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1、办公室物品、文档管理制度构想一、物品管理制度1、 针对办公室所辖物品进行分类管理，入柜保存， 列出物品清单并打印物品实时借出、归还登记表，并定期做物品检查、核实，保证办公室物品不丢失。2、 学生会各部或老师借用办公室物品时,应首先找办公室人员，经同意后由值班人员为其取出相应物品并做好物品借出记录（具体填入物品借出记录表内），如到期未归还物品，直接追究第一负责人(借物品者 )、第二负责人（物品借出者）。3、 针对除学生会各部或老师以外的其他人员借出物品时，必须核实在与学生会使用无冲突的情况下， 同意后方可借出， 并抵押相应证件 （学生证、 身份证） 和联系方式。4、 所有办公室物品未经允许概不许
2、私自借出或带出办公室，对物品在借出期间如有损坏要做相应赔偿。二、档案管理制度1、 办公室档案分为学生干部档案和活动档案两大类，对档案要定期做整理，确保档案的完整与保密。2、 学生会干部档案按学生会各部分类管理，各部大型活动档案按各部整理（包括学期活动计划、活动申请、策划、预案、总结、通讯等内容）。3、 对入档档案要做入档前登记记录，对各类档案保证档案完整后方可入档，对在已在档案核查中如果发现有缺少文件的应及时加上相应文件。4、 如有关人员需借用档案时，须经办公室或主席团同意并做好登记方可，归还后应及时入档。5、 定期对已失去使用价值的档案进行清理与销毁，并做好记录。办公室物品管理制度细则为了有
3、效合理的利用院学生会的资源， 提高物品的使用效率， 加强对物品的管理， 防止资产流失， 以保障院学生会各项活动和工作有序、 高效、顺利地进行， 办公室特制定本制度。一、日常物品管理1、院学生会办公室所有物资归铁道技术学院所有，并由办公室统一管理。本规定适用于院会的所有办公设备、 活动器材、 家具用具等固定资产。物品管理应遵循勤俭节约、 因时制宜、注意实效、严于管理、偏于使用的原则。2、物品保管1 每届学生会之初进行资产交接， 前任负责人与现任负责人交接， 核实完毕后， 在办公室备案，并报主席团。2 每学期末对院会所有物品进行全面清查和登记， 建立或更新档案。 各种使用物品均要在办公室登记，各部
4、只有使用权，没有处分权。3 每两周进行一次物品清理，核查物品流失情况。4 院学生会各种物品摆设整齐、登记齐全、 记载清楚， 院会各成员有义务爱惜、 整理办公室的每一件物品。二、物品发放及收回1、各部在活动之前将所需的物品清单报到办公室相关负责人处。在领取物品时需要登记在案，注明时间、借物人、具备何种活动、所需何种物品及数量等。2、各部在活动之后，清点物品，统一交还办公室，并做好详细记录，注明还物时间、还物人、所还何物及数量，并与活动前所借物品的清单对照， 查看物品是否齐全， 若有物品流失，属于个人原因的，视其具体情况而划分赔偿。3、活动所需物品有属于外借的，由借物人负责归还该物，如出现流失、损
5、坏等情况由本人负责。三、物品外借管理1、院学生会各部或其他组织需借用物品的，需到部长或同级以上人员前说明并持书面证明向当日值班的办公室人员申请方能借出。2、办公室设专门的物品登记表，记载外借物品及其归还情况。表中有借物人的姓名及联系方式，借出时间，借出物品的人，以及归还时间，归还情况等几项内容。3、院学生会具有重大意义或极为贵重的物品，须由主席团批准方可借出。4、院学生会物品外借实行“借出人负责收回制”。四、物品值班保管1、值班人员负责办公室物品的当天保管，及时清点，做好记录，属于个人原因造成的流失，需及时进行赔偿。2、办公室物品未经同意不得私自带离办公室，如需带离，需通知办公室主管人员。3、如需外借物品时，值班人员需通知办公室主管人员，征得同意后方可外借，并依照上面的“物品外借管理”执行。4、存放在办公室的其他各部门的东西， 必须经各部部长的同意后方可由相关人员带走，但一定做好登记。5、各部门日常工作所需复印的资料在活动前两天交到办公室，值班人员做好登记，并及时通知主任。
办公室物品管理、文档存放制度
