办公室管理作业4最后那道题
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1、办公室管理作业4最后那道题第5题、简要说明电子文件归档的基本方法电子文件归档一般采用以下方法:1、将应归档的电子文件最终版本存入磁、光记录介质上。2、压缩归档。采用数据压缩工具,对电子计算机网络上应归档的电子文件,经过一段时间积累后进行压缩操作,录入到磁、光记录介质上。3、备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作,就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上办公室管理作业3第1道题:提高会议效率,文秘人员应注意哪些方面,请列出相关要点。1、注意把握时间,灵活的话,可以以端茶、递交文件等提醒会议人员注意节奏;2、主题;这是一个相当重要的环节,在议题上一
2、定要扣紧;3、发言顺序;这个直接关系到会议质量,一般的顺序是先谈问题,再表扬,最后总结;4、中场休息,这个时间要选择合适;5、会议人员的座位次序,这个关系到他们是否能及时的发表意见。第3道题:文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作?请列出工作要点。(1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船,出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。旅行计划要准备三份,一份给上司,一份给他(她)的家人,一份给办公室存档。如果办公室其他人想要并有权利要,应再额外准备一份。(2)制定约会计划。约会计划表应该包括:城市名和省(州)名(如果是国外旅行,写明城市名和国家
3、名),日期和时间,与上司约会者的姓名、公司和地址,电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。如果上司与某位洽谈业务的人以前见过面,要把当时记录的档案找出,交给上司。(3)为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好,如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文件扎在一起,每一扎都要标得清清楚楚。(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单。打点行李时按照清单检查,这样就不会落下任何东西。旅行用品一览表:信纸、信封(普通的、公司的、大号的)、邮票笔记本 地址目录:电话、传真等号码 日历卡 世界各地时间表 国际电话号码表 文件夹商业名片 声像材料手机、手提电脑、软盘、微型录音机,或者是掌上电脑等现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡 相关档案
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