《职工养老保险手册》的填写与审核

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1、职工养老保险手册的填写与审核职工养老保险手册（以下简称手册）是准确记载企业和职工缴纳的养老保险，为职工退休时计发其养老金提供缴费年限、缴费工资、缴费金额的依据。其填写与审核应依据劳动部办公厅关于使用的通知（劳办险字【1992】15号）、山东省劳动局转发劳动部办公厅关于使用的通知的通知（鲁劳发【1993】35号）及济南市劳动局关于转发山东省劳动厅鲁劳发【1993】35号文件的通知（济劳险字【1993】290号）的相关规定进行。一、单位填写1、参保单位将参保职工的基本信息工整填写在手册第2-3页，缴费信息自第4页开始填写。2、我市已参加了退休费用社会统筹的国有和县以上集体企业、外商投资企业的中方职

2、工，应在手册的第4页“基数合计”栏内，填写职工本人1992年度工资总额，在手册的第5页“基数合计”栏内，填写职工本人1993年度工资总额。3、自1994年1月起，凡本年度内在本企业发足12个月工资的职工，可将缴费情况一次填入手册的“合计”栏内，否则，必须按月填写。4、我市合同制职工参加工作早于1994年的，自1994年开始顺次从第4页填写，但原已自1992年填写并审核的，只在原记录上进行更改。5、参加工作时间晚于1992年或转入的，应顺次从第4页填写。6、填写手册时，“基数”栏内的工资总额保留到元；“企业缴纳金额”与“个人缴纳金额”保留到角，元、角以下四舍五入。二、职工确认职工对参保单位填写的

3、缴费情况确认无误后，在职工核查栏签字予以认可。三、经办审核社保经办机构工作人员审核职工档案（96年以前参加工作及异地转入的）、济南市企业职工缴费登记表（2000年以前）、缴费系统中个人账户明细等资料后，在手册（参保单位及参保人员填写并签字确认）上加盖“济南市社会保险缴费核查专用章”、审核人名章及审核时间章予以认定。（一）手册审核依据的材料。1、社会保险经办机构留存或缴费单位提供的有效的济南市企业职工缴费登记表，或者有效的养老保险清缴单、补缴单、补缴收据等材料。2、1994年建立手册前职工发生流动的，提供由原缴费单位所在区社会保险经办机构开具的缴费证明（审核后，将该证明附于手册后面）。3、职工档

4、案。4、劳动合同制工人保险手册（审核后，装入职工本人档案）。5、原部队转业、复员或退伍人员的转业、复员、退伍登记表及安置材料。6、机关事业单位、本市统筹范围以外参保单位调入人员转移材料。7、其他相关材料。（二）手册缴费年度及年限的审核。1、我市原国有企业和县以上集体企业固定工早于1992年1月参加工作的，应审核1992年1月至1999年12月缴费基数情况；晚于1992年1月参加工作的，应审核参加工作至1999年缴费基数情况。同时应审核视同缴费年限。2、我市原合同制职工，应审核1999年12月以前参保缴费情况，并将原劳动合同制工人保险手册中记载的缴费情况过渡审核至手册中，在手册第5页审核实际缴费

5、年限。3、原部队转业复员或退伍人员、机关事业单位、本市统筹范围以外参保单位调入人员，早于2000年1月在我市首次参保的，应审核至1999年12月；晚于2000年1月在我市首次参保的，应审核至首次建账前。同时审核视同、实际缴费年限。4、需要审核职工视同缴费年限或实际缴费年限的，必须在手册第5页加盖缴费年限审核章，填写并审核视同缴费年限、实际缴费年限等情况，有工龄间断的应注明间断时间。审核确认后，在缴费年限审核章右下角加盖社保经办机构经办人名章。如第5页中确实无法加盖的，应重新更换手册或在该页注明加盖缴费年限审核章的页号。例：缴费年限审核章见第页。（三）手册缴费基数和指数的审核。1、正常缴费或清缴

6、的按照缴费基数予以审核。2、对于2008年1月1日之前办理补缴手续的，审核时仍按照原来的规定审核缴费指数。某年度既有正常缴费基数又有欠缴指数的，审核补缴起止时间的欠缴指数或全年缴费指数。3、对于2008年1月1日之后办理补缴手续的，审核时按照欠缴基数予以审核，并在手册的当页注明补缴年度的起止月份、办理时间，例如：2008年2月1日补缴1998年1月至3月养老保险费，欠缴基数为1000元/月，审核时填写： 1998年1-3月，基数3000（补缴），并注明办理时间。某年度既有正常缴费又有补缴的，在审核欠缴基数的情况下再审核全年缴费基数（欠缴基数与正常缴费基数之和）。4、既有正常缴费的，又有2008

7、年1月1日前补缴的和2008年1月1日后补缴的，审核时将2008年1月1日前补缴的欠缴指数换算成欠缴基数，按照全年缴费基数进行审核。5、在我市缴费的企业职工养老保险手册审核时间截止1999年12月31日，特殊情况下可以向后审核。外地转入职工新建职工养老保险手册应当审核至转入前最后一个缴费年月。（四）转移职工养老保险手册的审核。1、省直企业转入我市缴费职工养老保险手册的审核起始时间以省社会保险事业局企业统筹处提供的省直企业实行缴费的时间为准，审核缴费基数；2、机关事业单位转入审核档案和转移单，外地机关事业单位转入还需提供当地机关事业单位职工实行缴费的文件，按照相关政策给予认定审核缴费年限；3、异

8、地企业转入以当地实行个人缴费的时间作为缴费基数审核的起始时间，并根据职工档案、转移单、济南市养老保险个人帐户转入清单等以及当地实行养老保险缴费的政府政策文件认定缴费年限，审核缴费指数。4、异地企业转入我市未填写济南市养老保险个人帐户转入清单的，转入社保经办机构依据其转入材料能确定其缴费年限及缴费指数的，审核手册同时填写济南市养老保险个人帐户转入清单，并与转移单共同存档。（五）注意事项。1、审核时必须经职工签字认可后才可加盖“济南市社会保险缴费核查专用章”。2、职工因调动缴费不足全年的，审核时只盖社会保险机构经办人的名章，待调入地社会保险经办机构经办人合并缴费基数后，再加盖“济南市社会保险缴费核

9、查专用章”。3、职工养老保险手册审核完毕后应加盖审核人员章并注明审核时间。四、手册更正审核手册时，发现缴费基数、缴费指数或缴费年限有误需要更正的，必须用双红线划掉，在上方填写正确的缴费基数、指数或缴费年限，并在正确的缴费基数、指数或缴费年限上加盖经办人名章。五、手册变更参保职工工作单位发生变更时，手册随同转移，由新调入的单位在“工作单位变更”栏内注明新单位的名称及调入时间。 六、手册的保管与补领1、手册由职工所在单位填写并保管；2、调出职工，按照养老保险关系转移程序办理手续,并加盖“XX年XX月XX日养老保险个人帐户关系已转”章，手册随同转移；3、退休职工，按照个人帐户结清程序办理手续,并在照

10、片下加盖“养老保险个人帐户结清”章，手册存入本人档案；4、死亡职工，按照个人帐户继承程序办理手续，手册由社保经办机构统一收回；5、手册遗失应及时登报声明作废，并携带该声明原件到核发单位办理补领手续；经办人在手册“工作单位变更”处注明“根据年月日报补发”，加盖“丢失补办章”。七、基础信息整理中手册审核要求：1、基础信息整理前社会保险机构必须对参保单位职工的手册中1997年至1999年的缴费基数或指数进行审核。建议：手册审核前参保单位应做好整理工作，按照缴费登记表的顺序对手册进行排列。2、审核时，由现参保单位所在区社会保险机构负责审核职工的缴费基数或指数。3、市办将建立统一的历年缴费登记表、清缴单

11、、补缴单或数据库进行汇总，各区办必须向市办提交原扫描的相关业务表格、单据，对未扫描的缴费登记表、清缴单或补缴单应抓紧组织人员扫描或录入。业务上的清缴单或补缴单丢失的，应通过财务档案查找或请参保单位提供，确定可用的扫描或录入。4、为做好基础信息整理工作，在整理过程中对原参保单位的历史缴费情况及演变情况进行收集整理，以备将来共享查询。5、现缴费区社会保险机构在审核手册时，通过共享服务器或其他各种方式仍查询不到职工1992年至1999年缴费情况的，对已查询到的缴费年度进行审核，同时要求参保单位通知参保人找原单位查询后到原缴费单位所在区社会保险机构审核，社会保险机构应予积极配合。6、对原合同制职工19

12、94年1月前的缴费信息未审核的，应当要求参保单位提供劳动合同制工人保险手册。丢失的，应当要求参保单位通知职工到原单位查找，原单位所在社会保险机构应予积极配合。7、针对参保单位人员较多，缴费基数查询困难的情况，我市准备对已扫描或未扫描的参保单位缴费登记表建立按索引页查询方式，预计通过输入职工姓名或身份证号码能够显示职工信息所在页的图片，该项工作需要参保单位人员做前期的建立索引录入工作。具体时间等待市办通知。8、在对手册进行审核时，对划零的年度要求补缴，特别是对1992年全年或前几个月划零的，要求企业提供1991年底的工资表看该职工是否上表，如上表的，可以从1992年1月补起。如年底工资表未上表的

13、继续向前提供确定补缴时间，如原企业不存在了，职工当时正常上班的，则根据企业职工工资清理审查表的时间确定补缴时间。对其他的情况，例如：1992年1月1日前享受病保、休病假、停薪留职等情况的，各区办可根据职工的相关材料确定补缴或间断时间。9、对1992年上半年调动工作原单位已参保，但未给职工缴纳统筹金的，且档案原始材料记载职工正常上班无特殊情况的，有原始调动手续的，可要求其自1992年1月起补缴。10、对原缴费登记表丢失的，例如，济南市食品公司，在各区审核1997年至1999年养老保险手册时，可参考1997年和1998年的养老保险个人帐户对帐单、系统中1998年和1999年的缴费信息，符合逻辑关系的可按以上材料、信息审核。