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1、如何加强完善电算化会计档案管理摘要文章通过论述会计电算化档案的特点,得出实行电算化会计档案管理的必要性。同时指出了我国目前电算化会计档案管理中存在的共性问题,并就如何解决这些问题提出了自己的几点解决措施。关键词电算化会计档案;特点;问题;对策会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,使用电子计算机代替人工记账、算账、报账、以及部分代替人脑完成对信息的分析、预测、决策的过程。会计电算化与档案管理之间是相辅相成的关系,会计电算化拓宽了会计档案的范围,提高了档案管理的效率与水平。同时,档案管理也针对电算化会计档案提出了新要求,特别是近几年来随着会计电算化事业的迅速发
2、展和普及,许多单位的会计系统逐步由电算化会计系统所代替。在这过程中也出现了很多的新问题,这应引起会计工作人员和档案管理人员的高度重视,切实加强电算化会计档案的管理工作。一、会计电算化档案的新特点（一）会计档案的内涵发生了变化实行会计电算化后原手工制作的会计凭证、会计账薄和会计报表等传统意义上的会计档案,则由计算机会计系统通过打印机规范打印保存或采用磁盘、光盘等磁质来保存。（二）档案保管载体不同手工系统的信息载体是纸张、档案占用的空间大、保管不易、查找数据较困难;电算系统的信息载体是磁性材料,档案占用空间小,保管容易,数据查找方便快速。但由于磁性材料易被遗失、污染、窜改,因此,防潮、防盗、防尘、
3、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了电算化会计档案管理的重要内容。（三）信息的共享性基于网络技术,可以提高会计文档的多方位检索速度,可以进行网上远距离传送。有利于会计档案资源共享。（四）档案的安全性要求更高由于会计数据被记录磁盘或光盘等磁性介质上,在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹若被修改就很难辨别出经济业务的原貌。再者,会计数据的高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁重要的数据。计算机犯罪具有很强的隐蔽性和危害性,相对手工会计系统而言,发现利用计算机舞弊和犯罪的难度更大,但所造成的危害和损失也更大。二、电算化会计档案管理
4、存在的问题会计电算化工作规范规定:电算化会计档案管理是重要的会计基础工作,要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理。现在关于电算化会计档案管理的讨论,大多围绕会计电算化管理办法等几个文件对电算化档案的基本要求而谈,未能体现电算化档案管理与计算机技术俱进的需求,管理方式陈旧,脱离基层企事业单位的实际情况,为能适应会计电算化及其档案管理的发展需求。（一）会计电算化档案管理制度落后会计电算化已经步入网络时代,网络技术应用领域的拓宽使电算化系统出现许多新的特征,过去的电算化档案在管理内容、方法及管理目标上都显得较为狭隘,影响了会计电子文档的收集、管理和利用,导致电算化档案管理出现简单化、形式化
5、的现象。（二）会计人员的电子档案管理意识较弱,计算机操作能力较低会计电子档案从收集到归档的过程,离不开计算机操作。由于会计人员的电算化操作能力较低,对电算化档案的重视不足,及操作人员的时间观念不强等原因,以致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外储器中保存,有时又不能正确进行电子文档的备份和检查,造成会计资料的假备份,使人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,影响电算化系统的正常工作。（三）电算化会计资料不全,审计可视线索少会计电算化工作规范对电算化档案的定义,指存储地计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面
6、等形式的会计数据,会计数据是指记账凭证、会计账薄、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。（四）会计电子档案尚未真正纳入档案管理范畴会计档案管理办法第十二条:采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。然而受企事业单位规模条件等限制,大多数已实施会计电算化的单位并未将存储会计资料的磁盘、光盘等资料作为会计档案予以保存,而会计电子备份数据一般都由系统管理人员自行保存,电子档案处于一种无序的、不连贯的管理状态,未形成有效的管理机制,随着会计岗位的调整,电算化资
7、料大都无档可查。（五）由于会计电算化的软件升级换代很快,在不同的版本下会计数据有可能不同,有的单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存,造成会计电算化档案不能被调阅。三、如何加强和完善电算化会计档案工作（一）建立完善的电算化档案管理制度实行会计电算化以后,随着存储介质的改变,对会计档案的管理也应不同。在参照财政部制定的相关会计电算化管理规定的基础上,需要各单位根据其具体情况,制定符合本单位电算化档案管理的具体办法,并一百万有效的约束机制。会计主管部门应加强对各单位电算化会计档案管理的监督检查,促进各单位电算化档案管理的制度建设。（二）针对电算化会计档案必须借助于特定的环境才能再现的特点在进
8、行管理时必须注意组织力量编写一套会计电算化档案管理软件,以便对往年的资料进行管理同时利用会计电算化档案处理方便、快捷、直观、对管理和决策支持性能好的特点,利用保存完好的各个时期的数据进行财务分析和预测,从而为企业或部门的决策者提供可靠的依据,另处还可以得出本单位、本部门现在与将来的发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展经济规律的制度,制定出适合自身发展的行为规范,提高经济效益。（三）电算化会计档案的收集所谓会计电算化档案的收集是指在一定的时间间隔内（如一个会计年度）,把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。
9、（四）电算化会计档案的立卷、编目会计电算化档案的立卷,是指不管一个计算机软盘已经输入多少会计数据,只要不再录入会计数据,则一个软盘就是一个会计电算化档案的保管单位,即一个会计电算化档案的案卷。在确立会计电算化档案的保管单位后,可根据记录后的内容或按时间顺序,分门别类地编制档号,再逐一填制会计电算化会计档案目录,以利于查考、利用。（五）电算化会计档案的管理与保存由于会计电算化档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时就准备数据的备份,注明形成档案的时间与操作员姓名,存放在两个不同地点。注意防潮、防热、防尘、防磁的场所,对采用磁性介质保存的档案还应定期进行检查复制
10、,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽回的损失。针对会计电算化档案和软件版本密切相关的特点,因为在不同的版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅的错误。所以会计电算化档案除保存各版本的备份数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统的版本。（六）机读档案的开发利用由于计算机自身具有运算速度快、运算准确的特点,许多手工条件下因计算或编制过于繁杂而放弃的分析、评价工作,可以在会计电算化下实现。随着机读档案的日积月累以及会计数据分析指标的不断完善,可以结合企业自身的特点,设计出一些有利于企业管理和决策的数据模型,从而进一步搞好机读档案的开发利用
11、。（七）电算化会计档案的销毁保管期满的会计电算化档案,由档案保管人员向单位负责人提出销毁意见,编制会计电算化档案销毁清册,列明应当销毁的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限等内容。单位负责人在会计电算化档案销毁清册上签署意见,实施销毁时,应当由单位档案机构、会计机构及主管部门派人监销,并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后监销人员在销毁清册上签字,并将监销情况报告单位负责人。（八）针对会计电算化档案易修改且不留痕迹的特点,应给不同的使用者赋予不同的操作权限,防止越权使用,同时操作日志管理应由系统自动进行操作,登记建立加密的机内操作日志监督系统,作为审计线索。（九）为了更好地管理会计电算化档案,使其发挥更大的作用,还须形成一套切实可行的档案制度,包括存档手续,分类管理办法,使用审批手续,保存期限及销毁手续等内容,以使对会计电算化档案的管理形成制度化。别处,我们还必须对整个计算机系统的安全性、稳定性做些工作,如计算机病毒的防范等。参考文献1 白晓军.会计档案工作中存在的问题及对策.档案天地2003.12 郭庆文.实行会计电算化必须加强信息安全管理、事业财会.2001,（6）;383 李少彤.论电算化会计信息资料共享.中国会计电算化.2000,（5）;304 支华会计电算化下的会计档案管理工作J.财务与会计2002.9.41
如何加强和完善电算化会计档案管理
