秘书工作基本规律的具体表现

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1、秘书工作根本规律的详细表现秘书工作规律，按研究范畴不同，有根本规律和详细规律之分。秘书工作的根本规律，是作用于秘书工作一切主要方面和主要过程的规律；秘书工作的详细规律，是作用于秘书工作某一阶段或某个方面的规律，例如，秘书写作的规律，秘书参谋的规律，秘书协调的规律，等等。秘书工作详细规律是秘书工作根本规律的详细表现，秘书工作根本规律包含、支配和制约着秘书工作的详细规律。由于秘书工作综合性较强，涉及面很广，这里仅就几种详细工作规律作些阐述。一、办公室公文写作规律协助领导者撰写公文是秘书工作一项经常性的重要任务。秘书工作者要顺利完成这项任务，就必须认识和掌握公文写作的规律。办公室公文写作规律详细表现

2、为五个方面一样一的涵义。一起草者的思想与领导意图一样一公文是各级机关在管理过程中所形成的具有法定效力和标准体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经历的重要工具，是领导者行使领导职能的重要手段。公文写作任务一股由机关秘书人员承当，只要公文写作任务一下达，秘书人员必须按照领导要求努力完成。公文写作不同于其它文章的写作，是授命写作，而不是自由创作，是“要我写”而不是“我要写”，公文内容必须表达领导机关的工作意图，不允许掺杂作者个人的意见。作者思想与领导意图必须保持高度一致，才能保证公文的质量，获得领导者的认可。这就告诉我们

3、，秘书人员在公文写作中一定要首先领会领导意图，弄清发文的目的、对象、内容、要求、时间等要素，然后再写作。领导意图还包括党和国家的方针、政策以及上级机关的指示精神，秘书人员也必须认真学习，深入领会，只有这样，才能充分表达领导机关制发文件的工作意图。二写作内容与客观实际一样一公文是在公务活动中形成，用于处理公务的文书，并具有法定的效力，因此，公文的内容必须是真实的，所提措施是可行的，不允许有半点虚构和夸大。公文起草者必须时刻牢记自己的笔下有财产万千，有人命关天，有是非曲直，有毁誉忠奸。因此，写请示和报告，必须如实反映情况，否那么，就是欺骗上级组织；写决定和指示，必须符合执行单位的实际，否那么，就是

4、一纸空文，无法落实。这就要求秘书人员在动笔起草公文前必须进展调查研究，充分占有第一手材料，并且进展实事求是的分析p ，提出的任务措施和要求必须从受文单位的实际情况出发，做到实在可行。行文应简短，文风要朴实，做到实在、管用。三行文格式与发文用处一样一公文是具有标准体式的文书，公文写作是一种标准写作。国家规定的公文格式，是为了充分表达公文的法定权威性和约束力，以便更好地实现发文目的。每种行文格式各不一样，都与发文用处亲密相联。发文用处规定了行文格式，行文格式反映发文目的，为发文用处效劳。例如，发布行政法规和规章，宣布施行重大强迫性措施，奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定，就要选用“命令令”的文

5、种和体式；对下级机关布置工作，说明工作活动的指导原那么，就要选用“指示”的文种和体式；向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问，就要选用“报告”的文种和体式。每个文种的选用是不同的，选用什么文种主要是由行文用处所决定的。遵循这一原那么，就能正确选择公文的文种和体式，明确表达发文用处，实现公文的效用；违犯这一原那么，就可能选错文种，用错体式，不能有效地发挥公文的作用，甚至给工作造成损失。这就要求我们，秘书写作必须熟悉党、国家和军队机关公文处理有关条例和方法，严格按照法定的格式撰写公文，不能随心所欲；必须根据发文用处和行文关系正确选择文种，采用恰当的表达体式，学会形式制作

6、，使所写的公文既标准，又适用。四公文语言与行文关系一样一公文是以书面语言为表达形式的沟通与交流工具，因此，它的语言既区别于文学作品的语言，具有明白、平实、简洁、标准等特点，又是要符合行文双方的隶属关系，根据行文关系选择公文用语。例如，“报告”、“请示”是上行文，在公文用语上必须表达出下级机关对上级机关的尊重、请教、礼貌，多用陈述语气；“决定”、“指示”等是下行文，在公文用语上必须表达出坚决、果断、要求，多用祈使语气；“函”是平行文，在公文用语上必须表达出尊重、平和、谦恭，多用商量的语气。这种特定的语句、语气和语词，都是由行文双方的隶属关系决定的。遵循这一规律，就能实现公文表达形式与内容的有机统

7、一，有利于实现行文目的。这就要求我们，秘书在撰写公文时，一定要根据行文双方的关系选择恰当的语言和语气表达形式；否那么，就有失体统，不合标准。五拟制速度与公文时效一样一秘书写作往往有规定的时限要求，在一定的时间内完成写作任务，否那么就难以发挥公文的作用。尤其是在紧急的情况下，更要争分夺秒，及时起草、送审和印发。否那么，对上不能使机关及时理解下情；对下，不能使问题得到及时解决。公文制作速度是由公文的时效性决定的。公文的时效性越强，要求秘书的写作速度越快；必要时加班加点，按时完成。这个就要求秘书人员应当从平时注意材料积累，培养快速构思才能，学会形式制作，练就一气呵成的硬功夫，勇于吃苦耐劳，学会电脑写作等方面入手，进步快速成文才能，只有这样，才能按时完成写作任务。第 5 页 共 5 页