金蝶云K3-Cloud财务领域操作流程明细——应付款管理操作规程

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1、应付款管理操作规程应付款管理操作规程应付款管理操作规程11. 应付款管理系统31.1 业务规程图32.操作规程32.1 基础设置32.1.1 参数设置32.1.2 基础资料52.1.2.1 付款条件52.1.2.2 应付付款核销方案62.1.2.3 应付开票核销方案72.2 业务初始化72.3 应付单82.4 其他应付单92.5 付款单/付款退款单102.6 应付开票核销102.7 应付付款核销112.8 内部应付清理122.9 期末处理132.10 账务处理142.11 报表分析142.11.1 应付款汇总表142.11.2 应付款明细表152.11.3 应付款账龄分析表162.11.4 到

2、期债务表162.11.5 往来对账明细表172.11.6 应付单跟踪表171. 应付款管理系统1.1 业务规程图2. 操作规程2.1 基础设置2.1.1 参数设置应付款管理系统的参数主要有如下几个： 1. 如果该选项勾选，则付款单/付款退款单审核时自动与有关联关系的应付单核销。 2. 关联关系核销是最准确的核销方式，在核销的所有方式中优先级最高。通过关联关系核销，可以保证应付单与付款单/付款退款单的准确对应，使用户报表查询更加准确，特别是账龄分析表、到期债务表，如果不核销，报表数据将无法反映出用户的实际情况，所以在系统中该参数默认勾选且锁定。 1. 如果该选项勾选，则发票审核时自动与有关联关系

3、的应付单核销. 2. 关联关系核销是最准确的核销方式，在核销的所有方式中优先级最高。通过关联关系核销，可以保证应付单与发票的准确对应，更准确的反应出收到发票情况，所以在系统中该参数默认勾选且锁定。 1. 如果该选项勾选，应付单审核时，如果应付单的采购订单号与付款单（付款用途为：预付款）的付款项目中的采购订单号相同，则自动核销。 2. 对于采购订单有预付的情况，从采购订单生成的应付单为全部的应付款项，包括了已经预付的部分，该部分如果不及时核销，用户付款时将无法知道该笔应付的实际未付款金额，因此系统将该参数默认勾选且锁定，以保证付款数据的准确。 1. 如果该选项勾选，则付款单/付款退款单审核时自动

4、与有关联关系的其他应付单核销。 2. 关联关系核销是最准确的核销方式，在核销的所有方式中优先级最高。通过关联关系核销，可以保证其他应付单与付款单/付款退款单的准确对应，使用户报表查询更加准确，特别是账龄分析表、到期债务表，如果不核销，报表数据将无法反映出用户的实际情况，所以在系统中该参数默认勾选且锁定。 1. 勾选该参数，应付单审核时系统自动生成采购发票。系统会根据供应商基础资料中的发票类型决定生成增值税专用发票还是普通发票。 2. 如果生成的应付单必录字段完整，则单据为创建状态；如果必录字段不完整，则单据为暂存状态。 如果该选项勾选，则入库单审核时系统自动会生成应付单。如果生成的应付单必录字

5、段完整，则单据为创建状态；如果必录字段不完整，则单据为暂存状态。 1. 勾选该参数，则发票与应付单即使金额不同，核销时也不产生应付调整单。 2. 有些企业由于各种原因，发票的数据不一定与应付的数据可以完全一一对应，此时的核销仅作为某笔业务是否已经开具发票的核对，而对具体的金额已经没有核对的价值，对于这样的用户，核销时可以选择不产生调整单。 3. 该参数默认不勾选。 1. 勾选该参数，结账时间范围内如果存在未审核单据则给出未审核单据的列表并且不允许结账；不勾选该参数，结账时间范围内如果存在未审核单据时允许结账，仅给出未审核单据的列表作为用户参考。 2. 如果存在未审核的单据仍然可以结账，则结帐后

6、如果需要将该未审核的单据审核，则必须将业务日期修改为未结帐的日期。 3. 该参数默认不勾选。 1. 勾选该参数，则单据上的汇率可以手工修改，否则单据上的汇率不可以手工修改。 2. 该参数默认不勾选。 1. 如果该选项勾选，则应付单下推付款单时不能超过应付单对应的发票的金额。 2. 该参数默认不勾选。有些用户对付款有严格的要求，供应商不提供发票则不予付款，这样的用户则可以勾选该参数。2.1.2 基础资料应付款管理系统的本身的基础资料主要为付款条件、应付付款核销方案、应付开票核销方案。2.1.2.1 付款条件 到期日计算日期系统预设为订单日期、入库日期、收料日期和应付单业务日期。用户可以根据企业的

7、实际业务增加单据上的其它日期为到期日计算日期。 到期日计算需要设定设置标准和确认方式。设置标准可以是比例或者金额；确认方式包括交易日、月结、X天后和固定日四种。 系统预设四种付款条件：货到付款、30天后付款、月结30天和多到期日（按金额）。用户可以根据实际需要，参照系统预设的付款条件进行设置。付款条件如下图所示：2.1.2.2 应付付款核销方案应付付款核销方案主要是为匹配条件核销设置核销关系、核销匹配条件和核销顺序。系统预设了一个核销方案，用户可以根据实际应用增加。在匹配条件核销向导界面，用户可以选择多个核销方案，并设置优先级，系统会根据用户的设置多次执行匹配条件核销。应付付款核销方案界面如下

8、所示： 系统现支持如下核销关系： 应付单VS付款单/付款退款单 应付单(正)VS应付单(负) 付款单VS付款退款单 应收单VS应付单 应付单VS付款单（预付） 其他应付单VS付款单/付款退款单 其他应付单(正)VS其他应付单(负) 其他应收单VS其他应付单 核销顺序指应付付款核销中，当参与核销的单据为应付单、应收单、其他应付单或者其他应收单时，单据的优先顺序。系统支持如下核销顺序： 按到期日从前往后核销 按业务日期从前往后核销2.1.2.3 应付开票核销方案应付开票核销方案主要是为匹配条件核销设置核销关系、匹配条件，系统预设了一个核销方案，用户可以根据实际应用增加。在匹配条件核销向导界面，用户

9、可以选择多个核销方案，并设置优先级，系统会根据用户的设置多次执行匹配条件核销。应付开票核销方案如下图所示：2.2 业务初始化为了保证应付款管理系统使用前后数据的衔接，本功能提供录入系统启用前已存在的各种单据的功能。第一步：启用日期设置任何结算组织需要使用应付款管理模块前首先要设置启用日期。启用日期设置后如未有业务发生，则可以修改；否则不再允许修改。第二步：录入期初单据期初单据包括：期初应付单、期初其他应付单、期初付款单、期初付款退款单。各单据的录入功能与正常业务期间的单据相同，只是业务日期必须早于启用日期。第三部：结束初始化当期初单据全部录入完毕后，就可以结束初始化了。结束初始化后不可以再录入

10、期初单据。结束初始化后尚未结账前可以反初始化。初始化界面如下图所示：2.3 应付单功能说明应付单是对采购产生的应付的管理。应付单如下图所示：字段说明 字段名说明备注业务日期业务日期必须大于结账日期，如果没有结账日期则必须大于等于启用日期表头单据类型系统预设两种单据类型：标准应付单和采购费用应付单，用户可以根据实际应用情况自己添加表头按含税单价录入勾选该选项，说明以含税单价为计算标准；不勾选该选项，则以单价为计算标准。企业的实际业务中可能存在不同的报价方式，用户可以根据每单的实际情况对该选项进行选择表头计入成本采购费用应付单专有字段，代表该费用是否进入成本表体入库单号指定承担该笔费用的入库单表体

11、操作说明 1.如果勾选“入库单审核时自动生成应付单”，则在入库单审核时，会自动生成应付单，生成的应付单如果必录字段完整，则为创建状态，如果必录字段不完整，则为暂存状态。2.如果勾选“应付单审核时自动生成采购发票”，则在应付单审核时，系统会根据供应商基础资料中的发票类型自动生成增值税专用发票或者普通发票。 通过点击【应付单快速新增】菜单可以实现应付单的快速新增。在该功能下，系统分类展示出所有还未生成应付单的采购入库单、采购退料单、收料单和采购订单，使用户集中、快速的生成应付单。业务说明 通过应付单的付款计划页签，系统支持一张应付单多到期日的管理，用户可以根据自己的管理需求，针对应付单设置不同的到

12、期日及不同到期日的应付金额。 系统支持供应商多方交易的场景，即供应商的结算费、订货方、供货方和收款方可以不同。 内部结算的应付单必须通过供应链的组织间结算清单下推生成，而不能手工新增。内部结算的应付单表头的会计核算体系字段不为空，而一般的应付单该字段为空。应付单上的会计核算体系字段默认隐藏，如果用户有内部结算的业务，可以通过单据类型将该字段放开。2.4 其他应付单功能说明其他应付单是对除采购外的其他应付的管理。其他应付单如下图所示：字段说明 字段名说明业务日期业务日期必须大于结账日期，如果没有结账日期则必须大于等于启用日期单据类型系统预设一种单据类型：其他应付单，用户可以根据实际应用情况自己添

13、加往来单位类型往来单位类型包括客户、供应商、员工、部门、其他，如果为其他时，可以手工输入往来单位。2.5 付款单/付款退款单应付款管理系统的付款单/付款退款单与出纳管理系统的付款单/付款退款单是相同的功能，具体操作说明请见出纳管理系统的付款单、付款退款单。2.6 应付开票核销功能说明应付开票核销包括关联关系核销、匹配条件核销和特殊业务核销。一般情况下通过关联关系核销、匹配条件核销可以将用户多数的单据核销完毕。特殊业务核销可以对任何的单据核销，但是建议用户仅在需要对单据尾数冲销或者不同往来单位的应付单与发票核销时才使用。操作说明有关联关系的应付单和发票已经自动核销了，本功能主要是提供没有关联关系

14、的应付单和采购发票的核销。 关联关系是指通过单据转换功能，通过上游单据生成下游单据，在下游单据审核时，系统会自动执行核销。例如通过应付单生成采购增值税专用发票，在采购增值税专用发票审核时，系统会自动对应付单和采购增值税专用发票进行应付开票核销。关联关系核销是优先级最高的核销，如果单据间有关联关系，则系统一定执行关联关系核销。由于关联关系核销是在下游单据审核时系统自动执行，所以没有单独的菜单。 匹配条件核销是指系统根据用户选择的核销方案，对系统单据进行批量的核销。在系统中，应付开票的匹配条件核销通过菜单【应付开票核销】进行。该功能为向导式功能，用户首先需要在向导界面中选择核销方案，有关核销方案的

15、说明请参见应付开票核销方案。用户同时可以选择多个核销方案，系统会按照核销方案的优先级，自动执行多次匹配条件的核销。在向导界面中还可以设置参与核销的单据范围和核销过程中产生的应付单的业务日期。在单据间没有关联关系的情况下，匹配条件核销为用户的最主要核销方式。通过匹配条件核销，应该可以对用户大多数的单据核销完毕。 特殊业务核销可以对任何单据进行核销，但是建议仅在需要对单据尾数冲销或者不同往来单位的应付单和发票核销时才使用该功能。特殊业务核销前可以设置生成的应付单的业务日期。 在【应付开票核销记录】界面，系统提供了反核销功能，选择一组或多组核销记录，点击【反核销】按钮，系统将自动反核销。 2.7 应

16、付付款核销功能说明应付付款票核销包括关联关系核销、匹配条件核销和特殊业务核销。一般情况下通过关联关系核销、匹配条件核销可以将用户多数的单据核销完毕。特殊业务核销可以对任何的单据核销，但是建议用户仅在需要对单据尾数冲销或者不同往来单位的应付单与付款单核销时才使用。 关联关系是指通过单据转换功能，通过上游单据生成下游单据，在下游单据审核时，系统会自动执行核销。例如通过应付单生成付款单，在付款单审核时，系统会自动对应付单和付款单进行应付付款核销。 关联关系核销是优先级最高的核销，如果单据间有关联关系，则系统一定执行关联关系核销。由于关联关系核销是在下游单据审核时系统自动执行，所以没有单独的菜单。 匹

17、配条件核销是指系统根据用户选择的核销方案，对系统单据进行批量的核销。在系统中，应付付款的匹配条件核销通过菜单【应付付款核销】进行。该功能为向导式功能，用户首先需要在向导界面中选择核销方案，有关核销方案的说明请参见应付付款核销方案。用户同时可以选择多个核销方案，系统会按照核销方案的优先级，自动执行多次匹配条件的核销。在向导界面中还可以设置参与核销的单据范围和核销过程中产生的应付核销单的业务日期。在单据间没有关联关系的情况下，匹配条件核销为用户的最主要核销方式。通过匹配条件核销，应该可以对用户大多数的单据核销完毕。 特殊业务核销可以对任何单据进行核销，但是建议仅在需要对单据尾数冲销或者不同往来单位

18、的应收单和收款单核销时才使用该功能。特殊业务核销前可以设置生成的应付核销单的业务日期。 在【应付付款核销记录】界面，系统提供了反核销功能，选择一组或多组核销记录，点击【反核销】按钮，系统将自动反核销。 2.8 内部应付清理功能说明对于组织间交易产生的内部往来，有时候不需要实际的现金支付或者开具发票，年末或者年中统一清理掉。所以应付款管理模块提供了内部应付清理功能。内部应付清理包括无需付款清理和无需开票清理。通过“内部应付清理”可以进入“无需付款清理”界面，在该界面上通过“无需开票清理”按钮进行切换。具体界面如下图所示： 无需付款清理是指该内部应付单不需要实际的现金支付，用户可以用该功能清理掉，

19、清理时还可以指定应付清理单的业务日期。 清理后可以通过内部应付清理记录查询清理情况，选择清理记录还可以进行反清理。 无需开票清理是指该内部应付单不需要实际的开具发票，用户可以用该功能清理掉。 清理后可以通过内部应付清理记录查询清理情况，选择清理记录还可以进行反清理。2.9 期末处理应付款管理模块的期末处理主要有如下功能：结账、反结账。 结账的开始日期默认为最新结账日期+1，锁定不可以修改；结束日期默认为当前时间，可以手工修改。 结账界面将显示出用户有应付款管理模块结账权限的所有已经设置启用日期并且已经结束初始化的结算组织。用户可以通过手工勾选来决定对哪些组织结账。 结账之后可以反结账。 是否勾

20、选参数：存在未审核的单据时不允许结账，对结账有不同的影响。1. 勾选该参数，则必须单据全部审核才可以结帐。2. 不勾选该参数，则存在未审核的单据也可以结帐，但是系统会给出提示哪些单据尚未审核。3. 结账界面如下： 反结账界面将显示出用户有应付款管理模块反结账权限的、已经结过账的结算组织。用户可以通过手工勾选来决定对哪些组织反结账。 开始日期默认为上次结账日期+1，结束日期默认为最新结账日期，锁定不可以修改。2.10 账务处理账簿中可以设置是通过应付单还是发票确认财务应付。智能会计平台会根据账簿中的设置自动选择应付单或者发票生成凭证。有以下两点需要注意： 内部往来的凭证都是通过应付单来生成，不需

21、要考虑账簿上的设置。 其他应付单没有对应的发票，所以其他应付业务都是通过其他应付单生成凭证的。账务处理的其他功能都是由智能会计平台提供的。有关说明请参考智能会计平台用户手册。2.11 报表分析2.11.1 应付款汇总表报表功能应付款汇总表主要是用来反映某段时间内与往来单位的期初余额、本期应付数、本期实付数、期末余额等数据的汇总信息。在企业的实际应用中可能需要根据往来单位、采购部门、采购组等不同维度查询。报表界面如下：操作说明 因为核销会影响报表数据的准确性，因此系统在报表展示界面提供了调用核销的功能。 系统提供分组汇总功能。分组汇总依据包括：往来单位、币别、采购部门、采购组、采购员、结算组织、

22、采购组织。 报表显示选项包括： 包括未审核单据 余额为零不显示 无发生额不显示 无发生额且无余额不显示 以上选项都默认不勾选，用户可以根据自己的应用选择。业务说明 针对上级需要查询下级公司数据的需求，例如集团财务经理需要查询所有公司的应付款数据，只要系统中设置好了隶属关系，报表查询中就会按照隶属关系的设置展示出数据。 应付款管理报表的显示选项中有外部结算、内部结算两个选项，用户可以根据自己的需要进行勾选，只有勾选了内部结算，会计核算体系字段才可以编辑。 2.11.2 应付款明细表报表功能应付款明细表主要是用来反映某段时间内与往来单位的期初余额、本期应付数、本期实付数、期末余额等数据的明细信息。

23、操作说明 因为核销会影响报表数据的准确性，因此系统在报表展示界面提供了调用核销的功能。 系统提供分组汇总功能。分组汇总依据包括：往来单位、币别。 报表显示选项包括： 包括未审核单据 以上选项都默认不勾选，用户可以根据自己的应用选择。业务说明 请参见应付款汇总表的内部结算、隶属关系查询。 2.11.3 应付款账龄分析表报表功能应付款账龄分析表反映的是截止到某一时间点，往来款项余额的时间分布。此报表的数据来源于应付付款核销未完毕的应付单。操作说明 请参见应付款明细表的核销及分组汇总功能。 系统提供用户自定义账龄分组功能。通过该功能用户可以自由定义自己需要报表显示的账龄区间。 账龄计算标准分为按照业

24、务日期计算和按照到期日计算。 报表显示选项包括： 包括未审核单据，默认不勾选 按单据显示，默认勾选以上选项用户可以根据自己的应用选择。业务说明 请参见应付款汇总表的内部结算、隶属关系查询。 2.11.4 到期债务表报表功能到期债务列表反映截止到指定日期止，已经到期的未核销应付款及过期天数、未到期的应付款及未过期天数。操作说明 请参见应付款明细表的核销及分组汇总功能。 未到期单据勾选该选项指到期债务列表中除了列出到期的数据，还要列出部分未到期的数据。而需要列出多少未到期数据，由“提前天数”决定。该选项默认不勾选。提前天数只有勾选“包括未到期”之后，“提前天数”才可以勾选。该字段默认为0，不可以小

25、于0。可以手工输入整数。业务说明 请参见应付款汇总表的内部结算、隶属关系查询。 2.11.5 往来对账明细表报表功能往来对账对账明细表所展示的数据与应付款明细表基本相同，只是当往来单位既是客户有是供应商时，往来对账对账明细表可以将与该往来单位的所有往来都列示出来。操作说明 往来对账明细表的各功能基本与明细表相同，请参见应付款明细表核销、分组功能、显示选项。 债权债务选项是指往来对账明细表是从什么角度来统一数据，选择债权则是从应收的角度统计，选择债务则是从应付的角度统计。业务说明 请参见应付款汇总表的内部结算、隶属关系查询。 2.11.6 应付单跟踪表报表功能应付单跟踪表是用来查询与应付业务有关的各种信息的报表，例如应付单的订单情况、入库情况、开票情况、付款情况等等。操作说明 由于应付单跟踪表会同时显示应付单的开票和付款情况，所以系统提供了开票核销和付款核销两个功能。 由于应付单跟踪表的一行可能有多种单据，例如可能同时有订单、入库单、付款单等，所以联查单据时需要将光标定位在单据编号上。 勾选“包含未审核单据”选项，指的是与应付单有关的其他单据需要查询出没有审核的单据。