，注明审批意见，并盖章或签名。文件在多个审批人之间按顺序自动流转，审批过程可以由发起者自己设定，也可由系统管理员统一设置。可以根据公司要求设置公文的统一格式，

13、可以设置审批人的操作权限。 部门主页：公司各部门的信息发布中心，相当于每个部门自己的小型网站，发布自己部门的人员结构、日常活动、文件资料等各种信息，可以自定义各个栏目设置，如办公室、总工办等，指定人员对信息进行直接维护，并设置访问权限。 人力资源：包括部门管理、员工管理、生日查询、考核查询、绩效管理（绩效考核月工作量与月绩效挂钩、考核维护、生成考核单）、工资管理、培训管理、奖惩管理、招聘管理、劳动合同等各项功能，帮助企业建立完备的员工档案，并进行基本的考核和统计等工作。 规章制度：政策法规、人事制度、行政制度、财务制度、管理制度、销售制度等各种制度文件的在线存放、查阅，可以方便的进行管理。 设

14、备管理：同图书管理、办公用品管理、资料管理等功能类似，对单位内部的各种物资进行有效管理，包括采购申请、入库登记、借入借出、申请领用、归还等各个环节的使用情况进行记录和管理。 综合信息：包括列车时刻表、电子日历、邮政编码、常用电话、天气预报等各种信息，可以方便的查看相关信息，是员工日常办公和出差时的工作助手。 大事记：可以记录总公司或分公司发展历程中的重大事项，编辑企业历史。对大事记文档进行管理，包括新建大事记，对大事记进行发布并邮件通知受发布人，对已有的大事记进行维护。可以在系统内共享大事记，利于企业宣传和新员工培训。 与现有的GIS系统做整合，做到数据的互通。1.1.4 系统管理/个人系统

15、控件下载：系统做到根据权限控制浏览、下载、打印等功能。 权限设置：灵活设置系统内每个员工的权限，允许他们使用哪些功能，不具有权限的员工将看不到功能菜单。可以分配权限组。系统内各种文档的访问权限也可以在建立文档目录的时候设置。 系统维护：包括系统日志、删除通知、删除短信等功能，维护系统内的资料，保证系统的清洁。 系统设置：包括公共通讯薄、通讯组等设置。 个人系统：包括设置通讯组、个人说明、头像签名、修改密码、自定义桌面等。 客户端下载：客户端是一个工作小助手，即使不登陆本系统主页，也能通过它完成收发文件、发送短信、自动升级等工作，接到新的通知、公文等信息时，客户端会有声音和闪烁提醒。既可以提高电

16、脑速度，又节约上网时间，提高办事效率。1.2 管理现状分析l 信息孤岛问题突出(1)单位信息分散在各个不同的电脑中，造成信息冗余，相关信息无法建立关联，数据更新无法同步。(2)处于孤岛状态的信息只能在局部应用，不能实现整体效应。(3)数据虽然无法关联，但业务的关联性是真实存在的，导致业务在部门间纵向流转时出现信息断档。l 群体沟通效率不足(1) 信息缺乏记录，不利于准确传达、执行、监控和信息型共享就管理行为的对象之间而言大多数指令下达 、请示汇报、结果反馈都是以语言表达为主，听者笔录为辅，由于存在各人表达能力、记录能力、理解能力、认识能力的差异，管理信息经传层层传递后出现内容偏差的机率很高，不

17、利于单位管理者的管理目标准确贯彻到基层 ，且由于没有正式的文档，信息的重复利用和共享也很难实现。(2) 时空限制导致协同工作效率低下由于信息传递的过程中人员外出或出差等因素，经常导致批复、审阅周期长，工作项目不得不处于长时间等待状态。(3) 工作繁忙，缺乏沟通机会用电话联络，需要双方在同一时间地进行；虽然电子邮件可以在一定程度上提高沟通效率, 但在某些特定的情况下（如公文发送），由于邮件方式缺乏流程的严肃性，不能实现处理过程的有效监控。用邮件进行需反复交流的信息交互，是很没效率的事情。(4) 缺乏有效的日程管理手段日程管理是现代单位员工必需具备的基本能力，有效地进行日程管理可以帮助每一个人更加

18、准确地判断、处理最重要的事件，使得单位整体人力资源被发挥在最有效的方面。l 管理行为规范性难以保障影响综合决策：中广公司业务分布广泛，缺乏快带的信息沟通和相应的管理手段，造成了管理制度难以落实；管理者信息不能及时获取，难以掌握单位最新变化和动态以做出正确的决策。审批制度的不严格造成管理上的混乱, 尤其是跟财务有关审批，如果没有严格的规范会造成财务上的混乱，甚至构成单位资产的损失。l 计划控制能力不足(1)领导事务繁多，容易忘事，顾此失彼；(2)计划很多，但控制力度不够，造成多半计划被搁浅。(3)很多事务需要协同，但由于缺乏监监控手段，造成事务处理长时间停滞。l 信息共享手段缺乏(1)日常办公事

19、务未形成正式文档，何谈信息共享；(2)正式文档的共享往往依赖于电话实现，效率低下；(3)由于缺乏信息共享，经常进行重复劳动，造成资源的浪费；l 异地管理成本高、效率低(1)传统异地管理基本上是以出差的形式出现，交通费用、通讯费用成为单位运营成本中很大的累赘。(2)出差状态下由于交通条件、通讯条件、办公条件种种限制，大大地降低了工作效率。(3)在各分支机构中流动管理，顾此失彼，降低了综合决策能力。1.3 系统建设目标分析1.3.1 总体目标 搭建一个结合客户公司信息网络及应用环境的办公系统基础平台 搭建一个真正打通稿件审批信息发布+文件共享的办公系统基础平台 搭建一个满足整体规划、分步实施建设策

20、略的办公系统基础平台 搭建一个支持集中与分布部署相结合的办公系统基础平台 搭建一个提供稳定安全、适应需求变化、支持扩展集成、便于管理维护的办公系统基础平台 搭建一个支持统一授权与分级管理相结合的办公系统基础平台1.3.2 应用目标 实现公司管理无纸化办公。通过用友致远协同工作系统为单位内部的信息传递建立联系，便于内部协同工作。规范使用者的管理从而实现信息集中式管理和分布式应用。搭建起单位高效协同的办公平台,规划单位管理行为。 通过用友致远协同工作系统的信息流程约束，规范管理过程，追求理想管理结果。实现管理规范化，流程制度化。 提高效率、节约开支。通过用友致远协同工作系统的实施应用，可以使使用者

21、的办公效率大大提高，人员沟通时实快捷，任务传递高效清晰，可以及时了解任务、工作的进度。节约公司在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用，达到开源节支，增产增效的目的。 1.4 系统设计原则1.4.1 先进性采用成熟、先进的技术，确保系统技术的持续领先性，保证IT投资的有效性、保值性和延续性。1.4.2 稳定性系统确保724小时稳定可靠运行。提供系统崩溃时的快速恢复机制，确保系统出现故障时能快速恢复系统正常运行。1.4.3 扩展性充分考虑与其它应用系统之间的互联，在满足现有系统互联的前提下，能够很好的适应未来信息系统增长的需要。系统架构设计合理，以利于今后的扩容和增加。考虑对于未来的发展，立足在协

22、同办公产品的基础上通过升级改造来实现新需求的满足。1.4.4 安全性安全性对用户是至关重要的，一套具有完整安全防范措施，能够实现同其他安全系统配合完成防止系统外部成员的非法入侵、病毒传播以及操作人员的越级操作，避免遭受攻击。1.5 技术架构用友致远A6协同系统办公软件采用标准J2EE结构，整个系统由Java语言开发。用户层：主要包括通知通报、新闻、工作简报等栏目，同时将各业务系统发布的信息有选择的向特定人群展现。这部分可以根据企业不断扩展不断完善。表示层：它是系统中衔接数据和视图的关键。基础应用主要负责办公的功能实现，组织完善业务数据，供管理层应用取样分析，主要包括办公的全部功能，如公文，协同

23、子系统等。应用层：主要架构在基础应用系统上，在完善的业务数据的基础上，进行综合查询、采样统计、流程分析等综合管理应用，是企业管理的辅助信息。服务层：是基础服务功能，如用户基本信息建立、权限配置、配置信息、日志信息、集成系统的单点登陆，维护系统信息模型等等的基础建设。数据层：主要负责建立系统的数据的存储，数据加解密等，为整个综合信息平台提供基础数据视图和数据字典，建立可分析、可挖掘的信息数据，同时存放数据分析结果。1.6 技术特性 跨平台：支持WINDOWS和Linux操作系统，也可以支持Unix操作系统 个性化：用户界面可配置，从而可选择内容和展现形式 集成性：第一信息化桌面，在展现层集成别的

24、业务系统；也能被别的系统集成 高并发：单台PC服务器能够支持1000个用户同时在线办公 安全性：对文件数据、信息传输、权限控制有很强的控制能力 平台接口：提供应用开发和数据交换的接口和格式1.7 应用架构在协同办公软件中，我们自行开发了支持协同管理应用的核心工作流引擎，统一设计了组织基础数据，单独设计了数据管理层实现了对象缓存结构，并形成了完善的日志管理基础架构。在系统应用层，基于工作流系统规划实现了协同管理应用，实现流程、角色、表单相关的协同工作，公文管理系统也是基于工作流的实例化实现，除了这两个主要应用外，其它如邮件系统、计划、会议、即时通讯等都独立开发，知识管理通过独立的体系实现，与所有

25、的系统都有独立的接口。在应用表现层，目前已经实现了基于IE的纯B/S结构的接口，客户端完全免维护。基于C/S、PDA结构的接口建立工作已经基本完成。系统独立开发了工作流系统、文档管理系统、消息收发系统，并形成了内部的插件标准用以扩展系统的功能应用。在此基础上定义了系统的对象缓存，对于协同管理系统专有的内部对象进行缓存以提高系统效率，以支持更大的在线人数访问。由此，构成了协同管理系统的产品化的开发平台，并基于此平台开发了协同管理系统的基本应用功能，形成了独立的标准化产品。对于只有部分客户需要的应用特性，通过协同插件标准进行开发，以满足客户专有特性的应用，目前我们发布的选件应用全部是基于插件开发。

26、在未来不长的时间，我们还将开发整合Micorsoft桌面应用的插件、整合手机应用的插件、整合其它产品应用的插件。同样，客户的专有的应用需求也会通过这种技术进行开发，从而实现客户的个性化需求。完整的应用框架如下图所示，协同办公系统是面向组织的管理软件，由系统部署是根据组织的具体需要组织出具体的应用信息分类和信息管理分类，形成企业、政府、事业和社团组织符合自己的运行管理平台，同时通过工具和扩展可以整合组织的其他应用，形成组织的体系化的信息应用。1.8 安全设计现代信息管理中系统和数据是否安全一直是信息化建立的最大问题，不安全的因素可能来源于各种各样： 可能是有意的，也可能是无意的；可能是来源于企业

27、外部的， 也可能是内部人员造成的；可能是人为的，也可能是自然力造成的。 总结起来，大致有下面几种主要威胁： 非人为、自然力造成的数据丢失、设备失效、线路阻断 人为但属于操作人员无意的失误造成的数据丢失 来自外部和内部人员的恶意攻击和入侵前面两种的预防基本相同，可以加强企业内部的管理，可以规范操作来减少这种不必要的损失。 最后一种是当前Internet网络所面临的最大威胁，是电子商务、政府、企业、个人上网等顺利发展的最大障碍，也是企业网络安全策略最需要解决的问题。基于Internet技术并布局与可以通过Internet访问的系统，安全性的要求很高，用友致远A6协同办公软件充分考虑了这些安全的要求

28、，支持多级多种安全管理。通过数据库安全性、系统数据安全性、应用服务器安全性、传输安全性、身份确认逐渐保证，同时提供身份认证插件保证客户安全。1.9 运行环境服务器配置参考建议：推荐配置服务器端客户端硬件CPU志强四核 2.0P4 3.0内存4G1G硬盘500G，同时取决在线人员多少无要求网卡10M/100M/1000M10M-100M系统软件操作系统中文WINDOWS 2000/2003/XP，LINUX支持IE6/IE7/IE8的操作系统浏览器IE 6.0以上同左应用服务器支持J2EE标准的服务器Tomcat无要求数据库MySQL5.1.3版本 无要求网络设备网络交换机、硬件防火墙（选配）、

29、VPN（选配）注：根据用户并发数变更配置第二章 系统功能说明2.1 A6关键功能用友致远A6协同办公系统产品功能列表版本名称标准版标准配置功能一级功能二级功能协同工作新建事项、待发事项、已发事项待办/已办、超期督办、流程管理公文管理收文管理、发文管理、公文查询、公文督办电子邮件新建邮件、收件箱、发件箱草稿箱、垃圾箱、查找邮件文档管理我的文档、单位文档、公文档案项目文档、综合查询日程计划会议计划管理、日程管理、会议管理公共信息公告、调查（考试）、讨论区、新闻人事档案管理档案管理、业务管理手机应用短信通知和手机审批双首页单位首页个人首页辅助工具常用工具个人设置A6精灵系统设置基础设置应用设置管理维

30、护公文应用2.2 A6重点功能2.2.1 电子办公桌通过双首页满足用户日常办公的基本需求。个人首页以“人”为中心，通过事找人、人找事来满足工作人员日常办公中最核心的工作处理。单位首页以信息推送的方式将企业内部的各类信息主动推送到所有相关人员的办公桌面。主要特点： 支持个人和单位双首页，分别展现出个人办公桌面和组织信息平台 支持栏目布局可定制，信息内容可定制 提供按人、项目、业务、快速入口等多种信息分类方式，让协同系统的信息有机关联、有序呈现 提供全面功能入口和多种快捷操作方式2.2.2 协同办公我们每天有各种繁杂的事务需要处理：一些是已经处理过还需要继续关注的，一些是等待处理的；一些事务是需要

31、按照公司的规章制度严格执行，一些是根据具体的情况随机发起；一些是管理者希望在事务在处理过程中可以轻松督查；一些是希望能够在处理过程中能够随时查看各类参考信息。同时，协同办公也是人与他人之间进行沟通协作的基本工具，可以实现一人对单人、多人并发、多人串发按流程进行的多种沟通和信息传递。2.2.3 工作流引擎2.2.3.1应用原理可以利用协同工作提供新建/待发功能发起一个协同事件诉求，通过流程角色定义、内容格式的编辑后，发送给接收处理者；发送完成后，发起者可以在已发事项中跟踪每一个接收者的处理状态和结果，及时催办和掌控信息。作为接收处理者，可以在待办事项中查阅别人发送给自己的协同工作信息，即对该信息

32、发表自己意见，态度，加载自己的附件等，如此有序的事件信息循环往复，达到日常协同工作的全面、准确、及时沟通和交流。处理完成后，接收者还可以继续在已办事项中继续查看其他人的意见和态度，最后，使用者可以根据自己的意愿删除信息或将信息保存在自己的个人文档夹中，进入文档管理，通过文档管理中的共享/借阅/转发功能，把信息传递给工作伙伴；配合多种条件的搜索器可以帮助每一个使用者快速地查找到目标信息。协同工作主要体现协同处理事务，协同管理的概念。根据各行业业务需要，设定具体流程，使各种事宜在办公自动化系统中流转完成，真正实现无纸办公。协同工作流程既能够在同一单位内进行，也能够在上下级单位之间进行。各事项能够按

33、需进行文件表单的定制、流程的定制，制作简单灵活、易于使用、易于修改。因个人原因无法完成待办事项的，能够将待办事项移交他人代办，也能将移交出去的事项收回。协同工作支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见发布，以及附件上传。协同工作是致远协同管理系统的最重要的功能，也是业界唯一将协同从理念层面具体形成为功能和应用层面的创新。2.2.3.2功能用友致远A6产品提供一个二元工作流支撑机制，也就是：刚性流程引擎（针对规范化制度应用需求）和柔性流程引擎（针对随机产生的应用需求）。 刚性流程引擎在系统管理员完成表单制作之后，进行表单和流程绑定设置工作。刚性流程引擎的核心在于支持针对部门、角色、岗位、职务级别

34、、隶属关系等的流程定义。 柔性流程引擎柔性流程面向每个协同系统中使用的用户，每个用户根据每项工作的特点自行定义办理流程。柔性流程引擎的核心在于支持所有针对具体个人、部门的流转需求。2.2.3.3特色 支持流程模板和自定义发起流程 支持关联协同，实现从知识文档、已发和已办/待办协同中提取关联信息作为本次发出协同的超链信息，使多个协同有效整合成为相关联的完整的信息组合 支持流程分支，可以按组织角色和业务表单元素定义流程分支 支持协同工作预归档，将协同工作信息公布给第三方 支持流程执行过程中信息的振荡回复，在流程信息规范的前提下充分分享意见 全面支持Office、WPS作为协同工作的正文和附件 支持

35、转发协同、转发邮件、转发公告2.2.4 知识管理“信息孤岛”和信息共享一直是矛盾，不同的信息以不同的结构（如EMAIL、备忘录、通讯、演示文档、扫描文档）存储着，动态信息和静态信息，外部信息，内部信息，以及跨部门地区的各种信息都存在于企业中，而这些信息系统缺乏相互连接的信息渠道，数据被封存在各自的信息设备中，最常见于各自的笔记本电脑和台式机上，各自的信息缺乏应有的关联，从而给企业获取有用信息带来很大障碍，信息的积淀也变成一句形式大于实质的口号。利用协同工作可以解决内部沟通与协同的问题，所有信息流通的各个过程可以通过预归档和归档存储到文档管理系统中，文档中记录了全部的过程细节信息，达到动态信息到

36、静态信息的存储，同时文档管理提供的转发协同和邮件的功能，将存储的信息通过转发方式再次以协同和邮件的形式发送，有效利用了文档信息，使静态信息向动态信息的互通。文档管理可以通过借阅和共享形式将存储的信息共享给大家， 达到最大的资源共享。2.2.4.1 应用原理文档管理是提供存放文件，包括计划、会议、文档、公告的应用，同时协同全部归档到文档管理。 文档管理不仅仅是单一的文件存储功能，而是将事件的过程进行存储，是复合的文档结构，支持对于组织行为如协同工作的全息信息存储。A6文档管理系统支持个人、单位、公文档案、项目文档四种文档的组织形式。文件归档管理是对个人、单位、公文、项目文档进行集中式信息管理，并

37、可以授权下级部门的文档管理员，实现不同部门或下级单位的多文档员的管理。另外，预设“我的共享目录”和“我的借阅文档”，对个人的资料分别存放对其他人进行开放的目录和文档。按权限对文档夹进行设置，分别为读权限（查看）、写权限（归档）、浏览权（可以看到文件列表但不能打开）、打印权限、下载权限（无此权限则文档只能查看不能下载）、管理权（读/写/增/删/更名/移动/授权等全部权限）。另外，协同信息也可以预归档至文档系统；文档系统提供全面综合查询，并提供公文的组合查询。文档管理系统采用了类WINDOWS资源管理器的文档夹结构进行管理，同时文档信息来源于协同工作、公文流转，也可以是直接上传的WINDOWS文件

38、如WORD、EXCEL、PowerPoint和各种专业的文档格式。A6协同管理系统实现了一体化的文档管理，并且可以按组织结构进行分级，各单位独自留自己的文档，也可借阅、共享给其他单位，满足部门、项目和其它专项信息归集和应用的需要。同时，系统文档可以转发协同、邮件，实现了一体化的文档管理。2.2.4.2 功能 预归档： 在文件管理中支持在协同发起中预归档文档夹中，在协同中设置了预归档的文件夹， 协同一经发起就预先存储到文件夹中，可以预先将协同信息借阅给相关的人员。 在线编辑：文件管理支持WORD、EXCEL、Html和WPS文件进行在线编辑，对文档夹中的文件可以直接下载上传。 文件转发：在文档管

39、理可以将已经归档的协同信息，上传的文件进行二次转发，文件和协同可以再次转发为协同和邮件，实现全面协同管理应用，提供全组织公共信息的基础，达到系统各个信息互通，关联。 借阅共享：文件管理中的各种类型文件和存储信息，可以通过授权方式借阅或是共享给他人使用，被借阅的人员根据相应的权限享有读写权或是只读权限 文档按权限进行设置，分别为读权限（查看）、写权限（归档）新建权（可建子目录并拥有该子目录管理权）、管理权（读/写/增/删/更名/移动/授权）。 支持协同工作流程信息、公共信息、日程、会议、计划等归档入文档管理子系统。 支持消息通知：可设定授权人是否接收文档变更消息。 综合查询：实现A6系统内各类信

40、息的快速查询2.2.4.3 特点 全面支持协同工作、公告、新闻、调查、讨论等各种协同信息的复合存储，是全息化的组织知识一体化存储空间，同时支持各种文件的存储管理 支持静态文档转发邮件、转发协同、公告和新闻，文档信息可以借阅，文件夹可以共享，支持文件信息的多种利用方式 支持WORD、EXCEL、WPS等多种文件的直接编写和上传后的文件直接处理 支持浏览、读、写、打印、下载、管理等多种组织权限，使组织的信息积淀有安全保证 支持海量信息的管理与存放，以磁盘阵列的空间限制为文档信息存放的量限制 支持文档变更的消息提醒和操作机制 支持通过A6精灵实现批量文档的上传2.2.5 信息发布A6的信息发布分为四

41、大类：公告、调查、讨论、新闻。2.2.5.1 公告普通用户可以查看公告，在公告列表中，点击公告标题可查看公告详细内容。在用户打开公告时系统会自动记录该用户打开公告的时间。公告类型和公告发布授权人由系统管理员设定，被授予公告发布权的用户可以发布该类型的公告，并在发布公告时确定每个公告的发布范围。2.2.5.2 调查普通用户可以参加推送给自己的调查，点击调查标题可进行调查信息的填写，完成调查后可以查看调查结果。调查类型和调查发布授权人由系统管理员设定，被授予调查发布权的用户可以发布该类型的调查，并可以设置调查涉及的范围。2.2.5.3 讨论普通用户可以参加推送给自己的讨论，点击讨论标题即可查看讨论

42、的主题，并可以随时发表自己的意见，以及查看其它人员发表的意见。讨论类型和讨论发布授权人由系统管理员设定，被授予讨论发布权的用户可以发布该类型的讨论，并可以设置讨论涉及的范围。2.2.5.4 新闻普通用户可以查看新闻，在新闻列表中，点击新闻标题可查看新闻详细内容。新闻分类列表中只列出最新的五条新闻，新发布的新闻用标识，用户可通过点击“更多”按钮查看其它新闻。新闻类型和新闻发布授权人由系统管理员设定，被授予新闻发布权的用户可以发布该类型的新闻。2.2.6 应用关联2.2.6.1 关联人员管理意味着在知识的基础上行使控制，而组织是管理的载体，人是组织构成的基本元素，基于管理幅度理论和人之间的关联度，

43、以及人脑的记忆模型结构等多种因素的集合，用友致远A6协同管理软件设计出了基于人员间相互协作结果的实时性和关联性而产生的信息存放和利用结构，以高度关注的“人”来组织诸如协同，文档，会议，日程等信息，极大的提升了信息整合加工的有效性，使A6协同管理软件的使用者很容易“回忆”起自己的某条信息，并在A6协同管理软件中根据人去找到信息。2.2.6.1.1 应用原理A6协同管理软件通过建立组织中人员的关联机制，将工作中同事、上级领导和合作伙伴的相关信息快速关联在一起，可以快速查看到他们之前往来的协同，文档，日程，计划会议。根据人员地关联关系，把相关的事件信息统一在一起，方便快速查阅和共享的关键结果数据，督

44、察关联项目、关联人员的信息和状态。同时，根据需要，可以给关联人员直接留言、发送协同、消息、委托安排事项，实现互动沟通。2.2.6.1.2 功能 关联人员协同：获得关联人员发出和收到的协同信息，转发查询到的信息 计划会议：与关联人员相关的各种计划和会议 关联文档：与关联人员之间共享和借阅的文档 日程：查看关联人员的日程安排，如果是秘书或者领导，则可以安排日程 建立上下级和助手/秘书关系，上级可以对下属进行工作检查和日程安排；助手或是秘书可以辅助安排领导的日程。2.2.6.2 关联系统在信息化建设中“应用孤岛”和业务整合是常遇到的矛盾。企业针对自己某方面管理需求而引入的各种应用系统，在单个业务领域

45、的管理上无疑有自己的特点，但由于它们无法面向整个的业务过程，各个系统之间也难以紧密集成，使得企业“环环相扣”的业务被这些分散的系统“分隔”开来，企业不得不花大量的人力、物力在不同的应用系统之间切换，造成运营效率低下和反应迟缓。另一方面，由于在企业组织角色的多样性和岗位职能的多样性，我们的职能部门人员和领导们经常需要在若干个系统中去工作，去展开信息应用。基于以上两方面的需求，A6协同管理软件设计了关联协同的应用集成，用于解决应用呈现的集成问题。2.2.6.2.1 应用原理关联系统利用良好平台特性，能保证系统的可扩展和应用的长期提升，可以支持外部应用的联系，达到各个系统之间松耦合连接。同时致远办公

46、系统中提供了标准插件开发模式，支持应用系统直接整合到A6协同管理软件平台上，通过各自独立的数据通道获取信息并呈现于一致的信息展现中。2.2.6.2.2 功能 配置关联系统的密码 支持关联系统图标的嵌入 进行内部系统、外部系统和常用链接三种分类 关联系统查看进行授权注：A6协同管理软件还支持首页的信息集成，通过Portal实现信息的呈现。2.2.6.2.3 关联项目管理项目也是很困难的，好的项目管理首先是在项目团队中共享信息，协调一致，在分工的原则下共同完成目标。项目工作包含广泛，如筹备一次会议、举行一项重大活动等，也有一些行政中的如目标管理、督察督办等可以按项目进行管理。在实际的项目工作中，事

47、件的压力，领导和员工、客户和管理人员的沟通等，会造成项目管理的困难，对项目进行合理分工，形成领导、成员、关联协助人员等，并对项目信息进行集中归类，解决信息不连贯问题，为项目管理就可以打下一个良好的基础。同时，项目的执行过程可按时间纬度进行细分，并在实际工作中以项目阶段的方式展现，这样的应用旨在于方便对项目进程的监督和项目信息时间属性的明确。在此基础上，A6协同管理软件建立了必要的项目信息和归类，包括：时间、人员、协同、文件、日程、会议、计划、文档等相互联系要素，并实现了基于项目类别和项目阶段的信息分类管理，同时可以通过项目讨论、项目留言达成信息的高效一致。2.2.6.2.4 应用原理关联项目实

48、现了对组织中的动态团队的信息进行组织和管理的模式，是面向团队的信息共享的高度集成和优化，以“人”、“事”为中心，把日常办公中人们对自己关注的人，事件的状态（当前最新信息），“过程”（全部历史信息），“结果”（完成情况和文档）关联起来集中呈现和关联，并可以通过协同，邮件，在线消息等方式直接与关联的人员项目进行沟通，是信息组织创新的应用模式。项目建立含有这些元素：项目名称、项目类别、时间、项目主管领导、人员、项目关联人员、项目负责人、项目状态、项目阶段。对于项目权限进行设定，项目查看的权限完全和各个信息本身的权限相同。项目文档在文档管理中生成项目文件夹， 新建立的项目在项目文件夹的对应子目录，通过

49、预归档和归档来存储。2.2.6.2.5 功能 项目计划和日程管理：与项目管理的工作计划和日程，用来分析解决问题需要花费的时间，增加项目可控性 项目范围管理：组织建立项目，确定项目的领导者和执行者 项目类型管理：项目按类型进行分类管理 项目信息管理：对所有相关的协同信息、计划、会议、文档进行组织管理 项目阶段管理：项目按时间纬度进行划分，各类项目信息可按阶段归类查询，同时支持项目阶段的准时提醒 项目人员管理：对项目的相关人员可以查看相关人员的协同信息、计划、会议、文档；同时可以发给相关人员的协同、邮件 项目信息交流管理：项目的内信息和外信息都需要沟通，邮件连接协同，协同关联项目，将项目的内信息和

50、外信息进行双向联系，达到信息的全面流通 项目讨论：项目组成员内部工作讨论区，用于项目组的成员进行协调和达成工作上的一致2.2.7 A6精灵A6系统是完全基于互联网的WEB应用系统，在信息系统的应用的过程中加强在线人员管理、实现即时提醒并进行即时处理是增强系统黏度，提升系统并发处理能力的关键。另一方面，通过我们易于接受和常用的方式（如类似QQ/MSN等即时通讯工具），处理协同事项、实现组织系统与人员的交互性，提升系统的人性化水平，对于组织协同应用有很大的帮助。还有，Outlook作为最常使用的个人邮件的客户端管理软件，被大量的信息工作者喜爱，通过整合Outlook的个人的邮件信息，通过发送到协同

51、、公文、协同文档夹等实现对桌面信息的集中采集、共享和管理，可以完成信息在组织中的分享和共享。整合桌面，关键是要整合OFFICE系统，WORD、EXCEL、PowerPoint是office系统中最常用的工具，通过集成WORD、EXCEL、PowerPoint作为文件、附件的编写器，可有效完成信息的集成，也为我们使用A6协同管理系统这样的互联网软件提供了集成方便。2.2.7.1 应用原理A6精灵直接实现的功能原理如图所示。说明：A6精灵通过独立登录或A6协同管理中的最小化，形成在WINDOWS界面中的托盘，启用时通过框架调用IE并传递相应权限信息，调用相应功能发起协同事件。 A6精灵实现的与Ou

52、tlook、WORD、EXCEL、PowerPoint的集成原理如下图所示。A6精灵通过Office调用接口获取Outlook邮件信息、WORD正在编写的正文、EXCEL正在编写的电子表、PowerPoint正在编写的幻灯片，通过获取登录的认证信息，调用IEX实现将邮件、WORD正文、EXCEL正文、PowerPoint正文转换为协同信息，支持直接发送。2.2.7.2 功能 发送协同：直接进入协同新建页面 发送公文：直接进入公文的发文或是收文 批量上传文件进入到我的文档和单位文档中 设置手工登录、自动登录、开机登录三种登录协同方式 Office打通：在WORD、EXCEL、PowerPoint

53、文件中嵌入A6精灵，在编辑文件后可以直接通过A6精灵发送到协同、公文，上传到文档管理中注：A6精灵支持OFFICE2003/2007整合，不支持OFFICE2000及以下版本。2.3 A6其他功能2.3.1 公文管理公文的收发管理是企事业和政府部门、党政机关的重要应用是系统中最重要的组成部分，如何利用计算机来实现公文管理的自动化以及如何更好对一套对收文、登记、印刷、交换、催办、传阅、拟稿、审核、发文、统计、归档等公文处理环节进行全面管理是企业对公文管理的要求。2.3.1.1 应用原理公文管理是系统中最重要的组成部分，用友致远A6协同管理系统利用工作流的原理建立公文流转机制，涵盖了收文管理、发文

54、管理、公文交换、公文督办、公文档案等几个部分，实现了各种日常公文格式为用户提供公文的收发、流转过程和文件归档存放、查询、统计等管理功能，同时也提供公文信息交换、查询、督办等功能。2.3.1.2 功能收文管理：进行公文的登记，建立公文的收文传输流程，添加工作需要的文件。发文管理：进行文件的拟稿，建立公文的传输流程，添加工作需要的文件。公文交换：发文封发完毕，进行入公文交换发送到各个公文接收单位，公文接收单位进行公文的签收。查看发送单和签收单公文督办：收文拟办人员可以设置督办人员，督办人员可以对公文流程进行改变公文档案：进行公文文件的存储。待办公文：接收别人发来的公文，对公文事项进行回复，加载自己

55、的处理意见和附件；归档已办理的事项。已发公文：已经发送的公文。已办公文：已经办理的公文，可以进行归档。公文文单制作：进行公文文单样式的制作。公文单签字盖章：提供用户直接在公文单上进行手写签字和盖章，贴近原始纸制文单公文元素：进行公文单数据元素的自定义，并设定的元素应用在公文单上手写笔批注：模拟手写进行批注批示痕迹保留：将记录审批流程中每个审批人对公文正文的修改内容和修改时间，并且同一时间只允许一个人对同一公文的正文进行修改。清稿：文件清理，保存修改痕迹痕迹查看：在公文正文处理查看时，可以随时查看保留的草稿套红：在公文文件起草时不进行文件套红，在文件最终成文下发，调用“文件套红”功能，实现红头文

56、件。稿纸：在公文运行时随时可以生产公文稿纸，供打印，进行手工签字存档公文文号：实现公文文号的设置，提供字增长、单位统一编码、部门增长三种方式文号设置，便于公文登记和起草的使用电子签章在文档上任意地方加盖签章（单位印章或个人手写签名）；印章管理：可实现对电子印章的统一管理，分配/收回用户签章权限、访问记录等。公文流程权限设置：设置公文各个节点的操作策略，同时设置公文单元素的浏览编辑权限超期管理：对超期的公文进行管理，提供查看公文中各个节点的处理时间及公文的超期时间。2.3.2 日程、会议、计划计划、组织、协调、控制是日常组织工作管理的主要工作，基于经典组织管理理论的这一思想，结合现代的时间管理理

57、念和信息管理技术，A6协同管理软件实现了较为完善的日程、会议、计划管理系统，合称为日程会议计划。日程事件： A6协同管理软件的日程事件管理支持个人日程的安排，更充分利用了协同系统的互联环境，拓展了部门日程、项目日程、领导日程等针对某个特殊组织或群体的日程共享和协作平台，增强了信息分享的及时性和准确度，为组织成员间协调一致地开展日常工作创造了一种新方式。个人工作安排：根据待安排的工作事项按重要、紧急两个纬度安排我的日程，A6协同兼顾了两个方向的日程事件安排方式，按待安排、已安排、处理中、已完成攻4种状态对“我”的工作进行管理，并对事项的数量、耗时等按重要/紧急两个纬度构成的4个象限进行工作统计，

58、并提供了图形分析工具，帮助个人提升时间管理能力，对于领导者和中层经理尤其有价值。日程事件的组织共享：针对日程事件的信息的价值取向，提供了私有、上级、下级、全体人员、部门和项目等多种信息共享范围和保密措施，丰富并提升了信息化后的日程事件管理和协作能力，从而将日程事件同他人、部门和项目关联起来，使日程不再仅仅是自我工作管理的小工具，更成为了组织上下及成员间协作的好帮手。针对中国特色的管理，系统还设置了“领导日程”和“上级日程”两个特殊窗口，实现对领导公开日程的统一公布和领导工作的协助，同时巧妙地支持了领导给下属安排日程事件，秘书给领导安排日程等很具文化特征的应用功能，另外还支持从协同事项转入日程事

59、件、接受他人委托事项等多种日程事件的管理。 企业在日常办公中对于各种计划，职工的日程，以及各种的大小会议都要准确，可控，在时间上强调进一步的管理。每个企业中下级向上级报计划，上级进行计划的回复和批示； 通知各种会议的召开，确定召开时间和参加人员；安排个人的每日的事件等等。会议管理：用友致远A6协同管理软件的会议系统着眼于会议发起、回执、召开、日志等形成和管理中的协作和共享机制，提供了会议发起的要约和回复管理，会议结束后的日志和信息的共享管理，通过集成第三方的实时网络会议系统，则可以实现会议的网上召开。计划管理：A6协同管理软件的计划系统基于按周为主的工作计划管理，是计划制定者与领导、同事达成计

60、划目标，分享计划给他人的有效手段。A6协同系统将“我”的计划地报送方向分位：主送、抄送、告知三种状态，分别对应于报告给我的主管领导，希望得到回复；抄送给相关领导和关联人员，可以得到回复；告知给与计划有关的人员，无需回复三种状态。2.3.2.1 应用原理2.3.2.2 功能 我的计划：通过选择关联项目与项目绑定。 计划管理：查看，回复他人计划 日程事件：包括用户对自我工作的管理和对他人、组织或群体事件的知情、参与与协作。是用来对可预见的活动进行登记、协调、查询。以便更好地安排时间，提高时间的利用率，确保重要任务的完成，并起到备忘录的作用。支持第二象限工作管理法，按照重要紧急两个纬度来统计分析事件

61、安排的合理性。支持向组织内部的同事发起一件或者多件事情的委托，并可时时关注自己所委托事件的完成与耗时情况；支持组织内部的上级向下级，秘书（助手）给领导直接安排日程事件；支持对委托或者安排给他人的事件进行相互讨论；还支持协同与日程事件之间的相互转入。同时通过事件的公开属性，可将其展现在部门、项目、他人等公共窗口，使组织内成员可以查询到自己所关注事件的内容以及进展情况，从而达到良好的信息互通和协作的效果。各窗口如下： 事件管理：处理用户自己的事件 日程安排：以视图方式查看或处理事件 部门事件：查看或处理部门（用户相关部门）事件 项目事件：查看或处理项目（用户相关部门）事件 他人事件：查看所有公开到用户的他人事件 上级日程：只有在关联人员中获得确认的助理身份的用户可以看到该界面，并查看或处理上级领导的日程事件 领导日程：查看包括当前用户的直接上级和系统界面中所设置的公司领导（如下图）的公开日程事件 会议管理：通过选