创意园区行政人事部运作手册

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1、编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第37页 共37页稻田金城创意产业园物业服务中心行政人事部运作手册编制部门：行政人事部 版本：A 编制日期：2014年12月目 录1.0 序言.32.0 行政人事部架构及部门职责42.1 行政人事部架构42.2 行政人事部职责43.0 行政人事部各岗位职责53.1 行政人事部经理岗位职责53.2 行政人事主管岗位职责63.3 仓库管理员岗位职责64.0 行政管理制度74.1 办公室环境管理74.2 采购管理84.3 公务外勤管理规定.104.4 印章管理规定114.5 仓库管理制度124.6 员工着装要求管理 154.7 文档管

2、理制度174.8 工作汇报制度204.9 员工宿舍管理制度.225.0 人事管理制度235.1 员工招聘、入职流程245.2 员工入职管理265.3 员工规定制度管理265.4 考勤制度.265.5 员工调职升职管理275.6 员工的档案管理.285.7 员工的辞职程序295.8 辞退员工程序2959 奖罚制度295.10 培训工作的内容和任务336.0 员工手册 34 一、序 言行政人事部是通过以下五个职能要素实施管理工作的。1.1招聘及考核 这是为了通过实现物业组织目标而募集与配置能力的过程，是行政人事管理中的先行职能。其主要内容为：职务分析：行政人事计划：招募、考核、选拔与录用。1.2培

3、训 这是指开发所募集的人员的品德智能，以提高组织绩效的工程，是人事管理中重要职能。其主要内容为：培训、开发规划；职前培训、在职培训及脱产培训；职业生涯开发。1.3薪酬与福利 这是为员工对组织所作出的贡献而给予报酬的过程。而行政人事管理中的激励凝聚智能，其主要内容为：激励工作积极性；工作绩效评估；工作薪酬；福利措施。1.4员工关系 这是使员工之间和睦相处、协调共事、取得群众认同的过程，是行政人事管理中的人际协调职能。其主要内容为：新来人员的职前教育与社会化；群体中人际关系之和谐；矛盾冲突的化解与调解。1.5绩效评估 这是对员工实施合理、公平的动态管理过程，是行政人事的控制、调整职能。其主要内容为

4、：科学合理的员工绩效素质。 二、 行政人事部架构及部门职责行政人事部架构行政人事部编制：4人经理：1人 仓管员1人人事主管1人行政主管1人行政人事部职能1. 组织安排公司的重大会议、专题会议。2. 管理公司的行政人事业务，统筹管理服务及保密监督等工作。3. 负责公司固定资产管理，公司后勤事务,并使其运作规范化。4. 协调公司各系统之间的关系,促进合作,提高工作效率。5. 参与制订公司发展规划和完善管理模式。6. 监督检查公司规章制度的执行情况,建立良好的工作秩序。7. 督促做好本系统文件资料的保管和归档工作。8. 各部门日常物品采购、行政费用控制及固定资产管理的稽核。9. 各种会议及员工活动的

5、组织、筹备及后勤支持工作。10.组织人员招聘、安排面试、考核、上岗。11.奖励和奖惩:提出奖罚协议,执行奖罚规定。12.检查:检查员工手册和规章制度是否得到执行。13.劳资管理:考勤、工资、福利。14.培训:岗前培训、企业培训、素质培训、制度培训等。15.考核:各部门月度考核、年度考核。16.挖掘人才,选拔人才,储备人才。三、行政人事部各岗位职责3.1 行政人事部经理岗位职责1在公司总经理、物业副总的领导下工作，接受集团行政人事总监的业务指导，负责制订、推行、检查各项行政管理措施及人事制度，监督落实情况；2根据项目情况，完善各项规章制度，并督促执行；3负责员工的招聘、面试甄选、评估等有关人事管

6、理工作；4负责员工工资的核算；5. 定期对员工进行绩效考核、对新入职员工进行培训等工作；6行政人事部对内、外发文的拟稿工作；7负责物业服务中心报公司及集团的月报的编制，并对各项计划落实情况进行跟踪。8处理员工投诉，协调员工之间、部门之间及员工与公司之间的关系，了解员工思想动态，解决员工提出的合理的需求；9 负责各部门物资采购把关工作及物品出入仓、领用等手续的审核；10不定期的抽查各部门日常工作和程序质量问题、隐患，进行督导，发现问题提出纠正、预防与处罚建议并监督落实，及时把相关检查记录报送副总经理；11与政府有关部门保持良好的外联关系,掌握最新的各项劳动政策，按劳动法履行员工薪金待遇；12与公

7、司和集团相关部门保持沟通，根据实际管理方针开展工作；13负责编制部门月度、年度费用的预算及执行情况；14. 负责服务中心月度、年度工作总结及组织召开年终工作总结大会；15负责部门与外界单位合作洽谈工作；16检查部门工作落实情况，保持部门工作正常有效的进行；17公司安排的其他临时性工作。3.2 行政主管岗位职责 1协助公司行政人事经理工作，公司文件上传下达，对外发文各部门定稿后报总经理审核签署送达集团；2.相关部门/领导审批，待相关领导领导审批意见再报物业相关部门跟进；3跟进各部门费用报销单（每月工程材料费用、办公文具费用、物业部、安管部 费用、工衣清洗衣费用、办公费用等）报销手续；各类文件的整

8、理归档等；4后勤采购：负责管理处所需物品的采购，编制采购报告/计划报相关领导审批，待审 批通过后及时落实到货，要求仓管员做好各类物资的入库登记及领用手续并负责办 公文具的入库及领用登记，严格控制文具等低值易耗品的成本；5办公室管理：负责办公室办公设备的维修保养，及时跟进设备报修工作；同时与集 团行政部做好工作对接，协助集团行政部完成集团下达其它工作；6编写管理处每周工作例会会议纪要；每月行政部的月报及管理处的月报汇总编制；7公司宿舍内务定期进行卫生、安全检查；8. 负责组织公司各类会议的召开，并负责会议的筹备和安排，做好会议记录，并对会议决定执行的情况进行督办和检查；9.负责管理公司各种固定资

9、产，并做到合理使用，提高财产的使用效率；10负责物业服务中心档案管理工作，及期检查、收集各部门档案进行归档；11. 协助公司重要对外接待和公关的协调处理，公司团体活动组织；12完成领导交办的临时任务。3.3 人事主管岗位职责1 在行政人事部经理的领导下，负责公司日常人事事务管理工作。2 熟悉国家和本地政府有关劳动用工方面的政策及劳动用工手续的所有程序，并及时向上级领导汇报。3 协助行政人事部经理日常的人员招聘、解聘工作，并对完善公司的劳动用管理方面提出改善的建议和意见。4 负责公司有关休假制度的执行及假条的审核、送批、分送、存档、记录等工作。5 负责办理公司员工劳动保险、招用工手续等事宜。6

10、负责落实公司各部门员工福利政策并与有关部门进行沟通、协调。7 对劳动工资、劳动保险、员工福利等政策的更改情况和集团公司有关政策需改进之处向行政人事经理提出建设性建议及意见。8 公司人事档案的管理，员工考勤表、考勤记录的核对。9 公司员工绩效考核、请假、加班、扣罚等的统计，员工工资的计算。10. 负责公司员工人事异动（晋职/级、降职、调动）的核对、送批、分送、存档工作。11. 负责公司的人事各类表格的填报。12. 协助公司组织落实员工活动的各项筹备工作。13. 及时为各部门在人事管理方面提供所需的各项服务。14. 完成上级领导交办的其他工作任务。3.4仓库管理员岗位职责 1. 清楚了解仓库各类物

11、资情况。2. 负责入库物资的验收工作（质量、数量、规格），发现问题及时向上级反映。3. 做好入库物资的清点、入库上架、分类有序标识和堆放工作。4. 掌握物品的库存动态，及时提供给使用部门作申购参考。5. 建立健全的物资管理台账，按月登记物资的收、发、存情况，做到账实相符，确保帐、物、卡相符，按要求编制每月报表。6. 做好员工各类制服的管理（包括送洗、收发、结算等有关工作）。7. 负责各部门每月文具的汇总、申请、发放等工作。8. 做好仓库清洁工作，保持货架堆放物的整齐、清洁。9. 保持仓库通风良好，并做好防火、防潮、防晒、防水、防虫、防盗等防护措施。4.0 行政管理制度1. 办公室环境管理1.

12、所有办公人员有责任和义务维护公司办公区域的整洁和环境卫生,并有权指责批 评任何违反公德的行为(包括:办公区域内环境卫生、个人桌面的整洁、个人办公座位的周围环境整洁,地面清洁等)。2. 应保持桌面清洁和桌面摆放物品的整齐美观,桌面只能摆放文件夹、笔筒、台历、电话,不得摆放与工作无关的物品,不得摆放食品等杂物。3. 离开办公桌前应整理办公桌面,椅子归位,关上抽屉,关闭电脑,方可离开。4. 不得将重要文件放在桌面,看过后应锁进抽屉。5. 不得在办公区域的通道处摆放物品,阻碍通行。6. 使用完后的办公用品应放回原处,报纸看完后放回报架。7. 保持办公区域的卫生,不得随意乱扔杂物。2.员工的行为要求1.

13、 办公区域说话注意控制声调,不得在上班时间聊天、大声喧哗、影响别人工作。2. 上班时间员工不得在办公区内吃东西,包括口香糖、饮料及所有食物。3. 不得在办公区内化妆。4. 不得在工作时间阅读与工作无关的报刊。5. 不得无故在其他办公区域乱串,不得带领与工作无关的人员进入公司。6. 必须在吸烟区内吸烟,任何时候都不得在办公区域内吸烟。7. 员工在进入办公区域前请擦净鞋底,注意不要将水渍、污物带进办公区域。8. 隔离板上不许粘贴图画、饰物等与工作无关的物品。与工作有关的资料、纸张只能用透明胶粘贴,严禁用图钉、铁钉等固定。9工作业务洽谈、来访应引领客人到接待区洽谈。10下班后关闭门窗、空调、电源等。

14、大宗物品/外委单位招标规范1 目的为规范公司物业服务中心的大宗物品采购及外委单位管理工作，确保大宗物品的采购、外委单位符合规定。2 使用范围 物业服务中心3 定义 A、大宗物品：指单价或一次性采购量在1万元（含）以上的物品采购。 B、外委单位：指委托外单位服务的工程维保、清洁保养、绿化保养、除四害等单次合同或总额合同在2万元（含）以上合作单位。4 招标管理小组组长：物业副总经理 组员：行政人事部经理、财务部经理、申购部门经理5 职责招标管理小组全员：参与评标，共同对该次采购作最终的决策业主代表： A、管理招标箱钥匙一把 B、参与评标行政人事部：A、负责对本管理制度进行制订、修订、推行 B、招标

15、箱的管理（持招标箱钥匙一把） C、招标会议的召开 D、参与评标 E、建立合格供方名录 申购部门：对本部门需采购的物品/外委服务提出申请 对本部门需采购的物品/外委服务作招标计划 对本部门需采购的物品/外委服务拟定合同，走合同流程6 招标采购操作流程申购部门提出采购申请项目总经理审核业主代表审核1、提出申请 将定标结果报集团副总裁、总裁审批行政部邀请投标单位申购部门草拟招标计划 招标管理小组召开会议，进行开标、评标、定标2、 招标申购部门草拟合同，走合同流程圣丰集团总裁审批，盖合同专用章圣丰集团相关部门和领导审核业主代表审核3、签定合同采购/外委4、采购/外委7 相关表格4.3.1 大宗物品采购

16、/外委服务申请单4.3.2 投标单位评分表4.3.3 招标综合评审意见表 一般物品采购管理规定1、 目的规范管理处各部门物品采购程序，确保采购符合规定要求。2、 适用范围适用于圣丰广场一般物品采购3、 职责3.1各部门根据库存情况填写部门采购清单。3.2 行政部负责审核所购物品，负责采购、验收、入库。 3.3 财务部负责资金审核。3.4 项目总经理负责审批。4、 采购物品分类4.1固定资产类指单位价值在1000元以上（含2000元）且使用期不少于2年的，包括电脑网络设备、办公家具、办公设备、车辆、工程设备、电机等物品。 4.2非固定资产物品/费用类指单位价值在2000元以下（物品的使用期不限）

17、的物品/费用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、办公设备的维修费、公务交通费、饮用水费、邮递费及其它杂项品。4.3采购方式4.3.1长期协议范围：清洁合同、绿化保单、设备维护（协议期限一般为一年）等。4.3.2 固定供应商范围：文具/办公用品、制服洗涤、对讲机购置维保、制服制作、饮用水供应商等。4.3.3一般供应商经市场调查，固定供应商无法供应的、或在同等条件下固定供应商的价格高时，临时寻找的供应商，采购品单价在500元（含）以上，或总价值在1,000元(含)，要求有3家或3家以上供应商来进行比较、核价。5、 其他采购要求5.1 尽量要求按时送货，如需外出采购，行政部应安排集中物品采购。5.2

18、 采购物品均要求供应商提供正式的商品销售发票。5.3 对于批量货品或大宗物品，均要求供应商送货上门。 6、采购程序由申购部门填写详细请购单或提供相关样品行政部跟进往后采购流程总价是否500元以内 否 是三家报价直接与供应商进行询价报价分析项目总经理审核业主代表审核依审批权限逐级报批安排货期否退货跟进验收通过否是登记入仓，填写入库登记表及入仓单 公务外勤管理规定1 目的加强费用管理，有效控制成本，规范交通费报销程序。1 使用范围圣丰广场管理处2 公务交通费报销范围A、外出办理公事；B、外出参加培训、会议、活动；C、 外出参观学习；4 外出申请及登记因公务外出者，须在外勤登记表（设在行政部）上登记

19、外出时间、起止地点、事由报部门经理审核，经行政部批准后外出，交通工具为公交或地铁，原则上不允许乘计程车，有特殊或紧急情况必须乘从计程车，需在外勤登记表的备注栏写明原因。5 交通费的报销A、 交通费按部门统计，各部门每月10前填好交通费报销明细表报财务部，附外勤登记表作为附件。B、 每张交通发票背后需当事人签名及写明日期。6 相关表格6.1 交通费报销明细表6.2 外勤登记表管理处印章使用管理规定1 印章使用流程及说明所属部门申请填写 印章使用申请登记行政人事部审核项目总经理批准后盖章说明：管理处印章“第一太平戴维斯物业顾问（北京）有限公司广东分公司圣丰广场管理处”用于发布内部文件、通告、管理处

20、内部制度及与相关方往来函件等。2 印章的保管及使用规范A、印章由项目总经理或其授权代表指定专人负责保管及使用。印章持有人应将印章妥善保管，不得随意摆放、磕碰。每次用章前必须严格执行管理处用章制度，按相应流程履行用章手续，严禁违规用章。B、印章不得私带外出或转交他人，如确因工作急需携带外出，需填写携带印章外出申请表，详细列明外出使用日期、地点及事由，报请印章持有部门及管理处总经理批准，并交由行政人事部存档。C、 印章保管人因出差、休假离开公司，应在离开公司前按印章交接人顺序填写印章交接记录表，并做好印章转交手续，在印章保管人返回公司后，及时交回印章，并将印章交接记录表交行政人事部存档。3 印章保

21、管人要严格遵守印章管理规定，认真核对申请盖章的文件证件内容、份数，对不符合印章使用范围的要予以指正。4 加盖的印章应端正、清晰，如盖章的文件上注有年月日，加印位置应“齐年盖月”。5 相关表格5.1 印章使用登记表5.2 携带印章外出申请表5.3 印章交接记录表仓库管理规范1 目的为规范仓库管理、完善各类物品进、出仓手续。2 使用范围圣丰广场管理处3 存货备料申请为了杜绝浪费及积压材料，各部门购买材料，应先到仓库处查核是否无存货或不足需要量，根据用量情况提出申请。4 物品入库管理4.1 采购员购回物料后，将货物送入仓库，同时将送货清单（送货清单一定要加盖货方印章）交给仓库管理员；4.2仓库管理员

22、根据以上单据联同使用部门人员验收物品，无误后填写进仓单。交采购员签名，由行政部审核，项目总经理审批，然后根据审批后的进仓单进行记账；4.3 进仓单一式三联，验收联为采购员留存备查之用，记帐联为采购员报销之附件，连同发票交财务部，存根联为保管员记账之原始凭证。5 物品进仓流程采购员购回物料后，将送货清单交给仓库管理员 （送货清单一定要加盖送货方印章） 由仓库管理员、使用部门人员验收物品质量、数量、规格等有问题的，当场要求换/退货。直至符合要求 由仓管员填写物品进仓单，采购员签名确认 验收合格行政部主管复核确认仓管员根据审批的进仓单进行记帐。 6物品出仓流程申领部门填写出仓单，部门经理确认行政部审

23、核后签字项目总经理审批领料人凭审批后的出仓单到仓库领料，并与仓管员在出仓单上签名确认出货。7 退库管理7.1 退库程序与入库程序相同7.2 退库时不能填写进仓单，而要在出仓单上用红笔填写，以红字冲出库，同时注明退库字样及事由；7.3 登账时不能在“入仓栏”填写增加，而应在“出仓栏”以红字冲减出库数，从而增加库存数；8 报废管理8.1 部门报废物料均需填写物料报废申请表，经部门主管、行政主管、财务部、项目总经理查实审批后才可办理报废销账手续。8.2 合理报废的，由仓库管理员按以上程序申请报废，凭批准单作出库处理，以冲减存货；8.3 非合理报废的，由仓库管理员按以上程序申请，行政主管、财务主管在申

24、请表注明处理结果，保管员凭单冲减存货；9 盘点9.1 仓管员应经常对所存物品进行清点，并与账簿进行对比，如账实不符应主动查找原因。仓管员、财务部每月月底时对仓库进行盘点，仓管员填写仓库盘点表，财务部核实，查出盘亏、盘盈原因，并做出相应处理；9.2 盘点时除对实物进行盘点，还需检查账簿，抽查进仓单和出仓单；9.3 每月底编制盘点报表报财务部审核后由项目总经理确实。附表一：进仓单附表二：出仓单附表三：实物资产报废申请表附表四：仓库资产盘点表附表五：盘点报表员工着装标准及制服管理1 着装标准职位制服配置上装下装衬衫领花/领呔附件女经理深灰黑西装深灰黑 西裙白色长袖黑色中跟皮鞋、黑色丝袜其他女职员深蓝

25、色西装/背心深蓝色 西裙浅蓝色 长袖领花黑色中跟皮鞋、黑色丝袜男经理深灰黑西装深灰黑 西裤白色长袖领呔黑色皮鞋男职员（工程师/主任/物业助理/安管主任）灰黑西装灰黑西裤浅蓝色 长袖领呔黑色皮鞋安管员夏装-蓝黑西裤浅蓝色 短袖领呔肩章、黑色皮带、黑色皮鞋冬装蓝色毛衣浅蓝色色 长袖配备军大衣供当值人员轮流使用工程领班、技工冬装：深蓝色长袖套装工程绝缘鞋夏装：深蓝色短袖套装2 员工着装、形象要求1. 员工上班时间必须穿制服，制服要整洁、纽扣要扣齐、不允许敞开外衣，非工作需要不允许将袖子、裤脚卷起及将衣服搭在肩上；2. 男员工之头发：宜常修剪，每日刮胡须, 发脚长度以不盖过耳部及衣领为标准；3. 女员

26、工之头发：长发则以束发为标准；4. 员工头发不允许染除黑色外的其他颜色,所有员工不允许剃光头；5. 女员工宜保持淡雅清妆，不宜浓妆艳抹；6. 员工均不应留长指甲, 须经常修剪，保持卫生，指甲油只可涂指甲原色色系;7. 员工需按岗位要求穿鞋、鞋子上清洁无污渍，皮鞋以黑色为主擦光亮，不能光脚穿鞋及穿拖鞋，鞋带必须系好； 8. 女员工穿黑色丝袜，男员工须穿深色色系袜子；9. 员工必须注意个人卫生，不可使用过浓香水；10.员工证应佩戴于左胸上方位置，不得佩戴过份或夸张饰物；11.不允许穿着制服，离开公司范围做与工作无关的事情；12.员工制服如有损坏或遗失，须按制服原价或折旧赔偿；2 制服的领取、归还A

27、、员工入职后，到管理处负二层仓库办理领取手续；B、员工离职时必须将已清洗干净之制服完整无缺交回行政人事部仓管员处。3 制服的清洗时间清洗时间送洗时间领取时间送洗/领取地点负责人每周一、三、五14：00-16：00每周一、三、五14：00-16：00负二层物业仓库刘秀珍137116833014相关表格4.1 员工制服领取表4.2 员工洗衣登记表档案管理制度4.7.1文件编号所有发文都必须要文件编号，该文件编号由管理处之代码、编写部门之代码、文件的类别代码、编写年份、文件序号共5项组成。文件编号各代码具体如下：部门代码文件类型其他SR圣丰AP行政人事部CS客服部ED工程部SD安管部FD财务部L信函

28、 NT通告MO备忘录 AP请示LR报告 LS建议LP计划 RR规章制度FO表格 CM公司会议纪要DM部门会议纪要 CT合同12出文年份001文件序号4.7.2 档案目录管理 工程图纸类 SF/GC/H/001A、每一个文件柜上必须附有文件类型标签：如工程图纸类、装修巡查类、证件类等，贴在文柜外壁；如：B、每一个文件柜内必须附有该柜的文件盒目录：如会议纪要、收文、发文、巡查记录等，贴在文件柜内壁；序号文件盒名称文件盒顺序号C、 每一个档案文件夹/盒内必须附有相关的分目录。分目录按收、发文时间顺序填写如下，放在文件盒内首页，以便查阅序号文件名文件页码标签规格要求：标签宽：4.5cm标签高：22cm

29、文件类型字体要求：宋体初号字加粗存放期限字体要求：宋体五号字加粗管理处及部门字体要求：宋体四号字加粗编号字体要求：宋体四号字加粗4.7.3 存档文件盒外统一标签如下： 编号说明：AP/2012/01A部门 年份 序号会议纪要存放期限：3年圣丰广场管理处行政人事部AP/2012/01A4.7.4 临时存档可查阅文件盒统一标签如下： 标签规格要求：标签宽：4.5cm标签高：22cm文件类型字体要求：宋体初号字加粗管理处及部门字体要求：宋体四号字加粗会议纪要 圣丰广场管理处行政人事部4.7.5 览室档案的保管期限和归档要求1、各部门文件需每半年存档一次，全部归放于统一档案室，由行政人事部分别于6月和

30、12月牵头进行归档。2、各部门根据文件的重要性，进行保管期限的划分为永久保存和定期保存两种。4.7.6 档案的保管档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散）不乱（不使档案互相混乱）不丢（档案不丢失不泄密）不坏（不使档案遭到损坏）同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。4.7.7 档案的借阅/复制文件借阅/复印申请表序号借阅/复印文件名称借阅/复印份数借阅/复印日期1234借阅/复印原因 申请人： 部门负责人： 项目总经理： 日 期： 日 期： 日 期： 借阅/复制人持由项目总经理批示的文件借阅/复印单到行政人事部进行借阅：4.7.8

31、 档案的销毁(1)超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限，每年编制销毁计划及清单， 报行政部审核。 (2)行政部审核无误后报项目总经理审批。 (3)项目总经理审批同意后由行政部指定2名监销人员（档案管理员、行政部经理 ）将超过保存期限的档案销毁。 (4)监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。 文件销毁申请表序号文件名称份(卷)数日 期备 注申请人： 行政部审核： 项目总经理： 监销人：4.7.9 对外发文格式要求在一切对外文书中，统一使用黑体字，字号为小四，行距为1.5倍，在叙述重要内文可使用粗体和下划线。版面设定页边距为：左2.5厘米，右2.5厘米，上2厘米，每段

32、落之间为一行距离，正文格式为左齐。文书完结时，需隔两行才写上发信人公司名称和职位名称，发信人名称需与公司名称和职位名称相隔两行距离并放在左下，日期则放在发信人下一行左下。信函结束语可视信函具体内容而定（如：顺祝商祺）。页脚地址：广州市天河区广州大道中988号圣丰广场 电话;（020）22998091 传真:（020）229980904.7.10 文件的接收1、所有的外来文件须先交行政人事部进行文件初步过滤，交项目总经理批示；2、行政人事部对经项目总经理批示要办理的的文件进行跟踪催办，并把结果向项目总经理汇报；4.7.11 文件的签发1、对外发文必须按上述第九条的发文格式要求进行，以管理处名义对

33、外发文须先到行政人事部登记及索取发文编号。如管理处对外发信函的编号为：SR/L/12/001 圣丰 信函 年份 序号2、 对外发文之文件须经项目总经理签批后，行政人事部复印留底存档，交给相关跟进部门发送有关单位签收。4.8 工作汇报制度4.8.1 目的 为加强公司总部与管理处之间及管理处内部各部门间的信息交流，强化公司总部对管理处的指导与监督，有效引导管理处自我工作监督与检查，特制定本制度。4.8.2 使用范围本制度适用于各管理处各部门向项目经理的定期工作汇报、管理处项目经理向总公司及管委会的定期工作汇报。4.8.3汇报形式包括口头汇报和书面汇报。各部门定期工作汇报、项目经理定期工作汇报均应采

34、用书面形式。特殊情况下，可先口头汇报，而后形成书面报告进行后补。4.8.4部门工作汇报的内容1） 工作汇报包括年度工作汇报、月报、重大投诉、突发事件、所有预算外开支。2） 工作汇报内容a) 部门经理工作汇报内容- 年度工作计划及工作目标；- 年度工作总结，典型材料；- 日常管理工作有关情况； - 各项重大活动的具体安排和进展情况；- 工作过程中遇到之难题及解决情况或所需之协助；- 专项工作请示、报告、意见和建议；- 其他适时性工作情况。（注:重大投诉及突发事件于发生后次日，需以文字形式提交相应的报告。)3） 为了更好地总结工作经验，不断提高服务工作质量，半年度工作汇报及年度工作汇报还应包括“工

35、作问题分析总结”。 4.8.5工作汇报流向1） 部门经理直接向项目经理汇报工作；2） 工作汇报应严格按照“逐级汇报”制执行，一般情况下，不得越级汇报。在总公司或管委会特殊要求下，部门经理可以直接向总公司或管委会提交工作汇报。4.8.6工作汇报提交时间 1） 月度工作汇报：管理处各部门于次月5日前向项目总经理办公室提交本部门上月工作报告。2） 年度工作汇报：各部门应于2月10日前向项总目经理办公室提交上一年度工作汇报，项目总经理应于2月20前向总公司提交上一年度工作汇报。4.9 员工宿舍管理制度为做好员工集体宿舍的管理工作，创造一个卫生、舒适、安宁的居住环境，特制订如下管理规定，入住宿舍的员工共

36、同配合遵守：4.9.1 宿舍管理：1） 要入住宿舍的员工，向管理处申请批准方可入住，管理处有权随时取消员工的入住资格。2） 住宿员工离职时，应在办妥离职手续后的当天18:00前搬离员工宿舍。3） 宿舍床位由管理处统一调配，不得私自占用、调换及擅自增加家具。4） 由管理处选派一名入住宿舍的员工担任舍长（主要为部门领班），对宿舍进行管理。4.9.2 宿舍纪律及要求：1） 员工手册及公司规章制度适用于宿舍管理，对违反规定，不服从管理的按章处理，情节严重者，将导致解除劳动合同。2） 严禁宿舍内任何形式赌博、喝酒、收放黄色影碟和录像带、打架斗殴及进行其他不利于身心健康的活动，违者将导致解除劳动合同。3）

37、 注意公共卫生，不得随地乱扔烟头、乱丢垃圾、吐痰及向窗外投扔杂物。4） 严禁外来人员在宿舍内逗留，如发现立即取消有关人员入住宿舍资格。5） 未经管理处批准入住宿舍的员工，严禁进入宿舍，否则，纪律处分（管理层除外）。6） 宿舍寝室内严禁大声喧哗影响他人休息，否则，取消入住资格。7） 宿舍员工注意宿舍安全，做好防盗、防火、防事故等安全工作，严禁在宿舍存放易燃易爆等危险物品，禁止在宿舍内擅自乱拉电线和使用大功率的电器。8） 发现宿舍内员工有违纪行为或其他异常情况，应及时报告舍长，舍长应将情况向部门经理反映，由部门经理根据管理处有关规定做出处理建议后，报行政人事部处理。附件一：员工宿舍入住申请表附件二

38、：员工宿舍入住登记表5.0 人事管理制度物业公司成立后向社会公开招聘人员，物业管理公司采用固定期限合同制的聘用制度，签订劳动合同，约定合同终止的时间、条件。在合同期内履行合同义务，享受合同权利。采用人员能进能出，能上能下，工资能高能低的聘用程序制度。物业管理公司的人员请得进，留得住，流得出，用得活。有利于物业管理公司精减人员、降低成本、提高效益、激励势气。5.1 员工招聘、入职流程由用人部门填写人员需求表经行政人事部审核项目总经理批准行政人事部按部门要求进行招聘。附件一：人员需求表5.1.1员工入职流程由行政人事部通知合适人选在指定的时间办公室报到，并指导其填写职位申请表部门负责人面试行政人事

39、部面试项目总经理签批行政人事部通知上班时间及办理入职手续所需资料。附件一：职位申请表及面试估评5.1.2 合同的签约根据劳动法规定与正式录用员工签订的劳动合同书，劳动合同书应包括以下内容：劳动合同期限；工作内容；劳动保护和劳动条件；劳动报酬；劳动纪律；劳动合同终止的条件；违反劳动合同的责任。劳动合同前面规定的必备条款外，当事人可以协商约定其他内容。物业管理公司与劳动者订立劳动合同，必须遵循两个原则：一是平等自愿，协商一致；二是符合法律、行政法规的规定。劳动合同必须由员工亲自签名或盖章，企业代表签章，并加盖人事资源管理部门印章及注明签约的日期后方可生效。双方签署后，交由政府劳动法律部门签证。 附

40、件一：劳动合同附件二：续订劳动合同通知书5.2 员工入职管理（包括试用期）从通知员工正式录用开始依次办理员工报到手续，收取员工身份证、学历证明岗位资格证、岗位操作证、驾驶执照、劳动手册（下岗、待业证明）、养老保险关系转移单、独生子女证等，有关证件、资料复印后原件应归还员工，然后发制服、员工手册及管理规定、职员卡、更衣柜钥匙等，并要求员工在物资卡上签名后存档，接着安排入职培训，完成后到各自部门岗位上报道。附件一：新入职员工办理表5.3 员工规定制度管理物业管理公司运作等程序的管理，是以规章制度形式等予以贯彻执行的。公司为不同性质的内容的岗位（工种），制定各级岗位责任制，各部门、各工种的员工在工作

41、岗位上行为都有必须遵循岗位责任制条款的规定。有关员工纪律管理的日常规章制度一般包括在员工手册中。物业管理公司编印员工手册，发给全体员工人手一册，介绍公司的各种章程和规定，尤其对必须遵守的纪律管理和各种规章制度，简要明白地逐条罗列，便于员工集中学习，在日常工作中参照对比。员工手册内容包括员工守则、劳动条例、员工福利、安全守则、奖惩条例。 附件一：员工手册 5.4 考勤制度5.4.1 管理处全体员工实行上下班打卡制度。员工上下班均需亲自打卡，不能委托他人或替他人打卡，一经发现替打卡情况，管理处将给予警告处理。发现打卡记录有问题，应即向行政人事部报告，若遇行政人事部休班期间，须立即向当值领班报告。

42、5.4.2 员工无故出现迟到或早退行为，所属部门应作出相应警告并报行政人事部备案，迟到或早退3分钟以内（但每月不可超过2次）不扣钱，每月迟到或早退3分钟（含）以内已累计超过2次，第3次起按每分钟扣1元工资计算在当月工资中扣除；每次迟到或早退3分钟以上的，每分钟扣1元，迟到或早退10分钟扣10元，以此类推。5.4.3 因工作关系需要外出办事的，需先到行政人事部登记，打卡后外出办事。如因工作需要未能在外出前打卡或外勤后未能回公司打卡下班，需事先征得部门经理同意，并于次日交回部门经理签认，否则，将按旷工处理。5.4.4 上、下班没有打卡记录，同时在1天内不办理请假或补签手续的，一律视为旷工处理.5.

43、4.5 员工请假应填写假期申请表，报管理处领导批准，请假1天以内的，由部门经理及行政人事部批准，请假2天（含2天）以上的需经项目经理批准，所有请假均需报行政人事部备案，部门主管级以上人员无论请假或出差，均需报项目经理批准。5.4.6 因紧急情况未能事先请假的，必须事后2个工作日内补假，没有补假或不经批准的缺勤按旷工处理;超过请假时间且又未续假者亦以旷工处理。5.4.7 住院病假处理：急病入院时，需通知部门备案，如非急病，应办妥请假手续后方可入院治疗。医疗期限按国家有关规定处理。假 别规定天数应交证明核准权限备 注事假有特殊原因及理由方可请事假1天（含）以内部门经理和行政人事经理，2天或以上管理

44、处项目经理事假全年不超过20天，事假为无薪假期。病假转正后每月享受1天有薪病假区级以上医院证明及医药费单、病历（核对后返还）1天（含）以内部门经理和行政人事经理，2天或以上管理处项目经理病假不累计，转正后每年不超过6天，超过6天的按事假处理。婚假3天、符合国家晚婚规定13天结婚证部门经理、行政人事经理、管理处项目经理公休日和节假日计算在内。产假90天准生证等部门经理、行政人事经理、管理处项目经理视其实际生产情况增加假期。年假7天/年合同期满一年部门经理，行政人事经理，管理处项目经理视其工作年限增加而增加，最长10天。丧假1-3天死亡证明部门经理、行政人事经理、管理处项目经理亲属（指父母、子女、

45、配偶、爷爷、奶奶、外公、外婆、兄弟、姐妹）。5.4.8 请假扣薪规定假 别工 资餐费津贴事 假扣当天工资不发病 假有薪病假不扣工资，无薪病假扣全天工资。不发婚 假不扣不发产 假不扣不发年 假不扣不发丧 假不扣不发工 伤不扣不发旷 工扣当天工资不发*若员工因严重违纪而被即时解雇，不会获任何经济补偿。5.5 员工调职升职管理行政人事部门协同员工所在部门，对员工进行升职（或调职）的考核。由员工所在部门的主管填写升职/调职申请表，经行政人事部门、总经理等必要的审批手续后，同意升职或调职，并按新职位的试用期标准考验。一般在一个月后确定新职位，进行晋级加薪。 附件一：员工考核表5.6 员工的档案管理l 员

46、工档案一般可由员工的人事档案、工作档案和培训档案等三个主要内容组合而成一个独立的档案卷宗。l 员工的培训档案将与其工作档案一起作为对员工晋升、提级、加薪时的参考依据，也是行政人事部门人才发掘与调配的原始依据。l 人事统计的主要内容包括：员工人数及其变动情况统计，打印月末人数情况及做出流动率的统计。员工结构统计，即关于员工性别、年龄、文化程度、政治状况、工作年限、专业技能、其他方面的统计(如:员工出勤情况统计、员工奖惩情况统计、员工接受培训情况统计)l 人事统计的工作步骤是：对统计的调查与收集，以统计资料的系统加工与综合，对统计资料的计算与分析。5.7 员工的辞职程序员工辞职的一般程序为：员工本

47、人向部门经理提出书面辞职请求员工所在部门出具离职还物表员工在结束工作后，归还发给的全部物品，并经有关部门会签，在行政人事部门办理离职手续。 附件一：员工辞职申请表附件二：员工离职手续办理表5.8 辞退员工程序辞退员工的一般程序为：部门经理提出辞退员工的报告经由项目总经理批准后转入行政人事部门、财务部门等备案员工归还发给的全部物品行政人事部门办理退工手续通知保安部门以后禁止放行被辞退员工进入公司。59 奖罚制度 目的为确保管理处的正常运作及维持良好的经营条件，达到高质量的工作效率和 服务，管理处特别制定了给员工遵守的行为准则，希望员工认真依照履行。纪律处分是为纠正不良的行为以维护管理处员工精诚合

48、作、和睦共处及整体利益，对违反纪律者，将按下列规定执行处分。5.9.1 奖励：对有下列表现之一的员工，将酌情给予奖励（包括但不限于口头表扬、书面嘉奖、现金/物质奖励、晋升）。1、遵纪守法，模范执行管理处各项规章制度，注意维护公司名誉，敢于制止一切有损大厦行为者。2、因积极向管理处提出合理化建议，并被管理处采纳者。3、 维护管理处利益和荣誉，保护管理处财产，防止事故发生与挽回经济损失有功者。4、为管理处作出贡献，经项目经理评估认为应给予奖励者。5、大厦的管理工作中创优异成绩者。6、 拾金不昧者。7、接受业户书面表扬，为管理处赢得荣誉者。8、在代表管理处参加各项竞赛评比中，为管理处赢得荣誉的贡献者

49、。5.9.2 处罚：凡具有下列行为之一的，将视情节轻重按下列规则予以纪律处分：口头警告（受此警告者将扣当月工资30元）1、当值时个人仪容仪表不整洁或不按规定着装，佩戴员工证者。2、不使用指定之员工通道。3、未经批准穿着制服外出者。4、未能保持储物柜或办公地点整洁者。5、未经批准不参加公司组织的业务知识培训者。6、工作态度不认真（如工作时听收音机、录音机、看与工作无关的报纸、杂志及业务外用书或吃零食等）7、高声与客人对话或肆无忌惮地与客人过分亲昵。8、当值期间反锁值班室门，故意用物品遮挡办公场所之门窗的。9、不按照部门主管所规定的时间用餐的。10、在物业区域内乱停车辆的。11、对下属不管理、不批

50、评、发现违纪行为不制止、不按规章惩罚的。12、在公司安排的培训课中迟到、早退或无故缺席的。13、其他轻微违纪行为者。书面警告：（受此警告者将扣当月工资50元）1、无故迟到或早退每次或每月累计5小时内。2、 违反考勤制度，要求别人或代别人打考勤卡者。3、擅离工作岗位或到其他部门闲荡。4、下班后逗留在公司范围内无所事事。5、擅自私调储物柜或在柜内存放食物或饮料。6、占用大厦电话作私人用途。7、随意吐痰、乱丢垃圾、涂鸦或破坏卫生整洁。8、工作散漫、粗心大意经口头警告不改正。9、不正确地使用任何设备用具造成办公设备损坏。10、违反安全守则造成事故但未给公司带来严重损失。11、在公司内粗言秽语。12、当

51、值时打瞌睡。13、未经许可，在员工布告板或公司其他地方张贴、更改、取走或撕去任何物品。14、违反吸烟条例，在当值时间、公共地点或指定非吸烟区内抽烟。15、违反工作规程。16、未经许可或无故进入用户单位的。17、未经许可，在物业区域内私自派发任何种类之文字或印刷品的。18、故意消极怠工或停止工作的。19、未经许可，擅自将公司物品移往别处或挪作他用的。20、不遵守保密规定，打听他人薪资收入或泄露自己的薪资收入的。21、一年内犯两次口头警告以上，第三次起为书面警告。最后警告：（受此警告者将扣当月工资100元）1、无故迟到或早退每次或每月累计5-8小时。2、故意顶撞上司、同事，对客人表现不礼貌，遭投诉

52、者。3、使用专供客人使用之设备与物品。4、工作有不负责任擅离职守等行为者。5、未经许可，擅自闯入公司禁区。6、疏忽、不慎损毁大厦或客人财物。7、吵闹、粗言秽语骚扰到管理处安宁。8、不服从主管或上司之合理指令。9、私自携友或其他人员到管理处工作地点或管理处宿舍内进行与工作无关之行为。10、挑拨打架或煽动、参与管理处内吵架事件。11、发表虚假或诽谤之言论，影响公司、客人、或其他员工的声誉。12、未经主管批准私自配储物柜锁匙或管理处内任何锁匙。13、存放未经批准之违禁物品、脏物于储物柜内或管理处其他地方。14、在管理处范围内未得公司同意作任何形式之募捐。15、违反工作规程,造成严重后果。16、无故旷

53、工。17、虚报个人资料，假冒签名等欺骗行为。18、在公司内部、管理处内部挑拨离间，破坏团结的。19、兼职于其它公司或从事其他工作，并影响本职任务完成的。20、长期不能按要求完成指定工作的，工作不积极不主动，缺乏关键的管理知识或业务技巧，经培训后仍未见改善的。21、擅用公司名义在外从事其它活动的。22、一年内犯书面警告两次以上，第三次起为最后警告。无薪停职在以下任何一种情况，公司有权对员工施以无薪停职。1、听候刑事案中审判结果者。2、拒绝接受公司制定之严格检验、诊治或防疫注射者。即时辞退凡犯有下列严重过失者，将会作违纪辞退，凡被违纪辞退之员工，将自动丧失其在公司享有之一切权益及不获任何赔偿。1、违反国家法律、法规、政策或管理处规章制度，造成较大经济损失或严重不良影响者。2、不服从工作安排或工作调动，影响生产、工作秩序者。3、连续旷工达15天者；或一年内累计旷工达30天者。4、经常迟到或早退，经最后警告后6个月内仍不改正。5、侮辱、漫骂或与客人发生争吵。6、恶意恐吓，危害公司职员、客人或其他人士。7、蓄意破坏、盗窃公司或客人财物。8、向客人或公司其他人士暗示、索取金钱或其他报酬。9、擅离职守，以权谋私，监守自盗，损害公司或客人利益。10、作不道德、下流的行为及交易。11、殴打他人或互相打斗。12、经常违反公司规